談院系辦公室管理水平的提升

[摘 要]隨著高校改革的深入，學(xué)校的管理權(quán)限不斷下移，院系的發(fā)展面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。院系要想提高工作效率、在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，必須重視辦公室的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理模式的優(yōu)化。

[關(guān)鍵詞]院系辦公室 以人為本 職能創(chuàng)新

高校院系辦公室，作為基層運(yùn)行的中樞機(jī)關(guān)，在教學(xué)、科研等各項(xiàng)管理工作中扮演著內(nèi)外聯(lián)系、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的橋梁角色。學(xué)院要想提高工作效率、在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，必須重視辦公室的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。

一、院系辦公室工作特點(diǎn)

1.工作冗雜?，F(xiàn)行的高校管理體制中，學(xué)校行政機(jī)關(guān)與院系的工作聯(lián)系是通過(guò)院系辦公室開(kāi)展起來(lái)的。學(xué)院在發(fā)展建設(shè)過(guò)程中遇到的形形色色問(wèn)題，也需要院系辦公室協(xié)調(diào)解決?？梢哉f(shuō)，院系辦公室承擔(dān)的工作任務(wù)千頭萬(wàn)緒，包羅萬(wàn)象。

2.強(qiáng)調(diào)時(shí)效性?，F(xiàn)代社會(huì)越來(lái)越強(qiáng)調(diào)時(shí)效性，各機(jī)關(guān)職能部門(mén)在下達(dá)任務(wù)時(shí)總要強(qiáng)調(diào)完成任務(wù)的最后截止時(shí)間。如果所給期限短，再加上其他部門(mén)同時(shí)下達(dá)另外緊急任務(wù)，就會(huì)給院系辦公室人員解決問(wèn)題帶來(lái)難度。超時(shí)完成任務(wù)或質(zhì)量不高地完成任務(wù)都會(huì)使工作結(jié)果大打折扣，影響部門(mén)的整體工作水平。

3.工作影響廣泛。院系辦公室是部門(mén)的窗口，工作影響面大。無(wú)論是面對(duì)學(xué)校各機(jī)關(guān)職能部門(mén)，還是對(duì)其他兄弟學(xué)院，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)總是對(duì)辦公室給予很高的期望值，希望在辦公過(guò)程中，辦公人員能夠表現(xiàn)出良好的職業(yè)素質(zhì)和高超的業(yè)務(wù)能力，從而推動(dòng)本部門(mén)工作的順利開(kāi)展。

4.突發(fā)事件多。隨機(jī)性與其他業(yè)務(wù)部門(mén)工作相對(duì)獨(dú)立相比，辦公室工作被動(dòng)性強(qiáng)，突發(fā)事件多。處理事務(wù)既要符合領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要滿足指標(biāo)精神，辦事的程序、方式都不能擅自做主，這種被動(dòng)性在某種程度上增加了辦公室開(kāi)展工作的難度，加班加點(diǎn)成了必然現(xiàn)象。

二、高校院系辦公室管理所面臨的困境

在高等教育改革與發(fā)展步伐不斷加快的今天，我國(guó)高校辦公室職能與目標(biāo)任務(wù)建設(shè)正面臨著諸多方面的挑戰(zhàn)。高校在擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，加快科研、教學(xué)設(shè)施建設(shè)，提高辦學(xué)質(zhì)量和學(xué)術(shù)聲譽(yù)等方面會(huì)出現(xiàn)許多新問(wèn)題，這就要求學(xué)院辦公室必須充分地發(fā)揮高效、服務(wù)、創(chuàng)新等職能，積極為領(lǐng)導(dǎo)和師生提供一流的服務(wù)。隨著學(xué)校的發(fā)展和社會(huì)需求的不斷變化，辦公室的服務(wù)職能和服務(wù)創(chuàng)新機(jī)制必須有所改變，服務(wù)的目標(biāo)也必須有相應(yīng)的調(diào)整。在這個(gè)過(guò)程中，要合理的制定自己的發(fā)展目標(biāo)，積極促進(jìn)職能的轉(zhuǎn)換。同時(shí)要依靠有效的職能促進(jìn)目標(biāo)的不斷發(fā)展，使二者之間形成一個(gè)良性的循環(huán)。

