淺談加強新時期中平能化集團檔案管理工作

萬　淑

摘要：文章結(jié)合中平能化集團的檔案管理工作實際。從檔案工作的思維意識、管理制度、人員培訓(xùn)、創(chuàng)新服務(wù)方面如何緊跟集團公司的發(fā)展步伐，圍繞中平能化集團的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)談了一點自己的看法。

關(guān)鍵詞：檔案管理管理制度收集整理開發(fā)利用

0引言

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的忠實記錄者，是企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的綜合表現(xiàn)，是企業(yè)文化體系的重要組成部分。

在當(dāng)前科技高速發(fā)展、信息載體豐富、資訊傳播迅速的客觀形勢下，如何結(jié)合中平能化集團實際情況。完善法規(guī)制度建設(shè)，不斷提高服務(wù)水平，努力創(chuàng)新服務(wù)手段，堅持多元服務(wù)方式，快捷、方便、準確的進行各種資訊的收集、整理、編研、利用，為中平能化集團應(yīng)對當(dāng)前金融危機，搶抓發(fā)展機遇，實現(xiàn)千億歷史新跨越的戰(zhàn)略發(fā)展目標提供支持和保障。

1中平能化集團檔案管理工作

中平能化集團是國有特大型企業(yè)，資產(chǎn)總額700億元，是在平煤集團和神馬集團的基礎(chǔ)上重組整合而成。中平能化集團將依托平頂山地區(qū)的區(qū)位優(yōu)勢和豐富的煤、巖鹽、水等資源優(yōu)勢，合理優(yōu)化配置集團各類有形和無形資源，利用平煤股份和神馬實業(yè)兩個上市公司平臺，加大資本運作和戰(zhàn)略協(xié)作力度，加快發(fā)展煤、鹽化工產(chǎn)業(yè)，實現(xiàn)煤炭采選、尼龍化工、煤焦化工、煤鹽化工、煤電5大支柱產(chǎn)業(yè)群和現(xiàn)代物流、高新技術(shù)、建工建材、機電裝備4個輔助產(chǎn)業(yè)群協(xié)同發(fā)展。計劃2012年，實現(xiàn)營業(yè)收入超1300億元，“十二五”末，營業(yè)收入超1500億元，建成國內(nèi)一流、具有國際競爭力的跨國能源化工集團公司。因此，檔案工作如何緊跟中平能化集團的發(fā)展步伐，為新時期的經(jīng)濟建設(shè)這個中心任務(wù)服務(wù)，已成為我們檔案工作的重點和難點。

2制約中平能化集團檔案工作發(fā)展的主要因素

2.1檔案管理和檔案意識薄弱中平能化集團是一個多行業(yè)的企業(yè)，檔案管理長期以來機關(guān)總部沒有履行管理職能，不同行業(yè)、不同規(guī)模基層單位實際情況不同，對檔案的收集整理、保管利用及庫房要求沒有制定切實可行的標準和措施，絕大多少單位檔案分散放置，管理各自為政，嚴重危及檔案的安全保管，制約檔案的提供利用。部分單位沒有真正將檔案工作貫穿于內(nèi)部管理的方方面面，檔案的收集整理、開發(fā)利用等各項工作較為落后。由于檔案工作自身的特殊性。其產(chǎn)生的效益具有長效性、隱蔽性、間接性，在當(dāng)前相當(dāng)一部分人的概念里，對檔案工作的認識不全面，不客觀。

2.2檔案管理制度不健全。法律法規(guī)有待健全和落實很多單位檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴。如檔案管理人員責(zé)任心不強，檔案資料整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向。

目前的檔案行政執(zhí)法還處于起步階段，還存在著不少亟待解決的問題。真正做到有法必依、依法治檔還需要相當(dāng)長的時間。加快完善相關(guān)法律法規(guī)，使法律法規(guī)的具體規(guī)定落到實處。檔案行政執(zhí)法是維護檔案事業(yè)健康發(fā)展的重要手段，是保護企業(yè)活動真實歷史和發(fā)展歷程重要依據(jù)的舉措。開展檔案行政執(zhí)法，是為了不斷提高人們的檔案意識，加強檔案法制建設(shè)，防止檔案違法行為。

2.3管理人員素質(zhì)有待提升檔案管理人員應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平素質(zhì)。但由于部分單位對檔案工作重視程度不夠，經(jīng)濟待遇和發(fā)展前途較低，使得檔案管理專業(yè)人員相對較少。受過全面檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的工作人員為數(shù)不多，有些人員業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識技能較差，部分檔案工作人員自身長期形成了“看攤守業(yè)”的思維定勢，主動意識不夠。服務(wù)方式單一，開拓創(chuàng)新精神不強，不能主動出擊開展征集、收集、利用服務(wù)等工作?，F(xiàn)有的少數(shù)高層次、高素質(zhì)人才不愿意或不安心從事檔案管理工作，人才流失現(xiàn)象嚴重。

