中小企業(yè)的信息構(gòu)建問題研究

[摘 要] 本文在研究信息構(gòu)建、企業(yè)信息構(gòu)建等相關(guān)概念的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)思考了中小企業(yè)的信息構(gòu)建問題，提出了符合中小企業(yè)特點(diǎn)的信息構(gòu)建的具體方案，對(duì)中小企業(yè)信息構(gòu)建過程中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析并提出建議。

[關(guān)鍵詞] 中小企業(yè) 信息構(gòu)建 企業(yè)信息構(gòu)建 企業(yè)信息化

中小企業(yè)的信息化進(jìn)程中存在著比大型企業(yè)更多的問題，例如：不注重企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)，各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)彼此封閉，無法順利地交換、集成及相互關(guān)聯(lián)，企業(yè)內(nèi)部提供的信息雜亂無章，沒有整合應(yīng)用程序，更無法實(shí)現(xiàn)個(gè)性化，對(duì)外部信息的需求則必須在多個(gè)系統(tǒng)中搜尋。這些問題直接導(dǎo)致了信息資源不能有效、靈活地得以利用。隨著中小企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的地位日益重要，企業(yè)對(duì)信息有效利用的需求也更為迫切，中小企業(yè)需要采用更加系統(tǒng)化和規(guī)范化的方法去規(guī)劃并滿足企業(yè)的信息需求，企業(yè)信息構(gòu)建成為解決上述問題的重要方法之一。

本文在文獻(xiàn)研究基礎(chǔ)上，探討了信息構(gòu)建、企業(yè)信息構(gòu)建的概念及其在中小型企業(yè)的應(yīng)用問題，提出符合中小型企業(yè)特點(diǎn)的信息構(gòu)建解決方案，分析了中小企業(yè)信息構(gòu)建過程中可能出現(xiàn)的問題，并提出相關(guān)建議。

一、信息構(gòu)建(IA)概念及發(fā)展概述

1.信息構(gòu)建(IA)概念

信息構(gòu)建（Information Architecture，IA），是通過合理地組織、標(biāo)識(shí)信息并構(gòu)建信息環(huán)境，以改善信息瀏覽及信息檢索的過程與效果的科學(xué)和藝術(shù)。

狹義的信息構(gòu)建是關(guān)于如何組織信息和設(shè)計(jì)信息環(huán)境、信息空間或信息體系結(jié)構(gòu)以幫助人們有效實(shí)現(xiàn)其信息需求的一門藝術(shù)和科學(xué)，它包括調(diào)查、分析、設(shè)計(jì)和執(zhí)行過程，涉及到組織、標(biāo)引、導(dǎo)航和搜索系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，目的是幫助人們成功地發(fā)現(xiàn)和管理信息。

廣義信息構(gòu)建應(yīng)包括除了網(wǎng)站建設(shè)以外的眾多學(xué)科領(lǐng)域，如果從一個(gè)企業(yè)的角度來看，廣義IA的對(duì)象應(yīng)該包括企業(yè)信息活動(dòng)中涉及的各個(gè)要素:信息、人員、技術(shù)和部門等。它是對(duì)組織機(jī)構(gòu)中的信息、信息服務(wù)、以及與信息相關(guān)的各部門及其人員的整合與合理化配置，包括技術(shù)層面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理層面的部門建設(shè)、以及信息系統(tǒng)本身從信息采集到用戶接口的結(jié)構(gòu)構(gòu)建。

2.信息構(gòu)建的發(fā)展

1975年，美國(guó)人沃爾曼(Richard Saul Wurman)創(chuàng)造了‘Information Architecture’一詞，并在1976年召開的美國(guó)建筑師協(xié)會(huì)全國(guó)會(huì)議上將其公之于眾，同時(shí)開始稱自己為信息建筑師。雖然沃爾曼沒有描述“IA是什么”，但卻明確地界定了信息建筑師的工作任務(wù):依據(jù)數(shù)據(jù)中的固有模式，化復(fù)雜為明晰;創(chuàng)建信息結(jié)構(gòu)或地圖，令他人找到通向知識(shí)的個(gè)人路徑;信息建筑師是即將到來的21世紀(jì)的專業(yè)化職業(yè)，代表著該時(shí)代對(duì)清晰、人類理解、信息組織科學(xué)的集中需求。因此，信息構(gòu)建的主要目的就是從大量處于復(fù)雜狀態(tài)的數(shù)據(jù)或信息中抽取本質(zhì)內(nèi)容，幫助人們理解信息、找到知識(shí)路徑。

