WBS在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用研究

林　耘

摘要：文章主要介紹了項(xiàng)目管理及WBS的概念，并說(shuō)明了WBS在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用，并且舉例進(jìn)行分析，并結(jié)合Project軟件得出的分析結(jié)果。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；WBS；Project軟件

中圖分類(lèi)號(hào)：F224.5

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1006－8937(2009)16－0062－02

1項(xiàng)目管理定義

項(xiàng)目管理是一種對(duì)項(xiàng)目及其相關(guān)資源的管理活動(dòng)，指的是項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組織運(yùn)用科學(xué)系統(tǒng)的理論和方法對(duì)資源進(jìn)行計(jì)劃組織協(xié)調(diào)控制的過(guò)程。它的目的是使得管理工作按照一定的次序有條不紊的運(yùn)行，從而避免工作上的不銜接和資源的浪費(fèi)，從而以最小的資源完成最大的項(xiàng)目任務(wù)。

1.1項(xiàng)目管理的特點(diǎn)

①?gòu)?fù)雜性。對(duì)于一個(gè)具體的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，它往往是由許多的部分構(gòu)成，而且涉及到多個(gè)組織、多種學(xué)科以及多種技術(shù)，并且項(xiàng)目在執(zhí)行的過(guò)程中會(huì)有許多未知因素和不確定性，并且通常都沒(méi)有或者很少會(huì)有以往的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，項(xiàng)目組通常也是由一些具有不同經(jīng)歷和來(lái)自不同組織的人員組成，所以項(xiàng)目管理的復(fù)雜性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于一般的生產(chǎn)管理。

②集權(quán)性和組織性。不同的項(xiàng)目其復(fù)雜性也是不一樣的，通常來(lái)說(shuō)項(xiàng)目越大其涉及到的學(xué)科技術(shù)種類(lèi)也就越多，項(xiàng)目也就越復(fù)雜。項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題可能會(huì)涉及到各個(gè)組織部門(mén)，所以這就要求不同的部門(mén)間能夠相互配合和迅速的做出反應(yīng)。但目前企業(yè)的職能組織都有自己的分工和權(quán)限，各部門(mén)之間的溝通和協(xié)調(diào)并不能與項(xiàng)目的要求相吻合，因此需要根據(jù)每一個(gè)單一的項(xiàng)目建立起專(zhuān)業(yè)的決策組織，這樣的組織一般由來(lái)自不同專(zhuān)業(yè)和不同部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員構(gòu)成，它應(yīng)該具有一定的集權(quán)性不受現(xiàn)行組織的約束。

③目的性。項(xiàng)目管理的目的性比較明確，一般一個(gè)項(xiàng)目都是為了完成某個(gè)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)某個(gè)目標(biāo)而設(shè)立的，項(xiàng)目多實(shí)行目標(biāo)管理。

④創(chuàng)造性。一般的項(xiàng)目都是一次性的，因此項(xiàng)目所具有的風(fēng)險(xiǎn)性是與一般的管理有所區(qū)別的，因而就必須發(fā)揮項(xiàng)目組成員的創(chuàng)造性，項(xiàng)目的創(chuàng)造性依賴(lài)于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和支持。

1.2項(xiàng)目管理的基本職能

項(xiàng)目管理的基本職能包括計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制。計(jì)劃，就是把項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程和目標(biāo)納入到計(jì)劃中來(lái)，從而進(jìn)行統(tǒng)一的組織與協(xié)調(diào)；組織，就是建立合理的組織結(jié)構(gòu)和管理體系來(lái)確保目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；協(xié)調(diào)，指的是對(duì)項(xiàng)目所有的活動(dòng)和相關(guān)力量進(jìn)行協(xié)調(diào)；控制，是指通過(guò)各種目標(biāo)和指標(biāo)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施與結(jié)果等進(jìn)行調(diào)控。

項(xiàng)目計(jì)劃的目的就是利用盡可能低的成本完成盡可能高的質(zhì)量，我們?cè)诂F(xiàn)實(shí)中最常用的項(xiàng)目計(jì)劃工具就是工作分解結(jié)構(gòu)的方法，也就是WBS方法。

