淺談旅游檔案的特點、管理和利用

桃林口水庫位于秦皇島市青龍滿族自治縣南部，在灤河主要支流青龍河上，因毗鄰長城關(guān)口之一的桃林口而得名。桃林口水庫是“八五”、“九五”期間水利部和河北省重點建設項目，始建于1992年11月，1998年底竣工。

水庫的建成使青龍河多了一處風景奇麗的景觀，成為周邊地區(qū)游人爭相游覽的去處。景區(qū)內(nèi)大壩巍峨、碧水如錦，奇峰林立，空氣清新、百鳥爭鳴，有“小三峽”的奇秀，有“漓江水”的清澈，有“天然氧吧”的美譽，雄偉的大壩與古老的長城遙相輝映，構(gòu)成一幅藍天白云下玉帶系明珠的美麗畫卷。在這里可以吃野生魚、喝山泉水、游高峽平湖、登懸空棧道、也可以戲銀沙、賞美景、小河放舟、篝火休閑、樂在純粹大自然中。

桃林口水庫旅游檔案是在旅游活動中形成的具有不同形式、不同載體的記錄。隨著桃林口水庫旅游事業(yè)的不斷向前發(fā)展，旅游檔案作為一個獨立門類，其價值不斷顯現(xiàn)出來。了解和掌握旅游檔案的特點，管理好旅游檔案，利用好旅游檔案，對桃林口水庫旅游事業(yè)的發(fā)展起到了積極的推動作用。

一、桃林口水庫旅游檔案的特點

桃林口水庫旅游檔案具有以下特點：

第一是復雜性。旅游檔案的復雜性主要表現(xiàn)在：一是零星的旅游檔案散落在他人之手。旅游資源的發(fā)展開發(fā)和利用保護，往往要經(jīng)過從發(fā)現(xiàn)、考證、論證到申報開發(fā)、批準開發(fā)、建設利用、保護等一系列過程，而這個過程的周期很長，期間需經(jīng)歷四五年的時間。而從籌備到保護利用這個環(huán)節(jié)中形成的零星的、點滴的旅游檔案，由于起初人們認識不足，加上年度跨越長，人員變動較大，導致較多有價值的資料散落在某些經(jīng)辦人手中，不能及時收集、集中整理并加以管理和利用。如景區(qū)的傳說、環(huán)保等方面資料等。二是旅游檔案隨機性、政策性強。大部分的旅游開發(fā)和管理是隨著國家政策導向及區(qū)域特點相結(jié)合，而且無案例可循，不同景區(qū)特點各不相同，而且桃林口水庫旅游開放時間較短，沒有實際經(jīng)驗，對突發(fā)事件準備不足，因而累計形成的各種書面文件無連貫性，這就造成了檔案編纂工作的難度。桃林口水庫是飲用水源地，這就更需我們對旅游開發(fā)管理的環(huán)保性要求嚴格，從而促使檔案管理一定要加以拓展和延伸。

第二是開放性。旅游檔案的開放性是旅游檔案區(qū)別于其他專門檔案的又一顯著特點。一方面旅游業(yè)作為世界上的一種新興產(chǎn)業(yè)，是具有經(jīng)濟性質(zhì)的特殊經(jīng)濟行業(yè)，是以旅游資源為憑借，以旅游設施為條件，為滿足旅游者各種需要提供服務的經(jīng)濟部門。由于這種特殊行業(yè)的一切活動所形成的旅游檔案，必然是其活動本身的縮影，既不帶有政治色彩，也不帶有高新技術(shù)成分，可以隨時對外開放。另一方面，旅游景點的發(fā)現(xiàn)和推出，是專供人觀賞的，而且看的人越多越好，因此，就要大力推銷風景區(qū)，宣傳風景區(qū)。推銷和宣傳風景區(qū)就是把旅游檔案中關(guān)于景區(qū)的人文景觀和自然景觀方面的內(nèi)容，及旅游設施、旅游環(huán)境、交通、飲食狀況通過編輯出版書籍、畫刊、攝制影視片、辦宣傳窗、辦展覽的形式大力向社會推銷，讓更多的人知道和了解景區(qū)，吸引更多的人來觀光旅游，從而為景區(qū)創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益。而桃林口旅游是以生態(tài)為主打，在保護自然環(huán)境的同時充分發(fā)揮其山清水秀的優(yōu)勢，并結(jié)合地質(zhì)特征開發(fā)旅游項目，這就要求檔案工作者能有機地和工程檔案相結(jié)合并提出可行性書面資料，從而使旅游檔案與工程檔案既有區(qū)別又相互聯(lián)系。

