淺議對外交流工作中如何實現(xiàn)有效溝通

劉 柳

【摘要】溝通是對外交流工作中最主要的工作方式和手段之一,對外交流中有效溝通的建立,對提高外交成效,促進(jìn)外事工作效率化、精細(xì)化,確立良好的溝通意識,具有重要的意義。本文從跨文化溝通技巧、組織溝通技巧和個體溝通技巧的角度探討對外交流中實現(xiàn)有效溝通的能力構(gòu)建渠道,科學(xué)認(rèn)識和把握溝通障礙存在的原因,為促進(jìn)對外交往實效,提高外交工作的本領(lǐng)和技巧,形成高效率的外事溝通團(tuán)隊找到有效方法。

隨著我國加入世貿(mào)組織和全球經(jīng)濟(jì)、政治一體化的發(fā)展,國內(nèi)外在教學(xué)、科研、引智、留學(xué)、辦學(xué)、交流等方面的合作越來越多,呈現(xiàn)國際化的發(fā)展趨勢。高等教育國際化的需要,對黨校、干部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的對外交流工作提出了新的任務(wù)和要求:如何提高對外交流的實效,在對外交往中不但學(xué)會而且善于和國外相關(guān)機(jī)構(gòu)打交道,有效溝通是關(guān)鍵。溝通,是對外交流中最主要工作方式和手段之一,對外交流的過程實質(zhì)就是交流各方之間信息交換、溝通的過程,對外交流工作中有效溝通的建立是促進(jìn)對外交往實效,提高外交工作本領(lǐng)和技巧,加強(qiáng)外事隊伍建設(shè)必不可少的途徑。

1.溝通的基本概念

溝通(communication)是指意見及思想之交流,通常被定義為信息在信息源和接收者之間流動的過程。實際上我們工作和生活的主要內(nèi)容就是與他人溝通。有調(diào)查顯示,工作中管理者一般要花費80%左右的時間來溝通,其中10%用于寫材料,15%用于閱讀材料,30%用于講話,還有45%用于傾聽。由于人們總是需要溝通,所以要提高溝通的效率,進(jìn)行正確、有效的溝通。

溝通的基本過程可以描述為人們根據(jù)自己的觀念、經(jīng)驗和能力對要發(fā)送的信息進(jìn)行編碼,然后再判斷以何種溝通渠道(方式、媒介)將其發(fā)送出去,信息通過溝通渠道到達(dá)接收者處后,再由接收者根據(jù)自己的觀念、經(jīng)驗和能力將接收的語言代碼解碼成信息。溝通的基本過程如圖1所示:

溝通的過程看似簡單,然而其中涉及到信息源(信息發(fā)起者)、編碼(組織信息)、傳送媒介(語言、非語言、溝通技術(shù))、解碼(接受信息并對信息作出解釋)、信息接受者、反應(yīng)(接受者對信息的理解和態(tài)度)、反饋(接受者將反應(yīng)傳回給信息源)、溝通環(huán)境(時間、地點、雙方的背景)等多個溝通要素。一個較為典型的對外交流活動通常是由多個溝通活動組成,其基本格局和實現(xiàn)過程可以由圖2展現(xiàn)出來:

從圖2可以看出,在多個溝通活動同時或先后發(fā)生的情況下,溝通由組織C發(fā)起,經(jīng)過ABC三個時段,依溝通程序漸進(jìn)溝通過程,先后完成與多個組群的溝通,通過123數(shù)個階段性成果,成功地整合出最終合作的共同體。

由此可見,溝通并不是一次性行為,而是由連續(xù)不斷的各個階段的溝通行動鏈接而成,一個溝通過程的完成,意味著下一個溝通過程的開始,要實現(xiàn)每個環(huán)節(jié)的正確傳遞,達(dá)到溝通的有效性,需要從多方面建立起有效溝通的渠道和規(guī)范。

