虛擬運(yùn)作對高校圖書館自動(dòng)化建設(shè)的啟示

胡翠紅

摘要：文章以“自理與外包決策模型”為基礎(chǔ)，對圖書館自動(dòng)化建設(shè)評估標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析，詳細(xì)闡述了普通高校圖書館自動(dòng)化建設(shè)不具有自理的優(yōu)勢，進(jìn)而得出運(yùn)用虛擬運(yùn)作理論，對部分業(yè)務(wù)采用外包運(yùn)作模式才是適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的有效戰(zhàn)略的結(jié)論。

關(guān)鍵詞：虛擬運(yùn)作；圖書館；自動(dòng)化建設(shè)

中圖分類號：G250.7文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1002-3100(2009)01-0125-03

Abstract: Basing on“the model of self-supporting and outsourcing”, analysises valuation standard of automate construction to college library, expatiates on automate construction of college library don't have advantage of self-supporting detailly, and then draw a conclusion that the best way to suit modernised development is using theory of virtual operation, adopting outsourcing in some business.

Key words: virtual operation; library; automation

1業(yè)務(wù)外包——圖書館發(fā)展戰(zhàn)略的必然趨勢

虛擬運(yùn)作是指組織借助于外部的具有優(yōu)勢的某一些功能資源與自身資源相結(jié)合，以彌補(bǔ)自身的某一方面或某一部分功能不足的一種組織發(fā)展戰(zhàn)略[1]。虛擬運(yùn)作特點(diǎn)是在資源有限的條件下，組織為了自身的生存與發(fā)展，將組織中核心業(yè)務(wù)也是最有優(yōu)勢的功能保留下來，而將其他的非核心功能，同時(shí)也是其弱勢功能實(shí)施虛擬運(yùn)作。虛擬企業(yè)虛擬其功能的主要途徑就是外包；虛擬企業(yè)成員間進(jìn)行合作的主要方式也是外包。

“外包”的本質(zhì)是借助于本組織外的服務(wù)供應(yīng)商，充分利用他們專業(yè)化資源優(yōu)勢，從而達(dá)到降低成本，提高組織核心競爭能力的目的[1]。外包正成為世界組織變革與發(fā)展的趨勢，外包策略也正在成為組織發(fā)展的一種重要策略。業(yè)務(wù)外包可以說是近10年國外興起的組織改制最有成效的方式，也是使組織結(jié)構(gòu)發(fā)生根本變化的最重要的動(dòng)力之一，并成為組織獲取競爭優(yōu)勢的重要戰(zhàn)略。

美國企業(yè)協(xié)會主席約翰里奧蒂指出“沒有哪一家公司承受得起精于一切”。這個(gè)道理對圖書館同樣成立，圖書館所擁有的資源是有限的，它不可能在所有的業(yè)務(wù)領(lǐng)域都獲得競爭優(yōu)勢，也不可能把資源平均分配到每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上。圖書館也應(yīng)充分利用外部的社會資源的優(yōu)勢，把非核心業(yè)務(wù)外包給其他專業(yè)化組織，更加專注于圖書館核心能力的發(fā)展，提升圖書館整體服務(wù)品質(zhì)。

2圖書館虛擬運(yùn)作業(yè)務(wù)的分析

只有把有限的資金較多投入在那些具有戰(zhàn)略價(jià)值意義的、不可替代的、決定圖書館競爭優(yōu)勢的核心業(yè)務(wù)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，集中資源發(fā)展核心業(yè)務(wù)，才能增強(qiáng)對核心業(yè)務(wù)的控制力。因此，可以參照企業(yè)外包模式提出的一種新型管理方法，即把圖書館的一些事務(wù)性和技術(shù)性業(yè)務(wù)（非核心業(yè)務(wù)）外包給專業(yè)公司（團(tuán)體）來完成。以便集中自身的力量從事提高核心功能的工作。在國外，圖書館業(yè)務(wù)外包迄今已比較普遍，且業(yè)務(wù)外包的力度在逐步升高。

在現(xiàn)代組織發(fā)展戰(zhàn)略管理中，自理還是外包已經(jīng)成為組織無法回避的決策問題。圖1給出了分析組織自理還是外包的決策模型。

利用本模型，可以對相關(guān)的圖書館業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，如果在完成相關(guān)業(yè)務(wù)的人員和資金沒有很強(qiáng)競爭力，那么，所分析的業(yè)務(wù)就應(yīng)采取外包運(yùn)作模式，而非全部自理。

2.1核心業(yè)務(wù)的確定

在實(shí)施業(yè)務(wù)外包活動(dòng)中，確定核心業(yè)務(wù)是至關(guān)重要的。圖書館核心業(yè)務(wù)的劃分，首先要明確圖書館事業(yè)核心業(yè)務(wù)之所在，然后再根據(jù)自身的優(yōu)勢業(yè)務(wù)來確定。這樣才能發(fā)揮圖書館的基本職能，并突出個(gè)體發(fā)展優(yōu)勢。

