ＥＲＰ如何優(yōu)化成本控制

　　 企業(yè)生存的動力和最終的目的是為了盈利，創(chuàng)造利潤。因此，企業(yè)必須保證企業(yè)生存公式：利潤=收入-成本(成本大于零，且在一定的合理范圍內(nèi))。因此，企業(yè)既要追求多創(chuàng)利的目標(biāo)，增加銷售收入，又要千方百計(jì)地降低成本，節(jié)能降耗。當(dāng)企業(yè)與競爭對手的市場銷售收入相差不大時，成本的控制則成為企業(yè)取得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。
　　
　　一、ERP在企業(yè)的廣泛使用
　　
　　但是在傳統(tǒng)的手工管理模式下，企業(yè)的成本控制受諸多因素的影響，往往不易也不可能實(shí)現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的最優(yōu)控制?，F(xiàn)代成本管理需要一個能協(xié)調(diào)地計(jì)劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統(tǒng)，從而協(xié)助企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動都面向市場來進(jìn)行運(yùn)作。ERP作為現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)部管理平臺，除了提供全套的物流解決方案，監(jiān)控和優(yōu)化企業(yè)的整個生產(chǎn)流程外，ERP也為企業(yè)資金管理領(lǐng)域提供了強(qiáng)大的控制和豐富的分析功能。目前國內(nèi)已經(jīng)有相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)開始運(yùn)用ERP進(jìn)行成本管理。ERP的一個重要特點(diǎn)是集成性，該特性使得在ERP平臺上工作的人們用一個聲音說話，他們所面對的是一套源頭唯一而且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。例如在SAP-ERP的成本管理系統(tǒng)中，所有的成本管理應(yīng)用程序都共用同樣的數(shù)據(jù)源并且使用一個標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告系統(tǒng)，用戶界面的同一結(jié)構(gòu)使這個系統(tǒng)具有容易操作的特點(diǎn)，成本與收入的監(jiān)控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項(xiàng)目一旦出現(xiàn)就能被分離出來，并可采取措施去糾正。
　　ERP是將先進(jìn)的管理思想用信息化的平臺表現(xiàn)出來，它在企業(yè)的實(shí)施過程不僅僅是信息化改造過程，更重要的是企業(yè)管理思想變革的過程。ERP的應(yīng)用給企業(yè)帶來的是管理上的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同樣，ERP的成本系統(tǒng)也不是僅僅停留在能夠完成計(jì)算機(jī)化的成本記錄、歸檔等傳統(tǒng)任務(wù)，更多地貫穿于ERP成本管理中的其實(shí)是管理會計(jì)的原則和思想。
　　
　　二、標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際成本的差異
　　
　　當(dāng)前大多成熟的ERP系統(tǒng)均集成了標(biāo)準(zhǔn)成本管理系統(tǒng)。由于ERP系統(tǒng)的高度集成的特性，各種因素對標(biāo)準(zhǔn)成本影響的結(jié)果需要耗費(fèi)相關(guān)人員大量的時間和精力去分析，畢竟再智能的系統(tǒng)依然需要人的參與。
　　1.標(biāo)準(zhǔn)成本的差異類型
　　標(biāo)準(zhǔn)成本的差異的來源主要存在三個階段，即采購、存儲和生產(chǎn)。
　　采購過程的差異主要圍繞訂單、發(fā)票及收貨環(huán)節(jié)的不配比造成。理論上三者的各要素應(yīng)當(dāng)一致，但事實(shí)上除了采購價格和標(biāo)準(zhǔn)成本的人為設(shè)置的原因之外，由于其他各種原因造成的差異因素千差萬別。為便于控制主要因素，價格、發(fā)票、標(biāo)準(zhǔn)等差異幾乎成為標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置。
　　理論上存儲是靜止的，但由于各種原因，實(shí)物與賬面的差異始終存在。物流過程中，任何存放物料的地點(diǎn)都存在賬實(shí)不符的風(fēng)險(xiǎn)。
　　生產(chǎn)環(huán)節(jié)可能由于各種原因造成的實(shí)際用料和物料單的不符，人工和制造費(fèi)用也會由于標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)率與實(shí)際的偏離造成差異。
　　2.差異的分析控制
　　只有充分把握差異的來源和成因，才能從根本上分析成本的差異，并采取有效的手段控制成本減少異常的差異出現(xiàn)，以保持存貨和成本的真實(shí)性與合理性。
