企業(yè)貨幣資金內部控制制度的建立和完善

　　【摘要】貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)資產(chǎn)中流動性較強的資產(chǎn)，持有貨幣資金是進行生產(chǎn)經(jīng)營活動的基本條件。本文列舉了企業(yè)貨幣資金管理制度存在的漏洞，指出企業(yè)應根據(jù)貨幣資金業(yè)務的特點，從控制環(huán)境入手，結合企業(yè)自身的經(jīng)營管理實際，建立和完善貨幣資金內部控制制度。
　　【關鍵詞】貨幣資金；貨幣資金業(yè)務存在的漏洞；內部控制環(huán)境；內部控制制度
　　
　　貨幣資金是企業(yè)流動性較強、控制難度較高的資產(chǎn)。貨幣資金失去有效控制是中小企業(yè)普遍存在的問題，而大多數(shù)貪污、受賄、詐騙、挪用公款等違法亂紀行為都與之相關。為了解決這個問題，必須建立和完善企業(yè)貨幣資金內部控制制度，提高會計管理水平，同時也必須加強對會計人員的管理。
　　
　　一、貨幣資金內部管理存在的漏洞
　　
　　貨幣資金內部管理存在的漏洞主要有現(xiàn)金收支業(yè)務管理和銀行存款收支業(yè)務管理兩方面。
　　
　?。ㄒ唬┈F(xiàn)金收支業(yè)務管理存在的漏洞
　　第一，更改憑證金額，虛構報賬內容。會計或其他經(jīng)辦人員利用工作上的便利條件或憑證上的漏洞，趁機更改發(fā)票、收據(jù)上的金額、貪污相應款項，或通過添加和虛構經(jīng)濟業(yè)務內容和金額，將現(xiàn)金據(jù)為己有。
　　第二，收款不開任何憑據(jù)。出納或收款人員利用經(jīng)手現(xiàn)金收入的機會，在收入現(xiàn)金時既不給付款方開據(jù)收據(jù)或發(fā)票，也不報賬和記賬，而是直接將現(xiàn)金占為己有。
　　第三，開出票據(jù)不一致。出納或收款人員開票時利用套寫或假復寫的方法，使發(fā)票聯(lián)與記賬聯(lián)不一致，貪污差額部分。
　　第四，銷毀票據(jù)、盜用發(fā)票。會計或出納人員銷毀現(xiàn)金收入的票據(jù)，從而將票款私吞，或用盜取的發(fā)票向客戶開票，重復收款或報銷。
　　第五，少列、多列總額。出納或收款人員故意將現(xiàn)金收入或現(xiàn)金支出合計數(shù)計錯，致使現(xiàn)金收入日記賬合計數(shù)少于支出日記賬合計數(shù)，從而將多余庫存現(xiàn)金占為己有。
　　第六，現(xiàn)金、支票收入對沖。出納或收款人員在收到現(xiàn)金后不及時存入銀行，在收到相同金額的支票時把支票入行，最后把現(xiàn)金收入的出賬聯(lián)憑證和支票的送行單一起入賬，而支票收入的出賬聯(lián)憑證不入賬，現(xiàn)金則挪用。當事人采用這種張冠李戴的方式，經(jīng)常以支票未到賬為借口以達到挪用現(xiàn)金的目的。
　　
　?。ǘ┿y行存款收支業(yè)務管理存在的漏洞
　　第一，私自提現(xiàn)、支票套物。會計或出納人員私自簽發(fā)現(xiàn)金支票，用于提現(xiàn)或購商品、物品，不留存根，不記賬，將所提現(xiàn)金或所購商品、物品據(jù)為己有。
　　第二，涂改銀行對賬單。出納人員私自提現(xiàn)，然后涂改銀行對賬單上的發(fā)生額，使其與銀行存款日記賬上的金額相符，以掩蓋銀行存款減少的事實。
　　第三，私自背書轉讓，出借支票。財務人員將轉賬支票、匯票及銀行本票私自轉讓給其他單位，或將支票借給他人用于結算，允許他人使用本企業(yè)開設的銀行賬戶為其辦理轉賬業(yè)務，從中謀取私利。
