淺論大學(xué)生檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

摘 要：大學(xué)生檔案是個(gè)人檔案的基礎(chǔ)，是大學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)、用人單位篩選人才的重要資訊。然而，高校的大學(xué)生檔案管理工作仍然存在許多不規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，使得檔案不能恰如其分地描繪出其真實(shí)情況，也給用人單位的檔案管理工作帶來許多麻煩。站在人事檔案管理的立場上，對(duì)大學(xué)生檔案管理存在的問題提出一些改進(jìn)的方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大學(xué)生； 檔案工作

中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2008）19-0185-02

高等院校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分， 是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄， 是學(xué)校教育、考察、培養(yǎng)準(zhǔn)人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)的主要依據(jù)。在步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代、中國市場經(jīng)濟(jì)逐步建立完善的大背景下， 高等院校學(xué)生檔案工作出現(xiàn)了不少新情況、新問題。 因此，深入探討高校學(xué)生檔案管理中需要解決的一些問題，對(duì)于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息、促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，甚至于對(duì)完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校學(xué)生檔案工作存在的主要問題

1.缺少相關(guān)法律法規(guī)的約束。改革開放以來， 國家針對(duì)高校的學(xué)生管理頒發(fā)了不少文件，如《高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定》等等。但到現(xiàn)在為止，沒能看到專門針對(duì)高校學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)。由于沒有相關(guān)的條文約束，也沒有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，致使高校學(xué)生檔案管理體制不一——有的把學(xué)生檔案放在校綜合檔案室實(shí)行綜合管理； 有的把學(xué)生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理；有的干脆把學(xué)生檔案放在各個(gè)院系，實(shí)行分散管理。不管哪種方式，他們都有一個(gè)共同的特征——學(xué)生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，因?yàn)樗葲]有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經(jīng)費(fèi)及工作量考核標(biāo)準(zhǔn)，所以，誰也不愿意投入大量的人力、物力和財(cái)力實(shí)行專項(xiàng)管理。于是，學(xué)生檔案管理工作在不規(guī)范的環(huán)境中運(yùn)行，其結(jié)果必然是雜亂無序。

2.學(xué)生檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。高校學(xué)生檔案管理“政”出多門，在缺少“標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范”“公權(quán)力”的約束下，產(chǎn)生的檔案的“權(quán)威性”能不遭遇挑戰(zhàn)抑或質(zhì)疑。說的具體一點(diǎn)：（1）歸檔材料手續(xù)不完備——簽章不符合要求。比如大學(xué)生、碩博士畢業(yè)生登記表，沒有本人簽名。更甚者，沒有學(xué)校公章——用系所印章取而代之； 學(xué)生成績單沒有教務(wù)部門的公章， 用復(fù)印件替代的也時(shí)?？吹?。（2）檔案材料頁面沒有日期記載。最常見的有：論文評(píng)審意見書、學(xué)生成績表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表——如果同一類材料（表格）多次出現(xiàn)，便順序不清、無法排序。（3）頁面設(shè)置隨心所欲。多樣的紙張開本和頁邊距設(shè)置，為我們的書法藝術(shù)保留了豐富的想象空間，但在檔案管理中卻要不折不扣地接受“標(biāo)準(zhǔn)化”的約束。大學(xué)生檔案產(chǎn)生過程中人多手雜，隨心所欲的取舍與發(fā)揮，其結(jié)果必然五花八門。用人單位對(duì)其人事檔案規(guī)范整理時(shí)，頁面參差不齊，紙張裁剪不能（可能裁掉超出邊距的文字）、折疊不得；橫裝不是、豎裝不能。嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量和檔案的信息化處理。（4）書寫用筆不規(guī)范。我們?cè)谡泶髮W(xué)生（錄用者）人事檔案時(shí)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)他們填寫檔案材料時(shí)采用圓珠筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙，也有的用鉛筆。不規(guī)范的書寫用筆顯然有違《干部檔案整理工作細(xì)節(jié)》[1]。

3.檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊落后。大學(xué)生在學(xué)期間形成的檔案是其人事檔案的基礎(chǔ)，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點(diǎn)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數(shù)年之前，高中畢業(yè)生的電子檔案已經(jīng)出現(xiàn)。令人不解的是進(jìn)入大學(xué)以后的檔案卻是沿用了數(shù)百年的紙質(zhì)檔案。研究者已經(jīng)注意到這種“返祖還原”現(xiàn)象，指出:目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式中[2]。大學(xué)生檔案管理體制、管理模式、技術(shù)手段滯后于信息時(shí)代。

