會計(jì)電算化的應(yīng)用與管理

郭 偉

【摘要】在知識經(jīng)濟(jì)時代,會計(jì)信息的收集、加工、處理和輸出過程實(shí)行全面的電算化并加速其更新?lián)Q代的過程已成為當(dāng)務(wù)之急。加強(qiáng)會計(jì)電算化的應(yīng)用與管理,應(yīng)選擇適合企業(yè)自身需要的會計(jì)軟件,做好會計(jì)管理基礎(chǔ)工作,提高企業(yè)會計(jì)從業(yè)人員的素質(zhì),加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)的安全與保密,做好電算化會計(jì)檔案管理。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)電算化 應(yīng)用 管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用,會計(jì)工作也由傳統(tǒng)的記賬、算賬與報(bào)賬轉(zhuǎn)變到參與企業(yè)管理、經(jīng)營決策的較高層次?，F(xiàn)代會計(jì)的主要職能,不僅要求會計(jì)人員深入研究資金、成本、價格與利潤之間的變量關(guān)系,努力提高經(jīng)營效果和經(jīng)濟(jì)效益,更重要的是要參與企業(yè)經(jīng)營決策,預(yù)測企業(yè)未來的發(fā)展趨勢,并實(shí)現(xiàn)由單一核算向全面核算的過渡,由靜態(tài)反映企業(yè)經(jīng)營狀況向動態(tài)反映企業(yè)未來的發(fā)展過渡,使會計(jì)工作真正實(shí)現(xiàn)反映過去、控制現(xiàn)在與規(guī)劃未來的職能與任務(wù)。會計(jì)工作實(shí)施電算化,可以有效減少人為的誤差,大大增加會計(jì)數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性,同時可以使會計(jì)信息實(shí)現(xiàn)及時、快捷的傳送,對企業(yè)了解市場行情,增強(qiáng)市場競爭力起到積極作用。傳統(tǒng)的會計(jì)手工操作不僅對企業(yè)經(jīng)營狀況和經(jīng)營成果的反映比較緩慢,而且使許多科學(xué)的管理方法無法應(yīng)用。企業(yè)成本核算、銷售分析、經(jīng)營考核等工作都無法做到及時與準(zhǔn)確,會計(jì)數(shù)據(jù)利用價值低,不便于進(jìn)行事后分析,會給企業(yè)投資、籌資等經(jīng)營活動造成負(fù)面影響。因此,實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作的電算化,提高企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)工作的運(yùn)行效率是當(dāng)務(wù)之急,大勢所趨。

一、選擇適合企業(yè)自身需要的會計(jì)軟件

當(dāng)前市場上的商業(yè)會計(jì)軟件種類繁多,而且由于每個企業(yè)的經(jīng)營管理模式和財(cái)務(wù)核算方式各不相同,所以企業(yè)在選用商業(yè)軟件時,不應(yīng)盲目追求軟件的“大而全”,而應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn),選擇適用于本企業(yè)財(cái)務(wù)核算與經(jīng)營管理模式的模塊,例如一般企業(yè)只須選用財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)分析、固定資產(chǎn)管理、工資管理、財(cái)務(wù)報(bào)表等幾個軟件模塊,就基本可以達(dá)到財(cái)務(wù)管理工作的目的。同時,企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,開發(fā)和研制一些企業(yè)內(nèi)部的實(shí)用管理模塊,這樣既可最大限度地運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為企業(yè)提供理財(cái)與核算方面的服務(wù),又可有效地降低企業(yè)的經(jīng)營成本,滿足企業(yè)會計(jì)管理工作的實(shí)際需要。

二、做好會計(jì)管理基礎(chǔ)工作

管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù);會計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會計(jì)制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù),必須是事先設(shè)置好的處理方法,因而要求會計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,才能使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。

電算化會計(jì)雖然以計(jì)算機(jī)為計(jì)算工具,但其整個信息處理過程仍表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)與人工的結(jié)合。計(jì)算機(jī)對數(shù)據(jù)(信息)的處理是通過程序來進(jìn)行的,系統(tǒng)內(nèi)部控制方式均要求程序化。管理人員的現(xiàn)代化管理意識,在整個企業(yè)管理現(xiàn)代化總體規(guī)劃的指導(dǎo)下做好會計(jì)電算化的長期、近期發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃并認(rèn)真組織實(shí)施,重新調(diào)整會計(jì)及整個企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位分工,建立一系列現(xiàn)代企業(yè)管理制度,提高企業(yè)管理要求。

三、提高企業(yè)會計(jì)從業(yè)人員的素質(zhì)

