Ｅｘｃｅｌ集成服務(wù)器對企業(yè)信息管理的創(chuàng)新

[摘 要] 信息技術(shù)已經(jīng)促使全球化市場競爭和企業(yè)管理模式發(fā)生了深刻的變化。企業(yè)管理信息化實(shí)質(zhì)是企業(yè)對信息資源在深度和廣度上的開發(fā)利用，近年我國推出Excel服務(wù)器信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺，將電子表格Excel和數(shù)據(jù)庫SQL Server集成為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)協(xié)同工作環(huán)境，用戶可以自主、輕松、快速構(gòu)建適應(yīng)市場變化的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞] Excel服務(wù)器 信息管理 管理創(chuàng)新

信息技術(shù)的日新月異和新經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，已經(jīng)促使全球化市場競爭和企業(yè)管理模式發(fā)生了深刻的變化。企業(yè)管理信息化實(shí)質(zhì)是企業(yè)對信息資源在深度和廣度上的開發(fā)利用，通過ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）、CRM(Customer Relationship Management，即客戶關(guān)系管理)、SCM（Supply Chain Management，供應(yīng)鏈管理）等軟件系統(tǒng)，不斷提高生產(chǎn)經(jīng)營管理的效率和水平，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效率和競爭力的過程。近年我國也推出Excel服務(wù)器企業(yè)電子表格集成化的軟件系統(tǒng)，它是為企業(yè)管理人員設(shè)計(jì)的一個(gè)工具平臺，提供了一個(gè)沒有預(yù)先設(shè)定具體的業(yè)務(wù)模塊的信息系統(tǒng)的框架，通過企業(yè)管理人員把自己實(shí)際業(yè)務(wù)中用到的單據(jù)、表格等做成一個(gè)個(gè)“模板”，加入到框架中，逐步搭建出適合自己管理理念的管理信息系統(tǒng)。

一、管理信息化的創(chuàng)新與矛盾

1.ERP等管理信息系統(tǒng)對企業(yè)管理的變革與矛盾

隨著企業(yè)信息化進(jìn)程加深，企業(yè)往往針對不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)采用漸進(jìn)方式采購相應(yīng)信息系統(tǒng)平臺。比如ERP，它是以對整個(gè)企業(yè)的資源進(jìn)行規(guī)劃與控制的信息管理軟件系統(tǒng)，它是一種基于企業(yè)供應(yīng)鏈的管理思想，是在MRPⅡ(Manufacture Resource Planning，制造資源計(jì)劃)的基礎(chǔ)上由面向企業(yè)內(nèi)部轉(zhuǎn)向面向整個(gè)供應(yīng)鏈，且擴(kuò)展了管理范圍的現(xiàn)代化管理軟件工具。無疑，ERP的使用，促進(jìn)企業(yè)管理思想和方法以及企業(yè)商業(yè)運(yùn)營模式變革、促進(jìn)決策的科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理創(chuàng)新；可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)跨國、多廠的合作經(jīng)營管理，幫助企業(yè)方便地開展網(wǎng)上門貨、配貨、結(jié)算等數(shù)字化網(wǎng)上交易，在線客戶支持與服務(wù)，將極大地改進(jìn)客戶服務(wù)效率與質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)價(jià)值鏈的增值，提高企業(yè)的競爭力，更好地滿足顧客的需求。

然而，不可否認(rèn)，ERP等管理信息系統(tǒng)對我國許多企業(yè)來說，存在著許多管理上的矛盾。ERP是一項(xiàng)浩繁的工程，對于各方面基礎(chǔ)較好的企業(yè)來說絕非易事；對于管理基礎(chǔ)薄弱和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不充分、企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造工作粗糙、缺乏自己的ERP隊(duì)伍或者培訓(xùn)工作不到位的企業(yè)，只能把目前的業(yè)務(wù)邏輯生搬硬套到ERP軟件邏輯上，使得軟件開發(fā)困難，實(shí)際應(yīng)用效能低下，不能很好的體現(xiàn)ERP系統(tǒng)的決策支持功能和優(yōu)勢。以上這些原因，使我國企業(yè)使用ERP失敗率居高不下，加上ERP很難適應(yīng)企業(yè)不斷變化需求，昂貴的ERP的長期成本致使許多中小企業(yè)廠商難以承受，對財(cái)力雄厚的大企業(yè)也感到力不從心。