IA的提法及相關(guān)的認(rèn)識(shí)在其創(chuàng)建之初并沒有引起社會(huì)的廣泛認(rèn)同，但是近年來隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)空間的擴(kuò)大，隨著信息生態(tài)環(huán)境問題的日益嚴(yán)峻，人類所面對(duì)的信息數(shù)量激增，由此造成的網(wǎng)絡(luò)信息空間混亂問題給用戶造成了極大不便。為了解決這些問題，人們認(rèn)識(shí)到必須從宏觀的角度來研究信息空間的構(gòu)建以解決這些問題，因而，信息構(gòu)建的理論和實(shí)踐問題逐漸引起各學(xué)科領(lǐng)域的關(guān)注。

3.信息構(gòu)建問題國(guó)內(nèi)研究狀況

在我國(guó)，正式發(fā)表的信息構(gòu)建的論文始于2002年，目前國(guó)內(nèi)還主要處于對(duì)國(guó)外IA理論與實(shí)踐的學(xué)習(xí)和翻譯、引進(jìn)階段。就研究?jī)?nèi)容而言，以信息構(gòu)建理論的介紹，網(wǎng)站信息構(gòu)建，網(wǎng)站信息構(gòu)建評(píng)估，以及信息構(gòu)建與情報(bào)學(xué)的關(guān)系等為主，而對(duì)一般意義的信息構(gòu)建的研究，以及對(duì)信息構(gòu)建理論原理總結(jié)和進(jìn)行理論提升的研究較少。

以“信息構(gòu)建”作為關(guān)鍵詞，在“中國(guó)知識(shí)資源總庫(kù)”中檢索相關(guān)文章，可以看出自2004年起，相關(guān)研究激增，并且保持了一定的熱度(見圖）。

二、中小企業(yè)信息構(gòu)建的意義

1.企業(yè)信息構(gòu)建的提出

什么是企業(yè)信息構(gòu)建(EIA）企業(yè)信息構(gòu)建“是那些用于管理有價(jià)值的企業(yè)信息資產(chǎn)的要素的集合，這些要素包括:計(jì)劃、政策、模式、標(biāo)準(zhǔn)、框架、技術(shù)、組織及過程，它可以確保將集成數(shù)據(jù)用于增加商業(yè)價(jià)值，使得技術(shù)與企業(yè)重要業(yè)務(wù)的需要緊密結(jié)合?！薄皩⒁患移髽I(yè)的戰(zhàn)略計(jì)劃與企業(yè)的數(shù)據(jù)構(gòu)建、企業(yè)應(yīng)用程序的構(gòu)建、以及企業(yè)技術(shù)構(gòu)建相聯(lián)結(jié)，就形成了企業(yè)信息構(gòu)建。良好的構(gòu)建是對(duì)整個(gè)企業(yè)范圍與層面的要素相關(guān)的信息的邏輯組織，這些要素包括:戰(zhàn)略目標(biāo)、對(duì)象及戰(zhàn)略;業(yè)務(wù)章則及標(biāo)準(zhǔn);信息需求;應(yīng)用系統(tǒng);應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)元素間的關(guān)系;技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)?！?/p>

因此，(1)企業(yè)信息構(gòu)建實(shí)際上是將企業(yè)視為一個(gè)有機(jī)整體，在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)流程協(xié)作，促進(jìn)信息資源的共享;(2)如何以最簡(jiǎn)單的方式向內(nèi)部和外部提供信息，公司不同部門的雇員擁有大量的資料，如何將合適的信息提供給最需要的人;(3)企業(yè)必須采取集中化的知識(shí)管理策略，將員工個(gè)人擁有的知識(shí)轉(zhuǎn)化為組織的知識(shí)，同時(shí)還必須建立系統(tǒng)維護(hù)體系。(4)怎樣將企業(yè)的購(gòu)買者、生產(chǎn)商、供貨商等實(shí)體放置在同一個(gè)平臺(tái)上，進(jìn)行個(gè)性化的信息獲取分析的工作。

2.中小企業(yè)信息化面臨的問題

中小企業(yè)在我國(guó)企業(yè)中已占到90%以上，隨著信息化的深入，中小企業(yè)日益希望通過信息化來提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，但在中小企業(yè)的信息化過程中，它們面臨著與大型企業(yè)更為復(fù)雜多樣、風(fēng)險(xiǎn)更高的信息化問題，主要表現(xiàn)為:

