改善工作效率的２０個技術(shù)習(xí)慣

有很多技術(shù)習(xí)慣可以提升你的工作效率，找到你所需要的技術(shù)習(xí)慣并堅持下去。

新的技術(shù)都宣稱是為了使生活更輕松。但是有時候你會覺得技術(shù)并沒有給自己帶來輕松，特別是當(dāng)你看到郵箱里躺著幾百封新的電子郵件，當(dāng)你面對損壞的電腦硬盤焦頭爛額，或者在你離開辦公室以后，突然想到忘記從公司電腦中拷貝一個重要的文件。

幸好，有許多的工具可以幫助你解決這些麻煩。接下來我們將告訴你，在工作中到底哪些高科技工具值得嘗試，如何利用高科技手段來提高工作的效果和效率。

1 利用電腦遠程辦公

其實你完全可以通過免費的遠程控制軟件，輕松而無障礙的在家里辦公，如LogMeln或TightVNC(免費)，你就能操作辦公室里的電腦。在家里，你可以遠程看到辦公室電腦的全屏桌面，啟動和關(guān)閉程序，閱讀電子郵件，在電腦之間復(fù)制和粘貼文本文件，并訪問你留在電腦上的任何文件。目前在iPhone手機上也開始內(nèi)置一些遠程管理軟件，如遠程控制軟件Mocha VNC和離線瀏覽器Teleport。

如果你不用去遠程控制電腦，但你確實需要訪問辦公室或家中的電子文檔，那么可以使用微軟的文件同步工具FolderShare。這樣，無論你在哪里工作，無論在哪里進行了更新，你的文件都將保持即時更新。

2 定時進行自動硬盤備份

備份你的重要文件和購買家庭保險一樣關(guān)鍵。如果你喜歡攝影，不要想著每隔幾個月用DVD盤刻錄來保存照片，這是一種冒險行為，你可能將丟失所有重要的數(shù)碼照片。你應(yīng)該用軟件來做這些事情。

首先，安裝一套優(yōu)秀的備份程序，你就不會碰上硬盤崩潰這樣的倒霉事。或者現(xiàn)在你就可以用免費版的備份軟件SyncBackSE，然后通過外部的FireWire驅(qū)動器、USB驅(qū)動器或網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器設(shè)置定期的備份工作。

當(dāng)然，光做本地備份是不夠的。為了保護你的數(shù)據(jù)免受火災(zāi)、雷擊、盜竊或其他災(zāi)害的影響，還要把數(shù)據(jù)備份到互聯(lián)網(wǎng)上的遠程服務(wù)器。Carbonite公司和Mozy公司就能在你工作的時候，自動通過網(wǎng)絡(luò)上傳和備份數(shù)據(jù)，這種服務(wù)的性價比合適，而且沒有空間限制。

3 不用鼠標(biāo)，工作更快捷有效

學(xué)習(xí)一些常用的快捷鍵方式，能讓你更加順暢的操作電腦，比如Ctrl+S是“保存”。一些免費軟件如Launchy(適用于Windows系統(tǒng))或Quicksilver(適用于蘋果系統(tǒng))可以幫助你成為一個鍵盤高手。這樣，手不離開鍵盤，你就可以啟動程序，打開文件，甚至做一些高級的指令，如調(diào)整圖像的大小和移動文件。你也可以指定一些組合鍵，還能利用軟件自動打出一些常用的詞組。

4 減肥、健身、省餞、記錄行車里程

一些以自我改進為目的新的社會化網(wǎng)站可以幫助你監(jiān)督飲食、鍛煉、花費，通過這些指標(biāo)把你帶到正確的生活軌道上。

像FitDay和Weight Watchers這樣的網(wǎng)站就可以指導(dǎo)你的健康飲食。如果Quicken或Microsoft Money這些軟件升級太復(fù)雜，你可以通過個人金融網(wǎng)站M|nt，com和Wesabe跟蹤你的開支，還能生成支出與收入圖表。至于你的車，為了記錄你汽油消耗情況，你可以通過Fuelly或MyMileMarker網(wǎng)站記錄里程信息，這樣可以計算出每升汽油所走的里程，避免不必要的支出。在這些網(wǎng)站輸入你的個人信息，就可以得到個性化的建議和比較，社區(qū)里志同道合的人也會提供支持和建議。

5 每天清理你的收件箱

不要等收件箱開始超負荷工作時，才想起清理它，每天都要清理。“零郵件”的意義是，要及時處理電子郵件，不要等到混亂。在電子郵件客戶端中創(chuàng)建三個文件夾，或是三個標(biāo)簽，分別為處理中、稍后處理、已存檔。當(dāng)你每天檢查電子郵件時，對新郵件迅速做出決定，直到你把所有新郵件都從收件箱轉(zhuǎn)出來，沒用的郵件馬上刪除。如果在2分鐘之內(nèi)就可以進行回復(fù)的，趕緊回復(fù)；如果有些郵件有參考價值，或者需要采取后續(xù)行動的，處理后移到存檔類。

