淺談高校教師業(yè)務(wù)檔案的建立與管理

趙劍波

[關(guān)鍵詞]高校師生;業(yè)務(wù)檔案;建立與管理

一、教師業(yè)務(wù)檔案的價(jià)值

教師業(yè)務(wù)檔案是指教師個(gè)人在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。教師工作是一項(xiàng)重要的社會(huì)分工。教師所從事的業(yè)務(wù)活動(dòng),如教育、科研等是社會(huì)所賦予的一種實(shí)踐活動(dòng),從而也就成為學(xué)校這一社會(huì)組織活動(dòng)的組成部分。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定和教學(xué)工作需要,應(yīng)建立教師業(yè)務(wù)檔案。

一份完整的教師業(yè)務(wù)檔案動(dòng)態(tài)地反映了教師的思想狀況、學(xué)習(xí)進(jìn)修、教學(xué)科研、業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作實(shí)績,反映了社會(huì)對教師的評價(jià)和承認(rèn)等基本情況。這些業(yè)務(wù)信息為學(xué)校進(jìn)行職稱評審、工資晉升、年度考核、評優(yōu)選優(yōu)等提供可靠的依據(jù)和憑證,也為學(xué)校揚(yáng)長避短、知人善任、合理使用現(xiàn)有師資提供重要的決策依據(jù)。

全體教師的業(yè)務(wù)檔案是學(xué)校的人才信息庫,為學(xué)校正確評估教師隊(duì)伍,嚴(yán)格學(xué)校管理,尋找辦學(xué)路子,明確改革方向提供信息。

教師業(yè)務(wù)檔案是科技、教學(xué)資源儲(chǔ)備的重要形式。教師的科研成果、教學(xué)成果、先進(jìn)事跡、論文著作等,經(jīng)過檔案人員的收集整理,成為學(xué)校的一筆珍貴財(cái)富供后人開發(fā)和利用,是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)。教師業(yè)務(wù)檔案無論對學(xué)校還是社會(huì)都具有現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值、歷史查考價(jià)值和科學(xué)研究價(jià)值。

二、教師業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)

教師業(yè)務(wù)檔案與學(xué)校的其它門類檔案相比,有許多共同之處。但作為一種專門檔案,可以有效地防止教學(xué)、教改等方面一部分重要檔案資料的流失,彌補(bǔ)人事檔案的不足,形成了它自身的特點(diǎn)。

1.檔案內(nèi)容的多樣性。教師教務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域廣泛,專業(yè)多樣分工細(xì)。一名教師往往擔(dān)任學(xué)生管理、教學(xué)、科研、行政等多項(xiàng)職務(wù),有的教師同時(shí)擔(dān)任幾門學(xué)科的教學(xué)、科研工作。教師從事多種活動(dòng),就形成了十分豐富的業(yè)務(wù)檔案。

2.檔案收集的從屬性。作為專門檔案,教師業(yè)務(wù)檔案是以人物為對象建立的,但教師活動(dòng)形成的檔案實(shí)體不可能全部歸入業(yè)務(wù)檔案。教師教務(wù)活動(dòng)所形成的檔案具有重要性。它既是個(gè)人活動(dòng)的記錄,也是某種組織的活動(dòng)記錄。教師從事不同性質(zhì)的活動(dòng),就產(chǎn)生不同種類的檔案,記述反映不同性質(zhì)的活動(dòng)。按照檔案分類的原則,應(yīng)將同一性質(zhì)活動(dòng)形成的文件材料歸為同一類以保持檔案的系統(tǒng)性和完整性。建立教師業(yè)務(wù)檔案,要服從學(xué)校檔案全宗。組織活動(dòng)檔案和按性質(zhì)歸類的檔案應(yīng)優(yōu)先于教師教務(wù)活動(dòng)而形成的文件材料教師業(yè)務(wù)檔案是收集人事檔案未收集到且有保存利用價(jià)值的教師活動(dòng)記錄,是人事檔案的補(bǔ)充。

3.檔案利用的現(xiàn)實(shí)性。教師業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值是檔案利用的突出表現(xiàn)。隨著教育教學(xué)改革的深化,教師業(yè)務(wù)檔案為使用人、評價(jià)人提供真實(shí)的依據(jù)材料,為教師專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘提供原始憑證。它反映了教師個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作實(shí)績,反映了學(xué)校師資素質(zhì)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和辦學(xué)水平,對學(xué)校的管理和改革都具有不可替代的重要參考作用。在考核教師時(shí),要防止主觀評論,注重工作實(shí)績,做到客觀公正。我校利用教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行年度考核制訂了《教師考核規(guī)定》,實(shí)施定量化考核,取得了較好的效果。

三、教師業(yè)務(wù)檔案的管理措施

教師業(yè)務(wù)檔案有它的特殊性,檔案材料的收集對象主要是教師本人,由于教師活動(dòng)的多樣性和教師本人對檔案保管可靠性的懷疑,給檔案收集和管理增添了一定的難度。為了使教師業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化、科學(xué)化,保證材料收集管理安全可靠,充分發(fā)揮利用和開發(fā)價(jià)值,必須嚴(yán)格管理措施。

