英語商務信函寫作中的語用禮貌探析

[摘 要] 本文從語用學的角度分析了在撰寫英語商務信函時如何運用禮貌策略達到有效的溝通，既傳遞了信息又不傷及對方的“面子”，從而建立和保持與外商良好的商務關系。

[關鍵詞] 商務信函 禮貌原則 面子 禮貌策略

中國在加入WTO之后，與世界各國之間的經貿往來和商業(yè)交流日趨頻繁。商務信函作為商業(yè)交流的手段之一，在建立和維持商業(yè)聯(lián)系、合作買賣與保持良好關系方面發(fā)揮著重要的作用。因此，如何撰寫有效的英文商務信函，成為國際商務工作者最為關心的問題。本文擬從語用學的角度探討商務信函寫作中禮貌策略的運用，希望對廣大國際商務英語的學習者和工作者有所裨益。

一、關于禮貌的語用研究

美國哲學家Grice在二十世紀六十年代后期提出了合作原則。Grice認為在所有的語言交際活動中，說話人和聽話人之間存在一種默契，一種雙方都應該遵守的原則，他稱之為會話的合作原則，這條根本原則可以具體體現(xiàn)為四條準則:數(shù)量準則、質量準則、關聯(lián)準則和方式準則。數(shù)量準則規(guī)定了我們說、寫時所傳遞的信息量;質量準則規(guī)定了說、寫內容的真實性;關聯(lián)準則規(guī)定了所傳遞的信息要切題;方式準則則在表達方式上提出了要求，即簡明扼要、不含糊、不啰嗦。遵守所有這些準則，人們就可以以最直接的方式、最高的效率進行交際。但是，這些規(guī)約常常為了顧全對方的“面子”，不冒犯他，而故意被違反。而有關“面子”的研究可以追溯到上個世紀五十年代。當時有不少語言學家和社會學家注意到語言運用中的禮貌現(xiàn)象。其中，E.Goffman從社會學角度提出了“面子”問題，他說，人們在交往中無時無刻不涉及“臉面工作”。一方面，人的行為受到面子的約束，另一方面人們也期待他人對面子給予考慮（劉潤清）。一九七八年，英國學者Brown 和 Levinson 合寫了《語言應用的普遍現(xiàn)象:禮貌現(xiàn)象》的文章，第一次對禮貌、面子這一問題進行了系統(tǒng)的探討。他們認為面子實際上是一系列只有他人才能滿足的想法和希望。面子可分為兩類：積極面子和消極面子。積極面子指人們的自我形象及個性，即在交際活動中，人們希望自己的形象和個性得到保持，希望自己的言論、思想或行動得到肯定和贊賞。消極面子指人們希望有自己的地域權、行動權、不被打擾的權利，希望在社交活動中自己的自由不受到侵犯。幾乎所有言語行為都是威脅面子的。例如，不同意或者批評威脅積極面子，而命令、請求則威脅消極面子。禮貌就是理性人為減少面子威脅所采取的策略行為。他們提出了五種禮貌策略，根據(jù)糾正的程度從強至弱依次為：1）放棄實施威脅面子的行為;2) 間接性策略;3)消極禮貌;4) 積極禮貌 ;5) 威脅面子的行為是赤裸裸地公開的。其中經常使用的有積極禮貌策略、消極禮貌策略和間接性策略。積極禮貌策略包括三個類型：1)宣稱雙方共同點(包括說話人對聽話人的贊賞、興趣和觀點方面的認同等)；2) 表示雙方互相配合;3) 滿足聽者或讀者的需要。消極禮貌策略也包括三個類型:1）不強求（給聽話人自主，他可以不接受說話人的觀點或要求）;2）向聽話人道歉（表明無意在感情或行動上傷害聽話人）；3）尋找借口（避免對方因欠情而產生尷尬，維護對方消極面子不受傷害）。間接禮貌策略: 避免直言不諱，不直接觸及對方的面子。

在Goffman 和 Brown Levinson 的研究及Grice的合作原則的基礎上，英國著名語言學家G.N.Leech 提出了“禮貌原則”。這一原則共分六條準則:1）機智準則;2）慷慨準則;3）贊譽準則；4）謙虛準則;5）同意準則;6）同情準則。 Leech的禮貌原則被認為是“拯救”了合作原則去解釋為什么人們經常故意違反合作原則，時而拐彎抹角，時而聲東擊西。在言語交際中，人們往往首先考慮的不一定是合作，而是禮貌問題。正如劉潤清所說的：禮貌原則實際上具有更大的約束力(1987）。