　　采購環(huán)節(jié)的差異始終圍繞訂單、發(fā)票、接收三個環(huán)節(jié)產(chǎn)生。對于采購環(huán)節(jié)的差異，采購部門應(yīng)逐月搜集相關(guān)信息，找到問題的根源加以解決。針對采購流程的全部作業(yè)活動的關(guān)鍵點(diǎn)實(shí)施跟蹤控制，加強(qiáng)信息流的準(zhǔn)確性和及時性。例如針對采購訂單的下達(dá)和傳遞過程，應(yīng)搜集采購員下達(dá)的訂單信息和供應(yīng)商收到的信息進(jìn)行分析。通常由于控制的薄弱造成下單錯誤(數(shù)量、單價、單位、貨幣等)，或者由于供應(yīng)商的疏忽造成處理錯誤等。同時由于供應(yīng)商用錯誤的訂單信息會造成相應(yīng)的發(fā)票，出貨的錯誤。而事實(shí)上供應(yīng)商財(cái)務(wù)人員的疏忽，以及發(fā)貨的錯誤，同時接收人員的大意，都會造成差異的產(chǎn)生。如果追溯采購差異，上述所有環(huán)節(jié)均可能成為問題的根源。所以相應(yīng)的控制流程必須清晰而且有效。采購部門應(yīng)在財(cái)務(wù)部門的配合下，考核差異到訂單，加強(qiáng)對于這些控制點(diǎn)的控制，加重在考核指標(biāo)中的權(quán)重。
　　存儲環(huán)節(jié)通常會由于公司管理的漏洞、庫管人員的疏漏、物料價值的重估、BOM問題等造成差異產(chǎn)生。ERP系統(tǒng)中的記錄的物料信息和實(shí)際的盤存差異，應(yīng)由責(zé)任人員書面提請報(bào)告并批準(zhǔn)后相應(yīng)調(diào)整庫存。由于物料價值重估產(chǎn)生的差異應(yīng)用后進(jìn)先出法在存貨成本和銷售成本之間進(jìn)行分配。BOM錯誤會造成存貨數(shù)量和價值的錯誤，制造企業(yè)應(yīng)對BOM結(jié)構(gòu)和版本進(jìn)行審核和控制，避免由此造成的差異。
　　制造環(huán)節(jié)的差異通常由于BOM的錯誤、庫存、訂單錯誤、領(lǐng)料等造成各種異常差異和成本波動。公司應(yīng)對生產(chǎn)訂單的差異原因進(jìn)行分析，并由生產(chǎn)管理人員牽頭組織相關(guān)人員對差異原因進(jìn)行剖析，找出原因并采取措施。
　　由于ERP系統(tǒng)的高度集成性，任何上游的異常業(yè)務(wù)均會造成差異的產(chǎn)生。公司應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化各操作流程，加強(qiáng)對系統(tǒng)錄入信息的質(zhì)量控制，并采取差異負(fù)責(zé)制由責(zé)任人對差異負(fù)責(zé)，逐步從源頭減少差異產(chǎn)生的幾率，使得標(biāo)準(zhǔn)成本真正成為企業(yè)管理的利器。
　　
　　三、舉例說明
　　
　　1.標(biāo)準(zhǔn)成本和差異計(jì)算的關(guān)系
　　標(biāo)準(zhǔn)成本(Standard Costing)是運(yùn)用科學(xué)的、統(tǒng)計(jì)的方法，事先設(shè)定好成本，事后分析標(biāo)準(zhǔn)成本和實(shí)際成本的差異。借此，在責(zé)任會計(jì)制度(Responsibility Accounting)的框架下，以成本為中心對生產(chǎn)部門有評價，并對今后年度的預(yù)算制定進(jìn)行反饋信息的作用。因此，重點(diǎn)不是在于單純地了解標(biāo)準(zhǔn)成本下的成本是多少，而是在于分析實(shí)際和標(biāo)準(zhǔn)的差異，所以工作中側(cè)重在分析和事后對策上。
　　
　　在庫資產(chǎn)和銷售成本的基本差異分配方法：
　　⑴月中標(biāo)準(zhǔn)成本下的銷售成本(以下 COGS)和庫存(以下Inv.)金額對產(chǎn)成品的標(biāo)準(zhǔn)成本為基礎(chǔ)評價。
　　⑵月末成本結(jié)算終了之后，當(dāng)月的實(shí)際和標(biāo)準(zhǔn)的差異計(jì)算出來。
　　⑶上面計(jì)算出來的總的Var.在 COGS和Inv.之間分配。
　　
　　四、ERP成本體系的控制
　　
　　標(biāo)準(zhǔn)成本體系是20世紀(jì)早期產(chǎn)生并被廣泛應(yīng)用的一種成本管理制度，標(biāo)準(zhǔn)成本體系并非是一種單純的成本計(jì)算方法，它是把成本的計(jì)劃、控制、計(jì)算和分析相結(jié)合的一種會計(jì)信息系統(tǒng)和成本控制系統(tǒng)。從系統(tǒng)本身來看，ERP成本系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制、事后反饋“三步曲”的統(tǒng)一。
　　事前計(jì)劃：在成本發(fā)生前，預(yù)先通過對歷史資料的分析研究和依據(jù)技術(shù)方法測算，制定出未來某個時期內(nèi)各種生產(chǎn)條件處于正常狀態(tài)下的標(biāo)準(zhǔn)成本，作為員工努力的目標(biāo)以及衡量實(shí)際成本節(jié)約或超支的尺度，從而起著成本的事前控制作用。