2.對外交流中有效溝通的實現(xiàn)途徑

如何實現(xiàn)對外交流工作中的有效溝通,可以從三個方面的能力構(gòu)建入手:一是跨文化溝通能力的構(gòu)建?？缥幕涣魇峭馐鹿ぷ鞯淖钪饕獪贤ǚ绞?新形勢下復(fù)雜多變的國際政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境對在交流、合作、談判中的跨文化溝通能力提出了較高的要求。二是團(tuán)隊組織溝通能力的構(gòu)建。在組團(tuán)出訪、接待來訪等外事活動的過程中,與國內(nèi)、外相關(guān)外事機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)往來、組織內(nèi)部的溝通合作等,要求組織建立起良好的團(tuán)隊溝通意識,提高團(tuán)隊溝通能力,形成能夠有意識地運用相關(guān)規(guī)范進(jìn)行有效溝通的工作模式,建立起組織溝通的文化。三是外事工作者個人溝通能力的構(gòu)建。外事工作中一些日常事務(wù)性工作如:國內(nèi)、外來往信函的處理,各種外事手續(xù)的辦理等,需要外事工作人員掌握科學(xué)的溝通技巧和方法,培養(yǎng)起高效溝通的思維,提高溝通協(xié)調(diào)、公關(guān)交際和分析解決問題的綜合能力。

2.1 跨文化溝通能力構(gòu)建

跨文化溝通能力是做好對外交流工作的必備核心能力之一,它被定義為由多維素質(zhì)構(gòu)成的能力綜合體,是國際意識、交際能力和文化創(chuàng)造力的結(jié)合。長期以來,我國的一些黨校、干部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的對外交流往往局限于對外宣傳的單向交流,缺乏雙方的溝通。然而,交流的進(jìn)行意味著吸納和傳播兩者不可或缺,如何在加強(qiáng)本國文化意識培養(yǎng)的基礎(chǔ)上,轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化“求同存異、尋求合作”的思想,深入了解和熟悉其他民族文化背景,把握它國文化中的價值標(biāo)準(zhǔn),對跨文化交流能力的提升提出了要求。黨校、干部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)可以根據(jù)特有的資源優(yōu)勢,開設(shè)相應(yīng)跨文化交流、中外禮儀等系列講座,以專題或沙龍形式介紹相關(guān)國家的文化,強(qiáng)化跨文化溝通專業(yè)技巧的學(xué)習(xí)和相關(guān)跨文化交流方式的訓(xùn)練:通過加強(qiáng)本國語言的轉(zhuǎn)化和運用來提高溝通技巧;通過了解各國的文化背景和風(fēng)俗習(xí)慣來避免文化沖突;通過熟悉國際化的慣例和規(guī)范來尋求文化認(rèn)同;通過加強(qiáng)常用國際禮儀的實際運用來達(dá)到交流得體。與此同時,鼓勵工作人員利用院際交流協(xié)議項目的機(jī)會,將專業(yè)學(xué)術(shù)活動與國際領(lǐng)域的學(xué)術(shù)活動相結(jié)合,創(chuàng)造跨文化交流機(jī)會,搭建起更寬闊的交流網(wǎng)絡(luò)和平臺,通過促進(jìn)交流活動來豐富跨文化交流經(jīng)驗,提升跨文化交流能力。

