圖解Ｗｏｒｄ ２００７文件操作與編輯技法

第一部分 Word 2007文檔操作方法多

Word 2007主要是用來寫文章、排文章的，每一篇文章都是以一個電子文檔的形式存在和表現(xiàn)的。因此，在學(xué)習(xí)如何編輯文檔之前，我們需要首先熟悉Word 2007文檔的操作技法。對Word 2007文檔操作，主要包括創(chuàng)建文檔、編輯保存文檔和打開文檔等方面。

一、創(chuàng)建新文檔的三種方法

Word 2007啟動后，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個空白文檔，這是隨Word 2007系統(tǒng)自帶的自動創(chuàng)建新文檔的方法。創(chuàng)建新文檔的方法不止這一種，創(chuàng)建Word 2007新文檔的方法還可以有以下三種。

1. 從“開始”菜單創(chuàng)建

2.用Ctrl+N組合鍵創(chuàng)建

3.通過右鍵菜單命令創(chuàng)建

二、保存已有文檔也有三法

當(dāng)你用以上辦法創(chuàng)建了一個新文檔或打開已有文檔后，就可以輸入內(nèi)容了，輸入的內(nèi)容可以是數(shù)字、字母、符號和漢字符號的集合。只要你掌握了輸入方法，就可以錄入內(nèi)容了。建立新文檔或?qū)εf文檔進行編輯修改后，就需要對文檔進行保存。這就涉及到文本的保存方法，保存文檔的常用方法有如下幾種。

1.用Ctrl+S組合鍵快速保存

2.選擇菜單命令保存

3.設(shè)置讓系統(tǒng)自動保存

小提示：

“Word選項”按鈕開啟的窗口中有非常豐富的選項可供選擇，可以說它是Word 2007各項參數(shù)的控制中心。

三、打開已有文檔的三種方法

當(dāng)你要對以前創(chuàng)建的文檔進行修改、排版、繼續(xù)錄入的時候，就需要先打開文檔。打開文檔的常用方法有以下幾種。

1.雙擊文檔打開法

2.用Ctrl+O快捷鍵打開文檔

3.選擇最近使用文檔打開法

通過上面的學(xué)習(xí)可知，我們可以使用Office按鈕來創(chuàng)建、打開和保存Word 2007文檔。當(dāng)按下此按鈕的時候就會出現(xiàn)一個菜單，這與Word早期版本的“文件”菜單有些相似，菜單左側(cè)是處理文件的所有命令，我們可以從此菜單中創(chuàng)建新文檔或打開現(xiàn)有文檔；此外我們還可以用快捷組合鍵的方式操作文件，也可以用點擊按鈕的方式操作文件。

第二部分 Word 2007編輯技法多

在學(xué)會了新建、打開、輸入、保存等基本操作后，在Word 2007文檔的寫作過程中，免不了發(fā)生這樣那樣的輸入錯誤，此外根據(jù)實際需要可能還要對原來的文章進行一些內(nèi)容的添加、刪除或修改，這些都屬于Word文檔的編輯范疇之列。本部分將繼續(xù)以圖解的方式對Word 2007編輯技法進行詳細講述，這部分的內(nèi)容也是為朋友們進一步學(xué)習(xí)文檔排版打下良好的基礎(chǔ)。

一、編輯的基礎(chǔ)技能——選擇文本

選擇文本是一切文本操作的基礎(chǔ)，要對文本進行操作，不管這些文本是一個字、一個詞或者是一個句子、一個段落甚至全文，都必須先選擇好這些文字，然后才能執(zhí)行各種操作命令。選擇文本主要有以下一些方法。

1. 用鼠標(biāo)操作

用鼠標(biāo)將光標(biāo)置于要選定文字的開始位置，按住鼠標(biāo)左鍵不放并拖動鼠標(biāo)到要選定文字的結(jié)束位置松開；或者在要選定文字的開始位置單擊鼠標(biāo)左鍵，然后按住Shift鍵不放，在結(jié)束處單擊鼠標(biāo)左鍵，也可以選中這些文字，這種方法對連續(xù)的字、句、行、段的選取都適用。

2. 選取一整句

按住Ctrl鍵，單擊文檔中的一個地方，鼠標(biāo)單擊處的整個句子就會被選取。

3. 按行來選取

按行的選取分為單行選取和多行選取。

選定一行文字的方法：將鼠標(biāo)移動到要選取行的左邊首部位置，這時光標(biāo)變成斜向上方的箭頭，點擊鼠標(biāo)左鍵即可選取整行文本。

選定多行文本的方法：在文檔中按鼠標(biāo)左鍵上下進行拖動可以選定多行文本；在開始行的左面單擊選中該行，這時按住Shift鍵，在結(jié)束行的左面單擊鼠標(biāo)左鍵，可以達到同樣的效果。

4. 選取段落

把鼠標(biāo)置于要選取段落的左側(cè)，等光標(biāo)改變形狀后雙擊鼠標(biāo)左鍵；此外，在該段落中任意位置三擊鼠標(biāo)左鍵也可以選中整個段落。

