協(xié)同就是效率

宋成玉

協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠讓企業(yè)的辦公變得高效、準確。只是不要到了被現(xiàn)實逼迫的時候才開始考慮管理的變革。

“上班一來，電腦一開，先上協(xié)同辦公平臺上瞧瞧，這幾乎成為了每個人的工作習慣。”集團副總裁吳先生一邊說著，一邊帶著筆者走進了他的辦公室。

吳先生所在的公司是一家民營集團企業(yè)，涉及相關的多個產業(yè)，各產業(yè)公司生產基地分布在全國10個省市，每個權屬公司在全國各地都設有辦事處，并且集團正在進行國際化擴張戰(zhàn)略。集團面對幾十家公司，以及下屬公司面對的全國更多的辦事處機構，文件審批、意見溝通異常復雜。例如：下屬公司的緊急合同需要審批，而集團相關負責人出差不在集團；一個文件的審批要經過數(shù)個環(huán)節(jié)，電話請示、郵件請示無法將所有領導的意見匯總體現(xiàn)；辦事處使用傳真發(fā)送給分公司的文件時間一長就模糊不清；領導有時記不清自己簽過的文件意見。

雖然在集團企業(yè)內部有相應的規(guī)章指導公文審批流程、時限，如文件審批的“48小時回復制”、“審批環(huán)節(jié)不能超過3個”。但現(xiàn)實情況是文件需要傳遞，一旦接收入出差或者其他原因卡住公文，其他環(huán)節(jié)就無法進行，嚴重影響了企業(yè)的運營管理。

現(xiàn)實逼迫企業(yè)進行管理上的變革。為此，該集團企業(yè)于2007年下半年，啟動了“集團協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目”。該項目旨在搭建統(tǒng)一的公文、業(yè)務信息相互交流傳遞的溝通平臺，提升核心業(yè)務公文流轉的效率和準確度，并通過此項目實施對公文的流轉過程進行梳理；簡化明確流程，最終促進集團公司的管理創(chuàng)新。

協(xié)同就是讓任務關聯(lián)的人共同完成一個目標的過程。協(xié)同辦公在技術實現(xiàn)、實施、應用過程上并沒有多少復雜性，無非是選擇滿足多少用戶基于什么架構的產品罷了。關鍵的是協(xié)同的核心本質，從這個角度上講是指企業(yè)所有員工對管理的認同，是基礎管理的體現(xiàn)。一個基礎管理完備的企業(yè)，信息化的協(xié)同是錦上添花甚至是雪中送炭，而基礎管理松散薄弱的企業(yè)，如果不在實施過程中花一番大氣力梳理流程，明確職責，信息化的協(xié)同只能是水中月、鏡中花了。

多維探尋，號脈精準

準確地獲取項目需求做好系統(tǒng)選型，這對IT項目的意義是不言而喻的。項目實施小組立足于集團公司多元化、跨地域、管理流程復雜等基礎環(huán)境，同時考慮到企業(yè)現(xiàn)階段的擴張形式，提出“跨地域、多用戶、方便靈活的可擴展性”成為系統(tǒng)選型的核心需求。

企業(yè)經營管理中存在著“多元化、跨地域、組織結構復雜、擴張仍在持續(xù)”等顯著特點，企業(yè)信息化建設工作必須先梳理業(yè)務流程、固化管理行為，明確符合集團管理模式的深層次需求，并通過項目實踐逐步滿足合理的需求。在需求獲取階段，項目組采用了現(xiàn)狀分析、文檔分析、實地調研、專家及同等規(guī)模友商經驗交流等多種手段，與項目核心應用部門“集團辦公室”一起進行需求細化，最終確定以模塊化和門戶化來實現(xiàn)需求。

★模塊化，各種需求用模塊來量化，相互之間可組合、分解與更換，來滿足各個子公司的需求。

★門戶化，與企業(yè)其他業(yè)務系統(tǒng)(如人力資源系統(tǒng)等)集成，發(fā)展成為一個統(tǒng)一的信息展現(xiàn)渠道。

系統(tǒng)在考慮技術先進性的同時，也要堅持實用的原則，在滿足性價比的前提下，堅持選用符合標準的、先進成熟的產品和開發(fā)平臺。項目組要在需求獲取過程中逐步理清需求細節(jié)，準確定位，這些對IT項目建設尤為重要。