6 歸置各種線纜

當(dāng)你的電腦周圍布滿線纜時，你要拿走筆記本，才能接上打印機，而且線纜都要可能找上好久才能理清。因為電源線、USB、揚聲器等所用線纜看上去都差不多。我們可以給這些線纜貼上相對應(yīng)的標(biāo)簽，這樣就不會出現(xiàn)插錯線纜，或是撥錯線纜的情況。另外，你可以去購買一個線纜托盤，把所有的線纜都放進去，以后清潔灰塵時就方便多了。如果你不想讓配件或是筆記本電腦的線纜掉落到桌子的后面，可以找一個線纜夾對它們進行固定。最后把你的工作站和其他外圍設(shè)備接在一個單獨的電源板或者UPS電源上，這樣在不用的時候直接用一個開關(guān)就控制，而不需要拔下所有的電源線。

7 列出要做的事

如果把想所有的事情都有序無誤地做下去，最好的辦法就是寫下來，做完一項就勾掉一項。你可以通過網(wǎng)絡(luò)、電腦、智能電話或是手寫的方式把這些記下來。PC Worid網(wǎng)站之前對一些線上任務(wù)管理網(wǎng)站做了一些測試，我們從很多的網(wǎng)站中挑選出了Remember the Milk(RTM)這個網(wǎng)站。該網(wǎng)站可以提供簡單快捷的日常任務(wù)管理，無處不在的提醒。RTM還提供任務(wù)分類(比如工作和家庭)、文件附件存儲、筆記、優(yōu)先事項、標(biāo)簽、支付日提醒，甚至還有“密友接龍”(你可以把任務(wù)發(fā)給其他的RTM用戶，比如你的伴侶或者助手)服務(wù)。RTM還能提供與火狐瀏覽器的擴展功能，把整個服務(wù)整合到你的Gmail郵箱，所以你也能制定電子郵件任務(wù)。當(dāng)然，不管這個軟件有多好，也不能取代用一只舊的圓珠筆在紙上勾掉已完成事件時的那種滿足感。

8 用U盤或iPod代替筆記本電腦

下次旅行時，記得別攜帶沉重的筆記本電腦，因為你可以用U盤或是iPod來取代它。現(xiàn)在，很多便攜式Windows軟件都能在U盤或iPod上使用，例如MojoPac和U3，你能在U盤上運行微軟Outlook這樣的應(yīng)用程序以及保存文檔。但前提是你需要一臺主機，一旦這個條件具備了，你就可以把MojoPac軟件裝在親戚的電腦上，或是咖啡館的工作站上。

9 把攝像手機當(dāng)作數(shù)字存儲設(shè)備

現(xiàn)在，幾乎所有的手機都內(nèi)置了照相功能，足以替代數(shù)碼相機。你可以用攝像手機和內(nèi)存卡記錄下你停車的地點，拍下一瓶愛人喜歡的美酒的標(biāo)簽，記錄一件新商品的價格，以備回家上網(wǎng)查詢。有一些新的網(wǎng)站如Qipit，提供的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)可以將你拍下的照片轉(zhuǎn)變成PDF文檔，同時識別你拍下的文字，并將轉(zhuǎn)換后的PDF文檔發(fā)送給你。

10 建立自己的價格比較系統(tǒng)

像RetailMeNot.com或SearchAIIDeals.com這樣的商業(yè)交易搜索引擎，或是類似于BeatThat這樣的社交網(wǎng)站都能在你購買之前幫忙尋找找到合適的價格。而PriceProtectr.com和類似的服務(wù)還可以幫助你節(jié)省金錢，因為這些網(wǎng)站可以監(jiān)控超過130個網(wǎng)站的價格信息，如果你在你購買以后就降價了，那么店主可能就應(yīng)該補償你，但是知道什么時候價格下降了就需要技巧。你可以登陸RefundPlease.com來使用Amozon.com的30天價格保證系統(tǒng)或者使用免費的價格監(jiān)控軟件來獲知你所買的商品是否降價的消息a而像Farecast和Orbitz這樣的旅游網(wǎng)站也能提供比價系統(tǒng)服務(wù)。

11 用Gmail來管理多個電子郵件

有必要把多個郵箱當(dāng)作一個郵箱來管理。Google提供免費的、基于網(wǎng)絡(luò)的Gmail服務(wù)，它不僅是一個電子郵件主機，也是一個電子郵件客戶端。利用Gmail郵箱中內(nèi)置的Mail Fetcher功能，你最多可以從5個其他的使用POP3標(biāo)準(zhǔn)的郵箱賬號中收取郵件。設(shè)置完成后，你就能通過一個Gmail賬戶接收其他郵箱的郵件。你也可以安裝Gmail的Compose插件，通過非Gmail賬戶發(fā)送郵件。

