協(xié)同就是效率

宋成玉

協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠讓企業(yè)的辦公變得高效、準(zhǔn)確。只是不要到了被現(xiàn)實逼迫的時候才開始考慮管理的變革。

“上班一來，電腦一開，先上協(xié)同辦公平臺上瞧瞧，這幾乎成為了每個人的工作習(xí)慣?！奔瘓F(tuán)副總裁吳先生一邊說著，一邊帶著筆者走進(jìn)了他的辦公室。

吳先生所在的公司是一家民營集團(tuán)企業(yè)，涉及相關(guān)的多個產(chǎn)業(yè)，各產(chǎn)業(yè)公司生產(chǎn)基地分布在全國10個省市，每個權(quán)屬公司在全國各地都設(shè)有辦事處，并且集團(tuán)正在進(jìn)行國際化擴(kuò)張戰(zhàn)略。集團(tuán)面對幾十家公司，以及下屬公司面對的全國更多的辦事處機(jī)構(gòu)，文件審批、意見溝通異常復(fù)雜。例如：下屬公司的緊急合同需要審批，而集團(tuán)相關(guān)負(fù)責(zé)人出差不在集團(tuán)；一個文件的審批要經(jīng)過數(shù)個環(huán)節(jié)，電話請示、郵件請示無法將所有領(lǐng)導(dǎo)的意見匯總體現(xiàn)；辦事處使用傳真發(fā)送給分公司的文件時間一長就模糊不清；領(lǐng)導(dǎo)有時記不清自己簽過的文件意見。

雖然在集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部有相應(yīng)的規(guī)章指導(dǎo)公文審批流程、時限，如文件審批的“48小時回復(fù)制”、“審批環(huán)節(jié)不能超過3個”。但現(xiàn)實情況是文件需要傳遞，一旦接收入出差或者其他原因卡住公文，其他環(huán)節(jié)就無法進(jìn)行，嚴(yán)重影響了企業(yè)的運(yùn)營管理。

現(xiàn)實逼迫企業(yè)進(jìn)行管理上的變革。為此，該集團(tuán)企業(yè)于2007年下半年，啟動了“集團(tuán)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)項目”。該項目旨在搭建統(tǒng)一的公文、業(yè)務(wù)信息相互交流傳遞的溝通平臺，提升核心業(yè)務(wù)公文流轉(zhuǎn)的效率和準(zhǔn)確度，并通過此項目實施對公文的流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行梳理；簡化明確流程，最終促進(jìn)集團(tuán)公司的管理創(chuàng)新。

協(xié)同就是讓任務(wù)關(guān)聯(lián)的人共同完成一個目標(biāo)的過程。協(xié)同辦公在技術(shù)實現(xiàn)、實施、應(yīng)用過程上并沒有多少復(fù)雜性，無非是選擇滿足多少用戶基于什么架構(gòu)的產(chǎn)品罷了。關(guān)鍵的是協(xié)同的核心本質(zhì)，從這個角度上講是指企業(yè)所有員工對管理的認(rèn)同，是基礎(chǔ)管理的體現(xiàn)。一個基礎(chǔ)管理完備的企業(yè)，信息化的協(xié)同是錦上添花甚至是雪中送炭，而基礎(chǔ)管理松散薄弱的企業(yè)，如果不在實施過程中花一番大氣力梳理流程，明確職責(zé)，信息化的協(xié)同只能是水中月、鏡中花了。

多維探尋，號脈精準(zhǔn)

準(zhǔn)確地獲取項目需求做好系統(tǒng)選型，這對IT項目的意義是不言而喻的。項目實施小組立足于集團(tuán)公司多元化、跨地域、管理流程復(fù)雜等基礎(chǔ)環(huán)境，同時考慮到企業(yè)現(xiàn)階段的擴(kuò)張形式，提出“跨地域、多用戶、方便靈活的可擴(kuò)展性”成為系統(tǒng)選型的核心需求。

