降低企業(yè)技術(shù)成本七妙招

企業(yè)的技術(shù)成本總是能輕易地超出預(yù)算，PCWorld為您精心挑選了一些小招術(shù)，不管你的公司只有2名員工還是有著超過200人，都能夠從中受益——減少企業(yè)的技術(shù)支出，節(jié)省現(xiàn)金，并把焦點(diǎn)放在真正需要關(guān)注的重要之處。

1使用開源軟件與免費(fèi)軟件

使用免費(fèi)的低成本的軟件，它們?cè)诜€(wěn)定性與功能性方面會(huì)讓你大吃一驚。雖然無法與微軟的office辦公軟件套裝在美觀性上媲美(當(dāng)然在大肆占用內(nèi)存與資源方面也無法匹敵)，但做為免費(fèi)、開源的辦公軟件套裝，OpenOffice.org提供了兼容于微軟Office的一系列辦公軟件，包括文字處理，電子表格，幻燈片演示和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用等。雖然OpenOffice包含的軟件幾乎能夠做到微軟Office軟件可執(zhí)行的操作，但二者之間并不能完全無縫地互換使用。舉個(gè)例子來說，如果你在Office word里使用了追蹤更改功能，之后想在OpenOffice里來刪除或者修改之前的編輯就很困難，反過來也是這樣。

Google文檔是另一個(gè)免費(fèi)可行的Office替代品，并且無須下載或安裝軟件就可使用。雖然它沒有Office或者openOffice的功能全面，但其具備基礎(chǔ)應(yīng)用和精簡(jiǎn)的界面可以滿足普通用戶的日常所需。

對(duì)于許多公司來說制作PDF文件是必不可少的，但并非一定要花450美元購買Adobe的Acrobat專業(yè)版。CutePDF這款免費(fèi)的軟件可以輕松地導(dǎo)出PDF文件。下載安裝后，打開原始文件，依次從菜單中選擇文件>打印，然后在打印機(jī)選項(xiàng)中選擇CutePDF即可。如果你用的是openOffice或者Google文檔，甚至不必安裝CutePDF，因?yàn)樗鼈兌寄苤苯訉⑽募?dǎo)出為PDF。

2遠(yuǎn)程辦公

據(jù)研究機(jī)構(gòu)Gartner預(yù)測(cè)，到2009年全美將有25％的職員在家實(shí)行遠(yuǎn)程辦公。遠(yuǎn)程辦公能夠?yàn)槟愎?jié)省汽油錢，且得益于互連與協(xié)作工具，即使在家工作你也可以充滿創(chuàng)造力。

使用wiki工具發(fā)布文本、文檔，你的小組成員可以對(duì)文本等做出評(píng)論或修改。有些Wiki工具是免費(fèi)且公開的，有些則專供企業(yè)使用，擁有更多安全功能。PBwiki擁有三個(gè)版本：商業(yè)版，學(xué)校版和個(gè)人版。它的Wild站點(diǎn)包括所見即所得的編輯工具，存儲(chǔ)空間，SSL加密功能，可通過郵件或者RSS自動(dòng)發(fā)送通知，并能對(duì)訪問權(quán)限進(jìn)行控制。同時(shí)它的價(jià)格也比較合理，一至三個(gè)用戶使用是免費(fèi)的，4至99個(gè)用戶則每個(gè)用戶的月使用費(fèi)是8美元，如果是1000至4999個(gè)用戶，單用戶月使用費(fèi)是6美元。

前面提到的Google文檔也可以用來遠(yuǎn)程辦公，花費(fèi)不多就能使用它方便地在不同用戶間共享文件，還可以記錄所有近期更改。用Google文檔創(chuàng)建文件后，只需簡(jiǎn)單邀請(qǐng)其它人共同在線協(xié)作，就能一起編輯這個(gè)文件。編輯結(jié)束后，可以把它導(dǎo)出為Word、Excel、PDF或者PowerPoint支持的格式。