12 不要忘記重要的日子

你可能每年都在最后一刻才想起媽媽的生日，然后手忙腳亂的給媽媽買花。不妨為此設(shè)立一個郵件提醒。Google日程管理就能幫助你，在預(yù)定的事件即將來臨時，它會發(fā)送短信(如“下午3點去取干洗的衣服”)，或是郵件來提醒你(“要安排去做一次美容了”)。許多網(wǎng)絡(luò)日常管理服務(wù)都支持通過郵件提醒。

13 不要忘記重要的密碼

網(wǎng)絡(luò)瀏覽器可以保存你的常用網(wǎng)站的用戶名和密碼，但是除了網(wǎng)站所需的密碼，你肯定還有很多其他密碼需要記住，如Wi-Fi無線網(wǎng)絡(luò)的名稱和密碼、電腦登陸密碼、手機上的PIN碼和其他一些安全提問和答案等。不要把它們寫在便條上然后貼在屏幕上，最保險的做法就是對密碼數(shù)據(jù)庫進行加密。另外，你還可以使KeePass這樣的免費密碼管理工具進行加密。

14 對私人文件進行加密

每人都有一、兩個私密文件，不愿意讓盜賊、孩子、競爭對手、同事或是其他偶然使用電腦的人看見。不管你是想對秘密的商業(yè)計劃或者是個人照片進行加密，免費的跨平臺軟件TrueCrypt都是一款不錯的加密軟件，它不需要生成任何文件即可在硬盤上建立虛擬磁盤。只有掌握密碼的人才能打開并讀寫文件。對于其他人，它看起來是一個十分普通、混亂的文件夾。TrueCrypt可以保證硬盤上的單個文件或者整個硬盤的安全。

15 流媒體內(nèi)容傳輸

為了享受數(shù)字音樂和視頻帶來的愉悅，你沒有必要在起居室的電視上安裝一個機頂盒。如果你擁有一個游戲控制器或者TiVo，你就可以通過電腦向這些設(shè)備傳輸流媒體內(nèi)容，而且不用購買Apple TV或是機頂盒。

16 控制在線電視節(jié)目和音樂

忘記有線電視吧，現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)有很多免費的電視節(jié)目。如果你覺得不想在視頻網(wǎng)站上觀看在線電視節(jié)目，登陸Hulu、Joost、Comcast's Fancastt這樣的網(wǎng)站就可以看到你喜歡的電視節(jié)目，也可以從Pandora、Deezer或者Slacker網(wǎng)站免費下載音樂到電腦上播放。

17 用火狐的關(guān)鍵字登錄收藏站點

一天當(dāng)中，你也許要訪問同一個網(wǎng)站好幾次，或是使用同一個搜索引擎好幾次。如何能快速打開這些頁面呢?使用火狐瀏覽器的關(guān)鍵字書簽功能，就能把你立即導(dǎo)航到你收藏的網(wǎng)站上，而不用再用手輸入那一長串的鏈接地址，或者花時間來尋找正確的搜索框。

另外，你還可以把這個技術(shù)用到跟搜索無關(guān)的一些網(wǎng)頁上，比如用一些組合關(guān)鍵詞打開新的Gmail郵箱。一旦你設(shè)定了關(guān)鍵詞，火狐瀏覽器就成為了一個強大的、定制的命令行。

18 監(jiān)視和擴展你的Wi—Fi無線網(wǎng)絡(luò)

通過開源的路由器固件升級，就能擴展路由器的信號，監(jiān)視帶寬和使用進度。而免費的DD-WRT和Tomato固件都能提高類似的高級特性，可用來管理你的無線網(wǎng)絡(luò)，包括帶寬監(jiān)控、提升服務(wù)質(zhì)量，甚至通過對路由器進行超頻來擴展信號。

你是否想通過一些低科技的手段，就能把Wi-Fi路由器的信號覆蓋到屋頂，或是地下室呢?現(xiàn)在，很多網(wǎng)站都表示，對路由器的天線做一些改變，就能做到。

19 熟練掌握搜索技術(shù)

掌握高級的搜索技術(shù)，就能幫助你從Google數(shù)百萬的搜索結(jié)果中更快的找到結(jié)果。在引號框里面輸入短語和固有名稱，就會得到很多匹配的結(jié)果，還可以利用“+”和“-”兩個符號來指定特別的意義，尤其是當(dāng)有一些詞語擁有不止一個含義時，還可以利用文件類型(Filetype)等搜索技巧來搜索。你甚至還能把冰箱里面所有食物都輸入到搜索欄中，得出的結(jié)果就是幫助你指出今天晚上該做什么菜。

20 節(jié)省打印開支

你在家庭打印機上的花的錢已經(jīng)夠多了，因此要養(yǎng)成節(jié)省打印紙和墨盒的好習(xí)慣。要想減少打印開支，可以在打印前預(yù)覽一下，可以將一些章節(jié)和范圍壓縮成更少的頁面來打印，或者只打印你文檔中需要的頁面。把你的打印機設(shè)成最低質(zhì)量模式，還可以使用雙面打印，或者將很多頁集中在一頁打印(比如當(dāng)你打印PPT文檔時)。

(譯／劉明君)