城建檔案工作創(chuàng)新的幾點思考

Probe into the Innovation of Urban Construction File Management

蔡孟奇CAI Mengqi

摘 要:在我國建設(shè)事業(yè)迅猛發(fā)展的今天，包括業(yè)務(wù)管理檔案、建設(shè)工程檔案等在內(nèi)的城建檔案都在大量快速形成和積累，給收集、保管和開發(fā)利用帶來了新的挑戰(zhàn)。城建檔案工作應(yīng)搶抓機遇，加強人才隊伍培養(yǎng)，夯實館藏基礎(chǔ)，推進信息化建設(shè)，才能爭得主動，迎來新一輪發(fā)展高潮。該文作為解放思想大討論活動的成果對城建檔案工作有一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞:城建檔案; 人才; 館藏; 信息化; 創(chuàng)新

中圖分類號:G271

文獻標識碼:B

文章編號:1008-0422(2009)02-0116-03

1前言

改革開放30年來，我國建設(shè)事業(yè)迅猛發(fā)展，城市變化日新月異。作為城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展真實記錄的城建檔案工作就是在這一過程中形成并發(fā)展壯大的。從工作范疇上講，城建檔案工作主要是管理建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理類檔案和眾多的建設(shè)工程檔案。在新的形勢下，我們需要不斷解放思想，創(chuàng)新思維，使城建檔案工作得到升華和創(chuàng)新發(fā)展?！皠?chuàng)新是民族進步的靈魂，是國家興旺發(fā)達的不竭動力”，也是城建檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉。我們應(yīng)以創(chuàng)新為動力，為建設(shè)事業(yè)和城建檔案工作新的30年大發(fā)展進行規(guī)劃、探索和思考。

2創(chuàng)新學(xué)習(xí)，一流的人才隊伍干出一流的事業(yè)

我國城建檔案工作起步于上世紀80年代初，現(xiàn)在絕大部分城建檔案館業(yè)務(wù)骨干和領(lǐng)導(dǎo)隊伍都是從那個時候成長起來的。這些同志實踐經(jīng)驗豐富，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇;但因為多種原因，相當(dāng)一部分同志沒有受過高層次的專業(yè)訓(xùn)練，對現(xiàn)代高新科技不是很熟悉。對一些剛參加城建檔案工作的年輕人來說，對城建檔案工作這種經(jīng)驗性強，牽涉到建設(shè)系統(tǒng)眾多方面的特點又缺乏體會。加上最近幾年建設(shè)系統(tǒng)體制改革變化很大，建設(shè)工程檔案管理程序和措施的落實也有很大困難。這一切都要求我們創(chuàng)新學(xué)習(xí)，以學(xué)習(xí)提高隊伍素質(zhì)，以學(xué)習(xí)建立一流的隊伍，干出一流的事業(yè)。在創(chuàng)新學(xué)習(xí)方面要做到:

2.1 樹立創(chuàng)新意識。城建檔案工作的創(chuàng)新來自對建設(shè)系統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新思路和理念，沒有創(chuàng)新的意識，城建檔案工作創(chuàng)新就無從談起。我們正在面對的是一個以信息、網(wǎng)絡(luò)和知識為基礎(chǔ)的全新經(jīng)濟時代，檔案的收集、保管與利用正在變?yōu)樾畔⒌馁Y源整合和開發(fā)，建設(shè)系統(tǒng)也在走向信息化，城建檔案工作要適應(yīng)這種新時代的要求，就應(yīng)當(dāng)有創(chuàng)新的意識和思想，城建檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識經(jīng)濟的靈魂，在檔案工作網(wǎng)絡(luò)化方面，滲透創(chuàng)新思想，開展創(chuàng)新實踐。

2.2 培養(yǎng)創(chuàng)新能力。城建檔案工作者應(yīng)努力優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，堅持探索的精神，樹立求變求新的態(tài)度并擁有在復(fù)雜多變的條件下進行綜合選擇的能力，使自己成為適應(yīng)、符合時代要求的復(fù)合型人才。城建檔案工作者還應(yīng)有檔案新知識、新理論和新技術(shù)的創(chuàng)造能力。只有這樣，才能充分發(fā)揮自己的潛力，積極培養(yǎng)出自己對新知識的敏感性和善于將知識轉(zhuǎn)化為有效服務(wù)的能力。

2.3 掌握創(chuàng)新技術(shù)。城建檔案工作者應(yīng)充分掌握有關(guān)信息處理的基礎(chǔ)理論知識、基本技術(shù)手段和方法;包括計算機網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)，文檔高速掃描和工程圖紙真彩掃描技術(shù)，GIS技術(shù)，數(shù)字城建檔案館技術(shù)，網(wǎng)站建設(shè)技術(shù)等。特別要加強計算機信息處理技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，熟練使用計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)布和共享信息應(yīng)成為每位城建檔案工作者的基本功。最好還能根據(jù)工作實際需要，獨立開發(fā)利用城建檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源，在管理方面實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)管理，做到城建檔案信息資源共享。