1.明確責(zé)任,規(guī)范集中管理機(jī)構(gòu)。教學(xué)活動(dòng)中的各類原始材料分別由本人所屬的系、教務(wù)處、科研中心集中管理,并由專人整理、保管。把材料收集上交作為每個(gè)教師或教研室的職責(zé),對所提供的檔案材料的原始性、及時(shí)性、完整性納人考核內(nèi)容之一。有條件的學(xué)?？蓪⒅匾男畔①Y源或文獻(xiàn)內(nèi)容輸人電腦,實(shí)行微機(jī)管理。

2.制定周密的收集計(jì)劃。要求教學(xué)主管部門配備專職管理業(yè)務(wù)檔案的人員,制定收集計(jì)劃,明確收集任務(wù),規(guī)定收集時(shí)間。要認(rèn)真保管好各系和有關(guān)教師提供的檔案材料,給教師的使用提供方便,使教師放心地把材料上交。

3.采用綜合收集辦法。根據(jù)學(xué)校內(nèi)部管理制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置和教師業(yè)務(wù)檔案的形成規(guī)律,制定具體的收集方法。由于教師業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的多樣性,采用單一的收集手段是不夠的,應(yīng)根據(jù)學(xué)校自身特點(diǎn),采用多種手段的綜合方法才比較適宜。一是常規(guī)收集法,就是各管理部門和教師本人,在教務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生并處理完畢的檔案材料,按要求收集,整理立卷,規(guī)定時(shí)間向科研中心移交。二是零星臨時(shí)收集法。對收集渠道規(guī)定的部門和個(gè)人不能完成或遺漏的檔案材料采用跟蹤收集。三是超前導(dǎo)引法。是對某些檔案材料在歸檔前發(fā)生歸檔責(zé)任者變更時(shí),超前導(dǎo)入到接替者方面,避免出現(xiàn)一個(gè)年度同一主題有兩個(gè)案卷。四是過程控制法。是在檔案材料形成過程中,對檔案材料數(shù)量、質(zhì)量的控制,以保證歸檔的案卷和文件全面、完整、真實(shí),符合質(zhì)量要求。

4.合理正確地確定教師業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容。主要包括下列幾種類型:一是教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教改方案、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)實(shí)踐報(bào)告、教學(xué)研究、教學(xué)教程、總結(jié)鑒定等基本業(yè)務(wù)檔案材料。二是專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審的申報(bào)資料和組織評審資料。三是年度教育教學(xué)工作考核表、個(gè)人工作量統(tǒng)計(jì)表和組織考核意見評定等級等。四是學(xué)歷證明、進(jìn)修培訓(xùn)證明,如畢業(yè)證、肄業(yè)證、結(jié)業(yè)證、資格證等。五是各種榮譽(yù)證書。六是教師的創(chuàng)造發(fā)明、學(xué)術(shù)成果等,主要指教師在報(bào)刊雜志上公開發(fā)表的論文、課題、公開出版的專著,各類學(xué)術(shù)會(huì)議上宣讀的論文及編寫的教學(xué)用書等。

5.復(fù)制保護(hù)。對使用頻繁、易損壞的或重大科研成果等特殊材料進(jìn)行復(fù)制保護(hù),以延長其使用壽命,充分發(fā)揮其作用。

四、合理分類,科學(xué)整理

檔案整理就是按一定要求,對零散的檔案材料通過分類、組合、排列、編目,使之系統(tǒng)化的工作。檔案分類是人們根據(jù)檔案材料的某種屬性對其進(jìn)行區(qū)分和綜合的過程。教師業(yè)務(wù)檔案發(fā)展還不夠完善,如何做到合理分類、科學(xué)整理,有待今后進(jìn)一步探索?，F(xiàn)行檔案整理分類要堅(jiān)持“領(lǐng)域范疇”的分類標(biāo)準(zhǔn),維護(hù)學(xué)校全宗的整理原則,兼顧載體特征,采用教師業(yè)務(wù)檔案信息集中、載體分散的整理方法,保持檔案信息、文件材料的有機(jī)聯(lián)系。把教師業(yè)務(wù)檔案的有關(guān)材料按人物、年代、屬性分類整理,單獨(dú)排架,在處理人事檔案和教師業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容交叉的問題上,要在人事檔案改革中通盤考慮。堅(jiān)持人事檔案優(yōu)先原則,按人事、組織部門的有關(guān)規(guī)定整理歸檔。利用信息分類,建立教師業(yè)務(wù)檔案專用的檢索工具和互檢系統(tǒng),保持業(yè)務(wù)檔案的完整性。

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及,教師業(yè)務(wù)檔案管理也必須加速實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理,以實(shí)現(xiàn)檔案信息管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。(編輯/永安;實(shí)習(xí)編輯/景玉)