檔案信息數(shù)字化建設(shè)中的問題與對策

唐　陸

當(dāng)前，隨著信息數(shù)字化浪潮的迅速到來，許多單位和部門，都在實施自動化辦公項目。為此，一些工作人員拋棄了傳統(tǒng)的紙和筆，而改用計算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上辦公，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)成了工作和生活中不可或缺的一部分。由于進(jìn)行網(wǎng)上辦公，工作方式發(fā)生了根本性的變革，使所需信息的快速收集、傳遞和利用成為可能。作為信息化建設(shè)中一個重要組成部分，檔案信息數(shù)字化建設(shè)顯得尤為突出。因為隨著國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案信息數(shù)字化也越來越快，這是每個檔案管理人員需要面對的現(xiàn)實。然而不能忽視的是，在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，也不同程度地出現(xiàn)了一些問題。為保證檔案信息數(shù)字化建設(shè)又好又快地發(fā)展，當(dāng)前迫切需要解決這些問題。為此，筆者提出以下幾點看法，與大家一起商榷。

一、當(dāng)前檔案信息數(shù)字化建設(shè)過程中出現(xiàn)的幾個問題

（一）實行檔案“雙軌制”中所暴露的問題

鑒于我國檔案工作的現(xiàn)實，檔案工作現(xiàn)行的管理體制是“雙軌制”。這不僅為國家所提倡，而且還將持續(xù)很長一段時間。所謂“雙軌制”，就是指檔案管理人員對紙質(zhì)文件和電子文件，同時收集、整理、保管和利用的兩種不同的處理方式。從實踐看，這兩種方式各有優(yōu)點。對紙質(zhì)文件的收集、整理、保管和利用，已有一套完備的措施和辦法，管理人員只要熟悉操作規(guī)程，就能很快掌握。同時，紙質(zhì)文件還具備保管和利用方便、保密安全等優(yōu)勢。而電子文件，是近期才開始出現(xiàn)的，它涵蓋面寬，且具有收集、保管、利用簡單，不需要大的儲藏空間，使用起來更加方便、快捷等優(yōu)勢。與此同時，我們還應(yīng)看到實行“雙軌制”暴露出來的一些問題。一是對于一種文件，卻實行了兩種不同的保管方式，既增加了許多人力、物力和財力，造成了不必要的浪費，又影響了電子文件的推廣和應(yīng)用。二是電子文件的自身局限性沒有得到有效克服，其法律地位尚未得到完全確認(rèn)。三是電子文件的安全問題，也未得到有效而徹底的解決，一旦遭到破壞，其損失不可估量。這與實行“雙軌制”，達(dá)到檔案信息收集、整理、保管、利用安全和利用方便的目的是相悖的。

當(dāng)前，我國許多地方的檔案管理仍是手工操作。要實行數(shù)字化辦公，外部要與自動化辦公網(wǎng)聯(lián)接，內(nèi)部需要購置計算機(jī)、打印機(jī)、服務(wù)器等設(shè)備。而建立內(nèi)部局域網(wǎng)，由于受人員、經(jīng)費、環(huán)境條件等因素的制約，目前很難做到。鑒于上述原因，我國檔案最高主管部門，依據(jù)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的狀況和檔案工作的實際，在充分征求各方意見的基礎(chǔ)上，才確定了檔案管理工作的兩條腿走路方針——實行“雙軌制”。

（二）檔案信息數(shù)字化優(yōu)勢和潛能未得到有效發(fā)揮

相比一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的國家，我國的檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作起步較晚，目前只能說是處于初級階段。一方面，經(jīng)濟(jì)條件相對落后的地區(qū)，檔案管理工作仍是以手工操作為主；即使條件好的單位，也只是將檔案目錄輸入了計算機(jī)而已。另一方面，經(jīng)濟(jì)條件相對發(fā)達(dá)地區(qū)，多數(shù)單位和部門，仍以建立檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為主要任務(wù)，對現(xiàn)行文件全文錄入未能實現(xiàn)且不說，就是對過去產(chǎn)生的大量的紙質(zhì)檔案、聲像檔案也未得到有效處理（數(shù)字化）。所以檔案信息數(shù)字化的優(yōu)勢與潛能未得到有效發(fā)揮，要充分將其展示出來，仍需一定時間。

（三）電子文件的安全問題亟待解決

大家都知道，電子文件具有操作方便、傳遞快速、所需存儲空間小等突出優(yōu)點。但不可忽視的是，其自身在安全方面存在著亟待解決的問題。一是隨著高科技的飛速發(fā)展，諸如多媒體技術(shù)、傳真技術(shù)、信息高速公路、信息網(wǎng)絡(luò)、光盤技術(shù)等在運用過程中，面臨著一系列安全問題。二是在數(shù)字化信息的輸入、存儲、傳輸和提供利用等方面，同樣也存在著信息失控、信息污染、信息干擾、信息丟失、信息竊取及病毒侵犯、人為破壞等不安全的因素。而且目前竊取機(jī)密信息的手段也越來越復(fù)雜、越來越現(xiàn)代化。三是由于電子文件的易改性、竊取手段的隱蔽性和電子終端的多樣性，縱然設(shè)有網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督部門，但查驗起來仍十分困難，有些問題更是難以查證，使利用者對文件的真實性產(chǎn)生了懷疑。四是由于對網(wǎng)絡(luò)中一些操作者的身份難以鑒別，使電子文件合法操作者的權(quán)限受到了限制，工作變得困難起來。以上問題的出現(xiàn)，對電子文件安全保管和長期保存帶來了很大困難，成了一塊阻礙檔案信息數(shù)字化建設(shè)的絆腳石。

