ＡＭＴ研究院

沿著企業(yè)運(yùn)行的軌跡，AMT咨詢?cè)谘芯恐兄鸩桨l(fā)現(xiàn)，會(huì)議是高層時(shí)間支出的核心部分，是高層掌控企業(yè)、傳達(dá)戰(zhàn)略思想的一種基本方式。時(shí)間足稀缺的、不可替代的，而今天所講到的重點(diǎn)正是：如何幫助企業(yè)高層在時(shí)間總量相對(duì)固定的前提下“管的更寬”，這將大大提高企業(yè)高層對(duì)戰(zhàn)略的控制力!

時(shí)間總量與時(shí)機(jī)的管理

我們經(jīng)?？吹揭恍┌l(fā)展得非常快的企業(yè)，高層一天16個(gè)小時(shí)都在工作，感覺(jué)時(shí)間用得非常飽滿，處理的事情非常多，但時(shí)間仍然過(guò)得非?？?，企業(yè)仍存在大量他們認(rèn)為只要自己有時(shí)間就能解決的問(wèn)題。

然而時(shí)間是固定的，一天就是24個(gè)小時(shí)。時(shí)間管理總量不可能增加，不會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)規(guī)模從10個(gè)億增長(zhǎng)到100個(gè)億而改變，也不會(huì)因?yàn)槠渌蛩氐母淖兌淖儭?/p>

這就引出了高層會(huì)議管理的一個(gè)重點(diǎn)，即在時(shí)間總量相對(duì)固定的條件下如何有效工作。也就是說(shuō)，在有限的時(shí)間里，管哪些才能管得住；當(dāng)企業(yè)發(fā)展起來(lái)，少管哪些還能管得住。

時(shí)間管理的另一個(gè)重點(diǎn)在于對(duì)時(shí)機(jī)的管理。

在企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用中，時(shí)間有別于其他資本，它與企業(yè)中的固定資產(chǎn)、原輔材料相比，后者只要買來(lái)東西，可用也可不用，可以存著。但花在一個(gè)人工上的成本，當(dāng)我們把這個(gè)人招聘來(lái)的時(shí)候，就開(kāi)始支付工資了。也就是說(shuō)，對(duì)高層時(shí)間的管理，其實(shí)就是對(duì)成本的管理。前者通過(guò)數(shù)量來(lái)控制成本，后者通過(guò)工作的有效性來(lái)控制成本。

同時(shí)，時(shí)間管理與其他資源相比，有著另一個(gè)顯著的特征，即時(shí)機(jī)的把握。這就是我們中國(guó)人常常講講的“合適的時(shí)間做合適的事情”，“合適的時(shí)間”與“合適的事情”的匹配，即是時(shí)機(jī)。時(shí)機(jī)這個(gè)概念，我們可以進(jìn)一步解釋為：資源是一樣的，但時(shí)機(jī)的把握決定了做這件事情能否成功。

高層以會(huì)議為解決問(wèn)題的常態(tài)。在快速發(fā)展的企業(yè)中，經(jīng)?？梢钥吹?，高層常常召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議，以求問(wèn)題的快速解決與推進(jìn)，就是對(duì)時(shí)機(jī)的把握。時(shí)機(jī)分為二種：一種是重復(fù)的時(shí)機(jī)，一種是不重復(fù)的時(shí)機(jī)。我們以兩個(gè)實(shí)際案例來(lái)進(jìn)一步闡述時(shí)機(jī)管理在企業(yè)管理中的重要意義。

重復(fù)時(shí)機(jī)

每年學(xué)生即將畢業(yè)的時(shí)候，是公司招聘的時(shí)機(jī)；每年的十一長(zhǎng)假，商場(chǎng)可以做促銷，這就是我們講的重復(fù)時(shí)機(jī)。把握這個(gè)時(shí)機(jī)的根源在于，利用這個(gè)時(shí)間點(diǎn)可以用少的成本做這件事情，錯(cuò)過(guò)了就需要付出更高的成本。在高層會(huì)議管理體系中我們用會(huì)議的節(jié)拍來(lái)安排這些會(huì)議議題，以穩(wěn)定這類時(shí)機(jī)。重復(fù)性的時(shí)機(jī)管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是核心的經(jīng)營(yíng)內(nèi)容。

不重復(fù)時(shí)機(jī)

不重復(fù)的時(shí)機(jī)是什么呢?好比司機(jī)開(kāi)車走在路上，不出事故是因?yàn)樗诓粩啾O(jiān)控周圍的環(huán)境。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，也一定要把“監(jiān)控環(huán)境”的時(shí)間拿出來(lái)，尤其是一些關(guān)鍵的環(huán)境變化。比如政府高層和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況、KA的管理等，每隔一段時(shí)間要去關(guān)注一下，保證我們一直睜著眼睛，能夠關(guān)注到關(guān)鍵點(diǎn)的變化。在高層會(huì)議管理體系中，這也是會(huì)議節(jié)拍與會(huì)議議題設(shè)計(jì)的核心。