如果一想到自己組建虛擬專用網(wǎng)絡(luò)(VPN)就想打退堂鼓，何不試試LogMein Hamachi公司提供的遠(yuǎn)程虛擬專用網(wǎng)絡(luò)連接。該公司承諾使用P2P技術(shù)可輕易地搭建起連接，即使是公司網(wǎng)絡(luò)以外的雇員也可以訪問公司內(nèi)網(wǎng)文件。這項(xiàng)服務(wù)還可在防火墻內(nèi)正常使用，其單用戶許可為每月5美元。

如果你的公司不需要，也沒有集中化的服務(wù)器，在線辦公公司CentralDesktop能提供簡(jiǎn)便地在線文檔共享功能，且完全無需安裝。不管人數(shù)是多是少都可以通過Central Desktop的站點(diǎn)互相共享文件，追蹤誰正在查看(或者修改)文件。

Central Desktop的免費(fèi)計(jì)劃提供了25M空間，支持5個(gè)用戶，每個(gè)用戶都可以擁有2個(gè)工作空間。最便宜的付費(fèi)計(jì)劃，每月使用費(fèi)為25美元，支持10用戶，每個(gè)用戶可以擁有三個(gè)工作空間，存儲(chǔ)空間為500M。而高端的付費(fèi)計(jì)劃方面，每月支付249美元，就能夠支持內(nèi)網(wǎng)100個(gè)用戶(雇員)和外部100個(gè)用戶(供應(yīng)商，客戶或者合作伙伴等)，每個(gè)用戶可擁有多達(dá)100個(gè)工作空間，總共25G的文件存儲(chǔ)空間，并可自定義品牌標(biāo)識(shí)。再加一些額外的費(fèi)用，還可獲得附加的安全及網(wǎng)絡(luò)會(huì)議功能。

3召開在線會(huì)議

如果可以在網(wǎng)絡(luò)上召開會(huì)議。為什么還要飛到異地去見客戶呢?使用諸如Skype這樣的免費(fèi)軟件召開視頻會(huì)議，你所需要的只是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)攝像頭，一臺(tái)電腦，以及網(wǎng)絡(luò)連接。你節(jié)省下來的不僅僅旅途費(fèi)用，還免去了長(zhǎng)途跋涉。

如果你想升級(jí)到更實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議服務(wù)，思科的WebEx是個(gè)不錯(cuò)的選擇。它支持最多四個(gè)攝像頭，可以互相共享文檔，而且可以實(shí)時(shí)在臺(tái)式機(jī)上播放幻燈片。GoToMeeting也是一個(gè)不錯(cuò)的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議解決方案。它能提供VoIP功能，支持最多15個(gè)人同時(shí)參加會(huì)議，使用它可以播放幻燈片做演示，互相協(xié)作，你可以坐在自己的電腦前進(jìn)行異地培訓(xùn)，節(jié)省了差旅開支和開會(huì)地點(diǎn)的費(fèi)用。

要想更刺激一些，就去虛擬社區(qū)Second Life，免費(fèi)創(chuàng)建自己的虛擬化身，在虛擬世界里碰頭，進(jìn)行視頻演示，召開虛擬會(huì)議或是進(jìn)行培訓(xùn)。如果你想給員工提供一個(gè)固定的地方來會(huì)面和協(xié)同工作，還可以在Second Life里購買辦公

4購買翻新的硬件

如果你看中了某個(gè)特定品牌的電腦，可以去它的生產(chǎn)工廠打聽翻新的系統(tǒng)。不過要牢記的是，不同廠商對(duì)翻新下的定義是各有不同的。舉例來說，戴爾銷售三種翻新電腦。都經(jīng)過測(cè)試并恢復(fù)至出廠標(biāo)準(zhǔn)。戴爾官方認(rèn)可的翻新電腦包括筆記本電腦與臺(tái)式機(jī)，它們被送回戴爾的工廠，且可能有這樣那樣的小缺點(diǎn)。預(yù)訂新機(jī)型指的是銷售時(shí)是全新的電腦，但顧客沒用多久就決定把它送回廠商。這些產(chǎn)品從外觀來看或許有些舊，但仍然能夠正常使用，且掌托處或者屏幕都完好無損。