提高會計(jì)人員素質(zhì),加強(qiáng)會計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范性。這項(xiàng)工作在實(shí)施會計(jì)電算化的過程中至關(guān)重要。盡管計(jì)算機(jī)能夠加快信息的提供與處理速度,但如果會計(jì)人員連日常會計(jì)事項(xiàng)都處理不好,那么就很難充分利用計(jì)算機(jī)開展日常工作,所以會計(jì)人員首先必須具有較高的專業(yè)素質(zhì),認(rèn)真做好會計(jì)基礎(chǔ)工作,才能充分保證錄入信息的合理與準(zhǔn)確。另一方面,不少單位的電算化人員是由過去的會計(jì)、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來,他們在使用微機(jī)處理業(yè)務(wù)的過程中往往很多是除了開機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外,對微機(jī)的軟硬件知識了解甚少,一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時,就束手無策,會計(jì)電算化,給會計(jì)工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會計(jì)人員提高自身素質(zhì),更新知識結(jié)構(gòu),一方面為了參與企業(yè)管理,要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營管理知識,另一方面還必須掌握電子計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識,好的會計(jì)基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序,是實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的前提條件,所以會計(jì)電算化也要求促進(jìn)會計(jì)工作的規(guī)范化。會計(jì)電算化促進(jìn)會計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變,引起會計(jì)人員知識結(jié)構(gòu)的變化和會計(jì)人員素質(zhì)的提高。電算化會計(jì)使會計(jì)工作效率的提高和會計(jì)人員勞動強(qiáng)度的降低,會計(jì)人員有更多的時間參與企業(yè)經(jīng)營管理,促進(jìn)會計(jì)工作職能發(fā)生轉(zhuǎn)變。從而,引起會計(jì)人員知識結(jié)構(gòu)的變化和素質(zhì)的提高。電算化會計(jì)下的人員除會計(jì)專業(yè)人員外,還有計(jì)算機(jī)專業(yè)人員。計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的主要任務(wù)是保證軟、硬件設(shè)備和整個系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),使其在會計(jì)核算過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。這樣才能適應(yīng)會計(jì)電算化工作的客觀要求。

四、加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)的安全與保密

財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的絕對秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。但當(dāng)前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件公司認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。數(shù)據(jù)保密性、安全性差。

對于重要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定計(jì)算機(jī)機(jī)房管理規(guī)定,制定機(jī)房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發(fā)事件的應(yīng)急對策等。

必要的內(nèi)部控制。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計(jì)信息的不安全性,因此建立內(nèi)部控制制度是必要的。第一,實(shí)行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理,建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計(jì)信息崗位責(zé)任。第二,建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三,建立會計(jì)信息資料的備份制度,對重要的會計(jì)信息資料要實(shí)行多級備份。

加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。在進(jìn)入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認(rèn)等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段,另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度,如專機(jī)專用、專室專用等。

加強(qiáng)磁介質(zhì)載體檔案的管理。為確保檔案的真實(shí)性和可靠性,實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管,并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過渡。

五、做好電算化會計(jì)檔案管理

為了更有效地做好電算化會計(jì)檔案管理工作,我們必須根據(jù)電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

1.電算化會計(jì)檔案的收集

所謂電算化會計(jì)檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)如一個會計(jì)年度,把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計(jì)電算化系統(tǒng)。

2.電算化會計(jì)檔案的管理與保存

由于電算化會計(jì)檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。

3.電算化會計(jì)檔案的利用

即電算化會計(jì)檔案的調(diào)閱。在長期開展會計(jì)電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計(jì)檔案會有下述兩種情況:①所調(diào)閱的會計(jì)檔案的版本號與當(dāng)前會計(jì)電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將你所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可。②所調(diào)閱的會計(jì)檔案的版本號與前會計(jì)電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。

會計(jì)電算化使財(cái)務(wù)人員從大量的算賬、記賬工作中解放出來,提高了財(cái)務(wù)工作的效率。但隨著電算化的普及和應(yīng)用,也出現(xiàn)了一系列的問題。比如,手工方式下的某些規(guī)定已不付存在,憑證更改痕跡的檢查、某些會計(jì)崗位將取消、大量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的檢索應(yīng)用、財(cái)務(wù)軟件無法適應(yīng)企業(yè)多變的體制轉(zhuǎn)變、與報(bào)表系統(tǒng)接口、與其他業(yè)務(wù)部門軟件的接口等等。特別是新形勢下,互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用使得會計(jì)電算化的應(yīng)用又上了一個新的臺階。也給我們對于電算化的應(yīng)用提出了新的課題。同時,我們也應(yīng)看到,會計(jì)電算化的的實(shí)施,不能急功近利,這是一個循序漸近的過程,有一個廣大財(cái)務(wù)及相關(guān)人員適應(yīng)的過程,在電算化的實(shí)施過程中,不僅僅是財(cái)務(wù)核算方式的轉(zhuǎn)變,更多的是要在這項(xiàng)工作進(jìn)行摸索及總結(jié)。很多企業(yè)之所以不成功,或是上了之后,反響不好,都是存在這方面或那方面的問題,而這些個問題有些是理論與實(shí)際結(jié)合之后的必然沖突,有些是我們?nèi)狈?jīng)驗(yàn)及在軟件選擇上的失誤等原因造成的。

古語云:“凡改革之業(yè)最難,其利在后,愚者弗見,知者即或見之,而疑慮其成,若夫目前之不便,則萬眾所共睹也”。會計(jì)電算化不是一步完成的工作。會計(jì)電算化的成功應(yīng)用最終依靠的是實(shí)施者艱韌的工作態(tài)度與不斷鉆研的精神,無論多理想的軟件都有它的缺憾之處,需要的是實(shí)施者的二次開發(fā)與應(yīng)用。無論什么時候也不能本末倒置,忽視人的主導(dǎo)作用,這是電算化工作中常被忽視的一個重要問題,也是很多影響電算化實(shí)施方案取舍的一個重要因素。