企業(yè)經(jīng)營管理中存在著“多元化、跨地域、組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、擴(kuò)張仍在持續(xù)”等顯著特點，企業(yè)信息化建設(shè)工作必須先梳理業(yè)務(wù)流程、固化管理行為，明確符合集團(tuán)管理模式的深層次需求，并通過項目實踐逐步滿足合理的需求。在需求獲取階段，項目組采用了現(xiàn)狀分析、文檔分析、實地調(diào)研、專家及同等規(guī)模友商經(jīng)驗交流等多種手段，與項目核心應(yīng)用部門“集團(tuán)辦公室”一起進(jìn)行需求細(xì)化，最終確定以模塊化和門戶化來實現(xiàn)需求。

★模塊化，各種需求用模塊來量化，相互之間可組合、分解與更換，來滿足各個子公司的需求。

★門戶化，與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如人力資源系統(tǒng)等)集成，發(fā)展成為一個統(tǒng)一的信息展現(xiàn)渠道。

系統(tǒng)在考慮技術(shù)先進(jìn)性的同時，也要堅持實用的原則，在滿足性價比的前提下，堅持選用符合標(biāo)準(zhǔn)的、先進(jìn)成熟的產(chǎn)品和開發(fā)平臺。項目組要在需求獲取過程中逐步理清需求細(xì)節(jié)，準(zhǔn)確定位，這些對IT項目建設(shè)尤為重要。

“技術(shù)需求簡潔化”方便了產(chǎn)品的考察選型，在項目開始階段少走彎路。案例中企業(yè)當(dāng)時定下技術(shù)平臺的需求：

★并發(fā)數(shù)要大，用戶擴(kuò)充方便

★與郵箱集成

★產(chǎn)品成熟，提供模塊化的后續(xù)自主開發(fā)

★基于B／S架構(gòu)，并且安全穩(wěn)定，備份方便

★硬件投入成本低歸整制度規(guī)范流程

“兵馬未動，糧草先行”!IT項目中“兵馬”是可有效利用的項目資源進(jìn)行推廣的過程；“糧草”則是如何合理支持項目資源的策略。在眾多策略中，案例中的項目團(tuán)隊首先明確了“項目范圍”，即能夠調(diào)動什么樣的資源(時間、成本、技術(shù))交付最優(yōu)的項目成果。

項目組為了項目的順利實施進(jìn)行了以下工作準(zhǔn)備——知識準(zhǔn)備、制度歸整、流程的確認(rèn)。團(tuán)隊成員展開了項目問題領(lǐng)域?qū)Ｓ兄R(流程再造、圖形建模等)的學(xué)習(xí)和研究。在學(xué)習(xí)過程中將企業(yè)管理制度加以歸整，從而基本確定了不同辦公類型的文件流轉(zhuǎn)過程。

每個公司都有制度和屬于自己的特殊流程，這也是公司區(qū)別于其他企業(yè)的核心競爭力之一，如何將這些流程轉(zhuǎn)化為信息化系統(tǒng)的傳遞過程，還是要花費一番力氣的。如3圖中所示的公司法務(wù)合同轉(zhuǎn)化為信息化傳遞的過程。

本文案例中看似簡單的文件傳遞實際上經(jīng)過信息化整理后，發(fā)現(xiàn)要牽扯到12個環(huán)節(jié)，反復(fù)溝通、調(diào)整最多需要近幾十人參與。在傳統(tǒng)文件傳遞時，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限的調(diào)整變化很隨機(jī)，但轉(zhuǎn)化為信息化傳遞后，這些調(diào)整變化必須制定更嚴(yán)格的制度，才能保證文件流轉(zhuǎn)的正確性。

注重細(xì)節(jié)保證品質(zhì)