5.選擇全文

用Ctrl+A組合鍵可以選擇全文；或者將鼠標(biāo)移動到文檔左側(cè)，等鼠標(biāo)改變形狀后快速按鼠標(biāo)左鍵三次，也可選取整篇文檔。

二、最常見的編輯需求——刪除、復(fù)制、移動文本

學(xué)會選取文本，目的是對選取的文本進行格式化、移動、復(fù)制、刪除等操作，下面分別來學(xué)習(xí)。

1. 刪除文本

在文本輸入過程中如果出現(xiàn)錯誤的輸入，就要通過刪除誤輸入的文字來修正錯誤

選取要刪除的文本，按鍵盤上的Back Space鍵或按下Delete鍵，就可以刪除文本。

2. 復(fù)制文本

有些文字需要重復(fù)輸入，這時利用復(fù)制和粘貼功能來操作會很方便并能提高輸入效率，方法如下：

① 菜單命令法。

② 鼠標(biāo)拖動法：先選定要重復(fù)輸入的文字，同時按Ctrl鍵和鼠標(biāo)左鍵，拖動鼠標(biāo)時，指針會變成一個帶有虛線方框的箭頭，這時光標(biāo)是虛線形態(tài)。當(dāng)光標(biāo)移動到了要復(fù)制文本的位置后釋放Ctrl鍵和鼠標(biāo)左鍵，就可以實現(xiàn)文本的復(fù)制了。復(fù)制整個行和段落也可以用此方法。

③ 借用剪貼板法：首先選定需要復(fù)制的文本，按照如圖所示的操作，就可以實現(xiàn)文本的復(fù)制，剪貼板中的內(nèi)容可以多次復(fù)制，如果其中的內(nèi)容沒用了，用戶可以將其刪除或清空。

小提示：

在Word 2007中，無論采用哪種復(fù)制方法，都會在粘貼的文本后面出現(xiàn)一個粘貼選項按鈕，用鼠標(biāo)單擊該按鈕可以展開粘貼命令菜單，在粘貼命令菜單中，有四種方式供用戶選擇。

3.移動文本

移動文本就是將選擇好的文本原樣移動到其他地方，文本的移動方法主要有兩種：

① 常規(guī)的方法：選擇需要移動的文本，進行文字剪貼，可使用開始選項卡的“剪貼”按鈕、右擊選定文本出現(xiàn)快捷菜單中的“剪貼”菜單項或使用Ctrl+X快捷鍵，然后將光標(biāo)移動到要輸入文字的地方，使用開始選項卡中的“粘貼”按鈕、右鍵快捷菜單中的“粘貼”菜單項或Ctrl+ V快捷鍵進行文字粘貼。

② 鼠標(biāo)拖動法：首先要選定要移動的文本，同時按鼠標(biāo)左鍵，拖動鼠標(biāo)指針，此時，鼠標(biāo)的指針會變成一個帶有虛線框的箭頭，光標(biāo)呈虛線狀；當(dāng)移動光標(biāo)到要插入文本的地方后，釋放鼠標(biāo)，就可以實現(xiàn)文本的移動。

三、最為高效的編輯技能——查找或替換文本

文本修改過程中經(jīng)常要在整個文檔中查找某個或某幾個特定的內(nèi)容，查找文本為我們準(zhǔn)確無誤地查找到所需內(nèi)容提供了方便的途徑。

1.查找文本

利用開始選項卡的查找命令或快捷鍵Ctrl+F打開查找對話框，輸入要查找的內(nèi)容，進行查找。

2.替換文本

替換文本是在當(dāng)前文檔中，用新文本部分或全部來替換原來的文本。用“開始”選項卡中的替換命令或者快捷鍵Ctrl+H打開替換對話框，輸入查找的內(nèi)容和替換為內(nèi)容，即可完成文本替換。

四、不怕浪費紙的技能——撤銷和恢復(fù)

大家都知道，傳統(tǒng)的手寫文章最令人厭煩的就是因為誤寫了一些字詞或段落而從頭重抄的事情。而這一切在Word 2007的電子辦公環(huán)境下竟然變得比其他操作更加輕而易舉，它不光不會浪費你的紙張，就是返工操作所用的時間也幾乎可以忽略不計。這就是Word 2007編輯技術(shù)中的撤銷和恢復(fù)操作。

例如，當(dāng)出現(xiàn)誤操作，比如錯誤替換或錯誤刪除等誤操作后，可以通過撤銷和恢復(fù)功能回到誤操作前的狀態(tài)。

1. 撤銷操作

撤銷單次操作，可以點擊工具欄中的撤銷按鈕或用Ctrl+Z快捷組合鍵來取消上一次所作的操作；如果要撤銷多次操作，可以點擊工具欄中撤銷按鈕右下角的小三角，點擊選擇需要撤銷的內(nèi)容即可。

2. 恢復(fù)操作

恢復(fù)和撤銷是相對應(yīng)的操作，用于恢復(fù)被撤銷的操作。具體操作方法是點擊快速訪問工具欄中的恢復(fù)按鈕或者同時按下鍵盤上的Ctrl+Y快捷組合鍵。

通過以上學(xué)習(xí)，我們學(xué)會了Word 2007的文檔編輯技術(shù)，包括文本的選取、刪除、移動、查找和替換等操作，還了解了撤銷和恢復(fù)操作。在接下來的課程中，我們將在文本編輯的基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)文字排版的技能，你將會親眼看到自己親手編輯好的漂亮文章。