做好檔案接收前保管期限檢查，優(yōu)化館藏檔案資源

吳海琰

做好館藏檔案資源建設(shè)的最基本內(nèi)容就是接收檔案，而確保接收檔案保管期限準(zhǔn)確劃分是保證進(jìn)館檔案質(zhì)量的最重要標(biāo)準(zhǔn)之一，直接影響?zhàn)^藏檔案資源的優(yōu)化和館藏檔案整體的資源建設(shè)。

一、檔案接收前保管期限劃分不當(dāng)?shù)闹饕獑栴}及原因分析

近十年來，區(qū)縣檔案館通過對區(qū)屬立檔單位檔案接收前檢查工作，發(fā)現(xiàn)檔案接收進(jìn)館前保管期限劃分存在很多問題，直接影響了檔案接收工作，如果不加以調(diào)整將進(jìn)一步影響?zhàn)^藏檔案資源的建設(shè)。

（一）全宗卷概念不清，導(dǎo)致應(yīng)歸入全宗卷的檔案材料歸入永久、長期卷保存。

部分檔案人員不了解全宗卷的內(nèi)容，甚至不知道有全宗卷的存在，因此造成檔案工作中產(chǎn)生的應(yīng)當(dāng)歸入全宗卷的相關(guān)憑證性文件材料（如“檔案交接單”、“檔案移交小結(jié)”、“檔案移交范圍和質(zhì)量要求的暫行規(guī)定”、“檔案工作升級(jí)考評意見和申請”、“檔案保管期限”、“檔案利用效果”等）劃歸到了文書檔案永久、長期卷中。

（二）檔案保管期限理解實(shí)施不到位，導(dǎo)致保管期限劃分紊亂。

1、由于個(gè)別單位“重黨政、輕業(yè)務(wù)”，往往將反映本單位重要職能活動(dòng)或反映全區(qū)一定時(shí)期整體情況內(nèi)容的文件歸為短期卷，如“本局帶文號(hào)的關(guān)于稅收、物價(jià)大檢查報(bào)告”、“組建審計(jì)事務(wù)所的請示及章程”、“本區(qū)域內(nèi)治保會(huì)名冊統(tǒng)計(jì)”、“區(qū)房屋使用情況調(diào)查表”、“本單位改制的年度財(cái)務(wù)分析”、“本單位改革方案”等；而反映黨政工團(tuán)等非職能業(yè)務(wù)工作方面的文件材料歸為長期甚至永久案卷中，如“工會(huì)計(jì)劃總結(jié)”、“黨支部關(guān)于某一活動(dòng)的計(jì)劃總結(jié)”等。此部分內(nèi)容如果不加調(diào)整，會(huì)導(dǎo)致進(jìn)館檔案無法反映各立檔單位主要負(fù)責(zé)的職能業(yè)務(wù)工作。

2、檔案工作者受固有傳統(tǒng)觀念影響，以存為主，可長可短時(shí)以長為主，導(dǎo)致非職能業(yè)務(wù)的專項(xiàng)工作材料以及各項(xiàng)工作的周、月報(bào)表等歸入永久、長期卷中。如：“檔案移交工作計(jì)劃、要求、總結(jié)”、“檔案工作計(jì)劃、總結(jié)”、“計(jì)劃生育責(zé)任書、計(jì)劃、總結(jié)”、“機(jī)要文件清退單”、“勞動(dòng)工資臺(tái)賬”、“用外地工的月報(bào)”、“科普工作聯(lián)席會(huì)議組成人員邀請區(qū)委副書記在‘科學(xué)知識(shí)競賽頒獎(jiǎng)儀式講話的請示”、“××單位1996年1-12月工作計(jì)劃”、“××單位1998年養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)收支月報(bào)表”以及“保密、安全、宣傳等工作計(jì)劃總結(jié)”等。個(gè)別單位認(rèn)為此部分檔案詳細(xì)記載了本單位的工作情況，卻忽視了檔案內(nèi)容的重要程度過低，并非記載了立檔單位重要的、主要的職能活動(dòng)，保存參考利用價(jià)值不高，應(yīng)調(diào)整到短期卷，以避免長期案卷冗長，如果不加調(diào)整，會(huì)增加進(jìn)館檔案的數(shù)量，降低進(jìn)館檔案的質(zhì)量。

3、錯(cuò)誤理解工作信息含義，將刊登在報(bào)紙上的關(guān)于本單位的信息剪貼等內(nèi)容的材料歸入永久、長期卷。此類材料應(yīng)當(dāng)從檔案中剔除作為資料，不予接收進(jìn)館，以進(jìn)一步優(yōu)化館藏。

