論系統(tǒng)論在高校后勤管理中的應(yīng)用

【摘要】系統(tǒng)論適應(yīng)現(xiàn)代社會化大生產(chǎn)的特點(diǎn),為我們提供了一個認(rèn)識世界和改造世界的新思路、新方法。將這種新思路和新方法應(yīng)用于高校后勤管理,調(diào)整后勤部門結(jié)構(gòu)、后勤各部門的關(guān)系、后勤部門與整個學(xué)校的關(guān)系,將有利于整個后勤管理的優(yōu)化和績效的提升。高校后勤管理應(yīng)用系統(tǒng)論主要應(yīng)從建立后勤管理信息系統(tǒng)、實(shí)行科學(xué)的部門分工、建立協(xié)調(diào)機(jī)制、完善控制機(jī)制和加強(qiáng)與學(xué)校其他部門的信息交流與協(xié)調(diào)等幾個方面做出努力。

【關(guān)鍵詞】系統(tǒng)論;高校;后勤管理

1.系統(tǒng)論的含義及高校后勤管理應(yīng)用系統(tǒng)論的必要性

1.1 系統(tǒng)論的含義

世界是一個統(tǒng)一的運(yùn)轉(zhuǎn)的系統(tǒng)。系統(tǒng)論的基本思想方法,就是把所研究和處理的對象,當(dāng)作一個系統(tǒng),分析系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和功能,研究系統(tǒng)、要素、環(huán)境三者的相互關(guān)系和變動的規(guī)律性,并優(yōu)化系統(tǒng)觀點(diǎn)看問題,世界上任何事物都可以看成是一個系統(tǒng),系統(tǒng)是普遍存在的。大至渺茫的宇宙,小至微觀的原子,一粒種子、一群蜜蜂、一臺機(jī)器、一個工廠、一所學(xué)校、學(xué)校里的后勤集團(tuán)……都是系統(tǒng),整個世界就是一個系統(tǒng)的集合。[1]

1.2 高校后勤管理應(yīng)用系統(tǒng)論的必要性

高校后勤服務(wù)工作擔(dān)負(fù)著保障學(xué)校教學(xué)、科研、行政正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要使命,涉及面廣,千頭萬緒,異常復(fù)雜。后勤工作者工作辛苦,但往往吃力不討好。通常,高校中常常出現(xiàn)問題的是后勤部門,令教職工和學(xué)生不滿意的是后勤部門,受到領(lǐng)導(dǎo)較多批評的也是后勤部門。面對這種現(xiàn)狀,抱怨是不管用的,必須深入探究其中的原因,從而找出解決問題的辦法。

高校的后勤管理工作的最大特點(diǎn),如前所述,是涉及面廣,千頭萬緒,異常復(fù)雜。因此,必須把工作分解成若干部分,由不同的部門去完成。這種分解雖然是必要的,但是,由此帶來的問題是,各部門的著眼點(diǎn)在自己的局部,忽視整個后勤管理的整體性,不能反映后勤各部門之間的聯(lián)系和相互作用。其結(jié)果是某些局部的工作做好了,但整體的效果并不令人滿意。

系統(tǒng)論反映了現(xiàn)代社會化大生產(chǎn)的特點(diǎn),反映了現(xiàn)代社會生活的復(fù)雜性,為現(xiàn)代復(fù)雜問題提供了有效的思維方式。也就是說,系統(tǒng)論為我們提供了一個認(rèn)識世界和改造世界的新思路、新方法。將這種新思路和新方法應(yīng)用于高校后勤管理,調(diào)整后勤部門結(jié)構(gòu)、后勤各部門的關(guān)系、后勤部門是整個學(xué)校的關(guān)系,將有利于整個后勤管理的優(yōu)化和績效的提升。

2.高校后勤管理引入系統(tǒng)論的具體做法

2.1 建立后勤管理信息系統(tǒng)

