建設(shè)工程檔案的管理存在的問題與對策研究

孔祥莉

摘 要：目前隨著我國這幾年擴(kuò)大內(nèi)需的政策的激勵下，各地建設(shè)工程項目迅猛增多，但是相應(yīng)的建設(shè)工程檔案管理工作確很落后，本文首先分析建設(shè)工程檔案的管理存在的兩個問題，最后詳細(xì)討論如何加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，完善建設(shè)工程檔案管理。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案 檔案管理 完善

一、建設(shè)工程檔案的管理存在的問題

1.檔案質(zhì)量有待提高

在已經(jīng)歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，建設(shè)工程檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍偏低，在已歸檔的建設(shè)工程檔案中，一般單位只能做到目錄級的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)電子稿。還有的單位因為未能進(jìn)行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進(jìn)一步的整理。有的單位因為檔案管理系統(tǒng)只是單機(jī)版的，查目錄時也只能到檔案部門查詢。目前只有極少數(shù)單位檔案館近幾年的建設(shè)工程檔案做到了部分全文數(shù)字化，由建筑設(shè)計院設(shè)計的建設(shè)工程工程項目的圖紙等均以紙質(zhì)和電子兩種形式歸檔，這樣做使得歸檔較全面，利用也更便利。

長期以來，檔案室存在的“手工勞動”的現(xiàn)狀，其主要原因是：上級領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠，經(jīng)費投入不足，方法。加之專業(yè)管理人員缺乏，不能及時引入先進(jìn)的管理模式、管理手段和管理致使利用效果不佳。管理人員對所查找館藏內(nèi)容心中無數(shù)，對查找出的東西不知是否有價值，致使費時費力，查找效率低下，從而造成惡性循環(huán)，使檔案利用率極其有限。

建設(shè)工程檔案管理一般要經(jīng)過收集、部門立卷、歸檔、檔案館二次整理這幾個程序。其中，收集包括紙質(zhì)材料、電子文件和特殊載體材料的收集。總的來說，收集的材料的質(zhì)量高低直接影響建設(shè)工程檔案的歸檔是否規(guī)范和利用的質(zhì)量，是建設(shè)工程檔案管理管理的重點和難點。

2.載體有待豐富

按規(guī)定，施工過程每個階段均要留下照片或是其它電子文件。但調(diào)查表明特殊載體的材料匾乏，要么沒有相應(yīng)的材料，即使有一些有特殊載體材料，其數(shù)量也不超過5%，給單位留下了不可彌補(bǔ)的損失。大多數(shù)通常沒有在工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進(jìn)行拍攝。導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導(dǎo)沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準(zhǔn)，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，，責(zé)任心不強(qiáng)，或是因為計劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機(jī)會；五是由于經(jīng)費有限，沒資金拍攝。面對老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，無法購買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項工作的開展。有的單位雖然拍了照片，但由于是業(yè)務(wù)部門多頭拍攝，隨機(jī)性強(qiáng)，收集難度很大。另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且屬于“賬外”檔案，不易控制。許多建設(shè)聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發(fā)，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。有些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。

二、加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，完善建設(shè)工程檔案管理

做好建設(shè)工程檔案管理工作，不僅需要檔案館與建設(shè)工程部門的配合，更需要城市城建檔案館與建設(shè)單位的配合問題。行政部門專職檔案員與建設(shè)工程部門兼職檔案員對建設(shè)工程檔案的收集各有優(yōu)勢，如能多溝通并結(jié)合各自的優(yōu)勢，對建設(shè)工程檔案的收集工作大有幫助，同時也提高了檔案員的業(yè)務(wù)水平。建設(shè)工程檔案的資料較多，收集時要邊收集邊整理。按相關(guān)規(guī)定的條目分類，發(fā)現(xiàn)有遺漏的材料，及時找相關(guān)部門和人員補(bǔ)齊。按照客觀的建設(shè)工程程序編輯，立卷齊整美觀。在歸檔的過程中建設(shè)工程部門的兼職檔案員應(yīng)主動向檔案管理部門請教，檔案行政管理部門的專職檔案員也應(yīng)多到建設(shè)工程部門進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使材料的歸檔符合檔案管理的規(guī)范化要求。