在項目開工／實施階段最為重要的是“為了保證交付成果的質(zhì)量，而足夠細(xì)致地關(guān)注項目實施細(xì)節(jié)”。

項目生命周期中的各個階段不是被完全割裂的、單獨的任務(wù)活動集合，而是有機(jī)結(jié)合、相互依托的任務(wù)序列。

項目詳細(xì)計劃中的項目培訓(xùn)、項目變更管理的做法值得借鑒。項目培訓(xùn)工作之所以成為實施過程的一個亮點，是從項目實施結(jié)束后的效果看到的。項目的變更及配置管理，最為重要的就是“細(xì)致”。在沒有專業(yè)的“配置管理軟件”支持的條件下，案例中項目團(tuán)隊用了“單點提交／回復(fù)變更”、“專人負(fù)責(zé)文檔發(fā)布／傳遞”的辦法，實現(xiàn)了類似于“進(jìn)程鎖”的“文檔鎖”機(jī)制，很好地實現(xiàn)了對項目質(zhì)量的管理。

統(tǒng)攬全局，官子決勝

IT項目的核心環(huán)節(jié)，頗似圍棋“官子”，是棋局勝負(fù)的最后一搏。官子，局部看是很小的一點勝負(fù)，但有的時候它卻決定了全局的成敗。

此項目的核心環(huán)節(jié)在于集團(tuán)層面的成功使用。因集團(tuán)公司結(jié)構(gòu)十分復(fù)雜，嚴(yán)格的文件審批流程和時限限制使下屬企業(yè)產(chǎn)生了抵觸和觀望的情緒，因而需要項目組與集團(tuán)辦公室以及集團(tuán)核心部門(如法務(wù)部門)一道進(jìn)行推行使用，其中集團(tuán)“一把手”的態(tài)度非常重要。

一個企業(yè)的各項管理規(guī)章制度，是企業(yè)長期積累、優(yōu)化的結(jié)果，往往涉及財務(wù)部門、辦公室以及制度的管理部門，一把手在此類項目中要做到“不該簽的不簽，但該簽的一定要及時簽”，就是要求必須“走網(wǎng)上”的業(yè)務(wù)，必須堅持。同時，相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人也要堅持，這樣走幾筆業(yè)務(wù)之后，所有的顧慮、懷疑自然會消失，一段時間后就會形成“從網(wǎng)上走流程的習(xí)慣”。所以，并非一定要一把手掛帥，關(guān)

鍵是要將責(zé)任落到實處。

結(jié)合“一把手”的堅持，在集團(tuán)層面陸續(xù)投入使用用印管理、會議管理、合同管理、人力模塊、固定資產(chǎn)管理等規(guī)范，將下屬企業(yè)與集團(tuán)之間的審批業(yè)務(wù)完全進(jìn)行了信息化。

任重道遠(yuǎn)持續(xù)改進(jìn)

項目施工驗收完畢后，并不意味著項目的真正完結(jié)。這只是項目成果后續(xù)推廣階段的開端。項目成果(系統(tǒng))的深入應(yīng)用推廣，才能使“交付物”真正地與項目背景緊密結(jié)合起來，才能夠真正發(fā)揮項目成果作用。在這個階段，老板的態(tài)度決定這個協(xié)同系統(tǒng)到底能不能持續(xù)用起來。老板態(tài)度很堅決，凡協(xié)同平臺已建成的流程，紙質(zhì)的文件一律不簽、不看。從協(xié)同平臺上線日起，已經(jīng)簽完其他環(huán)節(jié)的最終需要老板簽的文件必須重新走協(xié)同平臺，凡不會用的必須參加培訓(xùn)。有“一把手”的決心，最終企業(yè)千萬級資金的合同評審都可以在網(wǎng)上完成。

過去紙質(zhì)合同評審過程中態(tài)度模糊的情況也發(fā)生了改觀。每個協(xié)同流程環(huán)節(jié)必須明確意見是同意還是反對，而不只是簽一個名字，這樣加強(qiáng)了審批人的責(zé)任感。責(zé)任人的確定及意見的明確，證明了信息化也能作為一種管理手段參與企業(yè)經(jīng)營。

在企業(yè)的管理架構(gòu)中，集團(tuán)面對的是全國各地的下屬公司，協(xié)同辦公的實現(xiàn)解決了這一層面的問題，而下屬公司面對的是全國更多的生產(chǎn)基地和銷售終端(辦事處)，如何復(fù)制集團(tuán)與下屬公司協(xié)同辦公模式是項目組面臨的另一項挑戰(zhàn)。