（1)非理性的軟件選擇。許多中小企業(yè)在選擇軟件時(shí)未能不考慮企業(yè)的規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍，甚至在尚未確定需求的情況下購(gòu)入軟件，從而造成資金浪費(fèi)、軟件閑置及維護(hù)和升級(jí)上的高成本。

（2)冗長(zhǎng)的實(shí)施過程。大的軟件商或系統(tǒng)商的成熟系統(tǒng)軟件，其實(shí)施過程往往由眾多的步驟組成，歷時(shí)較長(zhǎng)，中小企業(yè)無論從財(cái)力上還是人力上根本無法承受這一實(shí)施過程。

（3)不合理的人員配置。絕大多數(shù)中小企業(yè)都沒有單獨(dú)設(shè)置的信息系統(tǒng)部門，往往由一名或幾名雇員實(shí)現(xiàn)全部職能，業(yè)務(wù)流程的定義，數(shù)據(jù)的輸入和系統(tǒng)的使用都是同批人，導(dǎo)致對(duì)其的過度依賴和人員上的高風(fēng)險(xiǎn)。

（4)企業(yè)人員培訓(xùn)和技術(shù)支持的缺乏。中小企業(yè)意識(shí)到信息系統(tǒng)建設(shè)的重要性，但在信息系統(tǒng)預(yù)算時(shí)，往往未能考慮廣泛的職員培訓(xùn)和技術(shù)支持所需的成本，造成日常運(yùn)營(yíng)中問題頻頻、有系統(tǒng)卻無法正常運(yùn)行。

3.中小企業(yè)信息構(gòu)建的意義

中小企業(yè)信息構(gòu)建的提出，是針對(duì)目前中小企業(yè)信息化過程中存在較多問題所提出的一種信息治理的解決方案。信息構(gòu)建可以整合中小企業(yè)的各類與信息相關(guān)的信息資源，在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，進(jìn)行有效的信息系統(tǒng)規(guī)劃和設(shè)計(jì)，在信息技術(shù)應(yīng)用、信息系統(tǒng)開發(fā)或購(gòu)置方面全面考慮企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、人員、知識(shí)結(jié)構(gòu)間的關(guān)系，使開發(fā)或購(gòu)置的信息系統(tǒng)具有更強(qiáng)的針對(duì)性、適應(yīng)性和柔性，以適應(yīng)信息系統(tǒng)升級(jí)改造以及企業(yè)業(yè)務(wù)重組的需要。

三、中小企業(yè)信息構(gòu)建的設(shè)計(jì)理念及解決方案

1.中小企業(yè)信息構(gòu)建的設(shè)計(jì)理念

中小企業(yè)的信息構(gòu)建應(yīng)當(dāng)是企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，全面整合涉及企業(yè)信息活動(dòng)的各個(gè)要素，包括人員、信息系統(tǒng)、內(nèi)外部數(shù)據(jù)、資金等要素，并將信息活動(dòng)的結(jié)構(gòu)與組織的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、管理結(jié)構(gòu)、技術(shù)結(jié)構(gòu)協(xié)調(diào)一致，形成統(tǒng)一的信息生產(chǎn)、組織、管理、使用的界面。

中小企業(yè)信息構(gòu)建的基本目標(biāo)是：組織企業(yè)的信息資源，設(shè)計(jì)信息環(huán)境、信息空間，構(gòu)建企業(yè)的信息體系結(jié)構(gòu)，滿足用戶的信息需求。

2.中小企業(yè)信息構(gòu)建的基本內(nèi)容

（1)構(gòu)建企業(yè)門戶網(wǎng)站。通過門戶網(wǎng)站形成企業(yè)內(nèi)外部信息交流渠道，通過網(wǎng)站統(tǒng)一管理企業(yè)的對(duì)外業(yè)務(wù)界面與后臺(tái)支持性信息系統(tǒng)，統(tǒng)一管理企業(yè)業(yè)務(wù)及管理活動(dòng)中生成的各類信息及企業(yè)的外部信息。

（2)創(chuàng)新信息導(dǎo)航系統(tǒng)。為用戶設(shè)計(jì)合理的、簡(jiǎn)捷的、宜于用戶應(yīng)用和理解的信息導(dǎo)航系統(tǒng)?？刹捎猛剖?Push)或拉式技術(shù)（Pull）為企業(yè)成員設(shè)計(jì)針對(duì)其特定需要的信息獲取界面，及時(shí)將其關(guān)心的信息發(fā)送給用戶。

