中小企業(yè)信息化建設(shè)中應(yīng)注意的問題探討

劉川琪 戴友元 干國勝 張 明

摘要:加強企業(yè)信息化建設(shè),對于提高企業(yè)競爭力具有重大的作用。認識中小型企業(yè)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀,定制信息化目標,建立合適的信息系統(tǒng)來滿足中小型企業(yè)的需求。

關(guān)鍵詞:企業(yè)信息化;管理軟件的應(yīng)用

隨著市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展,人們越來越認識到知識和信息的重要性。信息化不僅是社會經(jīng)濟發(fā)展到一定階段的必然結(jié)果,更是社會經(jīng)濟進一步發(fā)展的必由之路。企業(yè)的信息化建設(shè)即采用先進成熟的管理思想和方法,依靠現(xiàn)代電子信息技術(shù),對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的管理流程進行全方位分析與改進,重新整合資源,提高效率和效益,增強企業(yè)競爭力的過程。他不是一般意義上的新技術(shù)運用和革新,而是更高層次上的全新的管理革命。

面對著激烈的市場競爭,中小型企業(yè)對信息的收集、傳輸、加工、存儲、查詢以及預(yù)測決策等工作量越來越大,原來手工管理方式和手段已不能適應(yīng)需求,這將嚴重妨礙企業(yè)的生存和發(fā)展。金融、保險、電信、政務(wù)等領(lǐng)域的信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗推動了中小企業(yè)的信息化建設(shè)。

1 中小企業(yè)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前,我國中小企業(yè)和非公有制企業(yè)的數(shù)量已經(jīng)超過4200多萬戶,占全國企業(yè)總數(shù)的99.8%。其中,經(jīng)工商部門注冊的中小企業(yè)數(shù)量達到430多萬戶,個體經(jīng)營戶達到3800多萬戶。2000年,全國信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組啟動了“企業(yè)信息化”工程,但我國廣大中小企業(yè)對信息化的認識和介入程度目前尚不令人滿意。據(jù)估計,截止到2008年10月,我國中小企業(yè)實施信息化的比例還不到10%,很多中小企業(yè)甚至還沒有計算機,更談不上信息化建設(shè)了。

2 中小企業(yè)的信息化目標

IDC(互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心)認為企業(yè)信息化并不是單一的電腦、打印機等硬件設(shè)備的購置以及互聯(lián)網(wǎng)的初級使用。企業(yè)信息化應(yīng)以配合并推動公司業(yè)務(wù)發(fā)展為根本目的。而與業(yè)務(wù)層面結(jié)合最為緊密的是應(yīng)用軟件。從企業(yè)管理和業(yè)務(wù)發(fā)展的角度出發(fā),中小型企業(yè)管理信息系統(tǒng)是將業(yè)務(wù)管理和辦公管理相結(jié)合的一套基礎(chǔ)管理系統(tǒng),設(shè)計目標主要體現(xiàn)在:改善企業(yè)與客戶的信息交流方式;提高辦合理調(diào)度;切實做到系統(tǒng)的集成化設(shè)計,使原有的設(shè)備、投資得到有效利用。因此中小企業(yè)信息化應(yīng)該避免過多的硬件設(shè)備采購,應(yīng)以管理軟件的應(yīng)用為主,并且使軟件應(yīng)用與公司的業(yè)務(wù)發(fā)展緊密結(jié)合。

3 中小企業(yè)信息化的意義

我國中小企業(yè)進行信息化建設(shè)的意義主要有以下幾個方面。

(1)加強與外部的溝通。如今是信息經(jīng)濟時代,作為企業(yè)已不得不充分認識到信息的重要性,因此企業(yè)必須加強內(nèi)、外部的溝通和交流,及時、全面地收集各方面的信息。企業(yè)實現(xiàn)信息化以后,可通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)內(nèi)部信息的交流,通過Internet了解外部信息,加強與外界的溝通。

(2)提高客戶的滿意度。信息化使中小企業(yè)從以事務(wù)為中心的傳統(tǒng)管理模式向以客戶為中心的管理模式的轉(zhuǎn)換成為可能,信息化幫助企業(yè)建立基于這種管理模式的新型業(yè)務(wù)系統(tǒng),通過Internet使企業(yè)與客戶之間的溝通更方便,使企業(yè)的開放度增加,有利于及時得到企業(yè)的反饋意見,提高企業(yè)的競爭力。

(3)提高管理水平。引入企業(yè)管理信息系統(tǒng),對物流、人力資源、資金流進行管理,使公司內(nèi)部的管理趨于理性化,提高資金運營水平,用有限的資金生產(chǎn)出更多、更好的產(chǎn)品,使產(chǎn)品的流通更順利。

(4)中小企業(yè)信息化程度決定國家信息化整體水平的高低?！耙孕畔⒒瘞庸I(yè)化,以工業(yè)化促進信息化”戰(zhàn)略的核心部分在于企業(yè)信息化,而中小企業(yè)信息化則是國家信息化的重要基礎(chǔ),沒有中小企業(yè)的信息化,國家信息化就不完整。