系統(tǒng)論的首要觀點(diǎn)是整體性觀點(diǎn),整體不是部分的簡單相加,而是部分的有機(jī)統(tǒng)一。要實(shí)行有機(jī)統(tǒng)一,信息的交流與溝通是必要的前提?，F(xiàn)有高校辦學(xué)規(guī)模都較大,很多高校還有幾個校區(qū),這樣,管理的信息量很大,依靠傳統(tǒng)的信息處理方式,易于造成信息的遲延、阻塞。為適應(yīng)現(xiàn)代化高校管理的需要,后勤工作也應(yīng)實(shí)現(xiàn)管理信息的電子網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代化。將各項(xiàng)管理信息用電子計(jì)算機(jī)來儲存、處理、控制、規(guī)劃,并作為整個校園網(wǎng)的子網(wǎng),形成完整的管理網(wǎng)絡(luò)。[2]

建立后勤管理信息系統(tǒng)有助于先進(jìn)管理模式的引入和后勤隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)以及企業(yè)形象的提升;有助于強(qiáng)化后勤服務(wù)安全管理;有助于反腐倡廉,建設(shè)節(jié)約型后勤。高校后勤“信息化建設(shè)”與“社會化改革”、“產(chǎn)業(yè)化發(fā)展”、“標(biāo)準(zhǔn)化管理”和“思想文化建設(shè)”五個方面的工作被列為中國高校后勤改革發(fā)展進(jìn)程中的五大任務(wù)和五大課題進(jìn)行系統(tǒng)研究,建立后勤實(shí)體(集團(tuán))與其下屬各個中心(職能部門)的溝通管道,也就是針對后勤辦公室管理系統(tǒng),讓下屬單位在第一時間上傳、審批、匯報(bào)日常辦公文件和相關(guān)信息,以提高整體管理效率,其次是搭建各中心(職能部門)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),規(guī)范每個崗位的責(zé)、權(quán)、利管理,并附以崗位考核和績效評估制度,使每個職能部門和崗位職責(zé)清晰,目標(biāo)明確;此外,要整合已有的后勤正在使用的成熟的信息化管理系統(tǒng),如一卡通系統(tǒng)、水電記費(fèi)系統(tǒng)、門禁和監(jiān)控系統(tǒng)等,將其全部納入后勤整體信息平臺,這樣就可做到使后勤的管理者無論身在何處均可以通過系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)在第一時間得到集團(tuán)各種運(yùn)行數(shù)據(jù),做出決策,發(fā)出指令。目前全國高校后勤管理信息化建設(shè)還不完備,全國高校后勤系統(tǒng)在信息化技術(shù)的應(yīng)用上,基本是各自為陣。很多高校只是根據(jù)自身工作需要組織力量,自主研發(fā),自己使用的管理軟件系統(tǒng),其特點(diǎn)一是僅適用于本校的管理特點(diǎn)和需要,缺少可復(fù)制性,不適宜推廣;二是不完整性,只適用某一方面的管理,公寓管理在信息化建設(shè)相對起步較快,較多學(xué)校應(yīng)用了公寓管理系統(tǒng)軟件,實(shí)現(xiàn)了學(xué)生公寓的房態(tài)、人員、床上用品、公寓設(shè)備、服務(wù)等的信息化管理,但還沒有實(shí)行網(wǎng)絡(luò)在線管理,在飲食管理上也普遍僅限于應(yīng)用一卡通售飯系統(tǒng)。很少有綜合性并能覆蓋整個后勤管理各方面的系統(tǒng)軟件,能真正實(shí)現(xiàn)在線網(wǎng)絡(luò)管理,在異地通過互聯(lián)網(wǎng)在線辦公,處理后勤日常事務(wù),網(wǎng)上發(fā)出指令的后勤管理信息系統(tǒng),完整的后勤管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括:信息的采集與輸入、信息的處理、信息的輸出和信息的反饋四個部分。應(yīng)當(dāng)將后勤管理信息系統(tǒng)融入到整個后勤的日常管理工作中,與相關(guān)的規(guī)章制度聯(lián)系起來。[3]如采集哪些信息、誰來采集、信息處理的分工、處理的規(guī)則……,等等,都有明確的規(guī)章制度,并且實(shí)際得到執(zhí)行。目前來說,絕大多數(shù)高校的后勤部門都有自己的網(wǎng)頁和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),但這并不表明他們都形成了后勤信息管理系統(tǒng)。很多領(lǐng)導(dǎo)還習(xí)慣傳統(tǒng)的信息交流模式,缺乏應(yīng)用和處理電子信息的能力,是現(xiàn)代化的電子信息網(wǎng)絡(luò)沒有得到充分的運(yùn)用,這是令人遺憾的。