二、運用禮貌原則和策略指導商務信函的寫作

商務信函作為商務溝通的方式之一，負載著三個重要使命，即:使參與方之間完全互相理解;引出所需要的回應;同時建立良好企業(yè)形象及合作關系。要達到良好的溝通，這三者之間互相制約，缺一不可。而這三個目的的達到都與禮貌、得體的書寫方式密不可分。在商務信函的書寫中有一個公認的7C原則，即:周到（consideration）、禮貌（courtesy）、清楚（clarity）、簡明（conciseness）、具體（concreteness）、正確（correctness）、完整（completeness）。其中有兩個原則，即周到和禮貌涉及到禮貌策略的使用。根據(jù)Brown 和Levinson的面子說，從商務書信的書寫人角度來說，他應該盡量避免傷及收信人的積極面子和消極面子，也就是說他應采取積極面子策略和消極面子策略來維護收信人的面子。

根據(jù)所傳遞的信息性質可將商務書信分為好消息、中性消息、壞消息及勸說信，其中好消息和中性消息信函被稱為日常信函。因為這兩種信函主要傳遞一些令人愉快的信息以及中性的、通知性的信息，并不過多涉及禮貌策略的運用，因此不在本文討論范圍之內。本文將聚焦于勸說信和壞消息書信來分析一下各種禮貌策略的運用。

勸說信的目的通常是寫信人打算通過此信說服收信人做某件他尚未考慮的事或可能給他造成不便的事。因此從本質上來說，勸說信屬于“請求”這類言語行為，它內在侵犯了交際者的消極面子。而壞消息書信主要指對各類請求的拒絕信，這類書信從本質上來說，表達了寫信人對收信人觀點的不同意，威脅了收信人的積極面子，因此在書寫時，應采取歸納式，即先以中性或積極的表達開頭來作為緩沖，然后解釋拒絕的原因，在解釋清楚之后再提出拒絕，并且最好為對方提出建設性的建議或替代方法，最后以積極的語言書寫結尾。在具體的策略的使用上，應盡量使用積極禮貌策略來通過表明自己與收信人之間的某些方面的共同之處來滿足對方的積極面子。

下面，筆者選取了一種特殊的信函——買方要求賣方折價的信。之所以說其特殊，是因為它具備拒絕信和勸說信的雙重特點，買方不同意賣方的報價，可視為拒絕；買方要求賣方折價，可視為勸說。因此，這類書信中，寫信人應該靈活運用各種禮貌策略，以達到有效、得體的溝通。

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Yours faithfully

該函件的前三個自然段從內容上來看為拒絕信， 威脅到了收信人的積極面子。因此寫信人運用了一些積極禮貌策略，如：一開篇寫信人就表示出對對方的關注（1 thank you），然后在談及對方產品的質量和對方處理詢價的方式上表達對他們的認可與肯定（2 quite satisfied ），并且用了both of our two sides 來突出他的“聚焦合作”的意愿，使函件讀者產生“互惠”的共鳴感，這樣雙方有了共同利益基礎和共同語言。在使用了這些積極禮貌策略之后，寫信人再提出對方報價略顯偏高，收信人就不會感到太唐突，挽救了他的積極面子。

在第四自然段中，寫信人向收信人提出了折價的請求。這時，收信人的消極面子收到了威脅，因此，寫信人使用了一些消極禮貌策略，如：“給予受信人行動的自由，不強求”，寫信人使用了“規(guī)約性間接表達”（4 may we suggest；5 you could；8 you could）。寫信人還通過不忽視收信人的方式強調了收信人的“行動自由”（6 perhaps）。為了使強加最小化，寫信人借助了規(guī)約性禮貌標記詞（9 please）等等。以上這些策略的使用，從最大程度上減小了對收信人的強加，充分給予他行動的自由，滿足了他的消極面子。

三、結論

綜上所述，在商務書信特別是拒絕信和勸說信的書寫過程中，寫信人應充分考慮收信人的利益、處境和感受，遵守禮貌原則，使收信人的利益、對他的贊揚和同意達到最大化，運用積極禮貌策略和消極禮貌策略滿足和維護收信人的積極面子和消極面子，以達到良好的溝通并建立持久、互惠的合作關系，這對企業(yè)經濟利益乃至國家經濟的可持續(xù)發(fā)展都具有重要的意義。

參考文獻

[1]Leech，G.1983，Principles of Pragmatics， CUP， Cambridge

[2]Brown， Penelope， and Levinson，1987，Politeness:Some Universals in Language Use

[3]陸墨珠:2002，Communicating in International Business.中國對外經濟貿易出版社

[4]劉潤清:1987(2)關于Leech的“禮貌原則”《外語教學與研究》