2.2 團(tuán)隊組織溝通能力構(gòu)建

組織溝通能力的構(gòu)建是實現(xiàn)外事工作團(tuán)隊管理的一項基本要求,是確保外事工作管理水平的必要能力組成。著名管理學(xué)大師彼得·德魯克曾明確指出有效溝通是管理藝術(shù)的精髓,有效的溝通意味著良好的管理,成功的管理則要通過有效的溝通來實現(xiàn)。外事工作政策性強(qiáng)、涉及面廣、要求高的特點,決定了外事團(tuán)隊必須具備很高的組織溝通能力,無論是決策前的調(diào)研與論證,還是計劃的制定、工作的組織、人員的管理、部門間的協(xié)調(diào)等都離不開溝通。外事團(tuán)隊組織溝通能力的構(gòu)建關(guān)鍵在幾方面:一是要以好的制度確立標(biāo)準(zhǔn)化的溝通模式。如,形成固定的會議制度、報告制度、統(tǒng)一的信息交流平臺等;在團(tuán)隊中要明確成員的組織溝通角色,是負(fù)責(zé)者、聯(lián)絡(luò)者還是信息收集者或者協(xié)調(diào)者,要以何種方式溝通等要形成標(biāo)準(zhǔn)模式。二是要有統(tǒng)一的溝通文化,培養(yǎng)外事團(tuán)隊成員中互動的共同語言域,在團(tuán)隊中構(gòu)建一致的溝通風(fēng)格。通過培訓(xùn)形成團(tuán)隊成員一說出口就能被理解的組織話語,克服成員間層次差異或經(jīng)驗水平的差異,為組織內(nèi)的有效溝通與執(zhí)行奠定良好基礎(chǔ)。三是要簡化溝通程序。通過減少溝通層次與等級,使團(tuán)隊成員間的聯(lián)系更為頻繁,成員間產(chǎn)生互動,從而實現(xiàn)團(tuán)隊協(xié)調(diào)工作。四是要整合溝通資源。借助硬件資源和軟件資源的相互支撐,加速成員間信息、經(jīng)驗與觀點的交換與碰撞,增進(jìn)團(tuán)隊新信息和知識的產(chǎn)生,使個體成員的知識有效融入到組織的業(yè)務(wù)流程中去,實現(xiàn)團(tuán)隊知識的價值。五是要有效激發(fā)團(tuán)隊溝通氛圍。培養(yǎng)成員間相對靈活、務(wù)實的工作態(tài)度,在“共同愿景”的指引下建立起相互信任的共同價值體系。

2.3 外事工作者個人溝通能力構(gòu)建

外事工作人員個體溝通能力的構(gòu)建是對外交流工作實現(xiàn)有效溝通的基礎(chǔ)性保證。外事工作是一項政策性極強(qiáng)的工作,也是技巧性極強(qiáng)的工作,對于外事工作人員而言,加強(qiáng)專業(yè)化溝通技能的培訓(xùn),擁有完備的溝通理論和技巧,養(yǎng)成有效溝通的良好習(xí)慣,是做好外事工作的必備技能。外事工作對象的文化差異性(來自不同國家, 價值觀念、思維方式、風(fēng)土人情差異大, 加之語言及習(xí)慣各不相同, 容易產(chǎn)生交流上的困難和誤解),外事工作精細(xì)化的要求以及具體交流實踐中各成員間的調(diào)動配合,都要求外事工作人員具備較為專業(yè)的協(xié)調(diào)溝通能力。外事工作人員還必須具備良好的語言溝通能力:國際交流是外事工作主要的工作職能,而外語是對外交流必備的工具,外事工作中外語的使用是一項實踐性極強(qiáng)的工作, 外事工作人員應(yīng)在聽、說、讀、寫、譯等方面全面發(fā)展,提高語言溝通的技能。此外,對于外事工作者來說,掌握外事工作常識、熟悉外事工作流程、積累專業(yè)化能力也是必不可少的。

3.結(jié)語

對外交流工作的溝通特質(zhì)決定了對外交流中有效溝通能力的構(gòu)建十分重要和必要。有效溝通是取得良好對外交流效果的關(guān)鍵。外事工作中有效溝通的建立,對提高對外交流的成效,促進(jìn)外事工作效率化、精細(xì)化有重要的意義,有助于更好地發(fā)揮對外交流窗口的功能。然而我們也應(yīng)看到,溝通是技術(shù)性的,但比技術(shù)更為有意義的是因此而建立起來的軟性關(guān)系,即在相互了解,相互尊重基礎(chǔ)上的交流。正如外交學(xué)院院長吳建民先生總結(jié)的對外交流的敬、誠、當(dāng)、效、聽五項原則,只有在尊敬對方、以誠相待、得體恰當(dāng)、注重效率、善于傾聽的基礎(chǔ)上,真正意義上高效率的對外交流才可能實現(xiàn)。

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作者簡介:劉柳(1980—),女,江西吉安人,碩士,現(xiàn)供職于中國井岡山干部學(xué)院對外交流與培訓(xùn)開發(fā)部對外交流處,研究方向:領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)。