3新時期檔案工作發(fā)展的方向和對策

3.1加強檔案管理，提高檔案意識完善績效考核工欲善其事。必先利其器。要做好中平能化集團新時期的檔案工作，充分的組織和人力保障是基礎(chǔ)條件之一。中平能化集團近幾年來對檔案工作高度重視，2006年配備檔案新庫房639平方米，密集架444組、空調(diào)20余臺、除濕機、聲像柜、計算機、打印機、復(fù)印機等設(shè)施設(shè)備，成立領(lǐng)導(dǎo)工作小組，建立健全了專兼職人員網(wǎng)絡(luò)體系，會計檔案、房產(chǎn)檔案、人事檔案以及科技文書檔案實現(xiàn)了集中統(tǒng)一。近幾年來，中平能化集團(原平煤集團和神馬集團)逐步加強了檔案隊伍建設(shè)，對專兼職檔案人員進行培訓(xùn)，嚴格要求和努力提高檔案人員的思想道德品質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。

3.2建立健全檔案制度科學(xué)規(guī)范創(chuàng)新管理做好檔案工作，就要根據(jù)其形成和發(fā)展的規(guī)律特點，運用先進的技術(shù)和方法，依據(jù)各種科學(xué)的制度對檔案進行管理。中平能化集團要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化、創(chuàng)新化，應(yīng)當(dāng)做到以下幾方面：一是檔案工作制度要健全；二是以“三集中、三納入、四參加、四同步”為重點，積極健全各種檔案管理工作制度，完善檔案管理制度體系。三是要把檔案管理納入中平能化集團綜合管理體制，實行集中統(tǒng)一管理，防止檔案分散放置，管理各自為政，危及檔案的安全。不便于檔案的保管和利用：四是鼓勵創(chuàng)新，探索檔案工作的新模式，謀求檔案工作的新發(fā)展，使檔案工作更好地圍繞中平能化集團的中心工作服務(wù)。

3.3宣傳提高科學(xué)執(zhí)法創(chuàng)造和諧工作環(huán)境俗話說：酒香不怕巷子深。沒有對檔案工作的普遍認識和深刻了解，就沒有和諧寬松的工作環(huán)境，檔案工作就會事倍功半。在大多數(shù)人的心目中，檔案是神秘而陌生的，妨礙了檔案利用價值的實現(xiàn)。因此檔案工作者要突破認識上的誤區(qū)。樹立檔案宣傳意識和信息觀念，充分認識宣傳工作對檔案事業(yè)的重要意義。宣傳提高檔案工作，要建立一套完整的、系統(tǒng)的宣傳機制。從制度上保證宣傳工作切實落到實處，而不是流于形式。要創(chuàng)新宣傳形式，提高宣傳實效。既要利用媒體、展覽、講座等傳統(tǒng)方式，又要充分利用網(wǎng)絡(luò)這一傳播迅速、受眾廣泛的宣傳方式。

3.4創(chuàng)新開發(fā)利用途徑服務(wù)中平能化集團千億跨越檔案的收集整理只是檔案工作的傳統(tǒng)內(nèi)容。新時期，檔案工作應(yīng)在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，充分開發(fā)利用，服務(wù)中平能化集團經(jīng)濟發(fā)展。

為了促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展，國家檔案局下發(fā)《關(guān)于進一步加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》中提出：“企業(yè)檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。企業(yè)應(yīng)采取有效措施，加大投入，確保企業(yè)檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化?！边@充分表明了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用，也給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和壓力，同時也帶來了新的發(fā)展機遇。檔案管理現(xiàn)代化與辦公自動化結(jié)合是提高檔案管理水平的途徑，是提高檔案工作效率的有效手段?？傊瑱n案工作信息化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。檔案信息是經(jīng)濟發(fā)展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟時代，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新時期發(fā)展的各個領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用，所以必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程。

近幾年來，中平能化集團積極探索檔案信息化建設(shè)，多途徑、多形式對歷史檔案進行大規(guī)模的加工整理。在傳統(tǒng)檔案保存的同時，還實行軟件管理，實現(xiàn)了條目檢索，全文掃描網(wǎng)絡(luò)版也在探索中，在檔案利用方面大大提高了工作效率。中平能化集團經(jīng)過收集整理出專題活動資料，《大事記》等各種編研資料。提供給公司領(lǐng)導(dǎo)進行決策參考，使得領(lǐng)導(dǎo)對該企業(yè)的發(fā)展歷程一目了然。從而為中平能化集團千億跨越作出一定的貢獻。