3豐富館藏，夯實基礎(chǔ)才能創(chuàng)造輝煌

城建檔案工作的基礎(chǔ)就是實體檔案的收集和保管。在高速發(fā)展的城市建設(shè)中，建設(shè)檔案的門類日益豐富，數(shù)量迅猛增長，收集難度也在加大。怎么樣才能收集全?怎么樣才能保證檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性是城建檔案工作的一個基礎(chǔ)性難題。從城建檔案工作現(xiàn)代建設(shè)的目標上講，信息資源建設(shè)是信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)，也是創(chuàng)新城建檔案工作的前提。因此在創(chuàng)新城建檔案工作的過程中，要不斷豐富和完善城建檔案信息資源。我們認為應(yīng)做好四個結(jié)合:

3.1將“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”與“檔案接收”相結(jié)合，強化歸檔收集。在新的形勢下，城建檔案工作者如果仍墨守陳規(guī)，守株待兔，必然導(dǎo)致城建檔案工作的被動。在思想認識上，必須努力克服檔案收集難的畏難思想，出于對城建檔案事業(yè)的責(zé)任和使命，樹立主動服務(wù)意識，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力改善自身形象，增強工作的主動性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的，不能只說不做，不能怕麻煩，不能拒絕具體事務(wù)。我們應(yīng)把“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”和“檔案接收”結(jié)合起來，業(yè)務(wù)指導(dǎo)是方法、是手段，檔案收集是目標，是結(jié)果。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上，應(yīng)勤跑工地，堅持項目追蹤，收集信息，了解情況，隨時進行檢查指導(dǎo)，把政策講透，把要求講透。在具體工作中，必須主動參與各項重要建設(shè)活動和工程的竣工驗收，把工作做到現(xiàn)場，超前控制，把問題解決在檔案進館之前，確保檔案收集完整、全面。一些重點工程或外商投資項目，由于領(lǐng)導(dǎo)重視，社會關(guān)注，地位特殊而享有一些特殊政策，對其竣工檔案歸檔的監(jiān)督難以落到實處，對這些項目的檔案歸集工作，要積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時與企業(yè)溝通，改善與建設(shè)單位的關(guān)系，爭取建設(shè)單位的積極配合。在檔案接收方面，我們應(yīng)充分利用建設(shè)行政程序把關(guān)，建立建設(shè)工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。從長沙和懷化館的做法來看，我們要求建設(shè)工程竣工驗收前一定要進行工程檔案初步驗收，檔案基本合格后，發(fā)放《初驗認可證》，才可以召開竣工驗收會;在工程備案后，一定要對工程檔案進行合格驗收，合格驗收并移交后，再發(fā)放《合格證》，工程才能辦理產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)。這一系列具體措施，把業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案接收結(jié)合成一套完整的程序，使檔案歸檔、接收不再虛弱，強化了歸檔收集，做到了應(yīng)收盡收。

3.2將“編制深度”與“歸檔廣度”相結(jié)合，拓展歸檔渠道。城建檔案涉及部門、單位有幾十家，內(nèi)容涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的方方面面。一般來說，建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小，歸集率較高;而非建設(shè)系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案種類多，數(shù)量大，收集矛盾多，難度大。我們要運用行政、經(jīng)濟、法律等各種手段，突出重點、以點帶面、不斷拓展，積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動與有關(guān)部門溝通，采取有力措施，加強地下管線檔案的接收和收集，開展地下管線檔案信息的綜合動態(tài)管理。長沙館通過制定《城市地下管線工程檔案管理條例》，使地下管線檔案有法可依，保證了管線檔案按要求歸檔。二是開發(fā)區(qū)的檔案。開發(fā)區(qū)的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統(tǒng)一管理城建檔案的基本原則，依法加強對開發(fā)區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期接收城建檔案。三是圍繞社會主義新農(nóng)村建設(shè)的目標，采取多種形式，切實做好小城鎮(zhèn)建設(shè)、新農(nóng)村建設(shè)檔案的收集工作。豐富館藏包括量的擴展和質(zhì)的提升，沒有數(shù)量就無質(zhì)量可言，而沒有質(zhì)量的館藏，無論數(shù)量多么“龐大”，都難以充分地為城市建設(shè)和經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。因此，豐富館藏應(yīng)當(dāng)是檔案資料的大數(shù)量和高質(zhì)量的統(tǒng)一體，是規(guī)模與品位的“雙優(yōu)”。豐富館藏的渠道拓寬了，接收方法也解決了，就應(yīng)特別注重質(zhì)量問題，即既要擴容又要提質(zhì)。在擴容提質(zhì)上，主要注重以下三方面:一是嚴格按城建檔案歸檔范圍接收檔案，不在此列的拒之門外，確保專館專用，節(jié)約政府公共資源。二是以最低限度數(shù)量的檔案保存最大限度的必要的信息量，盡量避免重復(fù)的、價值不大的檔案進館，確保數(shù)量優(yōu)化。三是對整理不規(guī)范、殘缺不全，模糊不清的資料盡量拾遺補缺，修訂完善，確保質(zhì)量優(yōu)化。

