試論公路檔案管理信息化建設(shè)

（吉林市公路管理處，吉林 吉林 132016）

試論公路檔案管理信息化建設(shè)

趙宏彥

（吉林市公路管理處，吉林 吉林 132016）

在信息化高速發(fā)展的今天，公路管理也逐漸引入數(shù)字化管理這一先進(jìn)理念，利用信息化數(shù)據(jù)庫(kù)完善和管理公路檔案，為公路信息全面發(fā)展帶來革命性的意義。本文從檔案管理信息化的基本概念著手，結(jié)合公路檔案管理的特點(diǎn)，觀察和分析其現(xiàn)狀，針對(duì)其在建設(shè)和實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題提出較為簡(jiǎn)略的建議和意見。

公路檔案管理；信息化；發(fā)展現(xiàn)狀；措施

一﹑基本概念及特點(diǎn)

（一）檔案管理信息化概念

檔案，是對(duì)企業(yè)﹑組織﹑機(jī)關(guān)甚至是個(gè)人進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，通過文字﹑圖像﹑聲音等多種形式進(jìn)行信息記錄和傳遞，是一種信息承載的形式。

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展和持續(xù)完善，數(shù)字信息化被越來越多的應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，大數(shù)據(jù)時(shí)代正悄然來臨。而檔案管理工作也積極順應(yīng)了社會(huì)信息化進(jìn)程，在檔案記錄與管理保存中，檔案管理機(jī)構(gòu)利用科學(xué)原理及靈活的運(yùn)用方法，將傳統(tǒng)意義上的紙介質(zhì)的相關(guān)檔案建立可信的數(shù)據(jù)信息，為檔案管理提供更好的載體和服務(wù)。

（二）公路檔案管理信息化特點(diǎn)

1檔案資料繁瑣，管理難度大。我國(guó)的公路發(fā)展歷史久遠(yuǎn)，全國(guó)各地公路交通網(wǎng)也十分復(fù)雜。由于一條交通要道的修建，所要投資和進(jìn)行的工程量耗大，特別是西南山區(qū)等地質(zhì)條件較為復(fù)雜區(qū)域，其耗費(fèi)的工程量是十分巨大的，這就造成了圖紙﹑概算工程﹑預(yù)決算編制等紙質(zhì)資料繁瑣，使得檔案管理難度加大，且十分容易出錯(cuò)。

2操作方式仍主要為手工，檔案管理效率較低。由于中國(guó)地緣遼闊，使得每一公路線路延伸長(zhǎng)，點(diǎn)多卻十分分散，再加上其人員的流動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)，使得公路檔案管理的效率較低，廣大用戶在查詢相關(guān)信息時(shí)，數(shù)據(jù)的傳輸時(shí)效性亦較差，甚至很多地區(qū)查詢資料仍然需要到檔案保管室里借閱，造成不必要的時(shí)間成本和諸多不便。

二﹑檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）管理尚未標(biāo)準(zhǔn)化，缺乏規(guī)范性

公路檔案管理起步晚，缺乏基礎(chǔ)業(yè)務(wù)辦理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，而管理制度也尚未形成一定標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際操作中，容易造成管理混亂。這使得大部分的檔案管理工作在利用數(shù)據(jù)信息時(shí)質(zhì)量不過硬，很多數(shù)據(jù)的引用和建立出現(xiàn)錯(cuò)誤或者是明顯漏洞。由于缺乏規(guī)范性管理，也使得各個(gè)時(shí)期和各個(gè)類型的公路檔案信息之間兼容性差，在某些關(guān)鍵點(diǎn)上無(wú)法銜接與統(tǒng)一，造成重要資料以及關(guān)鍵數(shù)據(jù)的缺損與流失，這將是公路檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)重大挑戰(zhàn)。

