風(fēng)險(xiǎn)其實(shí)不可怕

梁　星

企業(yè)在進(jìn)行IT選型時(shí)，到底應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注哪些問題，才能最大限度地規(guī)避選型給企業(yè)IT系統(tǒng)建設(shè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)呢?

隨著管理精細(xì)化程度越來越高，一般企業(yè)的IT部門都不再承擔(dān)IT系統(tǒng)開發(fā)的責(zé)任，甚至很多企業(yè)將整個(gè)IT部門外包。但是隨著競爭的日益加劇，IT系統(tǒng)在企業(yè)中扮演的角色，卻發(fā)揮著越來越重要的作用，對(duì)很多企業(yè)來說，信息系統(tǒng)甚至是在激烈的市場競爭環(huán)境中取勝的法寶。

信息技術(shù)日新月異，市面上各種各樣的信息系統(tǒng)越來越多，越來越精細(xì)化。有面對(duì)各種不同行業(yè)的綜合解決方案；有面對(duì)各個(gè)不同職能和管理領(lǐng)域的企業(yè)解決方案；有面對(duì)大眾的通用型解決方案；還有滿足個(gè)性化需求的定制解決方案。在面對(duì)紛繁復(fù)雜的可選軟件產(chǎn)品和廠商時(shí)，信息化負(fù)責(zé)人在IT選型時(shí)往往都覺得犯難，沒有頭緒無所適從。IT選型過程恰恰是IT系統(tǒng)建設(shè)過程中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，也可以說是信息化實(shí)施成功與否的關(guān)鍵。那么，企業(yè)在進(jìn)行IT選型時(shí)，到底應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注哪些問題，才能最大限度地規(guī)避由選型給企業(yè)IT系統(tǒng)建設(shè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)呢?

明確自身的業(yè)務(wù)需求

所謂“知己知彼”，在IT選型時(shí)，“知己”和“知彼”同等重要。在IT選型之前，企業(yè)的信息化負(fù)責(zé)部門一定要組織業(yè)務(wù)部門一起參與，做詳盡的需求分析，深刻地理解業(yè)務(wù)需求。只有最大程度地滿足業(yè)務(wù)需求，才有可能選出真正符合業(yè)務(wù)需求的系統(tǒng)，規(guī)避選型失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

和業(yè)務(wù)部門一起明確業(yè)務(wù)需求

業(yè)務(wù)需求的明晰，肯定不是IT部門閉門造車就可以做好的工作。歸根到底，IT選型的目的是為了滿足特定的業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行的決策，IT系統(tǒng)最終的使用者是業(yè)務(wù)部門，而非IT部門，所以，在IT選型之前，IT部門一定要與業(yè)務(wù)部門一起，共同梳理業(yè)務(wù)需求。

業(yè)務(wù)部門和IT部門是IT選型這件事情的責(zé)任主體，都必須全程參與選型標(biāo)準(zhǔn)的制定和選型的過程，并成為選型和今后實(shí)施的責(zé)任承擔(dān)者。要說明的是，選型的責(zé)任承擔(dān)者應(yīng)該是有業(yè)務(wù)和IT背景知識(shí)的人員，有一定業(yè)務(wù)和IT綜合能力的人。

明晰業(yè)務(wù)需求，首先要明確業(yè)務(wù)部門的實(shí)際業(yè)務(wù)流程。在了解實(shí)際業(yè)務(wù)的過程中，要分析哪些業(yè)務(wù)是一般企業(yè)的通用做法，哪些業(yè)務(wù)是自身企業(yè)的特殊做法。在IT選型時(shí)，這些企業(yè)的特殊做法可能會(huì)成為IT選型要考慮的重要因素。

在充分了解了實(shí)際業(yè)務(wù)之后，要明確哪些業(yè)務(wù)是企業(yè)必須要通過IT系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的價(jià)值點(diǎn)，甚至是可以通過IT系統(tǒng)來提升的價(jià)值點(diǎn)。這些必須要通過IT系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)，也會(huì)成為IT選型時(shí)要重點(diǎn)考慮的重要因素。

把業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)化為IT系統(tǒng)的需求

業(yè)務(wù)需求是業(yè)務(wù)部門比較能理解的語言，但是在IT選型時(shí)，如果能提供軟件供應(yīng)商們更能理解的IT系統(tǒng)的需求，肯定會(huì)大大地降低選型的風(fēng)險(xiǎn)，盡量減少業(yè)務(wù)需求和IT系統(tǒng)需求之間的語言差異，以規(guī)避選型時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。