以上，我們闡述了AMT為何提出高層會(huì)議管理的概念，并對(duì)其內(nèi)涵進(jìn)行了深層的剖析，接下來(lái)我們來(lái)看一看如何構(gòu)建高層會(huì)議體系?；跁?huì)議的戰(zhàn)略執(zhí)行推動(dòng)體系

有一句話叫做“看上去很美，做下去卻很難”，為什么這么說(shuō)呢?因?yàn)楦邔訒?huì)議管理是管控的核心，在業(yè)務(wù)、流程等各個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有梳理清楚的時(shí)候，希望直接建立起一個(gè)會(huì)議體系是不可能的。首先，只有業(yè)務(wù)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)是清楚的，才能知道管控點(diǎn)在哪里；其次，一個(gè)公司里面A部門開(kāi)A部門的會(huì)，B部門開(kāi)B部門的會(huì)，大家都要開(kāi)會(huì)，就容易發(fā)生沖突，而如果中間沒(méi)有一個(gè)人員、部門協(xié)調(diào)的話，就很容易造成混亂。

優(yōu)化會(huì)議議題

會(huì)議議題的優(yōu)化是提高企業(yè)決策效率的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。企業(yè)通過(guò)會(huì)議到底要討論什么事情，首先要把議題定下來(lái)，這是會(huì)議本身正確的基礎(chǔ)。議題的緊迫性和重要性是確定會(huì)議優(yōu)先級(jí)的核心標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)運(yùn)作和管理的節(jié)拍決定了需要高層解決的議題。

確定會(huì)議參與人

一個(gè)企業(yè)每年要開(kāi)成千上萬(wàn)個(gè)會(huì)議，哪個(gè)會(huì)議由誰(shuí)來(lái)參加，不能把一些無(wú)關(guān)緊要的人都請(qǐng)來(lái)參加會(huì)議。所以，事先確定會(huì)議的參與人員可以保證所有人及時(shí)參加正確的會(huì)議；保證知情權(quán)和決策權(quán)；不參與無(wú)關(guān)的會(huì)議；保證時(shí)間的有效性等等。

優(yōu)化會(huì)議時(shí)間

會(huì)議的時(shí)間安排也是會(huì)議執(zhí)行體系一個(gè)非常重要的內(nèi)容。通過(guò)優(yōu)化會(huì)議時(shí)間，可以降低各層會(huì)議之間的沖突，使高層80％的時(shí)間能夠合理安排，從而提高工作效率。

每年根據(jù)業(yè)務(wù)重點(diǎn)、節(jié)假日等的變化調(diào)整會(huì)議，并且每年還要根據(jù)高層的時(shí)間安排等對(duì)會(huì)議的時(shí)間進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

建立行政、助理體系

行政、助理體系，是企業(yè)級(jí)會(huì)議體系運(yùn)行和優(yōu)化的核心。會(huì)議結(jié)束之后，一定要有相應(yīng)的行政和助理體系去跟蹤，從而支撐運(yùn)營(yíng)體系不斷的調(diào)整、優(yōu)化，推動(dòng)會(huì)議管理機(jī)制的落實(shí)。

形成標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告

標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告，為討論和決策提供支持。在會(huì)議中有相關(guān)的匯報(bào)人員對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，而匯報(bào)的結(jié)果也是需要輸出和梳理的。一份標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告具有邏輯穩(wěn)定性，數(shù)據(jù)同一性：多份報(bào)告使用同一份報(bào)表或數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)源共享和優(yōu)化等特點(diǎn)。

IT工具的支撐

會(huì)議的內(nèi)容需要一個(gè)IT體系的支撐，從而進(jìn)行不斷的調(diào)整和優(yōu)化。通過(guò)IT工具，企業(yè)可以建立多個(gè)維度的會(huì)議視圖：從總裁的視角，提供全年會(huì)議地圖；從時(shí)間視角，每月每天的會(huì)議清單；從會(huì)議組織者的視角，每個(gè)會(huì)議的職責(zé)分工；從單個(gè)會(huì)議視角，每個(gè)會(huì)議的要素。

總之，高層會(huì)議體系是整個(gè)企業(yè)管控點(diǎn)的一個(gè)體現(xiàn)，也是企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作節(jié)奏、節(jié)拍的體現(xiàn)，又是企業(yè)從一種管理模式向另一種管理模式轉(zhuǎn)變的重要手段。希望通過(guò)會(huì)議體系的建立，支撐企業(yè)在規(guī)模不斷擴(kuò)大條件下的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)。