人事檔案管理中的不足與解決對策

董樹威

【摘要】人事檔案是個人經(jīng)歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長過程的真實寫照，人事檔案既能反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷和技術(shù)職稱，同時又能反映個人的社會關(guān)系和獎懲等情況。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；不足；解決方法

一、人事檔案管理中的不足

1.檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實際工作中，由于對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應(yīng)付，兼職管檔人員工作變動頻繁，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會體現(xiàn)管理手段較陳舊，由于不懂得人事檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果就會導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

2.部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不夠重視。這種情況由來已久，這些領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務(wù)性工作，對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。

3.人事檔案管理的信息化程度不高。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

二、解決對策

1.收集材料是基礎(chǔ)。干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實行全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂。

2.建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平。在信息化建設(shè)的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，全方位建立適合水文工作特點、統(tǒng)一開發(fā)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而實現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化，與此同時還要在提高人事檔案工作的科學(xué)管理水平上下功夫，從而為水文工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。各級組織人事部門要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規(guī)定，加強(qiáng)干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。每2-3年對檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，重點培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。

4.加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

水文事業(yè)發(fā)展至今，各個單位都有著幾十年的歷史，這期間各單位變化都很大，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。一方面表現(xiàn)為人事變動大而且復(fù)雜，另一方面表現(xiàn)為現(xiàn)存的檔案材料數(shù)量大、占據(jù)空間大，在管理和使用方面都很不便，這一現(xiàn)狀要求我們必須加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范，全面提高工作效率。

（一）有利于檔案管理員業(yè)務(wù)水平的提高人事檔案信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來。節(jié)約大量的手工工作時間，管理人員有充足的時間鉆研業(yè)務(wù)開拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各種管理知識，不斷提高管理水平。同時，減少了管理人員在庫房的逗留時間，有益于管理人員的身心健康更能體現(xiàn)以人為本的人性化管理理念。

（二）有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。人事檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息化后，檔案管理更多地體現(xiàn)自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，從而使庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。在日后有關(guān)干部職務(wù)聘任及技術(shù)晉升時，都要用到個人相關(guān)時期的考核表及評審表，需要查找、撤出、復(fù)印，然后和其他相關(guān)材料裝訂成冊。這無形之間都造成了大量人力、物力、財力的浪費。

（三）有利于信息的完整、準(zhǔn)確和及時更新人事檔案信息化后，檔案管理人員就會降低勞動強(qiáng)度，大大提高工作效率。一方面檔案管理人員會第一時間保證人事檔案信息的準(zhǔn)確和完整，另一方面會及時更新檔案信息，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為組織人事部門科學(xué)決策提供準(zhǔn)確信息。

三、總結(jié)

為轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗Α叭耸聶n案”無用論觀念和思想，我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國的人事檔案管理機(jī)制，為新時期人才管理和使用提供更好的服務(wù)。