第三是獨特文化性。文化性是旅游檔案的又一特點。就旅游業(yè)本身來看，現(xiàn)代的人們更偏好有文化底蘊且有歷史遺跡的自然景觀，桃林口水庫恰恰反映了這一現(xiàn)狀，這一帶有著悠久的歷史背景，有著眾多的民間傳說，同時還是邊關(guān)要塞，這一切都需要檔案工作者的整理，同時修訂成冊使旅游檔案隨之多空間、多領域、全方面地產(chǎn)生。旅游檔案又有別于其他經(jīng)濟類檔案，帶有很強的文化性。旅游者在吃、住、行、游、娛、購等方面的消費，其本質(zhì)是文化消費，使文化作為一條主線貫穿于旅游消費文件材料的全過程，使這個全過程形成的旅游檔案表現(xiàn)出它的文化性。

二、旅游檔案的管理

對旅游文件材料進行歸檔、整理、保存，是旅游事業(yè)發(fā)展的必然趨勢和客觀條件，也是旅游檔案工作向縱深發(fā)展的前提條件。這一工作具有很強的開拓性，它需要檔案工作者在摸索中前進，應從各自的實際出發(fā)，對旅游檔案進行有效的管理，為其開發(fā)利用和保護工作創(chuàng)造條件。

首先要強化旅游檔案意識，樹立旅游檔案信息觀念，理順組織領導關(guān)系。旅游檔案是一種旅游信息資源，為滿足社會各方面的需求，就必須根據(jù)自己的實際情況，建立相應的旅游檔案專柜，切實加強對旅游檔案信息資源開發(fā)利用的組織領導和協(xié)調(diào)工作。

其次是要加強旅游檔案管理，積極做好服務工作。要使旅游檔案管理與日益發(fā)展的旅游事業(yè)發(fā)展相協(xié)調(diào)，就必須扎扎實實地做好基礎工作，與旅游事業(yè)同步發(fā)展，要面對現(xiàn)實，著眼未來，著手旅游檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學化、系統(tǒng)化管理工作。

三是做好旅游檔案管理的基礎設施建設工作。由于旅游檔案是一門新興的檔案門類，如果按照現(xiàn)有的文書、科技等檔案管理規(guī)范去管理旅游檔案，當然不適合，會造成旅游檔案的混亂，對利用工作也很不利，要解決好這個問題，只有根據(jù)旅游檔案特點、形成規(guī)律，針對所有的旅游文件材料的成分，研究出一套適合于旅游檔案管理的科學的分類系統(tǒng)。

三、旅游檔案的利用

開發(fā)旅游檔案信息資源，利用旅游檔案為旅游事業(yè)的發(fā)展服務，是旅游檔案管理的主要目的。應從以下方面做好工作。

一是樹立為旅游事業(yè)服務的思想，不斷改善服務手段，在做好日常查閱工作的同時，還應采用網(wǎng)上服務，開架閱覽，實現(xiàn)旅游檔案的開放性利用工作。

二是搞好旅游檔案的利用工作，在編制全引目錄、索引等傳統(tǒng)檢索工具的同時，還應根據(jù)實際情況，逐步建立起旅游檔案信息資源網(wǎng)絡中心。

三是熟悉旅游檔案內(nèi)容，開展旅游檔案編制工作。由于旅游檔案的實用性很強，利用效率高，有關(guān)旅游檔案管理機構(gòu)要積極創(chuàng)造條件開展旅游檔案的編制工作。通過各種形式的推銷和宣傳，使桃林口旅游風景區(qū)邁進一個更高的臺階。