3.3將“依法治檔”和“行業(yè)管理”相結(jié)合，提高城建檔案法律意識。城市建設(shè)檔案管理是一個跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程。建設(shè)系統(tǒng)以外的單位產(chǎn)生的城建檔案，接收難度大，工作紛繁復(fù)雜。我們要充分運用法律法規(guī)賦予的權(quán)力，大膽靈活地履行收集檔案、行政執(zhí)法和行業(yè)管理的職責(zé)，主動開展工作。一是加強檔案法規(guī)宣傳，強化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，使之深入人心。長沙、懷化館最近幾年大力開展建設(shè)工程資料員培訓(xùn)，向建設(shè)、施工、監(jiān)理單位的技術(shù)負責(zé)人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范，提高他們的素質(zhì)和工作技能，產(chǎn)生了較大的成效。二是要建立目標管理考核機制。要通過建設(shè)行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標管理考核，將檔案接收和館藏量增長列為量化指標，年初下目標、年終抓督促，強化行政管理和工作責(zé)任意識。三是充分利用法律法規(guī)授權(quán)，依法治檔。嚴格按城建檔案管理有關(guān)法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，加強法制建設(shè)，開展執(zhí)法檢查。一方面，在充分利用現(xiàn)有城建檔案工作法規(guī)、規(guī)章和依法行政的基礎(chǔ)上，根據(jù)各區(qū)、縣(市)實際，抓緊制定本區(qū)、縣(市)《城建檔案管理辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》以及城建檔案接收歸檔、開發(fā)利用管理等方面規(guī)范性文件。另一方面，每年可以適當(dāng)開展執(zhí)法檢查，對不按規(guī)定執(zhí)行的建設(shè)單位，在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的，及時提出口頭或書面整改意見，仍拒不移交構(gòu)成違法事實的，上報建設(shè)行政主管部門立案，依法予以處罰。

3.4將“庫房管理”與“檔案利用”相結(jié)合，突出城建檔案的利用價值。檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結(jié)，從檔案工作最高目的來講，這還僅僅是開始，是起點。我們在做好檔案庫房管理，確保檔案安全的同時，應(yīng)進一步突出檔案利用工作，充分發(fā)揮城建檔案為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待，建立檔案利用反饋登記制度，對檔案利用情況有登記、有統(tǒng)計分析，不斷尋找利用熱點，總結(jié)利用規(guī)律，改進利用服務(wù)。二是充分改善利用條件。應(yīng)廣泛采用現(xiàn)代化手段管理城建檔案信息資源，提高館藏檔案的開發(fā)利用水平。可以建立計算機檢索系統(tǒng)，提高檔案查閱速度和查全率、查準率;有條件的可以建立檔案全息掃描系統(tǒng)，建立數(shù)字城建檔案館;還可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立城建檔案查閱利用平臺，方便遠程自由查閱，提高城建檔案信息社會知情度。三是充分發(fā)掘檔案潛在利用價值。利用檔案信息進行編研是一個重要的方面。此外，基于聲像檔案的直觀性，利用城建檔案在聲像工作方面的優(yōu)勢，開展電視專題片制作，承辦展覽、畫冊，建立愛國主義教育基地都是發(fā)掘城建檔案潛在利用價值，提升城建檔案館藏建設(shè)水平的好思路、好辦法。長沙館最近幾年利用館藏聲像檔案制作電視專題片40多部，宣傳了城市建設(shè)，促進了招商引資，產(chǎn)生了廣泛社會影響。提高檔案工作質(zhì)量和管理水平，實現(xiàn)檔案整理規(guī)范化，目標管理制度化，做到檔案收集完整，劃分保管期限準確，整理和編目科學(xué)，檢索和利用方便，保管條件科學(xué)安全，消除部門檔案移交進館時突擊整理，返工整理等現(xiàn)象。

4重點突破，以信息化引領(lǐng)城建檔案工作騰飛發(fā)展

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢，也是城建檔案工作騰飛發(fā)展的必由之路。面對信息時代給城建檔案工作帶來的千載難逢的發(fā)展機遇，建設(shè)系統(tǒng)檔案部門要搶抓機遇，使信息方便、快捷、超時空地進行傳遞成為現(xiàn)實，大大改善城建檔案的傳遞途徑，給城建檔案資源的開發(fā)利用提供最佳的平臺和技術(shù)手段。城建檔案管理所具有的特點決定了它必須與時俱進地走信息發(fā)展的道路，把城建檔案中蘊含著的豐富內(nèi)容開發(fā)出來，發(fā)揮出更多更大的作用，為現(xiàn)代化的城市建設(shè)和經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。