二、幾點建議

（一）要建立高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)在，凡是在我國有條件的檔案部門，都在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，雖多如雨后春筍，遍地都是，但歸納起來為兩類。一是文件性數(shù)據(jù)庫，二是檢索性數(shù)據(jù)庫。前者是我們實施檔案信息數(shù)字化工作后，文件以數(shù)據(jù)形式存在并按一定程序排列的數(shù)據(jù)庫。主要功能在于能完整地載入檔案資料的內(nèi)容，使人們通過網(wǎng)絡(luò)獲得較為完整的檔案信息。有了它，就可以依賴先進(jìn)智能化信息管理技術(shù)，以人工語言和自然語言進(jìn)行搜索，為用戶提高快捷高效的服務(wù)。后者主要是向用戶提供檔案的館藏內(nèi)容，介紹檔案的目錄、全宗內(nèi)容、開放的范圍及檢索的途徑。目前建立的檢索性數(shù)據(jù)庫較多，因為建起來所用經(jīng)費較少，見效快。當(dāng)然許多有條件的檔案部門，還在為建起文件性的數(shù)據(jù)庫而努力，這為今后的聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)資源共享創(chuàng)造了條件。

而一個高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息，應(yīng)具備以下幾個標(biāo)準(zhǔn)：一是數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確；二是數(shù)據(jù)項目、內(nèi)容等必須完整無缺；三是數(shù)據(jù)必須規(guī)范；四是數(shù)據(jù)必須穩(wěn)定。這既是當(dāng)前檔案信息數(shù)字化建設(shè)的核心工作，也是今后一個時期發(fā)展的方向。

（二）要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化體系

現(xiàn)代化生產(chǎn)的一項重要內(nèi)容，就是標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)。生產(chǎn)的標(biāo)淮化既是現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，又是進(jìn)行科學(xué)管理的重要組成部分。《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理條例》一文對標(biāo)準(zhǔn)化作了重要論述。所以要實現(xiàn)最大范圍內(nèi)的信息資源共享，就必須建立統(tǒng)一的檔案信息現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系。試想全國各地檔案管理部門都能認(rèn)真執(zhí)行共同標(biāo)準(zhǔn)的話，不僅可使檔案信息數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程大大加快，還可使大家處在同一個網(wǎng)絡(luò)平臺上，真正實現(xiàn)了檔案信息的共用共享。這為全體人民帶來的方便和創(chuàng)造的社會經(jīng)濟(jì)效益將是很可觀的。

（三）要規(guī)范檔案圖像的標(biāo)準(zhǔn)格式

聲像檔案是檔案的一個重要組成部分。對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，采用什么樣的格式和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，是其能否成功的一個關(guān)鍵性問題。這就需要我們從文件格式的開放性、擴(kuò)展性、適應(yīng)性等方面來規(guī)范檔案圖像的標(biāo)準(zhǔn)格式。現(xiàn)行的檔案圖像處理的標(biāo)準(zhǔn)格式有多種，但必須從中選出一種來處理圖像。選擇的標(biāo)準(zhǔn)必須是符合以下標(biāo)準(zhǔn)格式：既可以運用于廣泛的應(yīng)用程序，又可以處理各種圖形，還可以允許使用者能針對某一個掃描器和打印機(jī)的特性而進(jìn)行自由調(diào)整。采用了這種檔案圖像處理的標(biāo)準(zhǔn)格式后，使用者就可以得心應(yīng)手地處理各種檔案圖像了。

（四）要重視檔案信息的安全建設(shè)

在檔案信息數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案信息的安全建設(shè)顯得尤為重要。各級領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門，一定要重視安全建設(shè)，并采取必要措施，來保證檔案信息的安全。

確保安全的措施主要來自兩方面：一是制度管理，二是技術(shù)保證。所以對此的要求是，在檔案信息數(shù)字化建設(shè)過程中，要建立一套嚴(yán)格的管理制度；一切都要按制度辦事，從而杜絕不安全問題的發(fā)生。另外，還要有與之相配套的技術(shù)措施進(jìn)行控制。當(dāng)然這種安全措施是形式多樣的：如對機(jī)密的、不能開放的檔案信息，不放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上；放在內(nèi)部局域網(wǎng)上的，一定要采取物理措施，與外界阻斷；對不同的用戶，設(shè)定不同的權(quán)限并按設(shè)定的權(quán)限向其提供檔案信息；建立數(shù)據(jù)備份制度，制作只讀光盤；建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，進(jìn)行數(shù)據(jù)加密等。有了這些安全措施，才能確保檔案信息的安全，杜絕失泄密事件的發(fā)生。

（作者單位：河南中醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院）