(5)中小企業(yè)信息化有利于開拓信息化市場,促進信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。目前中小企業(yè)信息化還存在80%以上的空白,市場潛力尤為可觀。中小企業(yè)信息化的順利推進,必將帶來巨大的商機,促進信息市場和相關(guān)產(chǎn)業(yè)的雙發(fā)展。

4 領(lǐng)導(dǎo)的重視是企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵

一些中小企業(yè)的管理人員,對信息化建設(shè)的意義和重要性認識不足,認為可有可無,因此在信息化建設(shè)過程中投入的人力、物力和財力都明顯的不足,從而影響了信息化建設(shè)的進程;還有一些企業(yè)的管理人員對信息化建設(shè)的內(nèi)容認識不深入,把信息化建設(shè)單純理解為計算機的操作,沒有意識到企業(yè)信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在這些企業(yè)中往往認為計算機軟硬件的配置就意味著信息化建設(shè)的完成,這些不完整、不全面的認識導(dǎo)致企業(yè)的信息化建設(shè)不能收到應(yīng)有的效果。

5 配合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,建立合適的信息系統(tǒng)

信息化建設(shè)是一種技術(shù)密集性和資金密集性的投入,若不配合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略,開發(fā)出不適合的信息系統(tǒng),就會致使信息化裝備和管理系統(tǒng)慘遭淘汰,浪費了大量的人力、物力。

信息化建設(shè)必須上升到戰(zhàn)略高度,結(jié)合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略來進行統(tǒng)籌規(guī)劃。有關(guān)人員在認真分析自己的戰(zhàn)略需要后,聘請企業(yè)外擅長系統(tǒng)分析和規(guī)劃的專家,仔細琢磨企業(yè)內(nèi)在的問題或管理上的難點,準確把握企業(yè)的實際需要進行信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。在正式開發(fā)系統(tǒng)前,要進行可行性研究,包括組織的概況、目標、現(xiàn)行系統(tǒng)運行情況、企業(yè)產(chǎn)品等,并通過調(diào)查使系統(tǒng)開發(fā)人員了解組織各職能機構(gòu)所要處理、存儲的數(shù)據(jù),以及使用數(shù)據(jù)的頻度、存儲量。然后按照信息系統(tǒng)的優(yōu)先級在企業(yè)不同時期分別啟動。這樣不但使信息系統(tǒng)能得到健康發(fā)展,為企業(yè)總體目標的實現(xiàn)提供有力的技術(shù)支持,而且能保證信息系統(tǒng)資源得到更好的運用,包括資金、信息系統(tǒng)員工及具體項目的時間技術(shù)要求。

在出現(xiàn)軟件系統(tǒng)架構(gòu)之前,IT系統(tǒng)的搭建是沒有規(guī)律的,企業(yè)需要什么應(yīng)用,就去做什么應(yīng)用,沒有統(tǒng)一規(guī)劃。盡管在一定時期內(nèi)這些應(yīng)用都很有效,但是這些應(yīng)用不能互聯(lián)互通,資源不能共享,成了一個個信息孤島。面對新的需求,企業(yè)不能快速應(yīng)對。企業(yè)的軟件系統(tǒng)架構(gòu)則是從全局出發(fā)來考慮整個IT系統(tǒng)的架構(gòu),先搭建好系統(tǒng)的架構(gòu),然后根據(jù)具體需要,添加內(nèi)容,通過規(guī)范化、標準化提高企業(yè)IT系統(tǒng)的連通性和靈活性,并且從粗放式的管理,進展到精細化的管理。部署和實施的過程是:先確定業(yè)務(wù)需求,然后搭建基于企業(yè)的基礎(chǔ)架構(gòu),再根據(jù)具體的業(yè)務(wù)應(yīng)用填入需要的服務(wù)模塊和內(nèi)容。還要保證各個模塊之間的連通性,整合業(yè)務(wù)和流程,實現(xiàn)無縫鏈接。最后還要優(yōu)化,實現(xiàn)真正意義上的靈活應(yīng)對,達到一種“隨需應(yīng)變”的境界。

6 結(jié)論

當(dāng)今中小型企業(yè)信息化總體應(yīng)用水平較低,但是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)已從戰(zhàn)略意義上理解了企業(yè)信息化對企業(yè)發(fā)展起著決定性的作用,并認識到“領(lǐng)導(dǎo)的重視”是企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵。中小型企業(yè)要利用現(xiàn)代信息技術(shù),進行技術(shù)創(chuàng)新、改造傳統(tǒng)產(chǎn)品和提高產(chǎn)品的設(shè)計開發(fā)能力,實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和再造,通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用,進一步提高企業(yè)信息化總體應(yīng)用水平,從而提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策、服務(wù)的效果和水平,進而提高企業(yè)經(jīng)濟效益和企業(yè)競爭力。

參考文獻

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