在此階段，項目軟件平臺的優(yōu)越性表現(xiàn)無疑，模塊化的設(shè)計能迅速地實現(xiàn)新增的需求，在原集團(tuán)層面十幾個模塊的基礎(chǔ)上，迅速增加上百個應(yīng)用。同時老板直接要求下屬企業(yè)一把手與他的請求溝通只能通過網(wǎng)上，這樣“一把手”的角色互換到下屬公司負(fù)責(zé)人身上，在集團(tuán)和重點公司、重點部門的示范應(yīng)用的現(xiàn)狀下，下屬企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同應(yīng)用逐漸打開了局面。

一個企業(yè)內(nèi)部的流程其實是沒有人能數(shù)清楚的，流程也在不斷地變化和增加，選對了產(chǎn)品，模板化的設(shè)計就能讓二次開發(fā)擴(kuò)展功能變的非常輕松。

最終目的：管理創(chuàng)新

事實證明，吳先生所在的集團(tuán)實施的集團(tuán)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)項目是非常成功的。

“在系統(tǒng)投入使用后，辦公效率確實明顯提升了”。吳先生打開協(xié)同公辦系統(tǒng)指著系統(tǒng)中的統(tǒng)計報表說，從統(tǒng)計中看，系統(tǒng)投入使用到現(xiàn)在半年多吧，在屬于集團(tuán)層面的這2000多件公文審批中平均辦理周期只有4天，從下屬企業(yè)使用的情況看，就以采購合同審批為例，基于全國統(tǒng)一重大的采購合同最快一天就可能審批完成，這在以前是絕對無法想像的，對于現(xiàn)在變化激烈的市場，協(xié)同辦公確實發(fā)揮出重要的作用。

協(xié)同、整合是目前協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心特點，為管理創(chuàng)新服務(wù)才是協(xié)同辦公的最終目的。譬如在今年，全國安全惡性事故頻頻出現(xiàn)，那么對安全信息的管理一定是每個企業(yè)的頭等大事，“沒有安全就沒有一切”。在協(xié)同辦公平臺里建立危險源管理、安全事項整改、安全法律法規(guī)學(xué)習(xí)的平臺，就可以迅速推動整個集團(tuán)的安全管理工作。

從開始的推廣困難到大家積極的提供需求，時間轉(zhuǎn)變并不長，但對管理的變革影響是深遠(yuǎn)的。從開始只在集團(tuán)應(yīng)用的請示報告、合同、辦公室管理等數(shù)個部門的從上而下的協(xié)同辦公應(yīng)用，迅速擴(kuò)展到現(xiàn)在十幾個公司，基于人力資源、營銷、采購、內(nèi)勤等數(shù)百個流程在使用協(xié)同辦公?！跋旅婀镜膽?yīng)用熱情一旦激發(fā)，需求源源不斷，有段時間可把項目組給忙壞了”吳先生笑著說。

最后吳先生說“集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公項目的前期推動雖然工作量大、難度高，但只要做好一下幾點：1、準(zhǔn)備工作。在項目初期基礎(chǔ)工作扎實，產(chǎn)品選型、參觀走訪必不可少。多層次、多手段的培訓(xùn)效果明顯，與流程各個環(huán)節(jié)的參與人充分的溝通整理流程非常重要。2、高管們“一把手”工程。充分調(diào)動高級管理人員的積極性，只有決策層使用這個項目才能成功。3、由點到面地推行。先讓集團(tuán)這個層面動起來，下屬企業(yè)通過與集團(tuán)的審批交流很自然地就接受這種方式。下一步，針對審批流程我們將開始做“流程分析”找出無效、重復(fù)的環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，將協(xié)同的效率進(jìn)一步提高，最終目的就是讓整個企業(yè)使用信息化將管理創(chuàng)新持續(xù)下去。