淺議學校檔案管理

孟繁俐

摘要學校檔案在學校的各項工作中發(fā)揮著重要的作用,常常反映著學校的辦學水平。本文就如何提高學校檔案的管理水平進行了探討研究,并就檔案信息資源的開發(fā)利用提出了一些措施和辦法。

關鍵詞學校檔案 管理 措施

中圖分類號:G647文獻標識碼:A

學校檔案形成于學校各個時期、各個方面,是全校教職員工在長期的教學工作、管理工作中形成的具有保存價值的文字材料,是學校的寶貴財富。學校檔案作為學校教職工勞動和智慧的結晶,在學校各項工作中發(fā)揮著重要的作用。實踐證明,它對于推動教育改革,科學管理學校,提高教學質(zhì)量,開展教學研究,維護學校權益,展示學校的輝煌業(yè)績和發(fā)展歷程具有重大的作用。下面就如何提高學校檔案管理水平作一些粗淺的探討。

1 強化領導力度,健全學校檔案管理體制

要切實加強學校領導對檔案工作的支持力度,學校領導重視程度不同,在一定程度上影響著檔案工作整體水平的提升,因此領導重視是做好檔案工作的重要前提。通過簽訂《檔案管理目標責任書》等辦法和相關措施,強化領導的檔案意識,增強領導的責任心,以保證檔案工作落到實處;其次,自上而下,建立健全的檔案管理機構,成立以分管校長為組長、各處(系)責任人參與的領導小組,配備檔案專職人員,形成完整的檔案管理網(wǎng)絡體系,將檔案管理納入制度化管理,明確分管領導職責,專、兼職檔案員職責,建立學校綜合檔案室,以確保檔案工作的順利開展。

2 健全規(guī)章制度,強化檔案管理措施

建立完善的檔案管理工作制度,是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和重要保證。如《檔案人員崗位責任制》、《立卷歸檔制度》、《文書檔案管理辦法》、《聲像、實物檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等,以促使全校教職員工人人都重視檔案,支持檔案并自覺地維護學校檔案工作,使學校檔案工作保質(zhì)保量圓滿完成好。

3 加強業(yè)務建設,不斷提高檔案管理人員的業(yè)務水平

學校檔案工作能否搞好,檔案人員的素質(zhì)至關重要。所以學校領導要挑選政治思想好、事業(yè)心強、作風過硬、熟悉學校工作、掌握檔案專業(yè)知識、具有一定文學功底的人從事檔案工作。要加強檔案人員自身業(yè)務建設。第一,檔案人員要積極參加檔案業(yè)務培訓活動,刻苦鉆研檔案專業(yè)知識,掌握檔案專業(yè)技能;第二,檔案人員對檔案工作要有責任感和緊迫感,要充分認識到學校檔案工作是學校建設的一項重要任務,學校發(fā)展需要檔案和檔案工作,要把學校檔案工作當做一件大事,抓好、抓實、抓出成效;第三,建立檔案工作網(wǎng)絡,派懂電腦且熱愛檔案事業(yè),默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員,運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備,努力學習掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理和網(wǎng)絡管理等基本技能,提高檔案管理水平,使學校的檔案工作邁上辦公自動化步伐,為學校教學、管理服務。因此,加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng),提高檔案工作者的素質(zhì),是推動學校檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。

4 積極創(chuàng)造條件,改善檔案人員工作條件

要積極創(chuàng)造條件,采取有力措施,建立一支具有堅定理想信念,掌握現(xiàn)代化科技知識和專業(yè)技能,富有創(chuàng)造力的檔案管理隊伍。檔案管理人員屬專業(yè)人員,學校領導要關心檔案管理人員,按有關規(guī)定,認真做好專業(yè)技術職務評聘工作,檔案部門的經(jīng)費,應列入學校預算,切實加強對檔案室、庫房等硬件設施的建設,確保建設經(jīng)費和物資的嚴格到位。另外,還應為檔案室配置計算機等工作設備,逐步改善工作條件,維護學校檔案的完整與安全。

5 突出收集重點,保證檔案材料齊全完整

檔案工作可以用“收、管、用”三個字概括,即收集、整理、鑒定利用。學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù),搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎,也是直接反映本單位工作實績的有力證明。

6 善于利用檔案,充分發(fā)揮檔案信息資源的作用

檔案是信息產(chǎn)業(yè)的一個分支,建檔是基礎,管理是關鍵,利用才是目的。我們要把“一切為了學校發(fā)展,千方百計服務教職工”作為檔案工作的出發(fā)點和落腳點。開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的根本目的,也是檔案工作中最具活力的一項重要工作,圍繞學校的發(fā)展建設,努力搞好檔案信息的開發(fā)利用。

總之,科學規(guī)范的檔案管理是學校發(fā)展工作的重要組成部門,我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時,也要做好檔案的開發(fā)利用工作。在注重檔案收集質(zhì)量的同時,更要提高檔案的利用率,這樣不僅可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值,而且可以為學校的發(fā)展進步作出應有的貢獻。展望未來,機遇和挑戰(zhàn)共存,機遇大于挑戰(zhàn),只要我們搶抓機遇,避免消極因素帶來的不利影響,充分發(fā)揮檔案特有的管理優(yōu)勢,科學管理,就會把學校的檔案工作做得更好,使之發(fā)揮更大的作用。

參考文獻

[1] 沈國權.高等學校檔案管理的理論和實踐.學校檔案,1991.1.

[2] 童志.立身之本在于特色.發(fā)展之基在于創(chuàng)新.中國檔案,2003.11.