學會“修訂”，它一定讓你愛不釋手
2009-01-01 00:00:00沈悅
職場 2009年2期
職場新人必會500強Office高效辦公技巧系列
Word是眾多Office用戶必用的工具，很多用戶可以說：“我會熟練運用Word”，但是經(jīng)過我們的大量調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有很少一部分用戶真正做到熟練，因為他們還沒有掌握Word中那些至IN至COOL的功能，這些功能學會只要幾分鐘，但是在實際工作中發(fā)揮的作用可是無法只用巨大來形容哦!
Word的修訂功能自從在Word 6.0中推出以來，一直沒有受到用戶的重視，但是所有學會使用該功能的用戶都對此功能贊不絕口，愛不釋手，如今到了Office 2003，這個功能再次被強化，極大地方便了用戶的使用。
請點擊：修訂三步曲
第一步 啟動修訂法寶
許多人不知道修訂功能的原因是因為不知如何啟動，其實啟動修訂功能的方法是很多的。
a)從工具菜單中選擇修訂。
b)或右鍵點擊菜單，選中審閱選項，在之后出現(xiàn)的工具欄中選擇修訂。
c)或者當我們把文檔做完后，發(fā)給同事，讓同事對文檔做的更改自動啟動修訂功能，只需要點擊文件－發(fā)送－郵件收件人(審閱)。
第二步 “修訂一學就會”
修訂功能如何使用呢?有點神秘色彩的修訂功能其實非常容易實現(xiàn)。
a)啟動修訂功能之后，我們?nèi)绻迦肓诵聝?nèi)容或刪除了舊的內(nèi)容會分別顯示。
b)如果我們不希望修改文章，而是
在文章之上增加批注，那我們可以選中需要被批注的內(nèi)容，點擊批注按鈕，然后就可以對文章不同內(nèi)容進行批注了。
第三步 修訂中最精彩的步驟
審閱工具欄中有幾個神奇的按鈕，我們一定要學會：
a)顯示標記的最終狀態(tài)修訂插入的內(nèi)容以特別的顏色顯示在正文內(nèi)，而原文被刪除的內(nèi)容會出現(xiàn)在屏幕右側的批注區(qū)。
b)最終狀態(tài)我們可以通過該選項了解接受所有修訂者修訂后的結果。
c)顯示標記的原始狀態(tài)該狀態(tài)正好與第一個狀態(tài)相反，原文被刪除的內(nèi)容會以刪除線的形式出現(xiàn)，而修訂插入的內(nèi)容會出現(xiàn)在屏幕右側的批注區(qū)。
d)原始狀態(tài) 該狀態(tài)為文檔未被修改之前的原始狀態(tài)。
如何顯示不同的修訂者的修訂內(nèi)容并接受和拒絕修訂
a)當文章被多人修訂后，我們可以選擇顯示不同修訂者的修訂內(nèi)容加以接受和拒絕，點選審閱工具欄的顯示-審閱者-選取你希望顯示的修訂者姓名。
b)我們可以點選前一處修訂或批注／后一處修訂或批注，選取被修訂過的內(nèi)容，再點選接受所選修訂／拒絕所選修訂，來接受或拒絕所選的修訂。
c)補充知識：
如果我們想快速接受或拒絕某個修訂者的所有修訂內(nèi)容，只需點選接受對文檔所做的所有修訂／拒絕對文檔所做的所有修訂。
作者簡介
上海得天咨詢效率培訓師／首席顧問，微軟Office MVP(最有價值Office專家)。專業(yè)從事效率辦公培訓／咨詢8年，有著豐富的幫助企業(yè)客戶提升辦公效率的培訓及咨詢經(jīng)驗，2001年起被微軟中國特聘為Office特約資深顧問，協(xié)助微軟完成Office多個版本的產(chǎn)品發(fā)布會、新聞會、企業(yè)效率辦公研討會、產(chǎn)品路演。
Michael多年為可口可樂、中國移動、Adidas、Philips等多家知名公司進行效率辦公內(nèi)訓及咨詢。
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