4.檔案信息量不足。目前高校學(xué)生檔案承載的信息量是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下設(shè)置的，歸檔材料涉及的一般只是高校招生報(bào)名表、入學(xué)登記表、學(xué)籍、成績、黨（團(tuán)）材料等。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些材料有的已經(jīng)過時(shí)，有的卻是“分量”不足，無法滿足信息時(shí)代用人單位的信息需求。據(jù)反映，當(dāng)前用人單位在查看學(xué)生檔案時(shí)，更多的是希望能從中獲悉準(zhǔn)職工在情商、誠信、創(chuàng)新能力等等能體現(xiàn)個(gè)人特質(zhì)諸方面的資訊。而當(dāng)前的檔案中往往缺少這些記載，少量的檔案雖有涉及，但多流于形式，公式化、口號(hào)式、千人一面，沒有個(gè)性特征，與用人單位的期望值相差甚遠(yuǎn)。

二、高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策與措施

1.加強(qiáng)法規(guī)建設(shè)，確保大學(xué)生檔案管理有章可循。改革開放以來，黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作，先后頒布了多部法規(guī)用來規(guī)范檔案管理工作，唯獨(dú)缺少的是針對(duì)大學(xué)生檔案管理的專門法規(guī)。這一法律空白，使得大學(xué)生檔案管理“八仙過海，各顯神通”。為此，筆者建議相關(guān)部門在《檔案法》的指導(dǎo)下，從大學(xué)生檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)， 盡快出臺(tái)諸如《高校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》此類法規(guī)，確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。這是與時(shí)俱進(jìn)的迫切要求——隨著中國高等教育大眾化步伐的加快，大學(xué)生人口比率快速提升，大學(xué)生檔案成為人事檔案管理工作重頭戲。從大學(xué)生個(gè)人來講，學(xué)生時(shí)期的檔案是其全部檔案的基礎(chǔ)?；A(chǔ)牢固，大廈永存。所以，用“法規(guī)”的力量強(qiáng)化人們的檔案意識(shí)，指導(dǎo)、約束大學(xué)生的檔案管理及運(yùn)作方式，不單單是檔案工作者的心聲，更是國家檔案事業(yè)所要求的。

2.及時(shí)收集、有效整理。大學(xué)生檔案記錄的雖然是他們大學(xué)期間數(shù)年的成長歷程，但是，不積跬步，無以至千里——莘莘學(xué)子十幾年學(xué)海拼搏，漫漫苦讀最終目的在于“學(xué)以致用、報(bào)效祖國”。鑒于檔案材料在就業(yè)中的重要作用以及就業(yè)推薦與招聘工作的超前性， 大學(xué)生檔案管理方式方法已不能再沿襲過去的老一套——等到畢業(yè)生離校時(shí)再整理歸檔了。要從大學(xué)生被錄取那一天起就做好建檔工作， 入學(xué)后立即根據(jù)其專業(yè)、班組群體性特點(diǎn)， 隨時(shí)按照國家檔案法規(guī)的要求，收集、征集有關(guān)材料。一經(jīng)形成， 盡快存入。當(dāng)前，大學(xué)生參加的各種競賽琳瑯滿目，技能、等級(jí)（英語四、六級(jí)、計(jì)算機(jī)）、資格考試落英繽紛，社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)層出不窮，入黨入團(tuán)、評(píng)優(yōu)獲獎(jiǎng)屢見不鮮，每一份材料、每一張證書都是大學(xué)生們能力與成長的記錄。檔案管理者應(yīng)該憑借敏銳的嗅覺，不失時(shí)機(jī)地向有關(guān)職能部門索取、征集。尤其畢業(yè)之際是大學(xué)生檔案材料形成的最集中最重要的時(shí)間段，這個(gè)時(shí)期是對(duì)大學(xué)生在學(xué)期間德、智、體、美、勞的全面總結(jié)和評(píng)價(jià)，形成的材料大致有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表、大學(xué)生體育合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等。