4.1 爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，為城建檔案信息化建設(shè)營造良好的發(fā)展環(huán)境。信息時代已經(jīng)到來，如何依托計算機技術(shù)，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng)，更好地服從、服務(wù)于建設(shè)系統(tǒng)的發(fā)展是檔案工作面臨的重要課題。但城建檔案信息化建設(shè)必須以一定的資金、技術(shù)和人才為基本備件，而這些基本條件恰恰是當(dāng)前城建檔案工作發(fā)展里程中的緊缺資源。因此，如何取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持已成為城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題。今年以來，懷化市城建檔案不斷派員參加各種學(xué)習(xí)活動，在湖南省檔案局局長親自帶領(lǐng)下專門跟班學(xué)習(xí)了上海浦東城建檔案檔案館(建設(shè)信息中心)數(shù)字城建檔案管理技術(shù)及經(jīng)驗，得到了很大啟發(fā)。懷化館還爭取建設(shè)局主管副局長親自帶隊，全館同志前往長沙市城建檔案館學(xué)習(xí)考察，回來后即專題匯報，得到了領(lǐng)導(dǎo)高度重視，對城建檔案信息化建設(shè)給予了大力支持。

4.2 必須統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)布局。只有在領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持下，確立了工作目標，部門內(nèi)同志們的積極配合，檔案資料歸檔上網(wǎng)進入系統(tǒng)化，檔案信息化建設(shè)才能邁上快速健康發(fā)展的軌道。一是要有計劃地充實、完善檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備，力爭實現(xiàn)檔案儲存數(shù)字化、檢索計算機化、保護科學(xué)化、辦公自動化。當(dāng)前，要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將以往形成的，可開放利用的檔案按照規(guī)范的目錄和標引要求，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。二是要建立電子文件管理制度和工作程序。當(dāng)前，電子文件歸檔問題研究中最重要的是如何緊密跟蹤信息技術(shù)的發(fā)展、變化、充分借鑒先進建設(shè)系統(tǒng)的經(jīng)驗，采取科學(xué)的管理方法和手段，以保證已產(chǎn)生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。

4.3 以城建檔案信息化創(chuàng)新城建檔案利用服務(wù)機制。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和城市建設(shè)高潮的到來，建設(shè)系統(tǒng)和社會各屆對城建檔案需求在內(nèi)容上越來越廣，在利用頻率上越來越快，在服務(wù)領(lǐng)域上越來越寬，在服務(wù)方式上越來越活。為此，建設(shè)系統(tǒng)各部門要緊跟形勢，抓住機遇，加快城建檔案信息化工作的發(fā)展步伐，改變一切不適應(yīng)新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務(wù)方式。按照“堅持創(chuàng)新，突出服務(wù)”的思路加強城建檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)。首先，城建檔案開發(fā)利用要向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化。大力開發(fā)城建檔案資源，應(yīng)根據(jù)使用優(yōu)先、保護優(yōu)先、特色優(yōu)先的原則，制定城建檔案數(shù)字化策略，分期分批將重點城建檔案數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫并開展查閱利用;如歷史檔案、重點工程檔案、高層建筑檔案、地下管網(wǎng)檔案等。在提供主動服務(wù)、超前服務(wù)上下功夫。比如根據(jù)工作的需求編研一些資料;其次，要向多種服務(wù)轉(zhuǎn)化。除做好上門利用服務(wù)外，還要主動與科研、行政管理部門共同研發(fā)有關(guān)項目，建立咨詢服務(wù)等。改進服務(wù)方法，更新服務(wù)手段，提高服務(wù)水平，提升服務(wù)功能。通過深層服務(wù)和多功能服務(wù)。最大限度地滿足建設(shè)系統(tǒng)發(fā)展對檔案的利用需求。

5結(jié)語

當(dāng)然，城建檔案工作創(chuàng)新是多方面的，也與很多環(huán)節(jié)相聯(lián)系，我們只是進行了一些淺層次的思考。我們認為，創(chuàng)新是時代發(fā)展的要求，是解放思想大討論活動的根本目的，也是城建檔案工作在總結(jié)改期開放30年經(jīng)驗基礎(chǔ)上向新的30年跨越的新動力。只要我們堅持開拓創(chuàng)新，堅持與時俱進，我們相信，新的30年城建檔案工作一定會取得更加輝煌的成績。

作者簡介:蔡孟奇(1959-)，女，河北南灤人，湖南省懷化市城建檔案館副研究館員，從事城建檔案管理工作。