（3)知識(shí)地圖導(dǎo)航系統(tǒng)。用知識(shí)地圖的形式設(shè)計(jì)信息檢索途徑，借助于文字、圖片、圖表、多媒體、投影、動(dòng)畫等高科技工具進(jìn)行信息導(dǎo)航設(shè)計(jì)。

（4)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)導(dǎo)航系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)信息導(dǎo)航系統(tǒng)應(yīng)由封閉式和開放式兩大部分組成。封閉式用于用戶導(dǎo)航檢索，但用戶不能擅自修改；開放式用于用戶自己管理檢索來的信息，自己可以整理、組織、輸出等。

（5)創(chuàng)新用戶信息需求。將信息組織好，給用戶提供一個(gè)清晰的界面，采取更具藝術(shù)表現(xiàn)力的形式將用戶所需信息藝術(shù)地展示給用戶，在滿足用戶信息需求的同時(shí)培養(yǎng)用戶對(duì)于信息功能的認(rèn)知和對(duì)于信息的依賴。

（6)在傳播顯性知識(shí)(言傳知識(shí))的同時(shí)，有效地組織并傳播隱性知識(shí)(意會(huì)知識(shí)）。通過引入信息構(gòu)建的理念，將不能表達(dá)的隱性知識(shí)，通過多個(gè)層面，多方位的立體空間形式，用文本、圖形、圖表、多媒體、投影、網(wǎng)絡(luò)等各種科技手段相結(jié)合進(jìn)行多種藝術(shù)設(shè)計(jì)構(gòu)思，從多個(gè)角度進(jìn)行情景式的組合探索。將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯性知識(shí)或用隱喻性文字表達(dá)或用相關(guān)的易于理解的知識(shí)去詮釋，使隱性知識(shí)顯性化，廣而推之，提高隱性知識(shí)的應(yīng)用。

3.中小企業(yè)信息構(gòu)建步驟

根據(jù)現(xiàn)有的一些研究成果(如阿蘭·博金斯的《企業(yè)信息構(gòu)建》等)，可以將中小企業(yè)信息構(gòu)建的步驟提煉根據(jù)如下:

（1)確定企業(yè)的需求。即根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)及管理的需要，確定購(gòu)買或開發(fā)哪些信息系統(tǒng)。

（2)分析企業(yè)的數(shù)據(jù)體系結(jié)構(gòu)。中小企業(yè)每天要處理數(shù)量龐大、來源多樣、類型復(fù)雜的數(shù)據(jù)，因此，一個(gè)建立在企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃基礎(chǔ)上的合理的數(shù)據(jù)體系結(jié)構(gòu)可以說是EIA構(gòu)建的前提。企業(yè)數(shù)據(jù)體系結(jié)構(gòu)分為數(shù)據(jù)庫(kù)模型和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)模型，數(shù)據(jù)庫(kù)模型用來描述日常事務(wù)處理中資料和關(guān)系，以及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的內(nèi)在聯(lián)系，是數(shù)據(jù)體系結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)；數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)模型則描述企業(yè)高層管理決策者信息以及關(guān)系。

（3)解決數(shù)據(jù)沖突問題。為整個(gè)企業(yè)各項(xiàng)系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)行確定一套統(tǒng)一的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)，避免同一概念采用不同語(yǔ)詞、同一語(yǔ)詞表達(dá)不同含義的情況的存在，保證各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換順利進(jìn)行。

（4)建立企業(yè)信息構(gòu)建的模型。信息模型是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中信息的采集、傳遞、加工、使用和維護(hù)等信息活動(dòng)環(huán)節(jié)以及信息活動(dòng)一般規(guī)律的描述，它涵蓋了企業(yè)如何獲取、歸類、存儲(chǔ)、查詢、編輯、(信息)質(zhì)量控制、提取、發(fā)布、訪問有價(jià)值的信息等內(nèi)容來輔助企業(yè)管理者最終做出決策，而這恰恰是EIA概念和目標(biāo)中所強(qiáng)調(diào)的核心內(nèi)容。應(yīng)根據(jù)企業(yè)的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)（如政策、戰(zhàn)略目標(biāo)、各項(xiàng)要素、數(shù)據(jù)元素等）建立企業(yè)信息構(gòu)建的模型，它應(yīng)當(dāng)是企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、管理結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的仿真。