2.Excel電子表格的方便性與單一性

Excel是人們很熟悉的辦公和數(shù)據(jù)處理軟件，它提供許多基本的數(shù)據(jù)處理功能，如排序、篩選、分類匯總、圖表等操作， 這些功能為我們處理數(shù)據(jù)提供了方便。通過使用簡單的Excel電子表格軟件， 就可以將手工中復(fù)雜的數(shù)學(xué)計(jì)算轉(zhuǎn)為簡單的對單元格公式的確定， 即用計(jì)算機(jī)為企業(yè)管理建模。許多企事業(yè)單位的日常管理工作中，都在大量應(yīng)用Excel填寫各種單據(jù)，制作各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表和圖表，解決作業(yè)研究的多種問題，諸如市場需求預(yù)測、生產(chǎn)與庫存決策、購銷存報(bào)表、設(shè)備管理中等與生產(chǎn)、制造、分配、財(cái)務(wù)、工程等有關(guān)的問題。

但Excel在處理數(shù)據(jù)還存在一些局限性，如要同時(shí)處理的數(shù)據(jù)不在同一張工作表時(shí)就無法操作。像財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、考評系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)等等。這種信息平臺的分散開發(fā)和引入必然使企業(yè)的信息被封存在不同的應(yīng)用電子表格中，定義和采集相互獨(dú)立，從而形成了許多信息孤島，大量有用的信息數(shù)據(jù)被分散在各個(gè)“死角”，不能被有效地利用和共享。就無法有效利用現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，同時(shí)企業(yè)需要花大量的人力、物力采用手工方式在不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間切換進(jìn)行信息分析。這樣不但效率低下，而且容易出錯(cuò)，還造成了企業(yè)資源的浪費(fèi)。

二、Excel服務(wù)器在企業(yè)管理的創(chuàng)新

1.何為Excel服務(wù)器

Excel服務(wù)器就是Excel+數(shù)據(jù)庫+網(wǎng)絡(luò)。將電子表格Excel和數(shù)據(jù)庫SQL Server集成為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)協(xié)同工作環(huán)境，用戶可以自主、輕松、快速構(gòu)建適應(yīng)市場變化的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系統(tǒng)。與Excel軟件不同，Excel服務(wù)器服務(wù)于一個(gè)組織，通常在企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中使用，可以是一個(gè)辦公室、辦公樓內(nèi)的局域網(wǎng)，也可以是跨省市、地區(qū)，連接總部和分公司、辦事處的廣域網(wǎng)（廣域網(wǎng)上的使用需要增加一定的配置）。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在一個(gè)較大規(guī)模的信息處理系統(tǒng)中，經(jīng)常會涉及到源于不同地點(diǎn)，以不同格式存儲并隸屬于不同數(shù)據(jù)庫管理軟件開發(fā)的數(shù)據(jù)信息，不同格式的數(shù)據(jù)無法集中處理，影響了系統(tǒng)的正常運(yùn)行；有時(shí)數(shù)據(jù)需要由多種數(shù)據(jù)管理軟件共同處理來完成任務(wù)。

Excel網(wǎng)絡(luò)化，是把Excel文件存到服務(wù)器上通過程序把它的數(shù)據(jù)能夠傳到數(shù)據(jù)庫里，當(dāng) Excel要同時(shí)處理多張工作表中的數(shù)據(jù)時(shí)，使用 SQL Server 共同解決問題。新的Excel報(bào)表生成的時(shí)候可以從數(shù)據(jù)庫里直接提取出數(shù)據(jù)來。這樣的話可以構(gòu)成企業(yè)以Excel為終端界面的這樣一個(gè)系統(tǒng)。因?yàn)樵谄髽I(yè)里Excel幾乎用的非常之廣泛，所以這個(gè)東西它就很容易的將企業(yè)的Excel連起來，變成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化。

2.Excel服務(wù)器的特點(diǎn)

(1)用戶自主，易學(xué)易用

由于Excel界面簡單、清晰，已經(jīng)滲透到了每個(gè)行業(yè)和企業(yè)的普通工作人員中了，大部分人都可以無障礙的操作。而Excel服務(wù)器是為企事業(yè)單位中的管理人員和業(yè)務(wù)人員設(shè)計(jì)的工具，不要求用戶掌握過多的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識。只要會使用Excel，僅需要很少的培訓(xùn)就可掌握使用Excel服務(wù)器，懂得業(yè)務(wù)需求，就能做信息系統(tǒng)。

(2)按需構(gòu)建，應(yīng)用廣泛

Excel服務(wù)器不是一種固定的應(yīng)用軟件，不限制應(yīng)用的行業(yè)，不限定所實(shí)現(xiàn)的功能，而是根據(jù)需要迅速搭建出信息系統(tǒng)的工具和平臺。如：生產(chǎn)管理、工資管理、公司的全面管理、進(jìn)銷存業(yè)務(wù)管理、統(tǒng)計(jì)管理、客戶關(guān)系管理、財(cái)務(wù)管理等系統(tǒng)。