在戴爾工廠直銷店可以找到翻新的戴爾臺(tái)式機(jī)，電腦配件和筆記本電腦，所有這些都可按不同價(jià)格范圍查找，大多數(shù)機(jī)器比起零售店要便宜至少35％。比如一臺(tái)Inspiron 1720筆記本電腦，配置為英特爾酷睿2雙核處理器，17寸液晶屏，硬盤是SATA接口120G，在戴爾工廠直銷店只要879美元。商店的價(jià)格視其完好情況而定——如是否有刮蹭和凹痕等。如果購買之后對(duì)電腦不滿意，你可以在自購買之日起的21天之內(nèi)將它退回，在電腦沒有損壞的情況下，廠商將退還扣除重銷費(fèi)以外的所有費(fèi)用。

如果你是Mac電腦的粉絲，也可以從蘋果的在線商店里找到翻新機(jī)。不過別指望能節(jié)省下一大筆錢，部分較新的機(jī)型最多只比零售價(jià)便宜200美元。但某些情況下也能省下不少。蘋果在線商店里近期有一款翻新的MacBook Air筆記本，配置為1.6G的英特爾酷睿2處理器，13.3的亮麗寬屏顯示器，2G內(nèi)存80G的PATA硬

盤，內(nèi)置一個(gè)isight攝像頭，售價(jià)是1499美元，原價(jià)是1799美元。另一款iMac，2.8G的英特爾酷睿2至尊版CPU，24寸亮麗寬屏顯示器，2G內(nèi)存500G的硬盤，同樣內(nèi)置iSight攝像頭，售價(jià)僅為1599美元，比原價(jià)2299美元低了許多，蘋果為翻新電腦提供了一年的質(zhì)保，你也可以購買額外保障。

在線零售巨頭亞馬遜也銷售翻新電腦，不同銷售商在網(wǎng)站上的評(píng)級(jí)一目了然地告訴用戶在與什么樣的商家接觸。銷售商還通過不同的評(píng)級(jí)告知用戶其設(shè)備的詳細(xì)情形。根據(jù)亞馬遜的A-Z安全購買保證，如果電腦有缺陷，用戶可以將它退回給銷售商。

eBay也提供了種類豐富的翻新產(chǎn)品供選擇。作為買家，查看賣家的用戶評(píng)論馬上就能得知其口碑是好是壞。從擁有大量好評(píng)的賣家手中買東西，好評(píng)至少要占所有評(píng)價(jià)的95％以上。決定購買之前，一定要瀏覽一遍賣家的買家回饋評(píng)價(jià)。與亞馬遜一樣，eBay支持買家。同時(shí)網(wǎng)站社區(qū)也會(huì)踢出任何不夠資格的用戶。

翻新的電腦也有可能不附加任何保障條款，有些廠商會(huì)不加修理將電腦按原狀銷售給用戶。買到這樣的電腦就是一場(chǎng)噩夢(mèng)，所以在掏錢前一定要多問問題。

5降低打印成本

GreenBiz.com網(wǎng)站上說，你不需要為了環(huán)保而多花錢。在打印紙的兩面都打印，或是在室內(nèi)用印有抬頭的信箋寫備忘，都可以降低紙張的消耗。如果你們辦公室習(xí)慣把備忘分發(fā)給所有職員，何不把備忘放在一個(gè)固定的人們通常會(huì)聚集的地方，比如靠近冷飲水箱的小黑板上，這樣大家都能看到備忘。

另一個(gè)省錢的方法是，用打印機(jī)的草稿模式打印文件，這樣能減少油墨消耗，就不需要頻繁地更換墨盒了。在打印郵件或者網(wǎng)頁時(shí)，記得選擇“打印機(jī)友好”選項(xiàng)。

彩色打印機(jī)墨盒通常成本更高，因此只用黑色墨盒選擇打印機(jī)的灰色模式打印也能省錢。而且企業(yè)也不必經(jīng)常更換彩色墨盒。大多打印機(jī)都有多種設(shè)置。找找看哪些功能有助于省錢。

