科技檔案實行計算機(jī)管理的嘗試

金　易　黃麗霞

科技檔案是檔案管理工作中的重要組成部分,由于在以往科技檔案管理工作中,采用的都是人工管理模式,檔案存放在檔案裝具中,不但占據(jù)的空間較大,而且隨著時間的推移,檔案原件必將受到不同程度的腐蝕和磨損。特別是查閱檔案時,借助分類目錄進(jìn)行人工查找,不僅查找的速度慢、效率低,而且達(dá)不到100%的查全率和查準(zhǔn)率。

筆者從事檔案管理工作已經(jīng)十多年的時間,可以說最讓人發(fā)怵和頭痛的就是每年的立卷工作。分類、組卷、擬定案卷標(biāo)題、抄寫卷內(nèi)目錄、打號、裝訂排架等一系列的煩瑣手工操作,三位檔案員每年1 000余卷,就得需要7～8個月的時間。隨著郵電分營、電信重組、機(jī)構(gòu)的變革、檔案人員的精減,收集檔案范圍的擴(kuò)大(市縣一體化)。怎樣才能徹底解放生產(chǎn)力,提高工作效率,使檔案人員有更多的時間從事檔案信息開發(fā)。2007年,我公司自行開發(fā)了一套《企業(yè)檔案管理系統(tǒng)》軟件,主要應(yīng)用于科技檔案的管理,經(jīng)過兩年的實踐,筆者認(rèn)為改革是比較成功的。

一、《企業(yè)檔案管理系統(tǒng)》操作流程

1.工程項目案卷名稱及目錄的錄入。進(jìn)入本系統(tǒng)之前,設(shè)置了命令檢驗關(guān)卡,這對于保護(hù)企業(yè)檔案的安全性很有效。使用步驟為:輸入“操作員”的代碼及密碼。本系統(tǒng)共設(shè)計了兩極用戶權(quán)限,不同的用戶有其各自的密碼,并從屬于不同的級別,而不同級別用戶的使用權(quán)限不同。進(jìn)入系統(tǒng)后,首先是對一項工程案卷的名稱進(jìn)行錄入,內(nèi)容包括案卷號、設(shè)計編號、歸檔日期、編制日期、圖紙頁數(shù)、文字頁數(shù)、照片頁數(shù)、工程項目名稱、施工單位、設(shè)計單位、保管期限、密級。完成案卷題名錄入后,單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉此錄入窗口,然后進(jìn)入“卷內(nèi)目錄錄入”。步驟如下:(1)輸入一卷目錄的“案卷號”后按“Tab”鍵。(2)輸入一卷目錄中文件“序號”按“Tab”鍵。(3)一個“序號”代表該卷內(nèi)的一項內(nèi)容,例如:此卷的組成有開工報告、竣工報告、測試記錄、驗收記錄、施工合同、竣工圖紙共計六項內(nèi)容。那么,這個卷的目錄就由六個序號組成。(4)特別值得注意的是在輸入“文檔路徑”時,要與卷內(nèi)目錄案卷號一致。例如:錄入的卷內(nèi)目錄的案卷號為“E2.91.66”則它的“文檔路徑”應(yīng)輸入“H:E2.91 ?搖E2.91.66 ”。如路徑輸入有誤的話,待掃描時案卷內(nèi)容與案卷目錄所輸入的不相符,就查詢不到相應(yīng)的檔案內(nèi)容。(5)當(dāng)確定一卷內(nèi)目錄的內(nèi)容已錄入完畢并準(zhǔn)確,就按“打印”鍵。一張清晰明了的卷內(nèi)目錄就完成了。

2.工程項目案卷的全息存貯。為保護(hù)檔案原件及方便利用,我們將每項工程檔案的內(nèi)容進(jìn)行原件掃描。分為“RGB”色彩和黑白兩種。若檔案內(nèi)容有彩色的時候,比如決算書上的“公章”、“名章”時就用“RGB”類型進(jìn)行掃描,使利用者看到的檔案內(nèi)容更加具有真實感、準(zhǔn)確感。

