秘書工作的原則與基本要求

姜弘乾

原則是指人們的言論和行為所依據(jù)的法則或標(biāo)志,是行為主體用來規(guī)范、約束自己言行的;而要求是希望得到滿足和實現(xiàn)的愿望或條件,是外界(對于秘書來說就是服務(wù)對象領(lǐng)導(dǎo)、部門、人民群眾等)希望行為主體做到的。秘書工作作為一項專業(yè)化的社會職業(yè),它具有秘書工作特有的原則與基本要求。

一、秘書工作的原則

1.守法遵紀原則。這不是指秘書在個人行為上要遵紀守法,而是指秘書在工作上必須合乎法律規(guī)范、紀律規(guī)范、政策規(guī)范。秘書起草文件或?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)的決策提出意見、建議乃至決策方案,必須注意其內(nèi)容的合法性,符號黨和國家的政策規(guī)定。秘書應(yīng)牢固樹立法則觀念、紀律觀念和政策觀念,避免工作中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象。說法遵紀原則還體現(xiàn)在:遵守工作紀律絕不越權(quán)行事,遵守包密紀律絕不泄露機密,在信訪、接待、處理突發(fā)事件等工作中嚴格按照有關(guān)政策規(guī)定辦事等等。

2.求真務(wù)實原則。所謂求真,就是秘書工作必須貫徹黨的實事求是的思想路線,堅決反對弄虛作假行為。在秘書的具體工作中,調(diào)查研究、信息工作、文稿撰擬、信訪案件的處理等等,凡是涉及具體材料的事項特別要注意尊重事實、既不可故意隱瞞事實、弄虛作假,也不能不經(jīng)調(diào)查核實就想當(dāng)然地虛構(gòu)事實和數(shù)據(jù)。所謂務(wù)實,就是秘書工作要講究實效,反對形式主義的工作作風(fēng)。秘書部門向領(lǐng)導(dǎo)提出的建議或決策方案,要注意方案的切實可行,不能只追求轟動效應(yīng),專做表面文章,毫無實事求是之意,只有嘩眾取寵之心。秘書不但要說實話,更要為領(lǐng)導(dǎo)、為機關(guān)、為群眾多做實事。

3.超前服務(wù)原則。秘書工作的超前性主要表現(xiàn)在輔助決策諸項工作中,如信息工作、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)工作等。在信息工作中,秘書部門不能等領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)才去收集有關(guān)信息。要根據(jù)形式發(fā)展的規(guī)律,平時就注意收集那些對本單位發(fā)展有重要價值的信息,及時向領(lǐng)導(dǎo)提高高價值的信息,并提出信息分析的結(jié)論,必要時提出富有創(chuàng)意而又切實可行的建議。至于社會調(diào)查,更不能在領(lǐng)導(dǎo)要制度某項政策時再去搞調(diào)研,政策的制定或調(diào)整是在秘書部門調(diào)查研究基礎(chǔ)上才作出的,即先由秘書部門的調(diào)查研究和參謀建議,后有領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)政策的出臺或調(diào)制。協(xié)調(diào)工作的超前性是指要把重點放在防止出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的想象上,或把不協(xié)調(diào)現(xiàn)象消滅在萌芽狀態(tài),不要等到矛盾尖銳化表面化才開始協(xié)調(diào),這就要求秘書要有高度的預(yù)見性。

4.服從大局原則。秘書部門是機關(guān)的綜合部門,對組織的發(fā)展和機關(guān)的正常運轉(zhuǎn)具有特別的作用,秘書人員應(yīng)站在系統(tǒng)整體利益的角度來處理局部與全局的關(guān)系。秘書部門也有自身利益,當(dāng)它與系統(tǒng)的全局利益發(fā)生沖突的時候,應(yīng)當(dāng)毫不猶豫地犧牲局部利益,而維護組織的整體利益。秘書人員應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好各個局部的利益,使利益關(guān)系得到平衡。在協(xié)調(diào)局部利益的過程中,任何部門都有服從全局利益,作為領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的辦公室如果不能自覺地做到以大局為重,領(lǐng)導(dǎo)怎么能要求其他智能部門作出局部利益的犧牲呢?從這個角度看,秘書部門為機關(guān)各部門做出服從大局的表率,就是對領(lǐng)導(dǎo)工作的最好輔助。

