淺談如何建立家庭檔案

李　華　馮麗萍

進入21世紀,我國邁向了建設(shè)和諧社會的新征程。作為社會細胞的家庭,必然在工作、學習、生活中形成多種形式和載體的材料,這就是家庭檔案。它是家庭成員在家庭生活和社會活動中形成的,歸屬個人和家庭保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、照片、錄音、錄像等實物和其他形式的歷史記錄。家庭檔案與人們的工作、生活息息相關(guān),不可分離。如果每個家庭都建立并利用好這些檔案,就會為我們的工作帶來很大的便利,給我們的生活帶來無限的樂趣,為社會創(chuàng)造出寶貴的財富。所以,管理并運用好家庭檔案就成了新時期堅持以人為本、創(chuàng)造和諧新生活的客觀需要。

一、家庭檔案的作用

一般來說,家庭檔案的作用主要有以下幾個方面:

(一)家庭檔案能為工作、學習、生活提供極大便利

1.能為工作和學習提供豐富的參考資料。很多家庭都注意搜集、整理各種學習參考資料,這些材料經(jīng)系統(tǒng)整理、分類存放后,用時就會非常方便,就會保證工作、學習的效果。

2.能為處理日常生活問題提供方便。生活中人們經(jīng)常會遇到一些麻煩和困難,如家中的貴重物品放在何處,在醫(yī)院看病時,能不能提供病歷資料供醫(yī)生復(fù)診,存款單據(jù)丟失后,如何找到密碼掛失等等。這些問題如果有了完整的家庭檔案,就迎刃而解了。

3.能節(jié)省大量查找物品的時間。生活中人們經(jīng)常要查找各種證件、學習資料等。建立了家庭檔案,實行分類管理后,就會很容易找到;反之,就要耽誤很多時間。

4.能為平息家庭糾紛提供依據(jù)。在遺產(chǎn)繼承、贍養(yǎng)老人、財產(chǎn)分配等日常問題上,有時會發(fā)生一些糾紛。這些問題若預(yù)先立有遺囑、協(xié)議或其他具有法律效力的文書,就往往能夠順利解決。

(二)家庭檔案能為構(gòu)建和諧家庭提供幫助

家庭檔案中的許多材料,都能在幫助子女教育、增進親人感情方面派上用場。如利用成果檔案中的畢業(yè)證書、獲獎榮譽、科研成果等,就能幫助子女在成長的過程中學會體驗創(chuàng)業(yè)的艱難,感受成功的喜悅,感激老師、朋友、親人的幫助,養(yǎng)成一顆感恩的心;如通過欣賞家庭檔案中不同時期的各類照片,尤其是孩子不同時期的成長照、夫妻間的結(jié)婚照以及旅游時的風景紀念照等,往往能陶冶情操,增添生活的情趣和樂趣;如通過婚姻檔案,還能使夫妻間常憶起戀愛時和婚后生活中的甜蜜而美好的往事,從而增進感情,化解矛盾,營造溫馨的家庭氛圍。

二、家庭檔案的收集范圍

建立家庭檔案應(yīng)該先從收集工作入手,即:把散存在家庭成員手中和其他方面具有保存價值的材料收集起來,集中統(tǒng)一管理。收集工作面廣量大,收集時要抓住重點,建議從以下幾個方面著手:

(一)寶寶康樂檔案材料:包括孕產(chǎn)期的記錄、出生證、獨生子女證、音像、照片等。

(二)戀愛婚姻檔案材料:包括戀愛書信、照片,結(jié)婚證書、婚禮音像、照片等。

(三)學生教育檔案材料:包括入學通知書,典型的學習課本、成績單,學生證、畢業(yè)證,資格證、培訓(xùn)證、榮譽證書等,學校生活的音像、照片,師生往來信函、畢業(yè)紀念冊等,以及擇業(yè)材料和其他教育材料。

(四)家庭理財檔案材料:包括購物發(fā)票、債券、存折、協(xié)議、合同等,房產(chǎn)買賣協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證、土地使用證等,藏品、耐用物品、大件物品登記和使用說明等材料,投保單和投保、受益情況記錄,家用電器等用品說明書、保修單、合格證和維修記錄,財產(chǎn)捐贈、遺書、遺囑以及公證書等材料。

(五)醫(yī)療保健檔案材料:包括病歷、診斷書、醫(yī)?？?、體檢材料等,家族病史記錄,科學生活常識等材料。

(六)工作生活檔案材料:包括身份證、戶口簿、工作證、駕駛證、行駛證、聘書、任命書等證件,加入組織的申請書、黨(團)證、黨(團)徽及參加活動的記錄,工作簡歷等,發(fā)表的論文及剪報、著作手稿,科研成果等材料,工作照片及音像材料。

(七)家庭歷史檔案材料:包括家族譜牒、人物傳記和家族系統(tǒng)圖,全家福照片、家庭成員有紀念意義的照片、音像等,家庭大事記等,旁系親屬簡況等材料。收集工作是家庭檔案管理的基礎(chǔ),做不好收集工作,就不會有完整的家庭檔案。

三、家庭檔案的分類

家庭檔案的基本分類方法:

(一)按家庭成員分類,家庭中有多少位成員就設(shè)多少類,外加綜合類。

(二)按家庭檔案的形式可分為書信類、證書類、手稿類、票據(jù)類、病歷類、字畫類、照片類、錄音(像)帶類、綜合類等。

(三)按家庭檔案所反映的內(nèi)容可分為寶寶幼教類、成長教育類、工作生活類、戀愛婚姻類等。

家庭檔案數(shù)量較多的,還可采用以下分類方法:

(一)形式一內(nèi)容分類法。即先把家庭檔案按形式分開,然后在形式下再分內(nèi)容;家庭檔案數(shù)量較多的也可在形式下按成員直接進行分類。

(二)內(nèi)容一成員分類法。即先把家庭檔案材料按內(nèi)容分開,然后在內(nèi)容下面再分家庭成員。

(三)成員一形式分類法。即先把家庭檔案材料按成員分開,然后在成員下面再分形式。

四、家庭檔案的整理及利用

把握了分類方法后,就可以在收集的基礎(chǔ)上,將處于零散的和需要條理化的家庭檔案材料,進行基本的分類、排列和編號、編目、裝盒,組成有序的體系。整理工作要謹循家庭檔案的自然形成規(guī)律,并保持檔案材料之間的有機聯(lián)系。整理工作可參考機關(guān)檔案的整理方法進行?，F(xiàn)就一些特別之處提出以下建議:

(一)照片、錄音、錄像、光盤可根據(jù)實際情況確定裝具,按張、盤注明時間、地點、人物和簡潔的說明等。

(二)材料分類后裝檔案盒(檔案袋)保存,不同類別材料不能裝入同一盒(袋)中。

(三)圖書及收藏品等可直接擺放在書櫥或其他地方,編號登記。

(四)每盒(袋)材料應(yīng)按時間順序或相互聯(lián)系進行排列,并順序編號,同時編寫文件目錄。 整理好后的家庭檔案應(yīng)妥善保管存放,也可將編制好的家庭檔案檢索目錄或重要文字材料輸入電腦,并對重要文檔資料備份保存。

相信建立完整的家庭檔案一定會讓你的生活充滿樂趣,受益無窮,更會給你的孩子留下許多精神財富。

(編輯/永安)