新形勢下高校檔案全宗劃分問題簡析

鄭春平

在世紀(jì)之交，中央企業(yè)集團(tuán)公司在政企分離改革后，將全部高校劃歸教育部門，于是，高等教育界在1992-2002年期間進(jìn)行了一場大規(guī)模的合并重組。由此引發(fā)的一系列高校檔案全宗劃分問題，需要我們認(rèn)真分析研究。

一、高校檔案全宗劃分存在的問題

1、檔案全宗名稱在原主體高校名稱前冠以“新”字，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。參與合并的高校之中，有些歷史悠久，但在合并后，其全宗名稱不再保留。而合并后的若干高校組合體檔案全宗（實(shí)際上只能保留一個(gè)全宗名稱），僅僅在主體高校前冠以“新”字。例如，鄭州大學(xué)檔案管理部門在檔案全宗網(wǎng)上介紹時(shí)，采用了“新鄭州大學(xué)”稱謂， 以便與原鄭州大學(xué)相區(qū)別。合并后的武漢大學(xué)也是照此辦理。

2、合并后仍然延用原主體學(xué)校檔案全宗名稱，亦未能反映出合并后全部高校檔案全宗的變化過程和真實(shí)面貌，屬于以偏概全。中華人民共和國成立后建立的院校，絕大部分不具有悠久的歷史，例如1992年合并組建的新?lián)P州大學(xué)檔案全宗簡介為揚(yáng)州師范學(xué)院、江蘇農(nóng)學(xué)院、揚(yáng)州工學(xué)院、揚(yáng)州醫(yī)學(xué)院、江蘇水利?？茖W(xué)校、江蘇商業(yè)專科學(xué)校、揚(yáng)州大學(xué)等7個(gè)全宗，而合并后仍然稱為揚(yáng)州大學(xué)檔案全宗。

3、檔案全宗名稱平鋪直敘，無法使檔案全宗內(nèi)涵一目了然 。由于一些院校有多次被合并的歷史，而且一些院校在最后一次合并前后的名稱又大都一樣，無法再細(xì)分，某些高校只好采取了一一列出、全部涵蓋方式，人們難以對(duì)檔案全宗組合關(guān)系和內(nèi)在聯(lián)系一目了然。

4、高校的檔案全宗缺乏時(shí)間段標(biāo)注，無法了解各高校歷史沿革。各個(gè)高校在歷史不同時(shí)期的不同校名一般能為高等教育界所知曉，可是具體到這些院校的歷史存續(xù)時(shí)間，往往只有合并后的高校檔案館的管理人員知曉。而在各個(gè)高校的全宗內(nèi)容網(wǎng)上簡介中沒有標(biāo)出參與合并的每個(gè)高校全宗的具體存續(xù)時(shí)間，只簡單提到不同甚至是相同或相近的高校校名，除了一些閉合全宗和合并后的高校新全宗不易分清之外，也不利于人們對(duì)高校檔案全宗變動(dòng)或高校歷史沿革情況的了解，亦不利于檔案館藏的檢索和利用。

二、高校檔案全宗劃分的建議

1、全宗的排列在突出主體高校前提下，可以按照各個(gè)高校檔案全宗起始時(shí)間的先后次序加以排列。如果是同一年創(chuàng)辦的或兩個(gè)以上同時(shí)參加合并的院校起源于歷史上的同一所高校，可以考慮將歷史悠久和社會(huì)影響較大的一所院校（一般為主體院校）放在最先位置，其他各高校檔案全宗再按照創(chuàng)立的時(shí)間順序進(jìn)行排列。這種學(xué)校檔案全宗的排列方法可獲得大多數(shù)被合并高校的心理認(rèn)可。

2、合并后高校檔案的全宗劃分要標(biāo)出時(shí)間段。如果全宗已為閉合全宗（這個(gè)全宗所對(duì)應(yīng)的院校已經(jīng)被終止存在）時(shí)，就要標(biāo)出這個(gè)全宗的起止時(shí)間，如果全宗沒有進(jìn)入閉合狀態(tài)，就需要標(biāo)出這個(gè)全宗的起始時(shí)間，并在其后加一橫杠即可。

之所以在學(xué)校的每個(gè)全宗后面標(biāo)注上存續(xù)時(shí)間，一方面有利于按全宗的開始時(shí)間對(duì)參與合并高校的所有全宗進(jìn)行先后排列，另一方面也有利于人們了解各個(gè)高校不同時(shí)期的校名和學(xué)校各個(gè)全宗的歷史沿革。例如四川大學(xué)檔案全宗介紹里有兩個(gè)具有四川大學(xué)校名的全宗，排在前面的一個(gè)是合并前的四川大學(xué)檔案全宗，其后是合并后的四川大學(xué)檔案全宗，由于標(biāo)注了時(shí)間段，利于人們辨別同一全宗名稱但實(shí)體不同的四川大學(xué)檔案全宗。

3、合并后高校的檔案全宗的名稱要客觀、規(guī)范。高校檔案部門除了應(yīng)在每個(gè)全宗后加上具體的時(shí)間標(biāo)注，另外還可以在全宗后面的括號(hào)內(nèi)加上必要的文字說明，以便更加客觀地反映該校檔案全宗的變化過程，以利于人們對(duì)相同或相近高校檔案全宗的區(qū)別認(rèn)識(shí)。

4、全宗劃分應(yīng)嚴(yán)格遵循全宗的構(gòu)成要素，做到全面、準(zhǔn)確。高校合并后，理應(yīng)有一個(gè)新的檔案全宗名稱，能夠全面、準(zhǔn)確、客觀地反映合并后全部高校名稱內(nèi)涵，如“××聯(lián)合大學(xué)”、“××理工大學(xué)”、“××管理學(xué)院”等。但是，在一些國內(nèi)外知名的大學(xué)出于種種原因不愿更改校名，又不能加以“新”字標(biāo)識(shí)該校檔案全宗名稱的前提下，可用括號(hào)在合并后檔案全宗后面予以標(biāo)識(shí)，或在該校名稱后面用“*”加以引注。這種區(qū)別雖屬無奈，但用于新的合并后高校檔案全宗的標(biāo)識(shí)，是必要的。

作者單位：黃淮學(xué)院教務(wù)處