中小民營企業(yè)內部控制的調查與現狀分析

[摘 要] 改革開放以來，隨著我國經濟的快速發(fā)展，中小民營企業(yè)已逐漸成為我國支撐經濟增長、吸納就業(yè)人口、維護經濟和社會穩(wěn)定的重要力量。然而，我國中小民營企業(yè)普遍缺乏系統的科學管理知識，忽略內部管理，忽略內部控制，造成企業(yè)內部漏洞百出，效率低下等現象，對企業(yè)的持續(xù)經營和健康發(fā)展十分不利。本文就中小民營企業(yè)的內部控制情況進行了調查與分析，希望能對中小民營企業(yè)的內部管理起到一定的借鑒作用。

[關鍵詞] 中小民營企業(yè) 內部控制 現狀分析

改革開放以來，我國經濟快速發(fā)展，大多數國有大中型企業(yè)完成了股份制改造，企業(yè)管理不斷完善和提高，并逐步與國際先進管理理念接軌。有數據表明，以民營企業(yè)為主的中小企業(yè)占我國注冊企業(yè)總數的99%以上，創(chuàng)造了全國60%以上的工業(yè)產值，我國中小企業(yè)提供的就業(yè)崗位約占全國城鎮(zhèn)就業(yè)總數的75%。由此可見，中小民營企業(yè)已成為我國支撐經濟增長、吸收就業(yè)人口、維護經濟和社會穩(wěn)定的重要力量，其作用和地位隨著國有經濟戰(zhàn)略性調整而日益突出。

然而，我國中小民營企業(yè)在內部控制制度的建立、實施方面意識比較薄弱，大部分企業(yè)組織結構簡單、規(guī)章制度缺失、管理混亂，從而導致企業(yè)內部漏洞百出，效率低下，生命力不強，對企業(yè)的持續(xù)經營和健康發(fā)展十分不利。

一、中小民營企業(yè)內部控制調查案例

1.某五金工具有限責任公司基本情況介紹

本文的調查對象是湖南省邵陽市某五金工具有限責任公司，該公司成立于2002年5月，合伙制企業(yè)，注冊資本500萬元，現有股東3人，員工300多人，主要經營小五金工具的生產和銷售，其產品80%出口，20%內銷。公司自開業(yè)以來，前兩年處于虧損狀態(tài)，從2004年下半年以來開始扭虧為盈，截止2007年8月底，資產總額2000萬元，年平均銷售額為1500萬元，實現利潤300多萬元。公司的組織結構圖如圖：

2.公司內部控制現狀與問題分析

該公司是從一個小作坊快速發(fā)展并壯大起來的?？v觀這幾年的發(fā)展過程，一方面得益于國家對內搞活、對外開放的良好的政治經濟政策和寬松的外部環(huán)境，另一方面也和經營者靈活的經營頭腦、過人的膽識和一定的管理水平密切相關。但總得說來，該公司內部管理比較混亂，究其原因，主要還是由于企業(yè)內部控制過于薄弱，無法形成權責分明的現代企業(yè)管理制度。通過對該公司內部控制的調查，本人對其內部控制的實施情況描述如下:

(1)組織結構過于簡單，權責分派模糊不清。在組織結構形式上，該公司采用傳統的直線職能式的組織結構。三位股東中由出資額最大的擔任總經理，出資額最小的擔任副總經理，另一位未明確在公司的任職，主要從事一些重大的外部事務協調工作。在總經理和副總經理的領導下，直接設置了辦公室、財務部、供應部、銷售部、生產車間和倉庫，各部門直接對總經理、副總經理負責。下屬各部門之間權責分派比較模糊，任務輕重不一。因此，在管理過程中經常出現如下問題：當總經理和副總經理同時處理某一事件時，若意見不統一，員工不知道該聽誰的，容易造成經理之間、經理和員工之間、員工之間的矛盾;由于沒有賦予下屬各部門較獨立的處理事務的權力和責任，出了問題多數直接向經理們反映，經理們事必躬親，常常忙于日?，嵥槭聞盏奶幚懋斨?，不能把更多的精力放在一些較大事情的處理上;各部門之間也由于權責不分而出現有了問題就相互之間踢皮球的現象;此外，辦公室這一部門所管理事務過多，除了日常對外的接待工作之外，還兼管人事、勞資、打字、后勤等等，人員配備少，工作十分繁重，加之工薪和工作量的不對等，工作人員負面情緒較強，導致工作效率下降。

(2)公司的投資決策、經營決策、財務決策通常是由總經理一個人說了算，帶有一定的主觀性。總經理做出的決定主要是建立在謹慎的經營思想上，憑借其多年的行業(yè)經驗和對市場信息的分析判斷來進行的，沒有建立規(guī)范的決策機制和風險分析、風險防范機制。

(3)會計核算流于形式，沒有充分發(fā)揮其監(jiān)督職能。公司從成立至今，會計人員流動性比較大，工作銜接不到位。對于會計信息系統而言，管理者只是要求能達到避稅的目的，而沒有充分利用會計信息來服務于經營管理。