“技術需求簡潔化”方便了產品的考察選型，在項目開始階段少走彎路。案例中企業(yè)當時定下技術平臺的需求：

★并發(fā)數(shù)要大，用戶擴充方便

★與郵箱集成

★產品成熟，提供模塊化的后續(xù)自主開發(fā)

★基于B／S架構，并且安全穩(wěn)定，備份方便

★硬件投入成本低歸整制度規(guī)范流程

“兵馬未動，糧草先行”!IT項目中“兵馬”是可有效利用的項目資源進行推廣的過程；“糧草”則是如何合理支持項目資源的策略。在眾多策略中，案例中的項目團隊首先明確了“項目范圍”，即能夠調動什么樣的資源(時間、成本、技術)交付最優(yōu)的項目成果。

項目組為了項目的順利實施進行了以下工作準備——知識準備、制度歸整、流程的確認。團隊成員展開了項目問題領域專有知識(流程再造、圖形建模等)的學習和研究。在學習過程中將企業(yè)管理制度加以歸整，從而基本確定了不同辦公類型的文件流轉過程。

每個公司都有制度和屬于自己的特殊流程，這也是公司區(qū)別于其他企業(yè)的核心競爭力之一，如何將這些流程轉化為信息化系統(tǒng)的傳遞過程，還是要花費一番力氣的。如3圖中所示的公司法務合同轉化為信息化傳遞的過程。

本文案例中看似簡單的文件傳遞實際上經過信息化整理后，發(fā)現(xiàn)要牽扯到12個環(huán)節(jié)，反復溝通、調整最多需要近幾十人參與。在傳統(tǒng)文件傳遞時，相關領導的權限的調整變化很隨機，但轉化為信息化傳遞后，這些調整變化必須制定更嚴格的制度，才能保證文件流轉的正確性。

注重細節(jié)保證品質

在項目開工／實施階段最為重要的是“為了保證交付成果的質量，而足夠細致地關注項目實施細節(jié)”。

項目生命周期中的各個階段不是被完全割裂的、單獨的任務活動集合，而是有機結合、相互依托的任務序列。

項目詳細計劃中的項目培訓、項目變更管理的做法值得借鑒。項目培訓工作之所以成為實施過程的一個亮點，是從項目實施結束后的效果看到的。項目的變更及配置管理，最為重要的就是“細致”。在沒有專業(yè)的“配置管理軟件”支持的條件下，案例中項目團隊用了“單點提交／回復變更”、“專人負責文檔發(fā)布／傳遞”的辦法，實現(xiàn)了類似于“進程鎖”的“文檔鎖”機制，很好地實現(xiàn)了對項目質量的管理。

統(tǒng)攬全局，官子決勝

IT項目的核心環(huán)節(jié)，頗似圍棋“官子”，是棋局勝負的最后一搏。官子，局部看是很小的一點勝負，但有的時候它卻決定了全局的成敗。

此項目的核心環(huán)節(jié)在于集團層面的成功使用。因集團公司結構十分復雜，嚴格的文件審批流程和時限限制使下屬企業(yè)產生了抵觸和觀望的情緒，因而需要項目組與集團辦公室以及集團核心部門(如法務部門)一道進行推行使用，其中集團“一把手”的態(tài)度非常重要。

一個企業(yè)的各項管理規(guī)章制度，是企業(yè)長期積累、優(yōu)化的結果，往往涉及財務部門、辦公室以及制度的管理部門，一把手在此類項目中要做到“不該簽的不簽，但該簽的一定要及時簽”，就是要求必須“走網上”的業(yè)務，必須堅持。同時，相關業(yè)務部門的負責人也要堅持，這樣走幾筆業(yè)務之后，所有的顧慮、懷疑自然會消失，一段時間后就會形成“從網上走流程的習慣”。所以，并非一定要一把手掛帥，關

鍵是要將責任落到實處。

結合“一把手”的堅持，在集團層面陸續(xù)投入使用用印管理、會議管理、合同管理、人力模塊、固定資產管理等規(guī)范，將下屬企業(yè)與集團之間的審批業(yè)務完全進行了信息化。

任重道遠持續(xù)改進

項目施工驗收完畢后，并不意味著項目的真正完結。這只是項目成果后續(xù)推廣階段的開端。項目成果(系統(tǒng))的深入應用推廣，才能使“交付物”真正地與項目背景緊密結合起來，才能夠真正發(fā)揮項目成果作用。在這個階段，老板的態(tài)度決定這個協(xié)同系統(tǒng)到底能不能持續(xù)用起來。老板態(tài)度很堅決，凡協(xié)同平臺已建成的流程，紙質的文件一律不簽、不看。從協(xié)同平臺上線日起，已經簽完其他環(huán)節(jié)的最終需要老板簽的文件必須重新走協(xié)同平臺，凡不會用的必須參加培訓。有“一把手”的決心，最終企業(yè)千萬級資金的合同評審都可以在網上完成。