2.2 實(shí)行科學(xué)的部門分工

任何系統(tǒng)都有層次性,更何況高校后勤工作涉及面很廣,包括人力資源、財(cái)務(wù)、飲食、物業(yè)、公寓、水電、商貿(mào)、接待、交通運(yùn)輸、校園綠化等。這要求后勤管理系統(tǒng)應(yīng)包含餐飲管理系統(tǒng)、公寓管理系統(tǒng)、綠化管理系統(tǒng)、日常辦公管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、物業(yè)管理系統(tǒng)、對外接待管理系統(tǒng)、車隊(duì)管理系統(tǒng)、教學(xué)樓管理系統(tǒng)、節(jié)能管理系統(tǒng)、質(zhì)監(jiān)管理系統(tǒng)等一系列的系統(tǒng)理論和具體方案。將系統(tǒng)整體的優(yōu)化,首先要求構(gòu)成系統(tǒng)各因子的優(yōu)化。后勤服務(wù)與管理工作依靠各個具體部門去完成,只有每個部門工作完成得好,整個后勤工作才可能完成得好。后勤系統(tǒng)根據(jù)學(xué)校的總體目標(biāo),將整個工作計(jì)劃劃分到職能子系統(tǒng),由各職能組長將任務(wù)分配到人,做到人人心中有計(jì)劃,人人手中有任務(wù),人人明確自己的職責(zé)和義務(wù)。例如,學(xué)校維修建立“限時服務(wù)制”,除完成日常維修,發(fā)現(xiàn)問題馬上處理外,還要定期檢查,及時發(fā)現(xiàn)隱患,并在規(guī)定的時間內(nèi)完成,不能完成的主動說明情況。另外根據(jù)季節(jié)變化,安排好季節(jié)性檢修工作。并且要求水電每周安全檢查一次,校產(chǎn)校舍每月安全檢查一次。同時要制訂校舍大、中修計(jì)劃,桌椅等物資訂購計(jì)劃,便于學(xué)校在經(jīng)費(fèi)預(yù)算時合理分配。并建立值班記錄管理:記錄設(shè)備運(yùn)行(包括高低壓設(shè)備記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報(bào)修記錄的添加、查詢、修改和刪除)與操作表的添加、查詢和刪除、值班記錄的添加、查詢等;建立對水、電、曖工程維修登記制度,登記工程預(yù)算(包括預(yù)算登記、查詢和刪除)、工程合同(包括合同的登記、查詢、修改和刪除)、工程施工工期(包括工程進(jìn)度的登記、查詢和刪除)、工作日志(包括工作日登記、查詢和刪除)、工程結(jié)算功能模塊。

但是,后勤是一個相互聯(lián)系的整體,整體并不等于部分之和。部門之間協(xié)調(diào)得好,就可能產(chǎn)生整體大于部分之和的效果;反之,如果協(xié)調(diào)不好,也可能出現(xiàn)整體小于部分之和的狀況。這里的關(guān)鍵要素有二:一是科學(xué)的部門劃分,部門職責(zé)不清,互相推諉或者互相爭利,產(chǎn)生內(nèi)耗;二是部門之間的溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制,各個部門各干各的,相互不通氣、不配合,既是個別部門的工作干好了,整體的效果也不會好。這兩個方面的問題,是多數(shù)高校后勤工作受到詬病的重要原因。必須使后勤的各個部門都明白,每個部門的工作都是后勤工作不可缺少的組成部分,每個部門的工作都需要其他部門的配合,沒有一個部門可以在沒有其他部門配合的情況下把工作干好。要使各個部門都養(yǎng)成與其他部門互相配合的良好習(xí)慣。