（3)數(shù)據(jù)集成，高效安全

采用MS SQL Server2000作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，相對于僅靠Excel文件夾共享的方式而言，具有豐富的權(quán)限管理和安全設(shè)置；相對于利用桌面數(shù)據(jù)庫（如Access、FoxPro等）開發(fā)的應(yīng)用軟件而言，具有大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫具備的事務(wù)管理、并發(fā)控制、安全管理和效率方面的長處；同時(shí)Excel表格上的數(shù)據(jù)已存儲到數(shù)據(jù)庫中，被其他應(yīng)用程序利用，也可以讀取其他應(yīng)用程序產(chǎn)生的數(shù)據(jù)（如常用的財(cái)務(wù)軟件中的數(shù)據(jù)）來制作Excel服務(wù)器中的報(bào)表。

(4)隨需應(yīng)變，與時(shí)俱進(jìn)

信息化是一個(gè)持續(xù)的過程，而不是某個(gè)階段性的目標(biāo)。市場和競爭環(huán)境在變化，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營模式在變化，員工素質(zhì)在提高，信息系統(tǒng)也需要相應(yīng)地變化、改進(jìn)和完善。用Excel服務(wù)器實(shí)現(xiàn)信息化，可以根據(jù)組織的實(shí)際情況，漸進(jìn)地來做，起步容易、實(shí)施簡便、擴(kuò)展靈活，讓信息化的進(jìn)程和企業(yè)發(fā)展歷程融為一體，讓信息系統(tǒng)永遠(yuǎn)適用、永不落伍。

3.Excel在企業(yè)管理的作用

(1)建立一個(gè)信息系統(tǒng)。建立一個(gè)信息系統(tǒng)所要完成的四個(gè)方面：建立部門、角色、用戶等基本信息；建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；管理業(yè)務(wù)單據(jù)；完成統(tǒng)計(jì)、匯總、查詢。在信息系統(tǒng)通過表間公式在整個(gè)企業(yè)組織的范圍內(nèi)，設(shè)計(jì)、規(guī)范Excel表格的填寫、流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)、查閱等相關(guān)工作。表間公式使用戶能夠任意引用權(quán)限范圍內(nèi)的企業(yè)單位內(nèi)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。一個(gè)Excel模板可以定義多個(gè)表間公式。表間公式可以大大提高工作效率，減少人為錯(cuò)誤，降低勞動強(qiáng)度。

(2)公用數(shù)據(jù)和信息權(quán)限設(shè)計(jì)與管理，例如，組織機(jī)構(gòu)、人員、角色、系統(tǒng)日志、備份與恢復(fù)等統(tǒng)一管理；數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)規(guī)范、用戶詞典、自動編號規(guī)則可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行分散管理；業(yè)務(wù)表單、臺帳和報(bào)表由用戶根據(jù)權(quán)限設(shè)計(jì)、管理。大大增強(qiáng)了系統(tǒng)的適應(yīng)性和可用性。

(3)實(shí)現(xiàn)Web化信息管理。通過設(shè)計(jì)Excel服務(wù)器模板，ESWeb系統(tǒng)支持遠(yuǎn)程辦公的人員，如外地的辦事處與總部、分公司與總公司、子公司與母公司等之間的數(shù)據(jù)報(bào)送?？梢允褂脩敉ㄟ^互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行填報(bào) 、修改、應(yīng)用表間公式、圖表、工作流、交叉表、查詢數(shù)據(jù)和引用外部數(shù)據(jù)源。

(4)外部數(shù)據(jù)源集成。外部數(shù)據(jù)源可以使用戶非常方便地將已有的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成進(jìn)入Excel服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成。

三、Excel服務(wù)器的的應(yīng)用案例

目前，Excel服務(wù)器部分典型用戶主要分布在電信、電力、IT、能源、石油、化工、冶金、礦產(chǎn)、金融、保險(xiǎn)、制造、貿(mào)易、服務(wù)等行業(yè)。

1.溫州華邦電子有限公司用Excel服務(wù)器打造信息管理平臺

溫州華邦電子有限公司是一家從事單，雙面印刷線路板和電子閃光禮品的生產(chǎn)企業(yè)，同時(shí)配套IC邦定。自1997年成立至今，華邦以其高質(zhì)量的服務(wù)贏得了眾多電子商家的信賴。并先后為海爾，長虹等知名企業(yè)生產(chǎn)配套產(chǎn)品。 多年來，華邦依賴嚴(yán)格的科學(xué)管理，于2001年順利通過ISO9001國際質(zhì)量體系認(rèn)證。公司可承接PROTEL，PADS，PCAD，Smart-Work 等各類軟件設(shè)計(jì)生成的PCB文件。在管理信息化方面，溫州華邦最早投入50萬元購買外國軟件，但是，這個(gè)軟件不能適應(yīng)企業(yè)管理不斷變化的需要。后來投資2萬購買Excel服務(wù)器，主要應(yīng)用訂單跟蹤、生產(chǎn)進(jìn)度表、銷售日報(bào)、庫存管理、財(cái)務(wù)管理等等100多個(gè)模板，他們越做越深入，已經(jīng)把Excel服務(wù)器這個(gè)軟件進(jìn)入到了生產(chǎn)車間管理的程序。

