血站檢驗(yàn)科檔案管理

李瑞麗　張　穎

［關(guān)鍵詞］血站；檔案管理

《血站實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理規(guī)范》要求“建立和保持完整的血液檢測(cè)相關(guān)記錄”。及時(shí)、完整、規(guī)范、全面地記錄血液檢驗(yàn)的整個(gè)過(guò)程是檢測(cè)結(jié)果準(zhǔn)確可靠的有力證明，也是全面提高檢驗(yàn)質(zhì)量的重要措施，同時(shí)還是醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證的重要依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理血站檢驗(yàn)科檔案對(duì)采供血工作的可持續(xù)發(fā)展將起到積極的作用。我站檢驗(yàn)科在日常檔案管理工作中的做法如下。

1.血站檢驗(yàn)科完善的制度體系

我站檢驗(yàn)科根據(jù)《血站實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理規(guī)范》的要求，編制《血站實(shí)驗(yàn)室工作手冊(cè)》，制定《實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量及技術(shù)記錄控制程序》和《實(shí)驗(yàn)室文件記錄管理制度》等規(guī)章制度。血站的檔案管理部門還制定一套適合血站特點(diǎn)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保實(shí)驗(yàn)室血液檢驗(yàn)過(guò)程和質(zhì)量管理體系運(yùn)行過(guò)程的相關(guān)記錄完整、清晰、規(guī)范。

2.血站檢驗(yàn)科檔案管理

2.1血站檢驗(yàn)科交接檔案：包括血液標(biāo)本交接及檢驗(yàn)信息單、血液標(biāo)本送檢交接單、檢驗(yàn)科醫(yī)療廢物交接記錄、檢驗(yàn)復(fù)檢報(bào)告單（單采成分、全血）、檢驗(yàn)初檢報(bào)告單，共6種。交接雙方檢查核對(duì)無(wú)誤后，手寫簽名，各自保存1份。

2.2血站檢驗(yàn)科日常工作檔案：包括設(shè)備日常維護(hù)保養(yǎng)記錄（Xantas全自動(dòng)血型儀、BS-300全自動(dòng)生化分析儀、FAME、HT3酶標(biāo)儀、STAR全自動(dòng)加樣儀、AT全自動(dòng)加樣儀、洗板機(jī)等）；實(shí)驗(yàn)室空氣消毒記錄；實(shí)驗(yàn)室溫濕度記錄；實(shí)驗(yàn)室冰箱及水浴箱溫度記錄；實(shí)驗(yàn)室廢液消毒記錄；實(shí)驗(yàn)室地面臺(tái)面儀器表面清潔消毒記錄；實(shí)驗(yàn)室質(zhì)控統(tǒng)計(jì)圖；實(shí)驗(yàn)室試劑消耗統(tǒng)計(jì)表；檢驗(yàn)科日工作情況及關(guān)鍵控制點(diǎn)核查表； RH陰性獻(xiàn)血者登記表，共12種，操作者如實(shí)認(rèn)真詳細(xì)登記記錄。檢驗(yàn)科檔案管理員須經(jīng)常查對(duì)，每月整理1次，1年裝訂1次。

2.3血站檢驗(yàn)科歸檔檔案

血站檢驗(yàn)科歸檔檔案包括初檢復(fù)檢酶免實(shí)驗(yàn)結(jié)果原始記錄，單采成分及全血的初復(fù)檢結(jié)果明細(xì)表和報(bào)告單。所有酶免實(shí)驗(yàn)結(jié)果原始記錄均應(yīng)有試驗(yàn)項(xiàng)目、檢測(cè)方法、微板號(hào)碼、試劑廠家、批號(hào)、失效日期、檢測(cè)時(shí)間、血樣條碼、OD值、檢驗(yàn)份數(shù)、頁(yè)碼等內(nèi)容，操作者和審核者需手工簽名。初檢復(fù)檢結(jié)果明細(xì)表上應(yīng)有獻(xiàn)血者條碼、姓名、血型、檢驗(yàn)結(jié)果、所用試劑的廠家批號(hào)、檢驗(yàn)時(shí)間及操作者手寫簽名。初檢復(fù)檢的檢測(cè)報(bào)告單應(yīng)包括實(shí)驗(yàn)室名稱、標(biāo)本信息、標(biāo)本送檢日期、檢測(cè)項(xiàng)目、日期、方法、結(jié)果、結(jié)論、審核者和檢測(cè)報(bào)告者的簽名和日期。檢驗(yàn)科檔案管理員每月一整理，打號(hào)，編制卷內(nèi)目錄，再裝訂裝盒，全部上繳站檔案管理部門集中統(tǒng)一歸檔管理。

