企業(yè)文檔一體化管理現(xiàn)狀對高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)的影響

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，目前，企業(yè)大都依托辦公自動化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書管理與檔案管理的整合，秘書與檔案工作關(guān)系越來越密切，而且很多秘書都是企業(yè)的檔案管理員，兼管企業(yè)檔案信息資源，文書工作與檔案管理工作逐漸真正實(shí)現(xiàn)管理一體化，文秘人員的素質(zhì)高低直接影響了文檔管理質(zhì)量。這種現(xiàn)狀對職業(yè)定位于企業(yè)的高職文秘專業(yè)的人才培養(yǎng)模式帶來了極大的影響，促使它革新教學(xué)模式、人才培養(yǎng)方法等，以適應(yīng)社會對文秘人才的需求。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；高職文秘；人才培養(yǎng)

中圖分類號：F272.9文獻(xiàn)標(biāo)志碼：Ａ文章編號：1673-291X(2008)18-0051-02

文檔一體化管理，就是將目前機(jī)關(guān)中的“文書處理”和“檔案管理”工作整合為一個(gè)既統(tǒng)一又分工，既聯(lián)系又有區(qū)別的管理過程。實(shí)現(xiàn)文檔一體化的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代秘書與檔案工作組織制度到具體工作流程真正整合，目的是為了統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對電子文檔的設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三個(gè)階段的工序和規(guī)范要求。隨著信息時(shí)代的到來，我國開始實(shí)行了文管和檔管的一體化，推動了文書和檔案工作的進(jìn)一步銜接，實(shí)現(xiàn)公文處理、文書立卷、檔案保管、提供利用的一條龍管理。文檔一體化的作用突出地表現(xiàn)在可以加速檔案工作的步伐，促進(jìn)企業(yè)信息的發(fā)展，也有利于資源的優(yōu)化和合理使用。

自動化環(huán)境下的文件處理理流程、管理理方法也與過去手工作業(yè)環(huán)境下的文件管理流程和管理方法是不同的，手工作業(yè)的最大特征是以物化的紙質(zhì)文件作為處理對象，在對紙質(zhì)文件的控制與組織管理中，文件管理方法的設(shè)計(jì)是以業(yè)務(wù)的流程“分工”作為基木特點(diǎn)，由于以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息技術(shù)在文件管理部門的逐步運(yùn)用，手工作業(yè)的以流程分工為特點(diǎn)的文件管理模式己經(jīng)不能適應(yīng)文件形成環(huán)境變化和文件管理新變化的需要。因此中小型企業(yè)單位，本著精簡、效益的原則，都是實(shí)行文檔一體化。因此，對于職業(yè)定位于企業(yè)的高職文秘專業(yè)來講，勢必要革新其人才培養(yǎng)模式，以適應(yīng)社會需求。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)文檔一體化管理現(xiàn)狀

為了探尋適合地方經(jīng)濟(jì)需要的文秘人才培養(yǎng)方案，筆者走訪調(diào)查了地方主要企業(yè)，根據(jù)在浙北地區(qū)部分企業(yè)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)：有很多小企業(yè)是沒有專門設(shè)立檔案室，都是由秘書辦公室兼管，檔案管理員是由秘書兼職。大中型企業(yè)大約七成設(shè)有檔案室，由專門的檔案管理人員管理；多數(shù)企業(yè)創(chuàng)建了辦公自動化管理系統(tǒng)，但辦公系統(tǒng)中有檔案管理功能的不到一半。歸納起來有以下幾點(diǎn)：

1.多數(shù)企業(yè)已基本實(shí)現(xiàn)辦公自動化。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和應(yīng)用，多數(shù)公司及基層單位，辦公自動化水平提高，文件在形成和流轉(zhuǎn)中，起草、改稿、定稿、印制等運(yùn)作過程是在計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行的，改變了傳統(tǒng)寫作方式和表現(xiàn)形式，并初步摸索文件的鑒定、分類、歸檔編號由軟件程序設(shè)定處理。檢索目錄、配套排列在以辦公室為中心管理體系的辦公自動化管理系統(tǒng)中一經(jīng)形成。據(jù)調(diào)查，目前除了民營企業(yè)游離在外，已經(jīng)應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)的企業(yè)已達(dá)75%以上。