掃描系統(tǒng)存在的不足是圖紙不能掃描,因為線路工程及電纜工程等零號圖紙所占字節(jié)太大,又考慮到必須配備圖紙掃描儀、顯示屏及相應(yīng)的圖紙打印機(jī),資金投入過多。因此,需要有一定的時間才能實現(xiàn)完全意義上的全息存貯。

3.工程項目案卷查詢。該系統(tǒng)所進(jìn)行的檔案查詢均采用模糊查詢方式,可分為:(1)單一查詢,即只要提供所要查詢的某案卷的具體一項內(nèi)容,如“案卷號”或“設(shè)計編號”,就可以迅速查詢到該卷的內(nèi)容。(2)多想查詢,即可對“工程項目名稱”、“設(shè)計單位”、“施工單位”三個查詢條件進(jìn)行自由組合,可以三個同時選取,也可選擇其中的一個或兩個,并輸入所選擇的查詢條件的相應(yīng)查詢信息,就可以檢索所要的檔案內(nèi)容了。這樣對調(diào)卷者十分方便,只要提供所要查詢檔案名稱的某一項,如“工程名稱”、“設(shè)計單位”或“設(shè)計編號”,檔案員就迅速、快捷、準(zhǔn)確地調(diào)出利用者所需的檔案內(nèi)容。

二、科技檔案實現(xiàn)計算機(jī)管理的實踐結(jié)果

1.行業(yè)特點突出。我們是根據(jù)通信公司的特點,自己開發(fā)的計算機(jī)管理系統(tǒng),具有本專業(yè)的特點,應(yīng)用實際、方便、快捷。

2.隨著工程驗收,檔案及時歸檔。各項工程驗收時,檔案員都必須參加,收集檔案完整齊全。每次所收檔案立即編寫案卷號并按類別輸入計算機(jī)。查找調(diào)卷特別方便,掌握歸檔案卷數(shù)量及時準(zhǔn)確。

3.多種檢索途徑,滿足不同查詢條件。檔案管理系統(tǒng)有一臺服務(wù)器,兩個工作站。根據(jù)分類說明,即使不明白檔案分類原則,也可以快捷地查詢到所需要資料。除了計算機(jī)系統(tǒng)直接查詢檔案,作為輔助查詢工具,我們還編制了《檔案分類目錄》、《檔案總目錄》、《設(shè)備檔案目錄》、《科研項目檔案目錄》等多種檢索工具,其作用各不相同,可根據(jù)利用者提供的不同線索,有針對性地選擇目錄,達(dá)到快捷查詢的目的。

4.解放勞動生產(chǎn)力,提高工作效率。實行科技檔案計算機(jī)管理極大地節(jié)約了活勞動和物化勞動,提高了積極效益?；顒趧蛹次镔|(zhì)資料生產(chǎn)過程中勞動者體力和腦力的消耗。計算機(jī)系統(tǒng)管理檔案已成為檔案員的最佳助手和伙伴,簡便的歸檔方法已將檔案員從繁重的立卷工作中解脫出來,有更多的精力投入到編研工作中。編研與實際工作緊密相結(jié)合的成果,主動對存貯的檔案信息進(jìn)行處理、分析、研究,將檔案轉(zhuǎn)為本行業(yè)的智囊。

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括:

(1)用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫,然后按不同的要求,利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等。

(2)用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照案卷著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形勢特征,檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件。

(3)用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況,包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率、檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。

總之,利用現(xiàn)代化科技手段提高電信企業(yè)的檔案管理工作,加快了查詢檔案速度,為有效利用檔案信息提供了很大的方便。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)投入生產(chǎn)后,是我公司整個工程科技項目的檔案管理邁上一個新臺階,同時也為增強(qiáng)檔案管理,提高數(shù)據(jù)檢索速度,實現(xiàn)檔案收藏的最佳效益,節(jié)約辦公費用奠定了一定的基礎(chǔ)。該系統(tǒng)的應(yīng)用減輕了工程項目檔案數(shù)據(jù)資料的檢索、變更、存檔等工作強(qiáng)度,對生產(chǎn)運(yùn)行和將來的發(fā)展計劃起到一定的指導(dǎo)作用。(編輯/劉佳)