　　事中控制：在生產(chǎn)過程中將成本的實(shí)際消耗與標(biāo)準(zhǔn)消耗進(jìn)行對比，及時地揭示和分析實(shí)際成本脫離成本標(biāo)準(zhǔn)的差異，并迅速采取措施加以改進(jìn)，以加強(qiáng)成本的事中控制。
　　事后分析：在每月結(jié)束后，計(jì)算出實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本之間的差異，分析差異原因，查明責(zé)任歸屬，評估業(yè)績，從而制定有效措施，以避免不合理的支出和損失的再次發(fā)生，為未來的成本管理工作和降低成本的途徑指出努力方向，實(shí)現(xiàn)成本的事后控制。
　　
　　五、ERP成本體系的好處
　　
　　ERP標(biāo)準(zhǔn)成本體系在西方工業(yè)企業(yè)的應(yīng)用很廣，并取得了很好的應(yīng)用效果。國外多年來的實(shí)踐表明，企業(yè)實(shí)行ERP標(biāo)準(zhǔn)成本體系可以幫助財(cái)務(wù)主管優(yōu)化成本控制流程，減少大量煩瑣的日常核算和核對工作。具體而言，它為企業(yè)帶來的好處有以下幾點(diǎn)：
　　有利于增強(qiáng)員工的成本意識。標(biāo)準(zhǔn)成本體系的建立要求基層管理者共同參與，用科學(xué)的方法制定標(biāo)準(zhǔn)成本，并以此作為員工努力的目標(biāo)和業(yè)績評估的尺度。由于采用ERP標(biāo)準(zhǔn)成本體系可以將各項(xiàng)成本差異細(xì)分，可以直接落實(shí)到各部門，乃至各個班組和個人，因此可以促使廣大員工關(guān)心成本核算，增強(qiáng)成本意識，對完成預(yù)定的成本控制目標(biāo)具有積極的推動作用。
　　有利于成本控制。ERP標(biāo)準(zhǔn)成本體系通過事前制定的成本標(biāo)準(zhǔn)，對各種資源消耗和各項(xiàng)費(fèi)用開支規(guī)定數(shù)量界限，可以在事前限制各種消耗和費(fèi)用的發(fā)生；在成本形成過程中，按成本標(biāo)準(zhǔn)控制支出，隨時顯示節(jié)約還是浪費(fèi)，及時發(fā)現(xiàn)超過成本標(biāo)準(zhǔn)的消耗，有利于企業(yè)迅速制定改進(jìn)措施，糾正偏差，以達(dá)到降低成本的目的；產(chǎn)品成本形成之后，通過實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本相比較，企業(yè)可以進(jìn)行定期的分析和考核，及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為未來降低成本指出途徑。
　　有利于簡化會計(jì)工作。在ERP標(biāo)準(zhǔn)成本體系中，在產(chǎn)品、產(chǎn)成品和銷售成本均以標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)價，并同時記錄成本差異，可以大大減少期末成本計(jì)算的工作量，簡化日常賬務(wù)處理。同時，采用ERP成本管理，在通過庫存系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)等取出相關(guān)成本數(shù)據(jù)或手工錄入數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)就可以自動進(jìn)行成本計(jì)算，生成完工產(chǎn)品成本報(bào)表、在產(chǎn)品成本報(bào)表、成本差異分析表等報(bào)表，并保證各種數(shù)據(jù)的來源唯一性，確保數(shù)據(jù)之間關(guān)系的正確性，從而避免了手工做報(bào)表的繁重工作量。
　　有利于正確評價業(yè)績。在傳統(tǒng)的實(shí)際成本核算制度下，評估產(chǎn)品成本差異通常是將本期產(chǎn)品成本與歷史時期(如上一年度)的同一產(chǎn)品的實(shí)際成本相比較，但由于本期成本和上期成本都可能受偶然因素的影響，這樣所作的比較就不能為成本控制提供有力的依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)成本體系是以標(biāo)準(zhǔn)成本作為評估業(yè)績的尺度，由于標(biāo)準(zhǔn)成本是指在正常生產(chǎn)條件下制造產(chǎn)品應(yīng)有的成本額，因此可以正確評價企業(yè)的工作質(zhì)量。
　　有利于價格決策。產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)成本是企業(yè)進(jìn)行價格決策和招標(biāo)議價的一項(xiàng)重要依據(jù)。這是因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)成本提供了及時性、一致性的成本信息，它可以消除經(jīng)營管理過程中由于低效率或浪費(fèi)以及偶然性因素對成本的影響，從而避免由于實(shí)際成本的波動而造成的價格波動情況。作為定價基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)成本比會計(jì)期間結(jié)束后所求得的實(shí)際成本更能滿足市場對定價及時性的要求。
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