2.多數(shù)企業(yè)檔案室雖然也上網(wǎng)，但對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能較簡單。與文書部門電子化管理相比，檔案部門的辦公自動化水平有些偏低，有的僅僅用于檔案目錄管理或文件打字貯存，利用效率低，造成人力、財(cái)力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代設(shè)備不能物盡其用。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，由于國家大力推廣文檔一體化，一些新興企業(yè)或?qū)嵙?qiáng)的企業(yè)在檔案部門的督導(dǎo)下，對企業(yè)文檔管理加大投資，購進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和管理軟件，但是實(shí)際應(yīng)用效率不盡人意，使用效率較低。

3.所應(yīng)用的軟件多、亂，缺乏通用性，無法統(tǒng)一，不能實(shí)現(xiàn)資源共享?，F(xiàn)在市場上有很多的文檔管理軟件，功能的側(cè)重點(diǎn)不一，而且國家也沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，很多企業(yè)對軟件功能不了解，隨意購買，廠家只是對檔案管理人員進(jìn)行簡單的指導(dǎo)，因此，管理人員對軟件的功能應(yīng)用單一，不能很好地發(fā)揮作用。此外，所應(yīng)用的軟件企業(yè)與企業(yè)之間，沒有共同的通用平臺，不能實(shí)現(xiàn)資源共享，甚至所應(yīng)用的軟件只適用于文件管理，對圖紙、聲像等特殊載體的科技資料管理缺乏實(shí)用的管理方法，這都影響了檔案系統(tǒng)整體水平的提高，制約了文檔一體化的進(jìn)程，也使得企業(yè)檔案資源不能很好地發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

4.檔案信息管理人員素質(zhì)普遍偏低。從調(diào)查情況來看，許多企業(yè)的檔案管理部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，尤其是檔案、信息處理的復(fù)合型人才更是少之甚少，大部分文檔管理人員計(jì)算機(jī)水平偏低，只是簡單地文字處理，專業(yè)技術(shù)知識缺乏，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息化了。

二、對高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)的影響

在現(xiàn)代企業(yè)組織發(fā)展面臨的信息化、網(wǎng)絡(luò)化的新環(huán)境下，企業(yè)文檔管理已經(jīng)開始突破傳統(tǒng)的關(guān)注事務(wù)性的管理層次，上升到通過文檔管理實(shí)現(xiàn)知識化管理的新的更高層次上面來。計(jì)算機(jī)時(shí)代給文檔管理帶來了新的機(jī)遇，也提出了新挑戰(zhàn)。結(jié)合調(diào)查分析和高職文秘教育現(xiàn)狀，本人認(rèn)為，當(dāng)前應(yīng)著重強(qiáng)化提高文秘專業(yè)學(xué)生的綜合素質(zhì)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識和多媒體辦公自動化技能，主動迎接知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，迅速從單一“辦文型”向復(fù)合“應(yīng)用型”轉(zhuǎn)化，從文秘型向綜合型轉(zhuǎn)化。為了適用社會需求，高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)模式可從以下幾方面作調(diào)整：

