淺談高職院校檔案信息化建設(shè)中存在的問題及應(yīng)對措施

常　虹

隨著信息化時代的到來,高校檔案信息化建設(shè)成為一種必然趨勢。面對目前我國高校檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題,高校應(yīng)積極應(yīng)對,更新觀念,創(chuàng)新技術(shù),健全制度,強(qiáng)化管理,努力造就熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,以加快高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

檔案信息化是以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo),按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開展和利用的現(xiàn)代化管理過程。目前,我國已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期,隨著信息社會和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化建設(shè)是高校檔案管理面向未來、加快發(fā)展的重要保證。在數(shù)字化檔案館建設(shè)過程中,高校檔案部門要“超前指導(dǎo)、全程控制”。在電子文件形成時就要注意及時收集電子文件歸檔,并確保歸檔電子文件的質(zhì)量。筆者就如何進(jìn)一步加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了淺顯的分析研究。

一、高職院校檔案信息化應(yīng)用現(xiàn)狀

由于大多數(shù)高職院校都是在原來的中專學(xué)校合并的基礎(chǔ)上組建而成的,檔案管理人員比較混雜,對檔案信息化工作了解很少,從而導(dǎo)致單位對檔案信息化的認(rèn)識程度參差不齊,嚴(yán)重制約了高職院校檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

1.對檔案工作重要性認(rèn)識不到位。不少檔案人員存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的觀念。另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意,并憑借資格老獲得了高級職稱,但這些人自身素質(zhì)較差,文化程度較低,根本無法開展檔案編研、開發(fā)利用工作,就更談不上懂計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對現(xiàn)代化管理和信息化應(yīng)用知識的了解幾乎為零,不想了解,更沒能力掌握,存在著安于現(xiàn)狀的心里,這些都成為制約高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。

2.對檔案工作不夠重視。有些高校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視,認(rèn)為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負(fù)責(zé)給利用檔案者提供材料就行,所以在經(jīng)費(fèi)投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導(dǎo)致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施設(shè)備。

3.檔案工作現(xiàn)代化管理手段單一。缺少檔案信息化的軟件,滿足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機(jī)中,能夠?qū)崿F(xiàn)簡單的目錄查詢、統(tǒng)計等功能,但由于專業(yè)技術(shù)跟不上,根本不能運(yùn)用自如。再者商家的售后服務(wù)等工作不能及時到位,致使檔案信息化建設(shè)及發(fā)展受到制約。

4.檔案管理隊伍綜合素質(zhì)偏低。檔案管理人員隊伍中,缺乏懂計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才,多數(shù)單位是將年齡較大的、文化較低的女同志安排在檔案部門,這就使高校檔案信息化建設(shè)工作缺少智力支持。

二、應(yīng)對措施

綜上所述,檔案信息化建設(shè)中存在的問題,我們必須正視存在的不利因素,并采取積極改進(jìn)的態(tài)度,將被動變主動,將不利變有利。

1.檔案信息化建設(shè)是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的創(chuàng)新性工作。如果從業(yè)人員只習(xí)慣于傳統(tǒng)式的手工管理模式,而不肯更新管理觀念的話,即使單位上建起了網(wǎng)絡(luò),購買了最新的軟件系統(tǒng),也不會真正將系統(tǒng)應(yīng)用起來,致使軟件成為一種擺設(shè)。因此,檔案人員必須更新觀念,提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識,自覺學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)知識,提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技術(shù)技能,提高創(chuàng)新素質(zhì),從業(yè)人員能力的提高要與時代發(fā)展同步。

2.要建立健全激勵機(jī)制。高校的檔案部門與其他部門相比,不但不被看重,而且由于工作辛苦、待遇不高、無人關(guān)注等是造成年輕人不愿來,是人才流失的重要原因,使檔案隊伍成為高校中的弱勢群體。要徹底改變“干多干少一個樣”的管理體制,因此,要建立健全激勵機(jī)制,通過增加檔案工作人員的福利待遇,方便職稱評定等形式,一視同仁地對待檔案工作人員,提高檔案工作者的地位。使他們沒有被遺忘的感覺,才能激發(fā)他們的工作熱情,為檔案事業(yè)心甘情愿地奉獻(xiàn)出他們的聰明才智。

3.領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把檔案信息化建設(shè)列入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中。檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)需要投入必要的資金,網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)涉及服務(wù)器管理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)資源管理等多項技術(shù)內(nèi)容,既購買軟件,也要購買其他必須的服務(wù)設(shè)備。所以,高職院校要把檔案信息化建設(shè)列入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中,盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需的經(jīng)費(fèi),給檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)提供充足的資金保障。

4.要加強(qiáng)對高校檔案部門現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育,為培養(yǎng)創(chuàng)新人才搭建平臺。引進(jìn)人才是有限的,故培養(yǎng)人才勢在必行。因為大量的工作主要還是靠現(xiàn)有人員來完成,這就要求現(xiàn)有的年齡偏大、學(xué)歷偏低、專業(yè)知識偏少、不懂操作現(xiàn)代化管理設(shè)備的檔案工作者,通過參加繼續(xù)教育的學(xué)習(xí),不斷充實(shí)提高自己。單位內(nèi)部要營造良好的學(xué)習(xí)氛圍,盡可能地為檔案工作者提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會,通過參加培訓(xùn)。全面提高其綜合素質(zhì)及工作水平。檔案繼續(xù)教育機(jī)構(gòu)要改變流于形式、沒有實(shí)效的培訓(xùn)方式,適應(yīng)時代調(diào)整充實(shí)學(xué)習(xí)內(nèi)容,革新教育方式,使繼續(xù)教育成為培養(yǎng)檔案創(chuàng)新人才的陣地。

5.引進(jìn)專業(yè)人才,完善檔案現(xiàn)代化信息化建設(shè)。適當(dāng)引進(jìn)一些具有檔案專業(yè)學(xué)歷,又精通計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的年輕人從事檔案工作。雖然高校人員編制緊張,教學(xué)一線急需引進(jìn)高層人才,但也絕不能忽視檔案人才的引進(jìn)。要充分認(rèn)識現(xiàn)代的檔案信息化管理與過去的看家守攤、你查我找的傳統(tǒng)檔案管理方式完全不同;一定要明確當(dāng)今檔案事業(yè)的發(fā)展不僅需要政治覺悟高、責(zé)任心強(qiáng)、默默無聞、甘于奉獻(xiàn)的人來承擔(dān),而且他們還要具有創(chuàng)新意識,具有掌握新知識、新技術(shù)的手段及使用新設(shè)備的能力。只有了解這些,才能把綜合素質(zhì)較高的人才安排到檔案工作崗位上,以保障檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)對人才的需求。

總之,檔案工作信息化建設(shè)和發(fā)展對經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有極其重要的作用,檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌,同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及檔案業(yè)務(wù)管理部門的共同努力,只有大家齊心協(xié)力,檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)才會向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展。

(編輯/永安)