5.團結(jié)協(xié)作原則。團結(jié)就是力量,協(xié)作才有效率。對于一個組織來說,任何工作都需要發(fā)揮整體的作用,才能達到預(yù)定的目標(biāo),這就離不開部門之間、人員之間的團結(jié)協(xié)作。貫徹團結(jié)協(xié)作的原則,是秘書人員首先要有堅定而正確的信念。從黨政機關(guān)來講,這個信念就是富國富民,就是建設(shè)和諧社會,就是各項事業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展;從一個具體企業(yè)單位來講,就是努力使本單位取得卓著的業(yè)績,實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。秘書工作的團結(jié)協(xié)作原則是體現(xiàn)三個層面上:一是秘書部門與本機關(guān)各個部門要建立良好的協(xié)作關(guān)系,在工作上互相配合,互相支持,形成系統(tǒng)的合力。二是秘書部門還需要同其他單位的秘書部門建立良好的協(xié)作關(guān)系,在信息互通、資源共享、文書往來、隨從領(lǐng)導(dǎo)下基層調(diào)查研究或到上級機關(guān)匯報工作等方面,都需要良好的協(xié)作關(guān)系。三是秘書部門內(nèi)部工作人員之間要團結(jié)協(xié)作,秘書工作的綜合性決定了秘書部門內(nèi)部的分工不可能太細,而且秘書陪同領(lǐng)導(dǎo)出差的機會很多,出差人平時的工作就必然要由其他秘書來臨時代管,因此辦公室秘書之間的團結(jié)協(xié)作就比其他部門人員的協(xié)作更重要。

6.聯(lián)系群眾原則。秘書部門不但從根本上說是為人民服務(wù),而且秘書部門的許多具體工作中也直接為群眾提供具體的服務(wù)。樹立為民服務(wù)的意識是做好秘書工作的條件之一。除此之外,聯(lián)系群眾的原則還表現(xiàn)在兩個方面:一是秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系群眾的橋梁。群眾的生活、思想、要求、意見等等,一般通過秘書部門反映給領(lǐng)導(dǎo),而領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的政策目標(biāo)、決策意圖、指揮決心等等,一般也是通過秘書部門一系列工作傳達到基層和群眾,秘書人員要自覺意識到秘書部門這一特殊地位,承擔(dān)起密切領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)與群眾關(guān)系的重大責(zé)任。秘書工作者必須相信群眾,把人民群眾作為依靠對象,而不能作為防范對象,因為我們黨是代表廣大人民群眾根本利益的,我們的政府是人民的政府,黨政機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)沒有任何害怕群眾的理由。二是秘書部門的許多工作必須依靠群眾的支持和配合,才能取得良好的效果。

二、秘書工作的基本要求

秘書工作的基本要求是:主動、高效、準(zhǔn)確、保密。

秘書工作的內(nèi)容非常豐富,每一項具體工作各有一些不同的具體要求,信息工作有信息工作的要求,文書工作有文書工作的要求,接待工作有接待工作的要求,等等。這里所說的“主動、高效、準(zhǔn)確、保密”四條基本要求,是根據(jù)秘書部門的基本智能和秘書工作的主要性質(zhì),對秘書工作提出的總的要求,也是秘書工作的服務(wù)對象期望秘書工作者達到的水平,它普遍適用于秘書部門的各項具體工作。

1.主動。秘書工作是為了領(lǐng)導(dǎo)活動服務(wù)的,這種服務(wù)本身不能是被動的,而應(yīng)是主動的。秘書在自己的職權(quán)范圍內(nèi)應(yīng)該敢于負責(zé),充分發(fā)揮主觀能動性和聰明才智,進行富有成效的創(chuàng)造性工作。主動不僅表現(xiàn)在輔助決策諸項工作的超前服務(wù)上,而且也表現(xiàn)在常規(guī)工作中。對于大量的龐雜而瑣碎的事務(wù),秘書不能被動應(yīng)付,而應(yīng)該把工作安排的科學(xué)化、程序化,做到忙而不亂。無論是政務(wù)工作還是業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作,無論是常規(guī)性工作還是臨時性任務(wù)都有以積極主動的態(tài)度和強烈的責(zé)任感去完成。如果缺乏主動進取精神,工作消極被動,什么事都不敢負責(zé)任,事無巨細都要讓領(lǐng)導(dǎo)拿主意給辦法,就會加重領(lǐng)導(dǎo)的負擔(dān),這樣的秘書不可能受到領(lǐng)導(dǎo)的歡迎。秘書要做到工作主動,就必須多從領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問題,要能夠預(yù)見到領(lǐng)導(dǎo)將要進行哪些活動,將要需要哪些方面的信息資料,哪些工作需要提前作準(zhǔn)備,這樣在領(lǐng)導(dǎo)一旦需要時,秘書就不會措手不及,被動應(yīng)付。