（二）管理缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息

所謂數(shù)據(jù)化信息，其要求的就是對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的搜集﹑整理與運(yùn)用的一體化和效率化。從目前我國(guó)公路檔案管理的現(xiàn)狀來看，信息傳遞不及時(shí)，共享仍存在一定難度，其很大原因在于將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的能力不足，造成數(shù)據(jù)庫(kù)信息的缺乏。當(dāng)用戶在通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索時(shí)，由于缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，常常是找不到相應(yīng)的信息，或者獲得相應(yīng)的信息已超過時(shí)效，這些都是很普遍存在的問題。這個(gè)問題的存在一部分原因源于硬件設(shè)施跟不上，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不及時(shí)，但更多的是對(duì)數(shù)據(jù)的搜集﹑整理以及轉(zhuǎn)化能力差，無(wú)法更新和完善檔案數(shù)據(jù)。

（三）管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理信息化要求工作人員對(duì)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化和掌握要求較高，需要管理人員具有較高的專業(yè)水平和足夠的知識(shí)層面才能勝任。而公路檔案管理多年以來，一直存在工作人員流動(dòng)性大，工作崗位不固定等特點(diǎn)，這使得檔案管理工作人員素質(zhì)良莠不齊，大多數(shù)員工缺乏專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)數(shù)據(jù)信息化的工作模式和具體操作流程不熟悉，從而降低了檔案管理工作的效率，信息傳遞不及時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)長(zhǎng)期得不到更新，造成檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，成效不顯著。而少數(shù)管理人員綜合素質(zhì)不突出，缺乏服務(wù)意識(shí)，主觀能動(dòng)性不強(qiáng)，沒有創(chuàng)新精神，使得檔案管理信息化硬件等資源被浪費(fèi)，制約著公路檔案管理信息化的建設(shè)。

三﹑檔案管理信息化的具體措施

（一）建立健全相關(guān)制度規(guī)范

無(wú)規(guī)矩，不成方圓，要想檔案管理數(shù)字化﹑信息化，最根本的措施是要建立健全管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴(yán)格的管理制度是規(guī)范管理行為的根本保證。因此，在檔案管理信息化的建設(shè)中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進(jìn)行資料交接和保管過程中，建立嚴(yán)格的問責(zé)制度，保證人人崗責(zé)在身，營(yíng)造人人守崗﹑人人在崗的工作氛圍，防止關(guān)鍵資料和數(shù)據(jù)上掉鏈子等。建立健全的管理制度，更傾向于對(duì)執(zhí)行能力的考核，各公路檔案管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該加強(qiáng)自身管理執(zhí)行能力建設(shè)，切忌有制無(wú)度，造成“空談主義”，使得嚴(yán)格的制度變成一紙廢文。只有讓管理工作有據(jù)可依，才能讓工作人員甩開膀子開干，才能調(diào)動(dòng)管理員工的積極性和能動(dòng)性，在主觀上加強(qiáng)自身的創(chuàng)造思維，為公路檔案管理信息化的建設(shè)貢獻(xiàn)出力量。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的硬件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

數(shù)據(jù)化時(shí)代，要求的是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的精確性及快速傳遞性，這一特性就對(duì)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理及數(shù)據(jù)搜索的硬件系統(tǒng)有著很高的要求。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，淘汰落后的計(jì)算機(jī)設(shè)施，積極營(yíng)造良好的應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的精確性及傳遞性，積極實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

（三）加強(qiáng)公路服務(wù)意識(shí)，引進(jìn)和聘用專業(yè)技術(shù)人才

公路檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。因此注重引進(jìn)專業(yè)人才，培養(yǎng)綜合素質(zhì)強(qiáng)的技術(shù)員工，是進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。各級(jí)公路檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)落實(shí)薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實(shí)的提升自身素質(zhì)，積極投入到建設(shè)中去。對(duì)于各級(jí)管理層來說，要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)意識(shí)，積極營(yíng)造良好的職業(yè)氛圍，加強(qiáng)員工的公路服務(wù)意識(shí)，組織和聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)講座，讓員工從開始熟悉業(yè)務(wù)流程開始到積極創(chuàng)造新思路為公路檔案管理信息化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

公路檔案管理信息化建設(shè)對(duì)我國(guó)公路建設(shè)和保養(yǎng)有著重大意義。因此，在順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息化的大趨勢(shì)下，公路檔案管理信息化建設(shè)必須從根本出發(fā)，在制度和人才引進(jìn)上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)創(chuàng)新能力，從而保證管理效率。

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