高校圖書館宗旨是：以學(xué)校的教學(xué)和科研工作為中心，竭誠為教職員工和學(xué)生提供綜合性的信息資源和全方位的服務(wù)，進(jìn)一步提高圖書館服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量、拓寬服務(wù)的深度和廣度。服務(wù)宗旨一旦確立，其自身的核心業(yè)務(wù)也就明確無誤，即核心業(yè)務(wù)——咨詢服務(wù)。

數(shù)字信息咨詢服務(wù)是目前圖書館服務(wù)中最能夠擔(dān)任在重組資源基礎(chǔ)上有效地服務(wù)用戶，比較有競爭優(yōu)勢的項(xiàng)目。圍繞數(shù)字咨詢服務(wù)進(jìn)行的建設(shè)項(xiàng)目是圖書館目前的重要建設(shè)項(xiàng)目，這對促進(jìn)數(shù)字圖書館技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，提高圖書館內(nèi)外資源的利用率，推廣圖書館數(shù)字化信息服務(wù)、使服務(wù)范圍更廣、內(nèi)容更具體、層次更高等方面具有積極的作用。因此利用傳統(tǒng)圖書館的特長同時(shí)借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)新優(yōu)勢的數(shù)字參考服務(wù)，自然而然地成為數(shù)字圖書館核心業(yè)務(wù)。對于一般的圖書館來講，自動(dòng)化建設(shè)是手段而非其核心業(yè)務(wù)。

根據(jù)“自理與外包決策模型”，自動(dòng)化業(yè)務(wù)既然不是普通高校圖書館的核心業(yè)務(wù)，就具備了實(shí)施“外包”的可行性。

2.2自動(dòng)化經(jīng)費(fèi)問題

圖書館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不僅需要購買設(shè)備，開發(fā)或引進(jìn)軟件，還需要進(jìn)行多項(xiàng)合作，如建設(shè)文獻(xiàn)資源、建立數(shù)據(jù)庫、設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等，這就需要巨大資金，然而資金不足恰恰是目前我國圖書館自動(dòng)化建設(shè)乃至整個(gè)圖書館事業(yè)發(fā)展的一個(gè)突出問題。蘭州大學(xué)圖書館、中國科學(xué)院蘭州圖書館等大型圖書館都深感經(jīng)費(fèi)困難，中小型學(xué)校圖書館就可想而知[2]。

前段時(shí)間，各省都對本省高校圖書館的自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)行了評估，此次評估的一大成功之處就是：為了評估順利通過，不管是校領(lǐng)導(dǎo)還是館領(lǐng)導(dǎo)無論以什么方式都為圖書館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)加大了經(jīng)費(fèi)投入。正因?yàn)橛辛诉@筆可觀的經(jīng)費(fèi)投入，各省高校圖書館的自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)才產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍，出現(xiàn)了快速發(fā)展的局面?？墒窃u估過后，經(jīng)費(fèi)又成了困擾圖書館發(fā)展的主要問題之一。即使在評估階段，校領(lǐng)導(dǎo)多方籌措資金，許多高校仍存在投入力度不夠的現(xiàn)象，如陜西省2003年3~4月份對全省普通高校圖書館進(jìn)行評估實(shí)測， 根據(jù)對48所高校圖書館的評估數(shù)據(jù)匯總情況分析，圖書館自動(dòng)化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不足，僅達(dá)評估指標(biāo)體系規(guī)定分值的65.86%。

根據(jù)“自理與外包決策模型”結(jié)論，圖書館自動(dòng)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)沒有競爭實(shí)力，不具有“自理”的優(yōu)勢，因此應(yīng)對部分業(yè)務(wù)采取外包運(yùn)作模式。

2.3自動(dòng)化人員技術(shù)問題

院校圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)呈現(xiàn)大型化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化和技術(shù)密集化特征，設(shè)備構(gòu)成先進(jìn)、功能強(qiáng)大，設(shè)備維修的技術(shù)含量很高。圖書館自動(dòng)化建設(shè)，人才是關(guān)鍵，要搞好自動(dòng)化建設(shè)，離不開掌握現(xiàn)代技術(shù)的專門人才，有了這方面的人才，才能保障自動(dòng)化建設(shè)的順利實(shí)施。

受客觀因素的影響，圖書館很難引進(jìn)和留住高技術(shù)人員，并且由于工作任務(wù)及其工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)原因，圖書館技術(shù)部人員在計(jì)算機(jī)及相關(guān)技術(shù)設(shè)備的軟硬件系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)庫資源的建設(shè)及日常維護(hù)工作上的所見所聞與承包商技術(shù)人員存在明顯的差距。信息技術(shù)承包商擁有比圖書館更有效的資源和組織，尤其是專門化的知識和經(jīng)驗(yàn)，解決技術(shù)問題的速度和質(zhì)量明顯高于圖書館。