1.轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整課程，減少理論性課程，增加實(shí)踐性課程比例。大多數(shù)高職院校為了順應(yīng)潮流，僅看到了市場對文秘才需求的增長，跟風(fēng)開設(shè)這一專業(yè)，但對文秘專業(yè)的課程設(shè)置缺乏深入的研究，對市場要求文秘人員具備的能力缺少了解，照抄照搬本科教育的大部分課程，比如，現(xiàn)代漢語、中國文學(xué)、文學(xué)概論、文書學(xué)、檔案管理學(xué)等理論課程，這些課程再加上幾門思想政治課已占了很大的比重，真正能突出高職文秘特點(diǎn)的主干課所剩無幾，沒有高職特色，在市場經(jīng)濟(jì)中高職文秘學(xué)生處于競爭劣勢。因此，高職文秘專業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整課程體系，增加實(shí)踐性課程比例，以培養(yǎng)“技能型”的實(shí)用人才。目前，已有許多高職院校的文秘專業(yè)教學(xué)計(jì)劃中，開始增加實(shí)踐教學(xué)課時(shí)，有的已占到40%以上。只有這樣才能提高顯示出高職文秘人才的特色和優(yōu)勢，適用文檔一體化趨勢。

2.落實(shí)計(jì)算機(jī)課程教學(xué)，切實(shí)提高學(xué)生辦公自動化水平。高職文秘專業(yè)都設(shè)有計(jì)算機(jī)課程，讓學(xué)生熟悉計(jì)算機(jī)知識和使用方法，但由于條件限制，學(xué)生的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力不強(qiáng)，只是停留在文字和簡單的數(shù)據(jù)處理，而對于信息管理能力要求不高。辦公自動化課程由于缺乏實(shí)踐操作的設(shè)備，很多實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容無法完成，課程流于形式，學(xué)生辦公自動化水平不高。因此要采取得力措施，真正落實(shí)計(jì)算機(jī)課程，切實(shí)提高學(xué)生辦公自動化水平，以適用市場需求，增強(qiáng)競爭能力。

3.改革文書和檔案管理學(xué)教學(xué)內(nèi)容和方式，傾向?qū)I(yè)技能培養(yǎng)。傳統(tǒng)的文書學(xué)和檔案學(xué)注重理論傳授，老師也都是專業(yè)教師，缺乏實(shí)踐能力，課堂教學(xué)和教材也都是借鑒或采用本科教材，與實(shí)際脫節(jié)，使得高職學(xué)生缺乏特色，無法與本科生競爭。而實(shí)際社會需要的是有實(shí)際操作能力的技能型人才，因此，改革改革文書和檔案管理學(xué)教學(xué)內(nèi)容和方式，向?qū)I(yè)技能培養(yǎng)傾斜，使用自編實(shí)訓(xùn)教材，邀請企業(yè)的一線的文檔管理專家走上課堂，講授實(shí)際知識。

4.充分提供實(shí)習(xí)機(jī)會，培養(yǎng)學(xué)生綜合信息管理素質(zhì)?！白叱稣n堂、走進(jìn)企業(yè)、走上社會，產(chǎn)學(xué)結(jié)合”是近年來高職院校探索提高學(xué)生實(shí)踐能力的一種共識，但實(shí)踐一直是高職院校文秘專業(yè)頭疼的一個(gè)問題，尋找實(shí)習(xí)單位難度非常大。因此，高職院校文秘專業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況“分段推進(jìn)，內(nèi)外結(jié)合，虛擬與實(shí)戰(zhàn)一體化”，建立“網(wǎng)狀散點(diǎn)式”的企學(xué)合作的文秘人才培養(yǎng)實(shí)踐實(shí)訓(xùn)基地，充分發(fā)揮了實(shí)踐教學(xué)與職業(yè)素質(zhì)訓(xùn)導(dǎo)、職業(yè)技能訓(xùn)練與考核等功能，憑借現(xiàn)代化的教學(xué)硬件，不斷開展實(shí)踐教學(xué)創(chuàng)新活動，構(gòu)建仿真訓(xùn)練系統(tǒng)和頂崗實(shí)習(xí)機(jī)會，營造出與訓(xùn)練、生產(chǎn)、服務(wù)第一線現(xiàn)場相一致的職業(yè)活動氛圍，使學(xué)生秘書信息管理綜合能力不斷提高。

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