生產(chǎn)型企業(yè)的物資采購管理模式分析

吳愛民

摘要：采購管理是整個企業(yè)供應鏈中至關重要的一個環(huán)節(jié)，采購管理的好壞直接關系到企業(yè)的效益，甚至企業(yè)未來的發(fā)展。有效的采購管理成為保證工程質(zhì)量的關鍵，提高業(yè)主滿意度，以低成本高質(zhì)量來增強市場競爭力，從而提高整個供應鏈的最終獲利水平，文章主要分析了生產(chǎn)型企業(yè)的物資采購管理模式，以期對于企業(yè)物資采購管理能夠提供一些參考。

關鍵詞：生產(chǎn)物資采購企業(yè)管理

引言

近年來，企業(yè)逐漸認識到采購對于提高企業(yè)效益的重要作用。采購的地位逐漸得到重視，開始將供應鏈管理理論引進到采購管理中。采購管理的研究一般是以工業(yè)企業(yè)為背景進行的，由于生產(chǎn)型企業(yè)管理的復雜性，雖然一些研究者對采購管理作了初步研究，都強調(diào)了對采購管理的研究，但總體來說企業(yè)的信息化建設的步伐還是比較緩漫。

1.生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的流程

生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的業(yè)務流程不僅因企業(yè)而異，而且即使在同一個企業(yè)內(nèi)部，不同生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的業(yè)務流程也會存在一定的差異。通常情況下，這種差異主要表現(xiàn)在采購來源，采購方式以及采購對象等業(yè)務作業(yè)細節(jié)上。雖然采購流程存在著以上種種差異，但歸結起來，其基本采購流程主要由以下幾個程序組成。

(1)在項目、生產(chǎn)、組織、設計完成以后，物資計劃員根據(jù)工程部制定的滾動生產(chǎn)計劃，利用技術部制定的材料清單，將生產(chǎn)計劃拆分成材料需求計劃，并結合現(xiàn)場的實際需求，同時考慮原材料庫存制定出原材料采購計劃或書面請購單，轉發(fā)至采購部門用來作為采購業(yè)務依據(jù)。

(2)采購員收到原材料采購計劃或請購單后，在原有的供應商中選擇誠信良好的廠商，通知其報價，或通過招、議等形式詢價，并通過各種渠道了解可能的供應商后，將經(jīng)批準的書面采購訂單發(fā)送至合適的供應商處。

(3)如果供應商能夠滿足訂單的要求，它將返回一張訂單確認通知，這筆業(yè)務將按照正常的業(yè)務過程進行。如果不能滿足訂單要求，它將提議更改送貨的日期、數(shù)量或者價格。采購員將重新確認價格，同時到材料計劃員處核對供應商提議是否符合生產(chǎn)計劃的需要。如果不符合，采購員還必須再和供應商協(xié)商達成妥協(xié)。而且即使妥協(xié)達成后，由于工程設計變更還可能會改變對采購原材料的需求。一旦這種變更產(chǎn)生，材料計劃員必須再和采購員聯(lián)系，采購員再與供應商溝通，上述過程不斷重復進行，直至最后簽訂供貨協(xié)議。

(4)簽約定貨后，應依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按時交貨。貨到使用單位后，使用單位的質(zhì)檢部門、保管人員到現(xiàn)場對標的物的尺寸、數(shù)量和質(zhì)量依據(jù)國家標準進行驗收。

(5)廠商交貨檢驗合格后，隨即開具發(fā)票、首先由采購部門核對發(fā)票的內(nèi)容是否正確，并填寫物資采購驗收單并與發(fā)票(附材料清單)一起到財務部門掛賬后付款。付款時，采購部門填寫付款申請單，然后轉交財務部門。凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符或驗收不合格者，應依據(jù)合約退貨，并立即辦理重購手續(xù)，予以結案。

2.生產(chǎn)型企業(yè)的物資采購管理模式

生產(chǎn)型企業(yè)物資采購有以下兩個特點：

(1)采購物資的多樣性：一方面，企業(yè)產(chǎn)品與其他工業(yè)產(chǎn)品相比，體形格外龐大，因此需要大量的企業(yè)材料、制品、構件和配件，且其復雜的生產(chǎn)過程也需要大量的生產(chǎn)機械設備。而且由于制品、構配件沒有統(tǒng)一的標準，為了符合企業(yè)設計的要求，同一種材料也會有不同的規(guī)格。因此生產(chǎn)企業(yè)采購的物資品種繁多、規(guī)格復雜占據(jù)物資的十八大類五萬多個品種。另一方面，由于企業(yè)設計者的水平技術高低不同，欣賞水平和愛好存在差異，以及生產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)濟、技術、自然條件和社會條件的不同，使得企業(yè)產(chǎn)品在規(guī)模、形式、構造、裝飾、生產(chǎn)、組織等方面千變?nèi)f化，并經(jīng)常需要運用新結構、新材料、新技術、新工藝等。

(2)物資供應的多變性：企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)地點是統(tǒng)一的、固定的，使用單位是全方位的，這就決定了企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的不固定性。生產(chǎn)企業(yè)根據(jù)用戶的不同需要生產(chǎn)出用戶滿意的產(chǎn)品，生產(chǎn)中使用的材料不僅要隨著產(chǎn)品的變動而變動，需求的規(guī)格也是多變的，由于市場逐利原因不是暢銷材料常常采購不到，直接影響生產(chǎn)的正常進行。這就需要做好材料的代用工作，從而增加了物資供應的不確定性。因此不能使材料的采購供應規(guī)范化、標準化，而需要靈活多變的物資供應才能滿足生產(chǎn)的需要，否則可能會造成生產(chǎn)的混亂。