顯然，高校學(xué)生檔案的主要特點(diǎn)是“動(dòng)態(tài)”而非“靜止”的，除了上述有規(guī)律地及時(shí)收集學(xué)生在校各個(gè)階段形成的檔案材料外，還必須建立學(xué)生檔案收集制度，形成檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)；要善于抓住各種機(jī)會(huì)，廣泛宣傳學(xué)生檔案收集的意義和作用，以引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的重視，增強(qiáng)教職工和學(xué)生的檔案意識(shí)，獲得他們的支持與配合。為了檔案材料及時(shí)、安全地傳遞，建議以班級(jí)為單位設(shè)置一名兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，系學(xué)生會(huì)設(shè)置一名專職檔案聯(lián)系人，協(xié)助輔導(dǎo)員工作。每當(dāng)學(xué)生檔案增加材料，經(jīng)輔導(dǎo)員驗(yàn)證簽字后，及時(shí)送交檔案室。這樣既有利于檔案材料收集的橫向聯(lián)系，又有利于材料收集過程中的保密與安全，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地把檔案材料收集到位。

3.擴(kuò)大檔案歸檔范圍，全面記錄人才成長歷程。全面推進(jìn)素質(zhì)教育是中國教育事業(yè)一場深刻的變革，是一項(xiàng)事關(guān)人才素質(zhì)、影響深遠(yuǎn)和涉及社會(huì)各個(gè)方面的系統(tǒng)工程。大學(xué)生檔案應(yīng)該詳盡記錄在這一教育變革背景下的成長歷程。換句話說，原有的歸檔范圍既不能涵蓋其全貌，也不能使用人單位對(duì)畢業(yè)生有全面準(zhǔn)確的了解。所以，當(dāng)前應(yīng)根據(jù)大學(xué)生學(xué)習(xí)生活的特點(diǎn)，補(bǔ)充、擴(kuò)大高校學(xué)生檔案歸檔范圍。通過這些檔案材料真實(shí)反映其個(gè)性化發(fā)展特征，更好地服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)教育改革，服務(wù)于學(xué)生管理工作和就業(yè)。筆者建議：根據(jù)當(dāng)前大學(xué)生在校期間德、智、體、美、勞、心理狀態(tài)、個(gè)性特征、發(fā)展?jié)撃艿惹闆r增加如下內(nèi)容。（1）誠信記錄。誠實(shí)守信是個(gè)人發(fā)展的重要品德之一，也是用人單位熱切關(guān)注的焦點(diǎn)。學(xué)生信用檔案是學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本，可以通過積累學(xué)生在校期間誠實(shí)守信方面材料形成，準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行狀況。（2）創(chuàng)新潛能。創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂，是國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。檔案材料不僅要關(guān)注學(xué)生的過去學(xué)業(yè)成績，而且要善于發(fā)現(xiàn)、詳盡記錄學(xué)生可能發(fā)展的潛能，特別是學(xué)生的創(chuàng)新能力和實(shí)踐能力。（3）情商概況。現(xiàn)在心理學(xué)家普遍認(rèn)為，情商（主要是指人在情緒、情感、意志、耐受挫折等方面的品質(zhì)）水平的高低對(duì)一個(gè)人能否取得成功有著重大的影響作用，有時(shí)其作用甚至要超過智力水平[3]。也有研究者指出：學(xué)生心理檔案能夠準(zhǔn)確地分析學(xué)生的個(gè)性特征，及時(shí)采取相應(yīng)的心理疏導(dǎo)措施促進(jìn)學(xué)生健康成長[4]；實(shí)踐也已證明，用人單位選拔人才時(shí)希望通過情商檔案了解準(zhǔn)職工的心理健康狀況，篩選出最合適的人才。為此，近年來高校已經(jīng)注意到了情商與人才成長的關(guān)系，紛紛開展高校學(xué)生心理健康教育及學(xué)生心理健康狀況的跟蹤調(diào)查等活動(dòng)，形成了很多關(guān)于大學(xué)生情商方面的文字材料。我們應(yīng)該注意收集和整理，形成能準(zhǔn)確反映大學(xué)生情商的文字檔案，為用人單位提供有益的全面了解人才的窗口。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 王燕.要實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的規(guī)范化管理[J].蘭臺(tái)世界，2005，（4）.

[3] 情商是什么[EB/OL].http://baike.baidu.com/view/305.htm.

[4] 侯英杰.高校學(xué)生檔案管理改革初探[J].蘭臺(tái)世界，2008，（2）.

[責(zé)任編輯 安世友]