2WBS在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用研究

2.1WBS的定義

WBS是英文Work Breakdown Structure(工作分解結(jié)構(gòu))的縮寫(xiě)。W－Work：為克服障礙、實(shí)現(xiàn)某種目標(biāo)而通過(guò)身體或頭腦付出努力或施展才能；B－Breakdown：劃分成部件或分類(lèi)；分離成基本物質(zhì)；經(jīng)受分解；S－Structure：事物在明確的組織形式下的排列。它是一種全面、系統(tǒng)的分析工程項(xiàng)目的工具，關(guān)于WBS的定義最早可以追溯到美國(guó)國(guó)防部國(guó)防系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作手冊(cè)，在手冊(cè)中把WBS解釋為一個(gè)以產(chǎn)品為中心的層次體系。它的層次體系是按照可交付成果進(jìn)行分解的，工作項(xiàng)目每分解一個(gè)層次，表示對(duì)某個(gè)項(xiàng)目的具體工作定義加深一步，對(duì)項(xiàng)目工作的解釋更詳細(xì)。

2.2WBS的作用

WBS有以下五個(gè)方面的作用：第一，WBS可以描述思路的規(guī)劃和設(shè)計(jì)；第二，WBS可以清晰的展示出項(xiàng)目所要做的所有工作；第三，WBS可以展現(xiàn)項(xiàng)目的全貌，并可以詳細(xì)說(shuō)明為完成項(xiàng)目所必須完成的各項(xiàng)工作以及完成的相關(guān)計(jì)劃；第四，WBS可以將各項(xiàng)任務(wù)都落實(shí)到具體的某個(gè)部門(mén)和某個(gè)人，有利于界定職責(zé)和權(quán)限以及項(xiàng)目各個(gè)方面的溝通；第五，WBS還為我們定義了里程碑事件，這為我們向高級(jí)管理層和客戶(hù)報(bào)告項(xiàng)目完成情況提供報(bào)告工具。

WBS分解的實(shí)質(zhì)思想之一是要體現(xiàn)在項(xiàng)目過(guò)程中的項(xiàng)目職責(zé)的落實(shí)和明確劃分。從工程項(xiàng)目管理的特點(diǎn)可以發(fā)現(xiàn)，工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程相對(duì)松散靈活，但是在責(zé)權(quán)確認(rèn)的認(rèn)證流程上卻是相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模恳豁?xiàng)可交付的項(xiàng)目成果都有嚴(yán)格的多方層層確認(rèn)過(guò)程，以保證其項(xiàng)目成果達(dá)到各方標(biāo)準(zhǔn)要求。“責(zé)任到人”是項(xiàng)目管理的核心，實(shí)際工作中項(xiàng)目管理最怕的就是“事情出了沒(méi)人認(rèn)賬，沒(méi)人負(fù)責(zé)”。要避免這個(gè)問(wèn)題的出現(xiàn)，就要在每一層次WBS分解過(guò)程中都考慮到項(xiàng)目責(zé)任劃分和歸屬，盡可能每一個(gè)最底層的節(jié)點(diǎn)都有唯一的主責(zé)部VJ(或責(zé)任人)相對(duì)應(yīng)，其分解的粒度是“可以分配、可以交付”。

與傳統(tǒng)的進(jìn)度計(jì)劃比起來(lái)，WBS可以將所有與項(xiàng)目相關(guān)的元素都集合起來(lái)，它還可以很好的將與項(xiàng)目管理相關(guān)的元素。在實(shí)際工程項(xiàng)目中，這些管理元素將會(huì)起著重要的作用，因此通過(guò)WBS可以很好的對(duì)這些傳統(tǒng)進(jìn)度計(jì)劃不涉及的元素進(jìn)行很好的管理與分解。例如在費(fèi)用管理上，可以對(duì)工程費(fèi)用進(jìn)行自上而下的分解，把費(fèi)用分?jǐn)偟礁鱾€(gè)WBS上，然后在工程執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行自下而上的匯總，統(tǒng)計(jì)到各個(gè)WBS的不同級(jí)別，然后進(jìn)行分析判斷。

WBS在不同的使用階段也有不同的側(cè)重作用：WBS在項(xiàng)目謀劃階段的作用是確認(rèn)項(xiàng)目范圍，明確責(zé)任分配；項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，根據(jù)WBS估算項(xiàng)目進(jìn)度，成本；項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)，檢查項(xiàng)目是否按時(shí)按量完成，整體項(xiàng)目路徑的調(diào)整，項(xiàng)目進(jìn)度，費(fèi)用的聯(lián)合控制；項(xiàng)目結(jié)束時(shí)。可以作為績(jī)效衡量的基準(zhǔn)?？傊?，WBS是貫穿工程項(xiàng)目全過(guò)程的一條主線(xiàn)，能將計(jì)劃、實(shí)施控制、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)串聯(lián)起來(lái)，形成項(xiàng)目的集成管理。