2.高效。高效是指花盡量少的時間、精力和物力取得最好的效果。任何工作都有講究效率,秘書工作的高效要求尤為重要,因為秘書工作的效率直接影響到領(lǐng)導(dǎo)工作的效率和質(zhì)量,也影響整個機關(guān)的辦事效率。秘書部門辦事效率高,對克服機關(guān)的官僚主義作風(fēng)具有重要意義。秘書部門的工作效率,主要體現(xiàn)在辦公、辦會、辦事的速度上,即要求秘書無論做什么工作,都要講究一個“快”字。講究快的同時,不是說就可以忽視工作質(zhì)量,因為效率必須保證質(zhì)量為前提。秘書工作的效率,是由多方面因素決定的,比如辦公室內(nèi)部管理水平如何,辦公設(shè)備是否先進,整個機關(guān)的工作作風(fēng),秘書人員的能力和效率觀念等等。因此,要提高秘書工作的效率,必須從多方面努力。但是,秘書人員不斷提高自身的能力、樹立高度的效率觀念這個主觀因素,無疑是其中最重要的一個方面。

3.準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是對秘書工作質(zhì)量的要求,也是提高效率的基礎(chǔ)。秘書的很多工作跟領(lǐng)導(dǎo)的決策指揮直接相關(guān),任何差錯都可能造成非常嚴重的后果。秘書起草或校對文件時,如果有一個提法不準(zhǔn)確,或者有一個字、一個數(shù)據(jù)甚至一個標(biāo)點符號有錯誤,都會影響對文件精神的理解,文件一旦發(fā)出就可能造成重大政策性事故。秘書做會議記錄,如果聽錯、記錯一句話,就會留下錯誤的原始記錄。秘書在傳達領(lǐng)導(dǎo)指示時,必須準(zhǔn)確無誤,不得走樣,不得加進有違領(lǐng)導(dǎo)本意的個人主觀意見,否則也可能造成嚴重后果。秘書在整理調(diào)查材料或加工處理信息時,必須仔細校對核查每一個重要數(shù)據(jù),不得有任何馬虎。要保證秘書工作準(zhǔn)確無誤,不出差錯,秘書人員必須做到:要堅持實事求是的原則,堅決反對瞞報浮夸,弄虛作假的惡劣作風(fēng),因為任何虛假不實的東西不可能是準(zhǔn)確的;要有高度的政治責(zé)任感,嚴謹認真的工作態(tài)度,踏實細致、一絲不茍的工作作風(fēng),秘書工作中出現(xiàn)的差錯,許多是由于秘書工作的不夠認真造成的;要嚴格執(zhí)行各種規(guī)章制度,例如崗位責(zé)任制、公文的審核簽發(fā)制度、印章使用登記制度等等;要提高自己的思想理論水平和政治水平,這是準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)決策意圖和具體指示的主觀條件,是避免內(nèi)容差錯所必須的,因為只有準(zhǔn)確地理解,才能準(zhǔn)確地形成文字、準(zhǔn)確地上下傳達、準(zhǔn)確地貫徹執(zhí)行。

4.保密。秘書工作是機要性強的工作,對秘書人員的保密要求比對機關(guān)一般人員的要求要高,因為秘書了解的機密范圍廣,級別高,一旦泄密對國家和單位造成的損失也特別嚴重。秘書工作要做到保密,就必須建立嚴格的保密制度,辦公室要配備必要的保密設(shè)備,如專用的文件保密室或機密文件保險柜等等。秘書人員的保密觀念則是做好保密工作的主觀條件。要做到不該說的機密絕對不說;不該問的絕對不問;不該看的機密絕對不看;不該記錄的機密絕對不記錄;不在非機密本上記錄機密;不在私人通信中涉及機密;不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C密;不在不利于保密的地方存放機密文件、資料;不在普通電話、普通信息網(wǎng)上傳達機密事項;不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。

(編輯/永安)