淺談醫(yī)院檔案數(shù)字化建設

雷霄云

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入及醫(yī)院服務模式的改變，醫(yī)療業(yè)務的擴大，醫(yī)院各項管理活動中形成的文件數(shù)量激增，檔案信息總量隨之增長，檔案信息應用價值日益提高，各部門需求不斷進步，期望值日益提升，傳統(tǒng)的管理方式顯然不能適應檔案現(xiàn)代化需要，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設已成為必然趨勢。

1 檔案數(shù)字化建設的必要性

檔案數(shù)字化是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應用基礎上,利用數(shù)字化手段,以綜合檔案信息資源為處理核心,對數(shù)字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡設施相連接和提供利用,實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

長期以來，我國醫(yī)院檔案管理存在若干弊端：①檔案信息共享性差各部門檔案分開管理，各自為政，存在無序性、孤立性、存放分散性的缺陷，也未實現(xiàn)文檔一體化管理，故難以形成可綜合利用的檔案信息資源；②管理手段方式滯后受時間、地點、從事人員等條件的制約，造成檔案材料收集、整理等工作方式單一、提供利用方式被動、工作量巨大，但效率低；③檔案安全系數(shù)低提供利用方式主要以調(diào)閱紙質(zhì)檔案原件為主，檔案的頻繁出入庫，易造成原件磨損、丟失，影響檔案原件的壽命；④缺乏現(xiàn)代化的開發(fā)利用手段傳統(tǒng)的管理模式缺乏引進、利用當今科學管理信息，檢索速度慢、查詢精度不夠、檔案利用率低，不能迅速、準確、廣泛地傳遞檔案信息，嚴重地制約了醫(yī)院檔案信息價值的發(fā)揮。

近年來，醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital information System，HIS）正在被各級各類醫(yī)院所廣泛采用，電子病歷、數(shù)字化醫(yī)學影像、醫(yī)生和護士工作站等應用，產(chǎn)生大量的電子文件、電子檔案，傳統(tǒng)的檔案工作方式和技術(shù)手段已無法適應時代發(fā)展的需求，大量的電子文件無法進行有效的管理和控制，有些甚至處于流失的狀態(tài)，嚴重制約檔案信息價值的發(fā)揮。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能完全適應現(xiàn)代醫(yī)院管理的需要，因此，加快檔案信息化建設，采用現(xiàn)代科學技術(shù)，對醫(yī)院檔案資源進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)信息資源有效地整合和資源共享，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是實現(xiàn)醫(yī)院檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一項重要內(nèi)容。

2 醫(yī)院檔案數(shù)字化發(fā)展的階段分析

由于信息化的管理理念與傳統(tǒng)檔案管理模式之間還需要經(jīng)歷更長一段磨合期，特別是與信息技術(shù)的快速發(fā)展相比校，我國檔案數(shù)字化建設與發(fā)展處于相對滯后的狀況，因此，檔案數(shù)字化建設必須經(jīng)歷一個從低級到高級的發(fā)展過程，一般而言,從傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變需要經(jīng)歷3個發(fā)展階段:以檔案工作自動化為核心內(nèi)容的初始階段、面向單個檔案室進行資源開發(fā)和提供利用服務的個體數(shù)字檔案室階段,對檔案信息資源進行深度開發(fā)和整合的聯(lián)合檔案室階段。即檔案計算機管理階段。

2．1 以檔案工作自動化為核心內(nèi)容的初始階段是檔案工作邁向現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和基礎，起步于20世紀70年代末、80年代初，醫(yī)院的檔案自動化管理相對還要晚一些。當時為了提高工作效率，各醫(yī)院紛紛開展檔案自動編目和檢索、檔案自動標引等工作，由此建立起檔案自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案管理業(yè)務從手工管理向計算機管理的轉(zhuǎn)變。這是一種基于檔案業(yè)務工作的“館員中心”模式，以館員為主體地位，圍繞檔案收集、鑒定、整編、編研、保護、提供利用等傳統(tǒng)工作職能,提供檔案咨詢、查詢、借閱等服務的信息服務模式。但這種模式基本沿用傳統(tǒng)的檔案服務模式，面對面借閱檔案仍是服務的主流，檔案自動化系統(tǒng)只提供目錄和索引功能,僅僅起到工具的作用。雖然適應當時檔案管理和服務現(xiàn)實的需要，但它過度強調(diào)檔案工作人員的主體地位,忽視檔案用戶的信息需求,用戶始終處于被動接受的地位,其檔案信息需求很難得到滿足。隨著社會信息化程度的提高,這種傳統(tǒng)的信息服務模式越來越難以適應現(xiàn)代網(wǎng)絡信息環(huán)境對檔案信息服務提出的要求。