　　第四，多頭開戶，套取利息，截留公款。會計人員利用個別銀行間相互拉客戶的機會，私自利用企業(yè)印章在他行開設存款賬戶，對收進的款項存入私設的戶頭，等期末再存入單位賬號，將私存期間的利息據(jù)為己有。
　　
　　二、貨幣資金內部控制環(huán)境
　　
　　貨幣資金內部控制環(huán)境是對企業(yè)貨幣資金內部控制的建立和實施有重大影響因素的統(tǒng)稱?？刂骗h(huán)境的好壞直接決定著企業(yè)內部控制能否實施及實施的效果。貨幣資金內部控制環(huán)境主要包括以下因素：
　　
　　（一）管理決策者
　　管理決策者是貨幣資金內部控制環(huán)境中的決定性因素，特別在推行企業(yè)領導個人負責制的情況下，管理決策者的領導風格、管理方式、知識水平、法律意識、道德觀念都直接影響貨幣資金內部控制執(zhí)行的效果。因此，管理決策者本人應加強自身約束，并通過民主集中制等制度加強對決策者的監(jiān)督。
　　
　?。ǘ﹩T工的職業(yè)道德和業(yè)務素質，以及管理層為提升員工操守和勝任能力所作出的努力
　　在內部控制每個環(huán)節(jié)中，各崗位都處于相互牽制和制約之中，如果任何一崗位的工作出現(xiàn)疏忽大意，均會導致某項控制失效。因此，員工的職業(yè)道德培訓尤為重要，要使員工善于發(fā)現(xiàn)問題、敢 于揭露問題，使出現(xiàn)的問題不致失控。
　　
　　（三）內部審計
　　內部審計是企業(yè)自我評價的一種活動。內部審計可協(xié)助管理者監(jiān)督內部控制措施和程序的有效性，及時發(fā)現(xiàn)內部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)。內部審計力度的強弱同樣影響貨幣資金內部控制的效果。
　　從以上對貨幣資金內部管理存在的漏洞和內部控制環(huán)境的分析，貨幣資金的控制要點是現(xiàn)金收支業(yè)務和銀行存款收支業(yè)務的管理。大多數(shù)現(xiàn)金和銀行存款內部控制出現(xiàn)問題的單位主要是沒有注重崗位分工和建立完善的授權批準制度，從而導致貨幣資金管理出現(xiàn)問題。
　　
　　三、完善貨幣資金內部控制制度
　　
　?。ㄒ唬┴泿刨Y金業(yè)務的職務分離
　　貨幣資金業(yè)務內部控制的基本要求是實行錢賬分管，即將經(jīng)營貨幣資金業(yè)務的人員與記錄這些業(yè)務的人員分離。
　　第一，出納或收款員不能既收款又同時負責開發(fā)票或收據(jù)，應與開票員的職責分離。如果企業(yè)規(guī)模小，人員配備不齊全，則應有專人負責發(fā)票或收據(jù)的核對工作。
　　第二，貨幣資金實物收付及保管只能由經(jīng)授權的出納員負責處理，其他職員不得接觸未經(jīng)支付的貨幣資金。
　　第三，規(guī)模較大的企業(yè)，出納員應將每天收支現(xiàn)金數(shù)登記在現(xiàn)金出納備查簿。現(xiàn)金日記賬與現(xiàn)金總賬應由其他人員登記。規(guī)模較小的企業(yè)，可用現(xiàn)金日記賬代替現(xiàn)金出納備查簿，由出納登記，但現(xiàn)金總賬的登記工作須由其他職員擔任。
　　第四，負責應收款項賬的人員不能同時負責現(xiàn)金收入賬的工作；負責應付款項賬的人員不能同時負責現(xiàn)金支出賬的工作。
　　第五，保管支票簿的職員不能同時負責現(xiàn)金支出賬和調整銀行存款賬。
　　第六，負責調整銀行存款賬的人員應與負責銀行存款賬、現(xiàn)金支出賬、應收款、應付款的人員分離。
　　第七，貨幣資金支出的審批人應同出納員、支票保管員和記賬員分離。
　　
　?。ǘ齑娆F(xiàn)金控制