2.3 建立協(xié)調(diào)機(jī)制

相互配合有兩種促成方式:一是上級部門的協(xié)調(diào);二是部門之間的自覺協(xié)調(diào)。部門之間有相互配合的需要,因此,他們相互之間有自覺協(xié)調(diào)的動力,在有些時候,他們會自覺的相互協(xié)調(diào)。但是,各個部門都有各自的目標(biāo)、任務(wù)和利益訴求,在很多時候,期待他們自覺協(xié)調(diào)時不現(xiàn)實(shí)的,這就需要上級部門的協(xié)調(diào)。后勤系統(tǒng)內(nèi)部,必須建立部門之間協(xié)調(diào)的規(guī)則以及上級部門協(xié)調(diào)下屬部門的規(guī)則。只有這樣,系統(tǒng)才可能優(yōu)化,后勤工作才可能取得優(yōu)于各部門工作之和的良好績效。

2.4 完善控制機(jī)制

管理是通過被管對象的作用,來控制這個組織系統(tǒng),完成計(jì)劃,實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的。因此,控制是管理的主要功能,管理系統(tǒng)就是一個控制系統(tǒng),管理的過程就是一個控制的過程,管理的成敗主要取決于能否進(jìn)行有效的控制。后勤系統(tǒng)的被管對象是學(xué)校的財(cái)和物,使這些被管對象在現(xiàn)有的條件下,發(fā)揮更大的作用,為學(xué)校的教學(xué)和科研服務(wù),為老師和同學(xué)服務(wù)。根據(jù)系統(tǒng)論的觀點(diǎn),控制分為事前控制、事中控制和事后控制。[4]

2.5 加強(qiáng)與學(xué)校其他部門的信息交流與協(xié)調(diào)

后勤管理系統(tǒng)是一個獨(dú)立的系統(tǒng),但又是構(gòu)成學(xué)校這個大系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)。作為學(xué)校這個大系統(tǒng)的一個組成部分,必須服從這個大系統(tǒng)的需要,必須與學(xué)校其他部門進(jìn)行信息交流與工作協(xié)調(diào)。這種信息交流與工作協(xié)調(diào)的必要性也體現(xiàn)在兩個方面:其一,只有與其他部門多交流、多溝通,才能準(zhǔn)確了解學(xué)校需要后勤系統(tǒng)提供怎樣的服務(wù);其二,后勤管理工作需要學(xué)校其他部門的支持與配合,離開其他部門的配合,離開全校廣大師生的配合與支持,后勤工作不可能取得良好的績效。

3.結(jié)語

后勤管理也是一門科學(xué),我們只有了解它并且掌握它的規(guī)律,才能更好地駕馭它。系統(tǒng)論是現(xiàn)代社會化條件下管理復(fù)雜工作的重要方法,系統(tǒng)論在高校后勤管理中大有作為。系統(tǒng)論的思想和觀念已經(jīng)自覺不自覺地在高校后勤管理中得到應(yīng)用,但從總體情況來看,應(yīng)用得還非常不夠。本文所論,有些是筆者對高校后勤管理中應(yīng)用系統(tǒng)論方法的點(diǎn)滴體悟,更系統(tǒng)、更深入地闡述這一問題需要高校后勤同仁繼續(xù)做出理論研究和實(shí)踐回應(yīng)。

參考文獻(xiàn)

[1]黃春麟.高職教育與學(xué)習(xí)化社會構(gòu)建的系統(tǒng)論研究[J].職業(yè)技術(shù)教育,2003,(4).

[2]林建平.高校能源消耗管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].遼寧科技大學(xué)學(xué)報(bào),2008,(1)

[3]趙群.高校信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與一體化[J].中國科技財(cái)富,2008,(12).

[4]孫群智.對加強(qiáng)高校后勤實(shí)體“內(nèi)部控制”的思考[J].重慶工學(xué)院學(xué)報(bào),2006,(12).

作者簡介:任群英(1967—),湖南邵陽人,福建師范大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)接待服務(wù)中心主任,主要研究方向:后勤管理與服務(wù)。