檔案部門應(yīng)積極到建設(shè)工程部門和工地進(jìn)行調(diào)研，與建設(shè)工程部門工作人員一起制定詳細(xì)周全的歸檔范圍，特別是一些重要的材料要盡可能地詳細(xì)清楚，以便于建設(shè)工程部門的兼職檔案員配合。檔案行政管理部門和建設(shè)工程部門的指導(dǎo)和監(jiān)督可分三個階段進(jìn)行：

1.事前指導(dǎo)

在建設(shè)工程檔案立卷之前，檔案部門要和建設(shè)工程部門的兼職檔案員進(jìn)行工程情況的了解。如請兼職檔案員協(xié)助填“年度工程統(tǒng)計表”等，對本年有哪些建設(shè)工程項目的材料需要歸檔需了如指掌。同時還應(yīng)對建設(shè)工程處的兼職檔案員進(jìn)行歸檔輔導(dǎo)和培訓(xùn)，讓兼職檔案員對應(yīng)歸的材料有大致的了解，并且提醒保留照片等材料，同時對電子文件的歸檔也應(yīng)有交待。

2.全程參與，工程與歸檔同步進(jìn)行

施工階段產(chǎn)生、形成的工程系統(tǒng)質(zhì)量保證性材料是建設(shè)工程檔案的核心部分，這些材料直接記述和反映工程建設(shè)的內(nèi)在結(jié)構(gòu)和質(zhì)量檔案管理部門應(yīng)以高度的責(zé)任感深入實際、積極主動地檢查、督促有關(guān)施工管理部門和責(zé)任人。使其及時做好收集工作，最大限度地確保該階段工程質(zhì)量保證材料與所記錄的對象保持一致：要做到這一點，在具體管理工作中應(yīng)堅持“三同步”。首先，堅持建立施工現(xiàn)場監(jiān)督機(jī)構(gòu)與工程開工同步。其次，要堅持項目歸檔材料的收集、積累與結(jié)算施工進(jìn)度款同步。第三，要堅持施工現(xiàn)場預(yù)立卷與施工進(jìn)程同步。堅持施工現(xiàn)場預(yù)立卷，使它與項目的實際工程進(jìn)程同步。檔案驗收應(yīng)重點檢查:工程前期文件、各種隱蔽工程記錄、設(shè)計基礎(chǔ)文件、施工技術(shù)文件、竣工圖文件、事故處理文件、質(zhì)量檢驗評定文件、監(jiān)理工作文件和各項專業(yè)驗收文件，檢查檔案內(nèi)容是否齊全、手續(xù)是否完備、質(zhì)量是否符合歸檔要求等。檔案工作人員應(yīng)站在維護(hù)和確保建設(shè)工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全這一高度，敢于頂真，嚴(yán)肅認(rèn)真地把好這最后一關(guān)。

3.事后監(jiān)督

事后監(jiān)督主要是針對一些帳外建設(shè)工程料的收集，如照片和圖紙電子稿的收集。照片等材料表現(xiàn)建筑的原貌和進(jìn)程；檔案部門對拍攝時間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量無法控制，工作十分被動。這就要求檔案館的工作結(jié)合工程進(jìn)度中所了解的情況，及時檢查所上交的這部分材料，事后監(jiān)督這些建設(shè)聲像材料形成部門及時將這些材料交給檔案館，使整個工程項目中產(chǎn)生的檔案得以完整保存。和照片等聲像檔案保存相比較，圖紙的電子稿是比較簡單的，只要在監(jiān)督基建部門在竣工后內(nèi)一定時期內(nèi)將圖紙的電子稿以光盤或是電子文件形式交由檔案部門保存，檔案部門可根據(jù)實體對出其完整性和統(tǒng)一性進(jìn)行監(jiān)督。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 馬葉香. 做好大型基本建設(shè)工程文件歸檔工作[J]檔案學(xué)通訊, 2003,(05).

作者單位：吉林省吉林市高新區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理處