在核算內容上，會計人員僅停留在簡單的事后記錄上，平時沒有對公司的資產、費用、成本、收入等進行明細分類核算，月底財務報表過于簡單，只有二張主要的財務報表和納稅申報表，沒有收益分析，沒有成本分析和現金流量分析。會計信息不真實，數據不全面，可利用價值低，因而，管理者無法了解到準確、詳細、及時、完整的財務信息，在內部管理過程中也就缺乏有力的財務數據支持，管理起來自然顯得蒼白無力。

在應收賬款管理方面，由于公司特定的銷售渠道，在產品銷售過程中，雖然存在因賒銷而產生的應收賬款，但貨款一直都能按期收回，因此，資金回收風險較小。雖然如此，但公司一直沒有建立客戶信用評價體系和賒銷政策，因而，從長遠角度來看，由于未來不確定因素的存在，公司還是存在著可能發(fā)生壞賬的風險和隱患。

公司未建立財務管理制度，沒有制度做后盾，使得財務管理十分混亂，比較突出的問題有兩個方面:其一，原始憑證的審核和費用的批報問題較為突出，由于沒有制度做保證，在具體處理時，不合規(guī)憑證較多。其二，成本費用管理的基礎工作薄弱，具體表現為：其他相關部門的基礎數據難以收集，會計部門沒有一個切實可行的成本費用標準，因此，公司無法考核成本費用的完成情況，無法落實獎懲措施，從而影響成本費用的降低。

(4)公司比較重視實物資產的控制，在物資采購、存貨保管等方面制定了一些規(guī)章制度或辦法。如針對物資采購建立了較為嚴格的控制流程，即通過設置計劃、審批、采購、驗收、入庫、報銷等程序加強物資在采購環(huán)節(jié)的控制，效果較好。基本上做到了授權批準、業(yè)務經辦、財產保管、會計記錄和審核監(jiān)督等不相容職務的分離。但其中還是存在一些控制漏洞，如對實物的入庫、發(fā)出和期末結存的數量和采購的價格方面把握得嚴格，但質量方面的問題控制不到位，也就是驗收環(huán)節(jié)流于形式，缺乏相關的專業(yè)技術人員和檢驗技術條件。

(5)公司職工素質偏低，學歷普遍不高。在管理人員中，除了經理（董事）、會計具有大專文化層次之外，其他管理人員基本上都是中專或高中以下的非專業(yè)人員，不少人之間存在著裙帶關系，夫妻、兄弟、父子同時在管理部門任職，親情有時成了開展工作的絆腳石，給公司正常的管理工作帶來不便。

(6)公司經理不重視員工參與管理，人文管理意識淡薄。公司沒有建立員工發(fā)展規(guī)劃和提升制度，提升與解聘都由總經理一個人說了算。沒有設立一個良好的信息與溝通系統，公司對內的信息溝通主要是經營管理過程中發(fā)生的日常事務的處理和各種指令和任務的上傳下達。下級部門和員工僅是機械的領會和執(zhí)行，管理者和下屬之間、不同部門之間缺乏真正意義上的交流。

二、中小民營企業(yè)內部控制的現狀分析

通過對上述公司的調查，我們不難看出，我國中小民營企業(yè)的發(fā)展歷史比較短暫，許多企業(yè)所有者（他們同時也是企業(yè)的主要管理者）得益于短缺經濟、寬松政策和優(yōu)惠的投資環(huán)境，使企業(yè)快速地成長起來，其效益主要是依靠政策、市場等外部環(huán)境獲得的。但他們管理企業(yè)的能力并沒有隨著經濟規(guī)模的增長而同步增長，還比較缺少苦練內功的經歷，在內部控制方面，暴露出了諸多問題，阻礙了企業(yè)的長遠發(fā)展。目前，我國中小民營企業(yè)內部控制現狀主要表現為以下幾個方面：

1.內部控制環(huán)境不完善

(1)內部控制意識淡薄。大多數中小民營企業(yè)領導者對內部控制的重要性認識不夠，認為憑借個人的直接控制和直接觀察評價企業(yè)經營成果已經足夠，不需要建立內部控制。另外，還有不少企業(yè)領導者對內部控制的認識存在誤區(qū)，認為內部控制是“對下不對上”、“對人不對已”，這種對自我控制的排斥影響了企業(yè)員工對控制的理解與執(zhí)行。

(2)組織結構不盡合理。目前我國許多中小民營企業(yè)不重視組織結構的設計，對組織分工全憑領導主觀意念決定，導致工作分配不均，職能不清，責任不明，信息不暢。

(3)人力資源陷入困境。我國中小企業(yè)由于資金實力較弱，所能承受的薪酬水平有限，加之內部管理混亂，因此很難引進高素質專業(yè)人才，其從業(yè)人員主要來自農村剩余勞動力和城市新增勞動力，文化水平普遍低下，且上崗前又缺乏技能訓練，勞動力基礎素質差，從而制約了企業(yè)技術和效率的提高。此外，企業(yè)對員工的培養(yǎng)從總體上仍以實際工作鍛煉為主，沒有形成自己的人才培訓、選拔機制，因而人才短缺現象十分嚴重。

