淺談Word 郵件合并的使用技巧

梁麗容

“郵件合并”最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說(shuō),就是在郵件文檔(主文檔)的固定內(nèi)容中,合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料,從而批量生成需要的郵件文檔,從而大大提高工作效率。

“郵件合并”適用于需要制作的數(shù)量比較大且文檔內(nèi)容可分為固定不變的部分和變化的部分(比如打印信封,寄信人信息是固定不變的,而收信人信息是變化的部分),變化的內(nèi)容來(lái)自數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表。

一、基本的合并過(guò)程

郵件合并的基本過(guò)程包括三個(gè)步驟。只要掌握了這些過(guò)程,就可以得心應(yīng)手地利用“郵件合并”來(lái)完成批量作業(yè)。

1.建立主文檔

主文檔是指郵件合并內(nèi)容固定不變的部分,如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文檔的過(guò)程,與新建一個(gè)Word文檔一模一樣。在進(jìn)行郵件合并之前,它只是一個(gè)普通的文檔。唯一不同的是,如果正在為郵件合并創(chuàng)建一個(gè)主文檔,需要考慮一下,這份文檔要如何寫才能與數(shù)據(jù)源更完美地結(jié)合,滿足具體的要求。另外,寫主文檔的時(shí)候也可以反過(guò)來(lái)提醒作者,是否需要對(duì)數(shù)據(jù)源的信息進(jìn)行必要修改,以符合書信寫作的習(xí)慣。

2.準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表,其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容,如Excel表格、Access數(shù)據(jù)庫(kù)。如果沒(méi)有現(xiàn)成的數(shù)據(jù)資料,也可以重新建立一個(gè)數(shù)據(jù)源。

實(shí)際工作中,可能需要在Excel表格中加一行標(biāo)題。如果要用為數(shù)據(jù)源,應(yīng)該先將其刪除,得到以標(biāo)題行(字段名)開始的一張Excel表格,使用這些字段名來(lái)引用數(shù)據(jù)表中的記錄。

3.將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中

利用“郵件合并”工具,可以將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中,得到目標(biāo)文檔。合并完成的文檔份數(shù)取決于數(shù)據(jù)表中記錄的條數(shù)。

二、應(yīng)用示例——信函合并

例如,出于個(gè)人信息的保密需要,需要給一組聯(lián)系人各發(fā)一封內(nèi)容大致相同而稱呼與關(guān)鍵信息不同的信函。一種做法是打印出模板,然后手填有區(qū)別的信息。但是,也可以做得更完美一些,使這些信函看起來(lái)像是專為某個(gè)人寫的?！班]件合并”就可以幫助我們輕松實(shí)現(xiàn)這個(gè)愿望。

舉例:每年八月份,某技工學(xué)校要向已錄取的同學(xué)發(fā)送錄取通知書。

1.創(chuàng)建主文檔示例(括號(hào)內(nèi)為變化的信息,將被數(shù)據(jù)表中的相關(guān)字段代替)

(姓名)同學(xué):

經(jīng)審核,我校決定錄取你為(錄取專業(yè))專業(yè)2008級(jí)學(xué)生。請(qǐng)接到通知后帶上相關(guān)證件于2008年8月20日至2008年8月23日來(lái)校報(bào)到,逾期末報(bào)到,取消入學(xué)資格。

XX省X X技工學(xué)校

2008年8月10日

2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)源方法

將根據(jù)新生信息的匯總表,包括姓名、性別、錄取專業(yè)、聯(lián)系方式等必要信息,另存一份備份,并對(duì)將其中多余的字段,如性別、聯(lián)系方式等刪除。

3.將數(shù)據(jù)源合并到主文檔步驟

打開主文檔,點(diǎn)擊菜單欄的“工具”——“信函與郵件”——“郵件合并”,在Word工作區(qū)的右側(cè)將會(huì)出現(xiàn)郵件合并的任務(wù)窗格。它將引導(dǎo)我們一步一步、輕松地完成郵件合并。在同一個(gè)菜單,還可以選擇“顯示郵件合并”工具欄,方便操作。

第一,選擇文檔的類型,使用默認(rèn)的“信函”即可。之后,在任務(wù)窗格的下方點(diǎn)擊“下一步:正在啟動(dòng)文檔”。由于主文檔已經(jīng)打開,選擇“使用當(dāng)前文檔”作為開始文檔。

第二,選擇收件人,即找到數(shù)據(jù)源。選擇“使用現(xiàn)有列表”,并點(diǎn)擊下方的“瀏覽”,選擇數(shù)據(jù)表所在位置并將其打開(如果工作簿中有多個(gè)工作,選擇數(shù)據(jù)所在的工作表并將其打開)。在隨后彈出的“郵件合并收件人”對(duì)話框中,對(duì)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和排序,具體操作方法與Excel表格類似,這里不贅述。

第三,撰寫信函。任務(wù)窗格上顯示了“地址塊”、“問(wèn)候語(yǔ)”、“電子郵政”和“其他項(xiàng)目”四個(gè)選項(xiàng)。前三個(gè)的用途是常用的一些文檔規(guī)范,可以將數(shù)據(jù)源中的某個(gè)字段映射到標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)中的某個(gè)字段,從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)按規(guī)范進(jìn)行設(shè)置。不過(guò),更靈活的做法是自己進(jìn)行編排。

選中主文檔中將要被替換的部分,將其刪除。點(diǎn)擊任務(wù)窗格的“其他項(xiàng)目”,在彈出的“插入合并域”對(duì)話框中,選擇“姓名”這個(gè)字段,并選擇“插入”,繼續(xù)選擇“錄取專業(yè)”這個(gè)字段并插入。

第四,預(yù)覽信函。如果在預(yù)覽過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題,可以進(jìn)行更改,如對(duì)收件人列表進(jìn)行編輯以重新定義收件人范圍,或者排除已經(jīng)合并完成的信函中的若干信函。

第五,打印信件。如果信件還需要加入一些個(gè)性化內(nèi)容,那么可以單擊“編輯個(gè)人信函”,將這些信函合并到新文檔,之后對(duì)這個(gè)文檔進(jìn)行編輯,也可以將其保存下來(lái)留備后用。

(工作單位:海南省高級(jí)技工學(xué)校)