要把業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)化為IT系統(tǒng)的需求必須具備兩個(gè)方面的能力。一方面，要對(duì)業(yè)務(wù)需求有很深刻的理解，否則轉(zhuǎn)化出來的IT系統(tǒng)需求未必是真正的業(yè)務(wù)需求；另一方面，要對(duì)信息化有深入的理解，否則不能做到把業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)為為真正的IT系統(tǒng)的需求。

明確業(yè)務(wù)需求這一過程，對(duì)操作人員的要求非常高，不僅要對(duì)企業(yè)所在的行業(yè)、企業(yè)的自身情況有了解，還要對(duì)IT知識(shí)本身很熟悉，而且如果業(yè)務(wù)部門有強(qiáng)烈的采購IT系統(tǒng)的需求，要在短時(shí)間內(nèi)完成IT選型時(shí)，如果企業(yè)沒有能力或者精力自己完成業(yè)務(wù)需求分析時(shí)，也可以請(qǐng)專業(yè)的咨詢公司來幫助，從源頭上降低IT選型時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。

充分了解供應(yīng)商

企業(yè)在明確了自己的需求后，下一步就是要到軟件產(chǎn)品市場上去購買產(chǎn)品，現(xiàn)在的軟件市場可謂五花八門，軟件公司數(shù)量龐大，信息化內(nèi)容花樣繁多，不同的IT廠商有各自擅長的不同領(lǐng)域。各個(gè)廠商都會(huì)采取各種各樣的推銷手段推銷自己的產(chǎn)品。這就需要企業(yè)集思廣益、多聽多看，結(jié)合自己的需求購買到心儀的產(chǎn)品。

作為購買者的企業(yè)，應(yīng)該清楚了解能滿足企業(yè)業(yè)務(wù)需求的各個(gè)軟件供應(yīng)商的基本情況，了解這些供應(yīng)商的優(yōu)勢與劣勢，對(duì)不同供應(yīng)商從成功案例、名氣、實(shí)力、誠信度、服務(wù)水平、咨詢能力、報(bào)價(jià)等方面做一個(gè)綜合考量，從而初步框定適合企業(yè)自身業(yè)務(wù)需求的供應(yīng)商范圍。在具體操作過程中可以遵循以下步驟：

1、在明晰了IT系統(tǒng)的需求，完成企業(yè)IT系統(tǒng)需求分析，并在各個(gè)部門進(jìn)行充分討論之后，IT部門可根據(jù)分析、討論的結(jié)果形成初步的需求報(bào)告。

2、通過網(wǎng)絡(luò)、咨詢等各種渠道，初步摸清市面上可能提供符合自身企業(yè)IT需求產(chǎn)品的供應(yīng)商。

3、向相關(guān)具有一定資質(zhì)的供應(yīng)商發(fā)出需求報(bào)告，并請(qǐng)其提交項(xiàng)目解決方案，通過進(jìn)一步的溝通，增進(jìn)對(duì)供應(yīng)商的了解，綜合考慮信息公司的實(shí)力，初步選定符合企業(yè)要求的供應(yīng)商。

切忌盲目追求最完美的方案

企業(yè)不可能選出所謂的“最完美的解決方案”，只有適合自己的才是最重要的。在IT選型時(shí)，要清楚地認(rèn)識(shí)到自身企業(yè)所處的管理階段和業(yè)務(wù)需求，同時(shí)，又能在一定程度上引導(dǎo)和促進(jìn)管理的提升。

如果追求最完美的方案，認(rèn)為人的國際公司提供的軟件產(chǎn)品，肯定是一流的產(chǎn)品，這樣就勢必會(huì)造成企業(yè)的業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程要做相應(yīng)的調(diào)整，以匹配軟件的需求。這足在IT選型時(shí)很容易犯的錯(cuò)誤，會(huì)給IT選型帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)。過分地強(qiáng)調(diào)軟件本身的優(yōu)勢，讓業(yè)務(wù)流程讓位于軟件的需要，不但在系統(tǒng)實(shí)施時(shí)遇到障礙，在系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，也會(huì)遇到業(yè)務(wù)部門的巨大挑戰(zhàn)。

如果一味地要選擇完全匹配業(yè)務(wù)需求的方案，也是不一定現(xiàn)實(shí)的，沒有哪家供應(yīng)商的產(chǎn)品可以適合自身企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)，除非是為企業(yè)量身定制的產(chǎn)品。