　　企業(yè)庫存現(xiàn)金必須控制在規(guī)定限額之內，收入的現(xiàn)金應及時送存銀行，當天未及時送存的現(xiàn)金應集中存放在保險箱內?，F(xiàn)金收入不得坐支。出納員應做到庫存現(xiàn)金“日清月結”，主管部門或負責人應對庫存現(xiàn)金進行定期和不定期的檢查。
　　
　?。ㄈ┿y行存款控制
　　第一，所有銀行存款戶的開設需有正式的批準手續(xù)，同樣，銀行存款戶的終止也需得到正式的批準。對銀行賬戶的開立、管理等要有具體規(guī)定，不能在同營業(yè)網(wǎng)點開立賬戶，或者同時跨行開戶、多頭開戶、隨意開戶，也不能將單位公款以個人名義私存，以防有人在開設銀行存款戶中為個人謀取私利。
　　第二，負責銀行對賬單調節(jié)和銀行存款賬面余額的職員不能同時負責現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出或編制收付款憑證業(yè)務，以防止應記但未記入企業(yè)收入賬或支出賬的不正當行為再次被掩蓋起來。一般而言，單位與銀行之間的對賬較有規(guī)律，每月至少核對一次，相比之下，單位與客戶之間的對賬難度要大得多。一方面因為社會信用危機普遍存在，使得逃債的行為時有發(fā)生；另一方面客戶分布天南地北，客觀上也增加了對賬的實際困難。因此，要加強與異地和同城單位之間往來款項的核對，確保貨幣資金支付合理，回收及時。
　　第三，負責銀行往來賬調節(jié)的職員應直接從銀行取得銀行對賬單，并就銀行存款賬同銀行對賬單進行核對調節(jié)。核對時，不僅要對每筆未達賬進行核實，還應注意到銀行對賬單的日期。
　　
　?。ㄋ模┒~備用金控制
　　企業(yè)對一些頻繁發(fā)生的日常小額零星支出，可建立定額備用金制度加以控制。其基本要求是：
　　確定應建立哪些定額備用金，例如，確定差旅費、工資備用金等。
　　確定每筆備用金的金額。備用金多少應根據(jù)企業(yè)的實際情況來確定。通常情況下，除工資備用金外，其他備用金的金額不能過大。備用金金額確定后，它就是一筆固定的金額，任何超過該定額的現(xiàn)金支出均應獲得特定的審批。
　　確定備用金的保管人。各備用金的保管人不能同時負責其他備用金、現(xiàn)金收入和支出的審批以及該項備用金的補充和支付記錄。
　　備用金的使用必須有發(fā)票等原始憑證來證實該筆支出。原始憑證應由備用金使用者的審核人簽字。在某些情況下，備用金支付必須得到事先批準。
　　當備用金金額在規(guī)定數(shù)額以下時，備用金保管人可將已支付憑證交財務部門批準后，由出納按定額補足該備用金。
　　
　?。ㄎ澹┴攧沼≌驴刂?br/>　　一是保護財務印章的安全。對保管印章的人進行備案，并對每一次使用都作記錄，嚴禁一人保管支付款項所需要的全部印章，嚴禁未經(jīng)批準在票據(jù)上簽章。
　　二是在不使用時，印章必須與支票分開存放。
　　目前，國內市場與國際市場接軌，市場競爭更加激烈，企業(yè)的生存壓力加大，加強企業(yè)內部財務控制，尤其是完善貨幣資金的內部控制制度已成為企業(yè)自身生存發(fā)展的需要。因此企業(yè)必須強化單位內部涉及會計工作各項經(jīng)濟業(yè)務的管理及相關崗位的控制，嚴格約束各單位內部涉及會計控制的所有人員，保證各相關崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分，真正做到不相容職務相互分離，相互制約，相互監(jiān)督，從源頭和制度上保證經(jīng)濟活動的有效進行和資產(chǎn)的安全完整?！?br/>　　
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