自重行碎

行政主要負責企業(yè)行政事務(wù)管理、保障企業(yè)業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)、企業(yè)制度建設(shè)等等。具體包括行政總監(jiān)或行政經(jīng)理、行政助理，專員、經(jīng)理助理/秘書、前臺、后勤、保管員、電腦操作員等等。大學(xué)應(yīng)屆畢業(yè)生最有可能從事其中的行政助理/專員、經(jīng)理助理，秘書和大型外企的前臺工作。

行政助理的工作十分瑣碎，負責管理公司員工信息、辦公用品使用、準備統(tǒng)計報表和書面報告、保存文件等等。雖然對技能要求并不高，但需要行政助理能根據(jù)企業(yè)情況判斷工作的輕重緩急、合理分配時間。如果企業(yè)的規(guī)模較小，行政助理還有可能幫助處理財務(wù)、人事、采購方面的業(yè)務(wù)，這需要他們具備很好的組織能力和分析能力。

佳能(中國)人力資源部高級經(jīng)理李鈞解釋說：“行政職位是很瑣碎又很重要的工作，需要有服務(wù)他人的意識。”面試中，除了考察行政助理的專業(yè)知識外，對細節(jié)的考察也非常重要。比如，佳能會安排幾個人一起面試。“首先握手就很重要，我們希望學(xué)生與面試官的手可以誠懇地、牢牢地握在一起。有些女生可能由于矜持，或者有些學(xué)生太過冷漠。都會給面試官留下不好的印象?！?/p>

佳能還會通過一些小環(huán)節(jié)觀察應(yīng)聘者的言行。比如應(yīng)聘者將外套放在旁邊的椅子上，有些同學(xué)隨手一丟，有些同學(xué)則會整齊地將外套疊好，還可能會順手幫助別人整理一下。面試官還可能會給面試者一堆紙筆，有些人會主動為他人分發(fā)，有些人卻會坐著不動。李鈞解釋面試官看重這些細節(jié)的原因：“行政工作有時就是要主動承擔職責，有時可能并不是你分內(nèi)的職責。我們希望找到那些愿意主動為他人、為集體分擔工作的人?！?/p>

面試中還可能會插入一些情景分析的問題。比如，2008年12月31日是醫(yī)療費報銷的截止日期，你會怎樣提醒那些可能沒有留意通知的人?“我會從12月1日開始，每天發(fā)一遍通知。如果有人再不報，就是他自己的問題了?！边@樣的做法國然有效，但未免太簡單粗暴。“我會觀察誰經(jīng)常出差，可能無法留意通知，我就會主動去提醒這樣的人?！币粋€行政助理正需要這樣的細心、主動、周到。

秘書需要的基本職業(yè)素質(zhì)大致相同。面試時還會考察你與直屬上司的個性是否相合。小型企業(yè)的初級秘書，只需要了解簡單的文秘知識。而外企的高級秘書或大型企業(yè)經(jīng)理的專職秘書，不僅需要高度的專業(yè)性，語言掌握熟練，還會為經(jīng)理分擔一些輔助管理的工作，并掌握大量的人脈信息，有很高的判斷能力。這樣的職位需要一定的工作經(jīng)驗，通常應(yīng)屆畢業(yè)生無法勝任。

雖然前臺從事的工作通常較為簡單，但如果可能，大型外企的前臺也是應(yīng)屆畢業(yè)生的一個不錯選擇，而且還有一份相對不錯的薪資待遇。大型外企的前臺除了對身高、外形、聲音的要求外，同樣要求熟練使用辦公軟件，重要的是外語口語要流利。如果你希望得到這份工作。最好去專門學(xué)習一下商務(wù)禮儀。雖然在實際生活中，前臺可能并不是容易產(chǎn)生成就感的工作，也有很多從事外企前臺工作的女生抱怨工作內(nèi)容單調(diào)，但如果你仍想從事行政工作，從外企前臺向大型企業(yè)的行政人員轉(zhuǎn)行并不困難。

初涉行政必讀書

《杜拉拉升職記》

小說中拉拉在外企的經(jīng)歷跨度八年。從一個樸實的銷售助理，成長為一個專業(yè)干練的HR經(jīng)理，見識了各種職場變遷，也歷經(jīng)了各種職場磨煉。你可以消遣地來看看這本純屬虛構(gòu)的小說，也可以把它當經(jīng)驗分享之類的職場實用手冊來使用。