對(duì)供應(yīng)商的選擇大過對(duì)產(chǎn)品的選擇

要清晰地認(rèn)識(shí)到IT選型不光是選擇產(chǎn)品，其實(shí)更重要的是選擇供應(yīng)商。IT的軟件部署是一個(gè)包含系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)實(shí)施、培訓(xùn)、系統(tǒng)維護(hù)和系統(tǒng)升級(jí)等諸多環(huán)節(jié)的一個(gè)復(fù)雜過程。要想規(guī)避IT選型的陷阱，供應(yīng)商的選擇至關(guān)重要。要選擇服務(wù)能力強(qiáng)、發(fā)展前景好、綜合實(shí)力強(qiáng)的供應(yīng)商作為合作伙伴。

一定要考慮供應(yīng)商的綜合實(shí)力水平。試想如果一個(gè)供應(yīng)商若干年后還不知道是否存在，這樣的供應(yīng)商又怎么能保證為企業(yè)提供持續(xù)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)呢?

要關(guān)注實(shí)施成本和維護(hù)成本

IT軟件的部署是一個(gè)負(fù)責(zé)的系統(tǒng)工程，在整個(gè)實(shí)施的過程中，軟件產(chǎn)品的價(jià)格只是其中的一部分。對(duì)于一些大型的IT軟件，比如ERP的部署，可能實(shí)施的費(fèi)用要超過軟件產(chǎn)品本身的價(jià)格，甚至后期的維護(hù)成本也是一筆巨大的開銷。

很多企業(yè)IT系統(tǒng)是成功上線了，但最后卻被無底洞似的后期維護(hù)費(fèi)用拖垮。實(shí)施成本，特別是維護(hù)成本，是IT系統(tǒng)能成功被企業(yè)接受的一個(gè)巨大的風(fēng)險(xiǎn)，要給予充分的重視。所以在IT選型時(shí)，不能只關(guān)注軟件產(chǎn)品的價(jià)格，更要關(guān)注整個(gè)軟件產(chǎn)品的生命周期內(nèi)的費(fèi)用，更關(guān)注實(shí)施成本和后期的維護(hù)成本，確保企業(yè)不僅“買得起”，更要“用得起”。

規(guī)范招標(biāo)過程

不規(guī)范的采購過程存在的巨大風(fēng)險(xiǎn)是顯而易見的。所以，且必須要在采購之前明確招標(biāo)的整個(gè)過程。通過招標(biāo)的方式，為企業(yè)選擇一套滿足業(yè)務(wù)需求的IT系統(tǒng)。

在招標(biāo)階段，企業(yè)首先要確定所要采取的招標(biāo)方式、步驟、招標(biāo)對(duì)象等事項(xiàng)，并根據(jù)前面階段對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)需求的理解及對(duì)系統(tǒng)功能的需求分析，制作出招標(biāo)書。同時(shí)需要完成項(xiàng)目評(píng)標(biāo)體系的制定。

確定招標(biāo)方式及步驟：在進(jìn)行招標(biāo)前，企業(yè)需要詳細(xì)地定下整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)的步驟及采取的方式。招標(biāo)的方式依不同的企業(yè)而不同，對(duì)于大型企業(yè)來講，可以做復(fù)雜一點(diǎn)，而小型企業(yè)則可以做得相對(duì)簡單些，盡量節(jié)約企業(yè)方及供應(yīng)商雙方的成本。

制作招標(biāo)文件：為了保證應(yīng)用系統(tǒng)的選擇在內(nèi)容上有理有據(jù)，在招標(biāo)過程上應(yīng)該保持公平、公正、公開的原則。這一階段首先要根據(jù)IT選型的需要，制作一系列用于招標(biāo)的文件。一般情況下應(yīng)包含“投標(biāo)邀請(qǐng)書”、“投標(biāo)人須知”、“系統(tǒng)功能需求說明書”、“招標(biāo)文件附件的制作”幾個(gè)方面。

經(jīng)過這一系列的有效措施，企業(yè)就可以將今后IT運(yùn)營與企業(yè)業(yè)務(wù)不匹配的風(fēng)險(xiǎn)在IT選型時(shí)就得以規(guī)避，將風(fēng)險(xiǎn)降至最低，有力地保證了企業(yè)IT系統(tǒng)的建設(shè)，使企業(yè)的IT系統(tǒng)能夠真正幫助企業(yè)解決業(yè)務(wù)上的難題。