2．2 檔案數(shù)字化發(fā)展的第二個階段是面向單個檔案室進行資源開發(fā)和提供利用服務的個體數(shù)字檔案室階段,這也是目前一些大醫(yī)院檔案數(shù)字化工作的目標。這一階段數(shù)字建設的核心是館藏檔案的數(shù)字化并上網(wǎng),形成以數(shù)字化檔案信息資源為館藏內(nèi)容,以計算機為管理手段,以網(wǎng)絡傳遞為服務方式的一種新型檔案室。個體數(shù)字檔案室階段主要采用的是基于數(shù)字檔案信息資源開發(fā)和提供利用的“資源中心”服務模式,它突出信息資源在檔案信息管理和服務中的主導作用。在這一模式下,檔案工作人員的主要任務是開展檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化和電子文件歸檔、構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫、實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲等工作。向用戶提供的不再是檔案物理實體,而是數(shù)字檔案信息。檔案信息服務也不再以面對面方式為主,而是構(gòu)建檔案網(wǎng)站作為數(shù)字檔案館信息服務平臺，以網(wǎng)絡檔案信息資源的整理、開發(fā)、利用作為其工作的主要內(nèi)容,通過利用先進的網(wǎng)絡技術(shù)和現(xiàn)代化設備,為用戶提供高效便捷的檔案信息服務，如信息瀏覽、搜索引擎、在線借閱、文檔檢索和在線視頻等。與“館員中心”模式相比,“資源中心”服務模式具有檔案信息資源更豐富，表現(xiàn)形式更多樣化,更能滿足多層次用戶的需求;檔案信息服務更具便捷性和時效性;具有較高的互動性、服務更具針對性,更能提高檔案信息服務質(zhì)量等優(yōu)勢。

隨著信息社會向縱深發(fā)展，醫(yī)院檔案的范圍由當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到科研檔案,膠片檔案、病理切片檔案、各種設備檢查的圖文檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等，信息量及對信息綜合利用的需求激增，使得“資源中心”模式日益凸顯其不足。首先,在這種模式下，數(shù)字檔案信息資源是核心,檔案用戶仍然居于從屬地位,檔案館工作人員對用戶的信息需求分析不足,在具體的服務策略與方式上也很少創(chuàng)新。其次,各數(shù)字檔案室各自為政,孤立地向用戶提供檔案信息服務,之間基本上沒有資源共享與協(xié)作聯(lián)系。因此“資源中心”服務模式仍然是一種低質(zhì)、低效的信息服務模式,它并不能使數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功效得到充分發(fā)揮。

2．3 檔案數(shù)字化發(fā)展的趨勢是聯(lián)合與協(xié)作,成熟的數(shù)字檔案室是一種聯(lián)合數(shù)字檔案室,這一階段的數(shù)字檔案室建設就是通過網(wǎng)絡互聯(lián)技術(shù),將個體數(shù)字檔案室聯(lián)合起來，充分利用各室所擁有的檔案資源、人員和技術(shù)設備和有限經(jīng)費,進行擴張、伸展，將檔案信息資源盡可能多地開發(fā)、分享和利用,在避免重復建設的同時最大限度地滿足用戶對檔案信息的需求,使檔案信息資源的效用最大化，組成完全意義上的數(shù)字檔案室,根據(jù)權(quán)限分配,實現(xiàn)數(shù)字信息共享。

聯(lián)合數(shù)字檔案室是超大規(guī)模的、方便使用的、沒有時空限制的知識信息中心。此時的檔案數(shù)字化建設不再以館藏檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設為核心,主要工作是面向分布式和異構(gòu)化的數(shù)字檔案信息資源,通過服務集成構(gòu)造統(tǒng)一的信息服務系統(tǒng)。這是一種基于數(shù)字檔案信息服務集成的“用戶中心”模式,檔案室的一切信息服務工作以檔案用戶為中心,并以滿足檔案用戶需求為目標的信息服務模式，通過信息門戶構(gòu)建檔案信息服務平臺,它打破了各檔案室的界限和信息分割,集成各類檔案信息資源,協(xié)同各數(shù)字檔案室間的業(yè)務處理,實行統(tǒng)一認證、統(tǒng)一瀏覽和統(tǒng)一檢索,為用戶提供一體化的檔案信息服務。服務方式除了信息瀏覽、搜索引擎、在線借閱、文檔檢索和在線視頻外,新型的個性化定制、信息推送、網(wǎng)上參考咨詢等服務將會得到強化。

3 檔案數(shù)字化建設所具備的基礎條件

3．1 隨著信息化的普及和信息技術(shù)的不斷進步，以計算機、通信網(wǎng)絡以及多媒體技術(shù)為基礎的網(wǎng)絡環(huán)境逐漸形成，為醫(yī)院檔案室各類檔案的數(shù)字化工作具備了運行環(huán)境基礎：辦公自動化系統(tǒng)的普及使用，使現(xiàn)行文書檔案文件目錄及原文的數(shù)字化變得非常容易。各職能部門在辦公自動化系統(tǒng)生成文件，在形成過程中直接以數(shù)字化的形式存在，可以按照歸檔要求，將其文件內(nèi)容直接導入到檔案管理系統(tǒng)中來，避免重復勞動；掃描技術(shù)的發(fā)展，使檔案室藏的各類紙質(zhì)檔案可以通過掃描儀全文掃描實現(xiàn)數(shù)字化。

