醫(yī)院衛(wèi)生材料管理

馬 力 楊慶華 李長庭

【摘要】 分析了醫(yī)療衛(wèi)生材料管理的問題,并提出相關舉措。

【關鍵詞】 醫(yī)院;衛(wèi)生材料;管理;問題;對策

衛(wèi)生材料是醫(yī)院臨床科室、醫(yī)技科室在為病人診療、檢驗檢查過程中使用而消失或改變實物形態(tài)的物品,主要包括:手術用特殊材料、介入診療用特殊材料、手術用一次性衛(wèi)生材料、一般診療用衛(wèi)生材料等。

一、醫(yī)院衛(wèi)生材料管理存在的問題

1.衛(wèi)生材料管理內控制度不夠完善。內部控制通過采取嚴格的控制措施,特別是不相容業(yè)務的分工,使相關崗位形成一種內部相互牽制的關系,能做到有效制止浪費,防止各種貪污舞弊行為,確保醫(yī)院資產的安全完整。多數醫(yī)院為加強衛(wèi)生材料管理,從耗材的招標、采購、入庫到出庫過程都制定了一套完整的制度,由于相關部門對內控的作用認識不夠或制度設計不夠科學嚴謹,僅僅把一些業(yè)務規(guī)章制度當作是內部控制制度,其職責劃分、獎懲標準不明確,稽核范圍過于狹窄,影響了執(zhí)行的效果。財務采購部門人員素質參差不齊,崗位變動比較頻繁,專業(yè)技術、業(yè)務能力及知識水平比較欠缺,在一定程度上也導致內控措施難以落實和發(fā)揮應有效用。

2.醫(yī)院信息系統(tǒng)建設滯后,難以滿足管理需要。為了應對日益繁重的管理工作,當前,大多數醫(yī)院紛紛建立醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS),實行計算機管理衛(wèi)生材料,由于信息系統(tǒng)建設滯后,目前仍無法滿足管理上的需要,管理信息不能隨著耗材的流轉而流轉,表現在:(1)科室領出耗材后的管理信息沒有跟上,仍停留在器械科庫房一級; (2)高值耗材收費系統(tǒng)沒有和醫(yī)院信息系統(tǒng)相連,無法監(jiān)控材料是否用到患者身上,是否有漏費;(3)可收費和不可收費的衛(wèi)生材料沒有分別管理,信息較為粗糙,難以滿足管理上的需要。

3.審計監(jiān)督不力。審計具有監(jiān)督職能作用,是醫(yī)院管理的重要手段。開展衛(wèi)生材料審計能夠發(fā)現衛(wèi)生材料管理中存在的問題,并有針對性地提出建設性意見和改進措施,以利管理人員更有效地進行管理。醫(yī)院領導對內部審計不重視,審計獨立性和權威性有限,審計人員素質不高,內部審計監(jiān)督職能作用難以真正發(fā)揮。

二、加強醫(yī)院衛(wèi)生材料管理的幾項舉措

1.加強衛(wèi)生材料計劃管理。在衛(wèi)生材料管理中必須強調計劃性,作為物資管理部門必須了解臨床使用耗材相關信息,以及護士長管理下級庫房庫存情況,應主動配合各科護士長,根據歷年消耗記錄,結合當前工作量,按一定比例、系數編制季度、月度計劃,物資管理計劃部門匯同相關使用科室、職能部門審核、匯總,確定衛(wèi)材計劃品牌、數量、預算價格,并報給財務部門,作為使用資金依據;報給采購、倉儲部門,作為訂貨、采購組織發(fā)貨的依據。通過衛(wèi)材用量計劃,可確保采購部門將工作重點和工作時間放在價格高和數量多的衛(wèi)材選擇上。為降低庫存,采購任務可一次完成,按月、旬交貨。按計劃批量采購,可使采購部門獲得最佳價格機會,把握市場衛(wèi)材價格漲跌脈搏,使醫(yī)院病人得到最大實惠,也提高了庫房記帳、保管人員工作效率,做到貨票同行,保證臨床科室成本核算真實性。

2.完善衛(wèi)生材料內部管理控制制度

(1)制定規(guī)范的采購管理制度,降低采購成本。采購一般是各單位比較敏感的話題,醫(yī)院更應該對采購環(huán)節(jié)建立完善的管理制度,確保采購過程透明化。首先明確采購程序,由使用科室提出申請,由保管部門匯總編制采購計劃表報主管領導審批,然后交采購部門實施采購。對大額貴重材料的采購要實行集中招標采購。

(2)加強衛(wèi)生材料的驗收及保管。衛(wèi)生材料入庫前,由驗收部門檢驗簽章。驗收中發(fā)現與采購合同或采購計劃有出入,應及時告知采購部門及財務部門,拒絕簽收及付款。對于驗收合格的材料,及時辦理入庫手續(xù)。入庫后要按衛(wèi)生材料的分類進行存放,便于領用和發(fā)放。發(fā)放過程要嚴格按照程序進行。醫(yī)院必須定期組織人員對材料進行清查盤點。對于過期失效的材料要及時清理防止流入科室。對于即將失效的要上報采購部門進行退換貨,防止損失發(fā)生。

3.強化醫(yī)院信息系統(tǒng)建設,進行實時物流監(jiān)控。醫(yī)院信息系統(tǒng)建設必須配套。醫(yī)院的衛(wèi)生材料管理信息系統(tǒng)建設實時連接醫(yī)院信息系統(tǒng)和醫(yī)院成本核算系統(tǒng)。醫(yī)院物料管理系統(tǒng)建設要和醫(yī)院成本核算系統(tǒng)建設相配套,實現可收費衛(wèi)生材料和患者的醫(yī)囑及收費記錄相對應,嚴格按收費標準和價格政策收費。不對患者單獨收費的衛(wèi)生材料,作為科室內部消耗,月底盤存。

4.加強衛(wèi)生材料專項審計。醫(yī)院審計部門成立專項審計小組,要求衛(wèi)生材料管理部門、財務部門提供相關的檢查資料,對衛(wèi)生材料購進流程的合法性、合規(guī)性、核算管理和內部控制管理進行審核和評價。審計內容如下:衛(wèi)生材料核算管理內部控制制度評價;衛(wèi)生材料的預算和計劃管理、采購管理、稽查盤點、盈虧處置等情況;衛(wèi)生材料收、發(fā)、存管理情況;衛(wèi)生材料成本管理與核算情況;衛(wèi)生材料收入及折扣情況;衛(wèi)生材料供應商應付款情況;承擔衛(wèi)生材料管理科室的業(yè)務協作和職能分工情況。