2.3WBS應(yīng)用時(shí)需注意的問(wèn)題

①要在做WBS項(xiàng)目分解前充分了解項(xiàng)目的相關(guān)事項(xiàng)，特別是要認(rèn)真研究項(xiàng)目合同，了解項(xiàng)目的任務(wù)與范圍。②WBS是一個(gè)復(fù)雜問(wèn)題簡(jiǎn)單化的過(guò)程，但是在簡(jiǎn)單化的過(guò)程中，我們要掌握一個(gè)尺度，在向下分解的時(shí)候不能無(wú)限的分解，要堅(jiān)持最后分解的任務(wù)或者元素能夠有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人或者負(fù)責(zé)單位，也就是說(shuō)最后可以交付。③WBS應(yīng)該要和項(xiàng)目中其他的編碼體系結(jié)合起來(lái)。

2.4WBS的步驟

不同項(xiàng)目管理的目標(biāo)和重點(diǎn)由于項(xiàng)目的范圍和性質(zhì)不一樣而不一樣，項(xiàng)目的分解結(jié)構(gòu)也會(huì)不一樣，但不論是何種項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)都要遵循一定的原則和方法，具體來(lái)說(shuō)包括以下五個(gè)方面：

第一是要明確項(xiàng)目的特性和可分解的層次，盡可能的分解到最后一層，從而有利用工作的開(kāi)展；第二要確定項(xiàng)目管理的主次，要?jiǎng)澐种攸c(diǎn)并為項(xiàng)目管理的目標(biāo)劃分優(yōu)先次序；第三個(gè)方面是根據(jù)管理目標(biāo)的優(yōu)先次序再確定每個(gè)級(jí)別的WBS劃分方法；第四個(gè)方面是指要確定所有可進(jìn)行交付成果的元素；最后是要對(duì)進(jìn)行工作分解結(jié)構(gòu)的元素進(jìn)行相應(yīng)的編碼。

從以上我們可以看出，WBS是通過(guò)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行定義，以明確各項(xiàng)工作任務(wù)的具體事項(xiàng)，它對(duì)項(xiàng)目管理作用重大，所以很多項(xiàng)目管理人員都非常重視WBS在項(xiàng)目管理中的作用，很多情況下都是“沒(méi)有WBS，就沒(méi)有項(xiàng)目管理”。在從事項(xiàng)目管理的過(guò)程中，有一句格言就是“做正確的事，正確地做事”，而WBS想要解決的就是“做正確的事”問(wèn)題，只有明確了“做正確的事”，“正確地做事”才有基礎(chǔ)，所以我們說(shuō)WBS是現(xiàn)代項(xiàng)目管理的重要基石。

3實(shí)例分析

某建筑公司考慮到今后發(fā)展的需要，計(jì)劃組建一個(gè)項(xiàng)目組，在某處修建一個(gè)新的工廠，我們以該工廠為例，對(duì)WBS的運(yùn)用進(jìn)行分析。

①利用WBS對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解(如表1)。

利用WBS我們可以很好的對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行一步步的分解，直至最后落實(shí)到某個(gè)具體清晰的子任務(wù)，進(jìn)而落實(shí)到每個(gè)部門(mén)每個(gè)人，使得每個(gè)事情都有人做，每個(gè)任務(wù)都能找到負(fù)責(zé)人，從而有利于項(xiàng)目工作的開(kāi)展與管理。

②活動(dòng)列表、緊前工序和工期估計(jì)情況(如表2)。

通過(guò)WBS的工序和項(xiàng)目的分解，我們可以很好的明確項(xiàng)目的每一項(xiàng)任務(wù)和各個(gè)工序情況，緊前工序以及工期等的估計(jì)與安排可以很好的對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全程的管理和監(jiān)控，從而提高項(xiàng)目管理的效率以及項(xiàng)目完成的效果。

我們可以利用Project軟件對(duì)工期進(jìn)行綜合的分析，我們可以得出此項(xiàng)工程所需要的總工期為12天，并且我們還可以根據(jù)實(shí)際情況畫(huà)出網(wǎng)絡(luò)圖和甘特圖從而對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程進(jìn)行控制。

總的來(lái)說(shuō)，WBS是一種進(jìn)行項(xiàng)目管理的非常有效的方法，它可以把每個(gè)項(xiàng)目任務(wù)分解具體的某個(gè)人和某個(gè)部門(mén)，從而提高項(xiàng)目的順利運(yùn)行和項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此WBS在項(xiàng)目管理中起著非常重要的作用，它在很大的程度上都可以影響項(xiàng)目管理的成敗。