而事實(shí)上，我國(guó)高校院系行政人員中，真正學(xué)習(xí)行政管理或文秘專(zhuān)業(yè)的人相對(duì)較少，培訓(xùn)機(jī)會(huì)也較少，所以在業(yè)務(wù)的水平方面存在著一定的缺陷。同時(shí)，辦公室人員的業(yè)務(wù)水平高低是與其自身所掌握的專(zhuān)業(yè)技能直接相關(guān)的。這就要求他們必須了解高校的運(yùn)作過(guò)程、教學(xué)過(guò)程、科研工作、學(xué)生工作、人事工作等等，通曉教育行政管理知識(shí)，掌握高校教育教學(xué)的發(fā)展規(guī)律。如果辦公室人員積極性不高、服務(wù)意識(shí)淡薄，就會(huì)影響學(xué)校的聲譽(yù)和教學(xué)質(zhì)量。

三、創(chuàng)新管理觀念，提升院系辦公室的管理水平

1.院系辦公室是學(xué)校的窗口單位，辦公室工作人員工作情緒和狀態(tài)不僅會(huì)感染學(xué)院內(nèi)部的工作人員，還會(huì)影響到學(xué)校的其他部門(mén)人員，甚至?xí)ㄟ^(guò)這個(gè)窗口將這種情緒傳遞到學(xué)校之外。學(xué)院需要努力營(yíng)造和諧的工作氛圍，使工作人員進(jìn)人良好的工作狀態(tài)，促使大家團(tuán)結(jié)一致，形成核心競(jìng)爭(zhēng)力，以便更好地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。同時(shí)，在學(xué)術(shù)方面，要改變觀念，把辦公室人員的身份從行政人員轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)人員，規(guī)范辦公室工作人員職稱(chēng)晉升制度，依靠機(jī)制促進(jìn)良好學(xué)術(shù)氣氛的形成，激發(fā)工作人員學(xué)術(shù)交流的積極性，為工作人員的自我完善和發(fā)展提供更大的空間。

2.服務(wù)工作創(chuàng)新。首先是服務(wù)思維的模式創(chuàng)新。學(xué)院辦公室工作人員要以服務(wù)社會(huì)，服務(wù)大眾的心態(tài)投入工作，這樣才能在實(shí)際的工作中快速的計(jì)劃、實(shí)施和處理事務(wù)，從根本上提升學(xué)院辦公室的管理水平，同時(shí)還需要在服務(wù)性理念上創(chuàng)新。這就要求管理者降低自己的位置。辦公室工作人員要把自身、教師、學(xué)生放在平等的地位，共同圍繞教學(xué)的終端——社會(huì)需求，來(lái)參與管理和服務(wù)。院系辦公室一線的工作人員應(yīng)以社會(huì)需求和學(xué)生的視角來(lái)看待問(wèn)題和調(diào)整工作方式及方法，學(xué)習(xí)新的思路和觀點(diǎn)，吸取新的營(yíng)養(yǎng)，這才能真正地實(shí)現(xiàn)服務(wù)理念的創(chuàng)新。

其次，要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)機(jī)制。服務(wù)創(chuàng)新是始終貫穿于學(xué)院辦公室工作中的一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。隨著社會(huì)需求和學(xué)校的發(fā)展，服務(wù)也必須做出相應(yīng)的調(diào)整。學(xué)院辦公室應(yīng)依靠不斷發(fā)展的新管理方法和管理理念來(lái)尋求創(chuàng)新的思路和途徑。譬如依靠人性化管理理念營(yíng)造更有效的服務(wù)氛圍，依靠信息化管理來(lái)促進(jìn)高效的服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)建新的服務(wù)模式。同時(shí)，可有序建立和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，通過(guò)完善制度有效地鼓勵(lì)每一位工作人員創(chuàng)新服務(wù)，對(duì)已創(chuàng)建的服務(wù)方式和模式，要建立發(fā)展的保障機(jī)制，真正做到依靠創(chuàng)新服務(wù)促協(xié)調(diào)，依靠創(chuàng)新服務(wù)促效率，依靠創(chuàng)新服務(wù)促發(fā)展，逐步地形成科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的服務(wù)工作秩序，使每一項(xiàng)創(chuàng)新服務(wù)工作落到實(shí)處。

參考文獻(xiàn)

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