3.供應鏈的生產(chǎn)型企業(yè)物資采購管理的特點

3.1基于供應鏈的生產(chǎn)型企業(yè)物資采購管理的兩個層次

(1)技術層次上的采購管理：供應鏈管理應該服務于企業(yè)的目標，即滿足客戶的價值要素，因而企業(yè)的采購管理必須保證生產(chǎn)的產(chǎn)品或服務能夠及時、準確滿足客戶需求。所以，在供應鏈管理條件下，企業(yè)采購管理的任務要以企業(yè)外部市場需求變化為依據(jù)，通過有效的經(jīng)濟管理活動，為企業(yè)生產(chǎn)提供強有力的物質(zhì)保障。從技術層面的角度出發(fā)，企業(yè)采購管理首先需要考慮應采用什么技術手段與方法來保障企業(yè)的產(chǎn)品制造活動的物資供應。而有關技術層面的采購管理應著重考慮降低采購成本、降低庫存、提高采購質(zhì)量、縮短采購周期四個方面。

(2)戰(zhàn)略層面上的采購管理：供應鏈管理下的企業(yè)采購是建立在供需雙方良好合作基礎上的，企業(yè)采購管理的范圍必須擴展到企業(yè)的外部環(huán)境，管理重點從傳統(tǒng)的內(nèi)部事務管理轉向企業(yè)外部資源管理。這里所謂的企業(yè)外部資源管理是指企業(yè)間協(xié)作關系的建立、發(fā)展與維護。建立企業(yè)間的合作伙伴關系是一個戰(zhàn)略性問題，它涉及到企業(yè)雙方的資源、經(jīng)營戰(zhàn)略、發(fā)展目標等戰(zhàn)略因素。因此，企業(yè)的供應鏈采購管理在從事外部資源管理時，應該從企業(yè)戰(zhàn)略的高度考慮如何選擇確定供應商和與其建立什么樣的戰(zhàn)略伙伴關系，以此解決采購技術層次上的問題，滿足采購企業(yè)的供應需求，摒棄那種為了生產(chǎn)供應需求尋找貿(mào)易伙伴的做法。

3.2采購管理模式的關鍵點分析

傳統(tǒng)物資的采購模式下，采購活動主要圍繞價格而展開。價格因素是采購考慮的最重要的因素，甚至很長一段時間以來都是采購活動考慮的唯一要素。因此，企業(yè)為了取得價格上的優(yōu)勢，一般多采取多貨源采購策略，通過增加供應商的數(shù)量來降低采購的價格。在供應鏈管理模式下，采購需要考慮的因素發(fā)生了明顯變化。越來越多的企業(yè)意識到產(chǎn)品的采購價格只是總成本的一部分，產(chǎn)品的質(zhì)量對總成本也有相當?shù)挠绊憽?/p>

高質(zhì)量的原材料或零部件將有更長的生命周期，導致較低的總生產(chǎn)成本或較高的產(chǎn)成品價格和質(zhì)量。在當前買方市場下，產(chǎn)品的高價格或者低質(zhì)量都將極大地影響產(chǎn)品在市場中的競爭力。面對激烈的競爭，企業(yè)需要快速響應顧客需求，在這種情況下，交貨及時性和交貨提前期就顯得尤為重要。因此，采購方制定采購策略時，肯定會考慮到交貨及時性和交貨提前期這兩個因素。正因為如此，在供應鏈管理的基礎上實行采購管理時，選擇和評價供應商時，要充分考慮到交貨及時性和交貨提前期這兩個因素。如果這兩者不能得到足夠的保障，那么供應鏈的整體優(yōu)勢將無法體現(xiàn)。

3.3系統(tǒng)模型設計

在系統(tǒng)模型設計中，首先要進行需求和市場分析，根據(jù)供需對比情況選擇供應商和采購方式；接著對擬發(fā)展成為戰(zhàn)略合作伙伴的供應商協(xié)商并與之簽訂試合作協(xié)議，進行合作試運行；然后根據(jù)試運行結果選定最終的合作伙伴，簽訂長期合作協(xié)議，進入正式合作階段。雙方開始正式合作后，采購就是在既定的合作協(xié)議框架下進行，無需每次都簽訂采購訂貨合同。采購部門根據(jù)采購計劃向供應商發(fā)出采購訂單，供應商確認后訂單開始執(zhí)行。在采購實施過程中，采購部門要不斷的溝通、協(xié)調(diào)供應商與生產(chǎn)部門的供需計劃，保證供需一致、平衡。最后是采購評價與供應商評價，采購部門要及時的組織相關部門對采購合作情況進行評價，并把評價結果反饋給供應商，以便供應商進一步改進，同時根據(jù)評價結果，對供應商進行相應的激勵。

4.結論

過去的幾十年中，大多數(shù)生產(chǎn)型企業(yè)采購采用傳統(tǒng)的方式，即整個供應鏈的采購過程由一系列相互獨立的買賣子過程構成。材料管理不僅包括采購，還包括庫存管理、供應配送管理等活動，采購活動與這些活動相聯(lián)系，大大提高了采購效率?，F(xiàn)在許多企業(yè)都意識到采購活動不斷與其它活動直至整個供應鏈密切結合對子生產(chǎn)型企業(yè)圓滿實施的重要性，正因為如此許多企業(yè)更加注重采購管理的研究。