強(qiáng)化大中型企業(yè)檔案管理的四要素

梁紅艷　張　赫

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和完善,國(guó)有大中型企業(yè)的改革已進(jìn)入攻堅(jiān)階段。面臨新的形勢(shì),企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作能否順應(yīng)改革的大趨勢(shì),盡快建立起一整套適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理體制的檔案管理模式,是我們當(dāng)前和今后一段時(shí)期要解決的嚴(yán)峻課題。因此,必須改變傳統(tǒng)的、僵化的檔案管理方式,強(qiáng)化國(guó)有大中型企業(yè)檔案管理的“四要素”。即:精干有力的組織機(jī)構(gòu)、集中統(tǒng)一的管理模式、高效迅捷的現(xiàn)代化手段:一專多能的復(fù)合型人才。

一、精干有力的管理體系,是立足之本

國(guó)有大中型企業(yè)深化改革、轉(zhuǎn)機(jī)建制、強(qiáng)化管理的主要內(nèi)容之一,就是精減機(jī)構(gòu),形成高效的、新型的企業(yè)管理框架。在改革過程中,企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門不可避免的會(huì)受到一定的沖擊和影響。為適應(yīng)新體制的建立和發(fā)展,我們必須認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和貫徹“精簡(jiǎn)”的原則,結(jié)合檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、內(nèi)容、范圍及職責(zé),從實(shí)際出發(fā),建立起一個(gè)精干高效、運(yùn)作有力的檔案管理體系,這是搞好企業(yè)檔案管理的根本保證。一是要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。成立以企業(yè)主要負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)、具備一定行政管理職能的檔案管理機(jī)構(gòu),將檔案管理納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,為企業(yè)檔案管理工作的法治化、正規(guī)化建設(shè),提供可靠的組織保障。二是要加強(qiáng)依法治檔。健全完善的規(guī)章制度是企業(yè)檔案管理的行為準(zhǔn)則,是企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)行使職能的依據(jù)和手段。值得注意的是,由于國(guó)有大中型企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)不盡相同,所以,依法治檔不能搞“一刀切”。既要堅(jiān)持原則,又要靈活運(yùn)用,形成適合本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的檔案管理制度。三是要實(shí)行網(wǎng)絡(luò)控制。強(qiáng)化基層檔案組織建設(shè),建立橫向協(xié)作、縱向統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在橫向上,加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督和指導(dǎo);在縱向上,搞好企業(yè)檔案整體工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一部署和統(tǒng)一考核。

二、集中統(tǒng)一的管理模式是客觀需要

企業(yè)檔案由分散型管理向集約化管理的轉(zhuǎn)化,反映了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和運(yùn)行規(guī)律的集約化。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的企業(yè),作為獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)實(shí)體,直接參與激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),客觀上要求檔案部門提供綜合性、宏觀性、整體性的信息。企業(yè)檔案集中管理,既要考慮現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值,又要考慮企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的歷史文化價(jià)值。也就是說(shuō),企業(yè)檔案管理要以集中的信息整體形式來(lái)支持總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),并延續(xù)和反映企業(yè)整體的發(fā)展。由此可見,企業(yè)檔案集中統(tǒng)一的管理模式是客觀需要。

三、高效迅捷的現(xiàn)代化手段,是必由之路

當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的信息時(shí)代,“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”已成為社會(huì)進(jìn)步、企業(yè)發(fā)展的主旋律。企業(yè)的生存發(fā)展越來(lái)越趨向于以科技取勝,企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)質(zhì)上就是科技的競(jìng)爭(zhēng)、信息的競(jìng)爭(zhēng)。新的社會(huì)環(huán)境、企業(yè)環(huán)境賦予檔案工作新的活力和新的使命,如何擺脫落后的管理方式,運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段,不斷提高工作效率和質(zhì)量,是企業(yè)檔案管理工作求生存、求發(fā)展的必由之路。一是技術(shù)設(shè)備的現(xiàn)代化。信息處理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在國(guó)有大中型企業(yè)中的應(yīng)用和發(fā)展,形成了軟盤、光盤、網(wǎng)絡(luò)郵件等多種新型的檔案載體,這就要求檔案管理必須開發(fā)、應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備、保護(hù)措施,以營(yíng)造一個(gè)安全、完善的檔案管理和保護(hù)環(huán)境。二是業(yè)務(wù)管理現(xiàn)代化。隨著企業(yè)集約化、規(guī)模化改組、改制工作的縱深發(fā)展,企業(yè)檔案信息庫(kù)存量激增,傳統(tǒng)的管理手段與客觀現(xiàn)實(shí)的需求之間的矛盾日趨尖銳。開發(fā)和應(yīng)用微機(jī)軟件管理企業(yè)檔案,對(duì)庫(kù)存檔案實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理;是提高檔案工作效率的有效手段。三是檔案利用現(xiàn)代化。就是要充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息傳遞技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地查詢和

資源網(wǎng)上共享。這是檔案工作今后發(fā)展的途徑和方向。

四、一專多能的高素質(zhì)人才,是必要條件

現(xiàn)代化國(guó)有大中型企業(yè)的集約化、信息化管理以及精簡(jiǎn)高效運(yùn)作框架,意味著企業(yè)檔案管理工作不能再停留在傳統(tǒng)的專一化、保守型的管理模式。檔案人員的個(gè)人素質(zhì)和檔案隊(duì)伍的整體水平必須有所優(yōu)化和提高,以適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)檔案工作的需要。因而,對(duì)檔案管理人員提出了高層次、多方位、復(fù)合型的要求;。即一人多崗、一專多能。一是要熟練應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備。這是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員必須具備的基本素質(zhì),是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的前提條件。二是要全面掌握現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)。檔案管理人員要學(xué)會(huì)應(yīng)用信息處理技術(shù),實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的微機(jī)立卷、查詢、調(diào)卷等業(yè)務(wù)管理。三是要及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)?，F(xiàn)代國(guó)有大中型企業(yè)的檔案工作者,要順應(yīng)時(shí)代的需要,及時(shí)轉(zhuǎn)變守舊、封閉的思想觀念,不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)、吸收新經(jīng)驗(yàn);充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,積極開拓、勇于創(chuàng)新,使自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)始終與客觀需求保持同步。這是廣大檔案工作者必備的職業(yè)修養(yǎng),也是推動(dòng)檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的動(dòng)力源泉。(編輯/永安)