2.寧波海力工具有限公司用Excel服務(wù)器進(jìn)行生產(chǎn)管理

寧波海力工具有限公司是一家專業(yè)制造精密氣動工具的公司，由于所產(chǎn)工具繁多，生產(chǎn)任務(wù)的安排與實(shí)施有相當(dāng)大的難度，產(chǎn)品種類繁雜、制造工藝復(fù)雜。無法制定準(zhǔn)確的生產(chǎn)計(jì)劃，難以合理地組織生產(chǎn)，制造資源協(xié)調(diào)和調(diào)配困難。公司在很早就開始注重信息化的建設(shè)，早期就上了傳統(tǒng)的ERP軟件，但原有ERP固化的管理思想和公司現(xiàn)有的現(xiàn)實(shí)相沖突。通過勤哲Excel服務(wù)器這一管理軟件平臺設(shè)計(jì)了生產(chǎn)管理系統(tǒng)，生產(chǎn)模塊包括配方管理、裝箱清單生成、工作中心管理、工藝管理、物料清單管理、需求管理、MRP計(jì)劃、生產(chǎn)訂單管理、車間控制、訂單信息系統(tǒng)，通過自己設(shè)計(jì)的系統(tǒng)真正的做到了個(gè)性化管理，維護(hù)好了公司的生產(chǎn)。

3.北京華夏迅達(dá)商貿(mào)有限公司用Excel服務(wù)器建立市場信息管理網(wǎng)絡(luò)

北京華夏迅達(dá)商貿(mào)有限公司主要經(jīng)營金烏炭雕、玩具等，在各地級市有終端賣場、專賣店以及總代理。隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量急劇上升，終端賣場的數(shù)量也在增加，同時(shí)產(chǎn)品種類也在增加，一方面，各大賣場每天的訂貨量和訂貨的產(chǎn)品種類變化加快；另一方面，總部和分公司終端賣場的分離使得各個(gè)辦事機(jī)構(gòu)之間的信息傳遞也不及時(shí)，而總部的決策又需要及時(shí)的信息，以決定資金的使用和產(chǎn)品的采購。公司決定用信息系統(tǒng)來解決這種局面，希望上了信息系統(tǒng)后能夠清楚及時(shí)的掌握幾百種產(chǎn)品的庫存和在各大賣場的銷售狀況，同時(shí)要知道各大賣場總體上的銷售狀況，從而決定在各個(gè)區(qū)域采取什么樣的商貿(mào)政策。于是選擇了Excel服務(wù)器自主設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)，解決銷售和庫存問題，首先解決基礎(chǔ)信息的問題，建立產(chǎn)品模板和加盟店信息模板。掌握各賣場、專賣店和總代理的銷售狀況，建立好加盟店訂貨和退貨的模板，各分支機(jī)構(gòu)遠(yuǎn)程及時(shí)填報(bào)，這樣公司可以及時(shí)的掌握各地的銷售和補(bǔ)貨情況，公司及時(shí)制定好銷售計(jì)劃和產(chǎn)品報(bào)價(jià)，通過信息系統(tǒng)的報(bào)表分析可以進(jìn)行比較準(zhǔn)確的市場預(yù)測，根據(jù)加盟店的訂貨退貨信息，形成單據(jù)轉(zhuǎn)交庫存，根據(jù)訂單組織庫存的進(jìn)貨和出貨，根據(jù)自身業(yè)務(wù)人員建立的信息系統(tǒng)簡易實(shí)用，很好的解決了目前業(yè)務(wù)中的銷售庫存采購問題。

四、結(jié)論和展望

我國企業(yè)管理的信息化建設(shè)，引進(jìn)、應(yīng)用ERP、CRM、SCM等軟件的根本目的就是在學(xué)習(xí)、研究和應(yīng)用國外現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法的基礎(chǔ)上，盡快改變我國落后的企業(yè)管理模式，進(jìn)而建立起一套新的符合市場經(jīng)濟(jì)體制的企業(yè)管理模式。我國推出的Excel服務(wù)器，用戶自主、輕松、快速構(gòu)建適應(yīng)市場變化的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系統(tǒng)，帶動企業(yè)信息管理的創(chuàng)新，促使企業(yè)管理水平和生產(chǎn)力水平的跨越式發(fā)展，必將推動我國新型工業(yè)化發(fā)展進(jìn)程。

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