(5)改造現(xiàn)存的信息環(huán)境。對(duì)企業(yè)現(xiàn)存的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估，改變現(xiàn)有的與數(shù)據(jù)處理相關(guān)的各種工作模式等，提供新的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)模式、數(shù)據(jù)字典等。

(6)將企業(yè)原有以實(shí)體形式存在的數(shù)據(jù)導(dǎo)向新的信息構(gòu)建中的邏輯數(shù)據(jù)模式，并分析二者間的差異。

(7)制定改造計(jì)劃，構(gòu)建戰(zhàn)略信息倉(cāng)庫(kù)，將既有的信息系統(tǒng)、信息數(shù)據(jù)向新的信息構(gòu)建模式轉(zhuǎn)變，完成企業(yè)的信息構(gòu)建工作。

四、中小企業(yè)信息構(gòu)建面臨的問題和建議

1.中小企業(yè)信息構(gòu)建中可能面臨的問題

（1）中小企業(yè)信息化程度不高，缺少信息化戰(zhàn)略的總體規(guī)劃，各信息系統(tǒng)間缺少有格的組合和整洽，迫切需要進(jìn)行信息構(gòu)建，但中小企業(yè)的決策管理人員及相關(guān)人員卻沒有建立起與信息構(gòu)建有關(guān)的知識(shí)與意識(shí)。

（2)許多中小企業(yè)依賴于傳統(tǒng)營(yíng)銷模式和管理模式，對(duì)于企業(yè)網(wǎng)站對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)業(yè)管理的作用認(rèn)識(shí)不清，網(wǎng)站功能的發(fā)揮也大打折扣，無法利用企業(yè)網(wǎng)站統(tǒng)一進(jìn)行信息的獲取、處理與利用。

（3)根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)、管理、數(shù)據(jù)三大體系模型開展的企業(yè)信息構(gòu)建，需從企業(yè)整體角度考慮，需要跨部門、跨層次的配合，系統(tǒng)性和邏輯性都很強(qiáng)，而中小企業(yè)人員配備不全，專業(yè)人員較少或者專業(yè)技術(shù)不強(qiáng)，這樣，中小企業(yè)無法有效地完成信息構(gòu)建起這樣一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

（4)中小企業(yè)人員流動(dòng)性質(zhì)，部分人員素質(zhì)偏低，對(duì)于信息系統(tǒng)、各類數(shù)據(jù)的使用較少，即使實(shí)施了信息構(gòu)建，也無法充分發(fā)揮數(shù)據(jù)在促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中的作用。

2.中小企業(yè)實(shí)施信息構(gòu)建的合理化建議

針對(duì)上述問題，中小企業(yè)在將信息構(gòu)建應(yīng)用到實(shí)際操作過程的前后，都需要做好充分的準(zhǔn)備。

（1)企業(yè)信息構(gòu)建必須在企業(yè)更高層面進(jìn)行，EIA的實(shí)施必須依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略需求，要在企業(yè)高層管理人員中普及企業(yè)信息構(gòu)建知識(shí)，強(qiáng)化相關(guān)人員對(duì)于實(shí)施企業(yè)信息構(gòu)建的意識(shí)。

(2)中小企業(yè)缺少信息化的技術(shù)實(shí)力，可以采用外包的方式，委托相關(guān)的咨詢機(jī)構(gòu)、系統(tǒng)供應(yīng)商，完成企業(yè)的信息構(gòu)建工作。

（3)要改變傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)模式，提高對(duì)企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)的重視度，利用企業(yè)網(wǎng)站統(tǒng)一管理各類信息系統(tǒng)及企業(yè)各類數(shù)據(jù)，實(shí)施企業(yè)信息資源的統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理及知識(shí)共享。

（4)建立企業(yè)信息構(gòu)建體系，需要對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)，克服員工的思想障礙，提高其利用信息資源的能力。

（5)從戰(zhàn)略角度考慮，在中小企業(yè)信息構(gòu)建過程中，應(yīng)當(dāng)標(biāo)出關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，企業(yè)在日常的運(yùn)營(yíng)和管理中不斷應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)外部信息體系的完善和更新。在建設(shè)公司網(wǎng)站的同時(shí)，要預(yù)留出較多符合今后發(fā)展需求的設(shè)計(jì)，從而避免后期改動(dòng)，減少資源的浪費(fèi)。

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