如果你很少打印文件，但油墨卻在漸漸減少，這很有可能是打印機(jī)自動(dòng)執(zhí)行了打印頭清潔功能。要避免這種情況，定期地打印一次(每周至少一次)以避免油墨堆積。

6業(yè)務(wù)外包

許多公司都沒有配備全職的IT管理人員，也沒有專人管理公司的網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)設(shè)備。也許你的公司有一個(gè)亟待完成的網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目，或者是一篇本應(yīng)早已就緒的公關(guān)稿，卻沒有專人來執(zhí)行。

不要通過獵頭去找員工。獵頭費(fèi)沒準(zhǔn)就會(huì)占到新員工首年薪水的10％至40％，也不要找臨時(shí)工代理中介，通過自由職業(yè)網(wǎng)站就可以找到所需，不會(huì)多花一毛錢。eLance.com網(wǎng)站就是這樣一個(gè)網(wǎng)站，自由職業(yè)者在這兒發(fā)布自己的簡(jiǎn)歷與檔案，以及自己工作的譯隋。雇主在這兒發(fā)布工作需求或直接邀請(qǐng)自由職業(yè)者竟標(biāo)。eLance根據(jù)自由職業(yè)者給出的職業(yè)范圍進(jìn)行技能測(cè)試，以確認(rèn)他們能完成工作。企業(yè)在工作完成后可以進(jìn)行反饋。

Guru.com是另外一個(gè)類似的網(wǎng)站，你可以根據(jù)不同分類，查看自由職業(yè)者的信息，參加的工作竟標(biāo)，獲好評(píng)的工作，查閱他們的檔案，工作完成后還可通過網(wǎng)站付款。每位專業(yè)人士都會(huì)受到過去雇主的評(píng)價(jià)，并根據(jù)這些反饋來決定其在網(wǎng)站的評(píng)級(jí)。Guru.com提供了寬泛的工作范圍，包括法律、編程、市場(chǎng)營(yíng)銷、CAD制圖和攝影等，它對(duì)雇主是免費(fèi)的。

7使用虛擬化軟件

虛擬化軟件具有許多能節(jié)省成本的特性，如減少服務(wù)器需求，縮減系統(tǒng)的備份和恢復(fù)時(shí)間等。而且因?yàn)檫\(yùn)行了更少的服務(wù)器，還能省下一筆電費(fèi)。

工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的VMware擁有一系列產(chǎn)品，從適合于管理大型數(shù)據(jù)中心的套裝到能在單臺(tái)電腦上運(yùn)行多個(gè)操作系統(tǒng)的VMware Workstation工作站版。使用VMware，能夠全無風(fēng)險(xiǎn)地試用最新的操作系統(tǒng)或是軟件。VMware Player可供免費(fèi)使用，它可以導(dǎo)入備份的圖像或者用來共享數(shù)據(jù)。

微軟的免費(fèi)Virtual Server和Virtual PC(可在微軟網(wǎng)站microson.com搜索到)可拿來測(cè)試虛擬化，也可以試用微軟的Silverlight虛擬化工具。

Mac下可以使用知名的Parallels 來實(shí)現(xiàn)虛擬化。它也可以運(yùn)行在Windows和Linux系統(tǒng)上。VMware也有類似軟件。現(xiàn)已提供Mac程序。Paranes提供了臺(tái)式機(jī)，服務(wù)器和自動(dòng)虛擬化套裝等產(chǎn)品，價(jià)格比VMware的更便宜。

如果你堅(jiān)持用開源軟件，F(xiàn)reeVPS可以作為上述商業(yè)軟件的替代。與其它一些開源軟件類似的是，F(xiàn)reeVPS也不提供官方的支持服務(wù)，但其網(wǎng)站上有完整的說明文檔。

當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)或許不明朗，將免費(fèi)軟件、免費(fèi)服務(wù)結(jié)合起來再加上一點(diǎn)點(diǎn)機(jī)智，任何企業(yè)都可以很好地控制技術(shù)支出。