通過以上分析，圖書館自動(dòng)化在人才技術(shù)方面不具有競爭優(yōu)勢，根據(jù)“自理與外包決策模型”，應(yīng)對部分業(yè)務(wù)采取外包運(yùn)作模式。

3虛擬運(yùn)作理論在圖書館自動(dòng)化建設(shè)中的應(yīng)用

虛擬運(yùn)作業(yè)作為一種新型的組織運(yùn)作方式，早已不只停留在人們的概念中了，事實(shí)上許多圖書館已經(jīng)自覺不自覺地正在運(yùn)用其思想。軟件外包和技術(shù)服務(wù)外包是目前圖書館進(jìn)行IT業(yè)務(wù)外包的主要形式。

（1）軟件外包：指在采用系統(tǒng)移植或委托專業(yè)廠商設(shè)計(jì)和開發(fā)，服務(wù)提供商直接向圖書館提供整套的應(yīng)用方案，包括咨詢、軟件系統(tǒng)、實(shí)施、運(yùn)行中的維護(hù)、軟件的升級、高質(zhì)量的技術(shù)支持等。

隨著圖書館各類型信息檢索系統(tǒng)以及各類數(shù)據(jù)庫不斷涌現(xiàn)，如何維持讀者使用區(qū)及館內(nèi)作業(yè)部門的信息檢索系統(tǒng)正常運(yùn)作，成為圖書館不可輕視的業(yè)務(wù)職能。大多數(shù)圖書館因缺少計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，無法獨(dú)立承擔(dān)系統(tǒng)的維護(hù)工作。因此在建網(wǎng)和購買數(shù)據(jù)庫時(shí)，常常以合約方式“合包”網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)即雙方共同維護(hù)，這樣可以讓網(wǎng)絡(luò)公司為圖書館免費(fèi)培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)人才，解決問題更方便快捷。

大連理工大學(xué)、北京航空航天大學(xué)、吉林工業(yè)大學(xué)、西南科技大學(xué)等圖書館目前使用的匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)，就是由江蘇匯文軟件有限公司開發(fā)研制。西南交通大學(xué)、上海復(fù)旦大學(xué)、浙江大學(xué)等國內(nèi)近百家著名高校的圖書館采用的論文提交系統(tǒng)就是由杭州麥達(dá)電子有限公司研制的麥達(dá)數(shù)字學(xué)位論文系統(tǒng)。匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)和麥達(dá)數(shù)字學(xué)位論文系統(tǒng)的成員用戶不僅享受免費(fèi)培訓(xùn)、免費(fèi)安裝、保證系統(tǒng)正常使用、定期升級和定期維護(hù)的服務(wù)，而且還享受臨時(shí)故障維修的服務(wù)。

（2）技術(shù)服務(wù)外包：每個(gè)圖書館一般都建有自己的局域網(wǎng)站，如何維持中心機(jī)房內(nèi)服務(wù)器、磁盤陣列、交換機(jī)等大型復(fù)雜高端設(shè)備以及各個(gè)工作終端等信息硬件設(shè)施之正常運(yùn)作，遂成為圖書館一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)職能。近年來，高校購買設(shè)備的條件之一就是：經(jīng)營商提供方便、快速的維修服務(wù)。在西南片區(qū)，“蘭德科技有限公司”和“四通天明科技有限公司”就是因?yàn)槠渲艿?、快速的售后服?wù)，贏得市場的。西南科技大學(xué)和綿陽師范學(xué)院計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)基本都由“蘭德科技有限公司”和“四通天明科技有限公司”提供的，公司及時(shí)、高效、專業(yè)化的服務(wù)讓使用單位受益非淺。

圖書館通過虛擬運(yùn)作模式和借用IT企業(yè)的技術(shù)優(yōu)勢及人才優(yōu)勢，一方面，為圖書館自動(dòng)化業(yè)務(wù)，特別是數(shù)字資源業(yè)務(wù)的順利開展創(chuàng)造了條件；另一方面，使資金、技術(shù)相對落后的圖書館也能生產(chǎn)出優(yōu)秀的產(chǎn)品。因此，虛擬企業(yè)運(yùn)作模式對技術(shù)、知識與設(shè)備相對落后的圖書館具有特別重要的意義。

4結(jié)束語

通過應(yīng)用“自理與外包決策模型”理論，對高校圖書館自動(dòng)化建設(shè)分析得出：普通高校圖書館自動(dòng)化建設(shè)不具有自理的優(yōu)勢，應(yīng)運(yùn)用虛擬運(yùn)作理論，對部分業(yè)務(wù)采用外包模式才是適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的有效戰(zhàn)略。

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