過去紙質合同評審過程中態(tài)度模糊的情況也發(fā)生了改觀。每個協(xié)同流程環(huán)節(jié)必須明確意見是同意還是反對，而不只是簽一個名字，這樣加強了審批人的責任感。責任人的確定及意見的明確，證明了信息化也能作為一種管理手段參與企業(yè)經營。

在企業(yè)的管理架構中，集團面對的是全國各地的下屬公司，協(xié)同辦公的實現(xiàn)解決了這一層面的問題，而下屬公司面對的是全國更多的生產基地和銷售終端(辦事處)，如何復制集團與下屬公司協(xié)同辦公模式是項目組面臨的另一項挑戰(zhàn)。

在此階段，項目軟件平臺的優(yōu)越性表現(xiàn)無疑，模塊化的設計能迅速地實現(xiàn)新增的需求，在原集團層面十幾個模塊的基礎上，迅速增加上百個應用。同時老板直接要求下屬企業(yè)一把手與他的請求溝通只能通過網上，這樣“一把手”的角色互換到下屬公司負責人身上，在集團和重點公司、重點部門的示范應用的現(xiàn)狀下，下屬企業(yè)內部的協(xié)同應用逐漸打開了局面。

一個企業(yè)內部的流程其實是沒有人能數(shù)清楚的，流程也在不斷地變化和增加，選對了產品，模板化的設計就能讓二次開發(fā)擴展功能變的非常輕松。

最終目的：管理創(chuàng)新

事實證明，吳先生所在的集團實施的集團協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目是非常成功的。

“在系統(tǒng)投入使用后，辦公效率確實明顯提升了”。吳先生打開協(xié)同公辦系統(tǒng)指著系統(tǒng)中的統(tǒng)計報表說，從統(tǒng)計中看，系統(tǒng)投入使用到現(xiàn)在半年多吧，在屬于集團層面的這2000多件公文審批中平均辦理周期只有4天，從下屬企業(yè)使用的情況看，就以采購合同審批為例，基于全國統(tǒng)一重大的采購合同最快一天就可能審批完成，這在以前是絕對無法想像的，對于現(xiàn)在變化激烈的市場，協(xié)同辦公確實發(fā)揮出重要的作用。

協(xié)同、整合是目前協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心特點，為管理創(chuàng)新服務才是協(xié)同辦公的最終目的。譬如在今年，全國安全惡性事故頻頻出現(xiàn)，那么對安全信息的管理一定是每個企業(yè)的頭等大事，“沒有安全就沒有一切”。在協(xié)同辦公平臺里建立危險源管理、安全事項整改、安全法律法規(guī)學習的平臺，就可以迅速推動整個集團的安全管理工作。

從開始的推廣困難到大家積極的提供需求，時間轉變并不長，但對管理的變革影響是深遠的。從開始只在集團應用的請示報告、合同、辦公室管理等數(shù)個部門的從上而下的協(xié)同辦公應用，迅速擴展到現(xiàn)在十幾個公司，基于人力資源、營銷、采購、內勤等數(shù)百個流程在使用協(xié)同辦公?！跋旅婀镜膽脽崆橐坏┘ぐl(fā)，需求源源不斷，有段時間可把項目組給忙壞了”吳先生笑著說。

最后吳先生說“集團企業(yè)協(xié)同辦公項目的前期推動雖然工作量大、難度高，但只要做好一下幾點：1、準備工作。在項目初期基礎工作扎實，產品選型、參觀走訪必不可少。多層次、多手段的培訓效果明顯，與流程各個環(huán)節(jié)的參與人充分的溝通整理流程非常重要。2、高管們“一把手”工程。充分調動高級管理人員的積極性，只有決策層使用這個項目才能成功。3、由點到面地推行。先讓集團這個層面動起來，下屬企業(yè)通過與集團的審批交流很自然地就接受這種方式。下一步，針對審批流程我們將開始做“流程分析”找出無效、重復的環(huán)節(jié)進行調整，將協(xié)同的效率進一步提高，最終目的就是讓整個企業(yè)使用信息化將管理創(chuàng)新持續(xù)下去。