2.3.1整理：每天的歸檔檔案按檢驗(yàn)復(fù)檢報(bào)告單（全血）、檢驗(yàn)結(jié)果明細(xì)表（全血）、檢驗(yàn)初檢報(bào)告單（單采成分）、初檢結(jié)果明細(xì)表（單采成分）、檢驗(yàn)復(fù)檢報(bào)告單（單采成分）、復(fù)檢結(jié)果明細(xì)表（單采成分）、初復(fù)檢酶免實(shí)驗(yàn)結(jié)果原始記錄（HBsAg、抗-HCV、TP、抗-HIV）的順序排列，其份數(shù)和內(nèi)容應(yīng)一一照應(yīng)，10 d為一冊(cè)，1個(gè)月三冊(cè)。

2.3.2裝訂：每?jī)?cè)均按時(shí)間先后順序從1開(kāi)始用打號(hào)機(jī)在檔案右下角依次打號(hào)，編制卷內(nèi)目錄，放在首頁(yè)，最后包上已打印好標(biāo)題、日期的封面。用打孔機(jī)在檔案的眉頭打孔后，用棉線穿孔捆扎系牢。封底注明冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)和裝訂時(shí)間，裝訂者和審核者手工簽名。

2.3.3裝盒：依據(jù)血站檔案的分類方案及科室編號(hào)順序編制歸檔文件目錄，包括件號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。歸檔檔案按科室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、脊背、備考表等項(xiàng)目。

2.3.4保管：檢驗(yàn)科檔案管理員與血站檔案管理部門工作人員填寫檔案歸檔交接記錄，包括交接科室名稱、檔案名稱、內(nèi)容、頁(yè)數(shù)、交接時(shí)間等，雙方手寫簽名，各自保存1份。

2.3.5借閱：如需借閱檢驗(yàn)檔案，按血站檔案管理部門的規(guī)定，填寫《資料信息借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)主管站長(zhǎng)批準(zhǔn)，借閱者填寫《借閱檔案資料登記表》后，方可借閱。

3.檔案管理中的操作細(xì)節(jié)

3.1所有檔案使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，并做好檔案的防火、防盜、防蟲、防霉、防塵、防光、防潮、防有害氣體的“八防”工作。

3.2檔案在整理過(guò)程中，應(yīng)去除訂書針等金屬物質(zhì)，破損部分用膠水進(jìn)行修裱，修裱時(shí)不得使用膠帶，裝訂要整齊、美觀。

3.3歸檔檔案內(nèi)頁(yè)碼用打號(hào)機(jī)統(tǒng)一打號(hào)，如出現(xiàn)漏號(hào)、打錯(cuò)號(hào)等問(wèn)題或檢驗(yàn)檔案有需更改的地方，當(dāng)事人應(yīng)在需更改處簽名，并在檔案封底的備考表中加以注明。

3.4歸檔交接人員應(yīng)按目錄逐冊(cè)清點(diǎn)，防止少交漏交，并規(guī)定檔案的交接期限，避免檢驗(yàn)科檔案資料在歸檔前因管理分散造成的毀損丟失，以保持記錄的完整。

4.檔案管理中的責(zé)任機(jī)制

4.1專人負(fù)責(zé)制：血站檢驗(yàn)科設(shè)有分管檔案工作的責(zé)任人1名并配有檔案管理員2名，具體負(fù)責(zé)檢驗(yàn)科歸檔資料的收集整理、裝訂、編目、立卷、移交等工作和日常資料的監(jiān)督審查工作。

4.2雙人審核制：酶免實(shí)驗(yàn)結(jié)果原始記錄、檢驗(yàn)結(jié)果明細(xì)表、檢驗(yàn)結(jié)果報(bào)告單、標(biāo)本送檢交接單等均有操作者和審核者兩人審核簽名，確保檢測(cè)報(bào)告的正確和完整。

4.3相互核查制：初檢復(fù)檢操作者相互核對(duì)檢查，正定型反定型操作者相互核對(duì)檢查，檢驗(yàn)結(jié)果的審核者和報(bào)告者相互核對(duì)檢查。

一系列責(zé)任機(jī)制的實(shí)施和運(yùn)行，提高了檢驗(yàn)科工作人員對(duì)檔案價(jià)值的充分認(rèn)識(shí)，自覺(jué)參與到檔案管理的工作中來(lái)，確保了檢測(cè)的準(zhǔn)確和血液的安全。

5.血站檢驗(yàn)科檔案的信息化管理

血站檢驗(yàn)科檔案除紙質(zhì)資料立卷存檔外，還建立和使用血液檢測(cè)計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，對(duì)從血液標(biāo)本接收到檢測(cè)報(bào)告發(fā)出的整個(gè)血液檢測(cè)過(guò)程實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，計(jì)算機(jī)管理人員定期對(duì)每臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)和數(shù)據(jù)備份。為確保血液檢測(cè)應(yīng)用軟件及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全，實(shí)驗(yàn)室內(nèi)所有計(jì)算機(jī)均不得安裝軟驅(qū)和光驅(qū)，并安裝殺毒軟件。電子檔案的管理和應(yīng)用，方便平時(shí)的調(diào)閱，更便于長(zhǎng)期的保管備查。