2.會計基礎工作不規(guī)范

(1)在機構設置上，特別是有的獨資企業(yè)和合伙企業(yè)不設置會計機構，采取代理記賬。有的企業(yè)即使設置會計機構，一般也是分工不太明確、兼職較多，不相容職責分離有限。會計業(yè)務工作不夠規(guī)范，一般沒有建立相互銜接、相互制約的規(guī)范的管理系統和管理制度。

(2)在人員素質上，絕大多數中小企業(yè)會計人員的知識水平、學歷結構和業(yè)務能力都比較低，相當一部分會計人員僅僅處于上崗證的水平，甚至還有的無證上崗。近幾年來，盡管中小企業(yè)的會計人員隊伍在不斷地增強變大，但存在明顯的結構缺陷，會計人員出現向一老一少兩極發(fā)展的現象。

(3)在賬務處理上，許多企業(yè)由于缺乏合理的賬務處理程序，以致會計工作秩序混亂，會計處理存在很大隨意性，還有不少企業(yè)的會計僅按經營者意圖反映企業(yè)經營活動，使會計信息嚴重失真。根據對中小民營企業(yè)調查的資料顯示，中小企業(yè)不設會計機構且會計人員分工不明確的占了61.5%，提供的會計信息不能真實反映財務狀況的占了46.9%。嚴重影響了企業(yè)內部經營者和外部信息使用者的正確決策。

(4)在檔案管理上，許多企業(yè)對會計憑證、會計賬薄及會計報表等重要會計檔案，并沒有按規(guī)定裝訂成冊和妥善保管，而是散亂存放。因此，會計的事前審核、事中復核和事后監(jiān)督作用均未能充分發(fā)揮。

3.控制程序設計不恰當

(1)在設計時未從自身實際情況出發(fā)，而是盲目照搬、貪大求全，缺乏針對性和實用性，以致企業(yè)出于成本效益考慮不愿執(zhí)行。

(2)控制程序設計得于粗放，缺乏操作性，導致執(zhí)行困難。

(3)職務分離有限，即絕大部分中小企業(yè)都沒有按照內部控制制度的要求做到詳細的職責分工，員工常常身兼數職。

(4)缺乏成文的內部控制度，以致對內部控制的執(zhí)行情況進行考核時缺乏依據。

4.內部控制監(jiān)督不到位

(1)內部審計沒有形成制度化，該設置內部審計機構的不設，該配置專職或兼職內審人員的沒有配置，內部審計的監(jiān)督作用被虛化。

(2)一些地方政府不能正確看待市場經濟條件下中小民營企業(yè)的重要作用，沒有將企業(yè)的發(fā)展與大型企業(yè)同等對待。

(3)我國現行的法律法規(guī)未要求對中小民營企業(yè)的年度會計報表進行強制審計，因此除了少部分企業(yè)以外，幾乎絕大部分企業(yè)沒有自行委托審計的愿望。

(4)由于中小民營企業(yè)會計基礎工作和內部控制制度薄弱，審計風險高，加之所能承受的審計費用有限，因此，會計師事務所在承攬中小民營企業(yè)審計業(yè)務時通常慎之又慎。所以，中小民營企業(yè)接受社會中介機構監(jiān)督和指導的機會可以說是很少。

5.經營風險意識較薄弱

我國中小民營企業(yè)投資決策、經營決策、財務決策和銷售策略等都帶有很強的主觀臆斷性和盲目性，基本上沒有建立風險分析和風險控制機制，這給企業(yè)的經營和發(fā)展帶來了很大的風險。企業(yè)管理層在風險評估中普遍存在兩個問題：

(1)對現有市場缺乏了解和認識。其結果往往導致對形勢的盲目樂觀和自信，一旦真正面臨風險，就缺乏應變能力和應對措施。

(2)對外部環(huán)境和經濟業(yè)務等的變化缺乏預見性。這使得企業(yè)對某些新業(yè)務沒有能夠及時制定出相應的處理程序和制度，存在無章可循的現象，從而使內部控制失去健全性。

“得控則強、失控則弱、無控則亂”。通過以上分析，我們可以發(fā)現，我國中小民營企業(yè)在發(fā)展過程中，由于受組織機構、經營規(guī)模、融資能力和人力資源等因素的限制，內部控制比較薄弱，功效紊亂，機制失衡，嚴重地影響了企業(yè)的生存和發(fā)展。因此，建立健全中小民營企業(yè)內部控制，對企業(yè)的生存和發(fā)展，對我國社會穩(wěn)定、國民經濟發(fā)展有著重要的現實意義。

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