3．2 HIS的現(xiàn)狀及構(gòu)成對檔案數(shù)字化建設奠定了有利條件。全國衛(wèi)生信息化2003-2010年發(fā)展規(guī)劃綱要提出把信息化建設納入衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃，到2010年的目標是，建立起功能比較完備、標準統(tǒng)一規(guī)范、系統(tǒng)安全可靠，與衛(wèi)生改革與發(fā)展相適應的衛(wèi)生信息化體系。各醫(yī)院信息化基礎設施和網(wǎng)絡化建設正蓬勃發(fā)展。一個完整的HIS包括醫(yī)院管理信息系統(tǒng)和臨床信息系統(tǒng)，檔案管理歸屬于管理信息系統(tǒng)。由于醫(yī)院管理信息系統(tǒng)僅以處理文字和數(shù)字類數(shù)據(jù)為主，所需要的資源、技術(shù)和經(jīng)費投入相對少，直接回報快，故各醫(yī)院多傾向于首先建管立理信息系統(tǒng)，這就為實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理創(chuàng)造了極為有利的條件。HIS為檔案數(shù)字化管理子系統(tǒng)預留了接入端口，HIS軟件中大都為病案和文檔管理設計了相應的軟件，初步解決了檔案數(shù)字化的技術(shù)問題。隨著檔案管理軟件的進步，檔案管理軟件從單一地對文書檔案進行數(shù)字化管理的模式，轉(zhuǎn)向通過接口與辦公自動化系統(tǒng)相連的一體化，實現(xiàn)檔案工作從歸檔、整理、利用到檔案室管理的各項工作的全方位、系統(tǒng)化管理。

4 檔案數(shù)字化建設面臨的問題

4．1 紙質(zhì)文件和電子文件并存問題 數(shù)字化檔案室只是一個“信息空間”，要靠傳統(tǒng)檔案室的信息資源相互聯(lián)接才可以構(gòu)成，無論知識載體發(fā)生怎樣的變化，都需要檔案室對一切知識的記錄進行收藏，不能因為電子文件的方便、快捷而忽視紙質(zhì)檔案的收藏，雖然電子文件大量產(chǎn)生和應用，數(shù)字化檔案室的出現(xiàn)替代不了傳統(tǒng)檔案室固有的一些功能，它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。因此數(shù)字檔案館并不會替代傳統(tǒng)檔案館，但可以把它看作是傳統(tǒng)檔案館的一種“新功能”。因此實行紙質(zhì)文件和電子文件“雙套制”，是紙制文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔，同時還要解決紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案如何合理配置、哪些檔案應該被數(shù)字化，什么樣的存貯機制最便于利用檔案信息等技術(shù)問題。

4．2 電子檔案的安全保護問題 由于電子文件不受載體傳遞的限制，時間和空間的制約性差，數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置極易發(fā)生變化，信息的可變性和易丟失性極大地威脅著檔案信息的安全性，因此，在嚴格執(zhí)行國家法律法規(guī)和建立本單位電子檔案管理制度的前提下，必須抓好安全防護：建立網(wǎng)關(guān)、防火墻、安裝防病毒軟件來防止黑客及病毒對電子檔案的破壞和惡意篡改；通過加密、驗證用戶信息、輸入調(diào)閱口令限定訪問、閱讀權(quán)限；采用密匙管理、數(shù)字式簽名等技術(shù)手段，同時建立與主數(shù)據(jù)庫相脫離的備份數(shù)據(jù)庫，防止主數(shù)據(jù)庫遭到損害后無法工作（任何時候都要同時保持有兩個數(shù)據(jù)庫），保證電子檔案管理網(wǎng)絡的運行。

4．3 檔案人員的計算機知識水平應不斷提高 隨著信息網(wǎng)絡技術(shù)的大量應用，檔案管理員不再是單純意義上的檔案保管者，而是信息資源的管理者、分析與組織者、提供與傳播者、信息利用的導航者，因此加強對檔案業(yè)務人員的培訓，提高他們的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡知識和信息的鑒別篩選能力至關(guān)重要。

參 考 文 獻

［1］ 史維新,俞善浚,章潔.醫(yī)院檔案管理的新課題.江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2003,14(4).

［2］ 劉明.數(shù)字化檔案館信息服務模式研究.檔案學通訊,2007,5（13）.

［3］ 于來林.機關(guān)數(shù)字檔案室建設談.山東檔案,2005,3.

［4］ 隋霞,鄭開,張功法.醫(yī)院信息系統(tǒng)與檔案數(shù)字化管理.現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生,2007,23(18)：2818.