（三）部分單位受“重單位、輕民生”思想影響，反映單位人員個(gè)人情況的檔案往往歸入短期卷保存。

個(gè)別單位將人事管理產(chǎn)生的涉及個(gè)人升遷、降職、工齡、房屋使用情況等內(nèi)容的文件材料劃歸為短期，如“企業(yè)職工檔案材料及失業(yè)人員登記”、“1998年退休干部統(tǒng)計(jì)表”、“關(guān)于××單位對××開除除名的請示與區(qū)××的批復(fù)”、“個(gè)人勞動(dòng)爭議仲裁”、“職工轉(zhuǎn)正定級(jí)調(diào)資登記表”、“職工辭職除名審批表”、“錄用人員證明信及檔案登記表”、“關(guān)于區(qū)××單位任免副所長的請示與區(qū)××的批復(fù)”、“購房請示與拆遷協(xié)議書”等，此部分檔案涉及民生服務(wù)，很長一段時(shí)期內(nèi)利用查考價(jià)值很高，應(yīng)調(diào)整到長期或者永久卷中，保證有價(jià)值的檔案接收進(jìn)館，如果不加調(diào)整，則會(huì)給社會(huì)群眾利用檔案解決自身問題帶來很大不便，不利于推進(jìn)以改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)。

（四）個(gè)別單位不作歸檔鑒定，產(chǎn)生的所有文件材料全部歸檔，導(dǎo)致不應(yīng)歸檔的歸入長期甚至永久卷保存。如“向?yàn)?zāi)區(qū)捐贈(zèng)物品名單及收據(jù)”、“臨時(shí)開會(huì)通知”、“獻(xiàn)血名單”等。此類文件材料屬于無查考、利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性的文件材料，不屬歸檔范圍，應(yīng)直接剔除。

（五）檔案人員頻繁更換，保管期限理解不同，導(dǎo)致個(gè)別單位連續(xù)幾年檔案保管期限不統(tǒng)一，相同內(nèi)容的檔案幾年間劃分的保管期限不一致。比如有關(guān)“工作簡報(bào)、信息”內(nèi)容的檔案，同一單位在1993年歸入長期，1994年歸入永久，1995年歸入長期，1996年又歸為短期。

二、妥善解決接收前保管期限劃分不當(dāng)?shù)膯栴}

（一）狠抓源頭，做好前期指導(dǎo)、培訓(xùn)等工作，為十年后檔案接收工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1、及時(shí)掌握基層單位檔案人員的動(dòng)態(tài)，對基層單位檔案人員更換情況做到心中有數(shù)，加大對基層單位檔案人員檔案保管期限劃分以及相關(guān)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的力度，不斷增強(qiáng)基層單位檔案人員保管期限合理劃分的意識(shí)，避免基層單位檔案人員頻繁更換對檔案工作的不利影響。特別是對培訓(xùn)中的薄弱環(huán)節(jié)，如全宗卷的概念、整理原則、工作信息的概念等內(nèi)容要加以詳細(xì)講解；努力扭轉(zhuǎn)基層單位普遍存在的“重黨政、輕業(yè)務(wù)”、“重單位、輕民生”、“能存都存，不加刪減”等傳統(tǒng)觀念，確保進(jìn)館檔案的質(zhì)量，優(yōu)化館藏。

2、檔案接收部門需要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門以及基層單位的溝通與協(xié)調(diào)，狠抓源頭。按照2006年9月公布實(shí)施的國家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，根據(jù)各單位的職能業(yè)務(wù)情況，與業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門以及各基層單位共同協(xié)商，正確區(qū)分檔案價(jià)值，重新制定詳細(xì)合理的、有針對性的各基層單位檔案保管期限表，按照新制定的各單位檔案保管期限表監(jiān)督并檢查進(jìn)館檔案，確保進(jìn)館檔案的質(zhì)量。

（二）加大檢查力度，采取適當(dāng)方法對保管期限劃分不當(dāng)?shù)臋n案予以合理調(diào)整，確保進(jìn)館質(zhì)量。

1、在今后的檔案接收工作中，應(yīng)不斷加大檔案接收前保管期限檢查力度，對基層移交檔案的保管期限進(jìn)行更細(xì)致的逐卷逐件的全面檢查，每次檢查后對各單位保管期限劃分情況進(jìn)行研究討論和總結(jié)，不斷規(guī)范工作程序，統(tǒng)一鑒定標(biāo)準(zhǔn)，將檔案保質(zhì)保量的接收進(jìn)館。

2、采取“尊重區(qū)屬單位原保管期限的基礎(chǔ)上適當(dāng)調(diào)整”的方法，對基層需要更改保管期限的移交檔案進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。由于接收進(jìn)館檔案屬于十年前產(chǎn)生，其自身遵循十年前的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)，若以目前的檔案保管期限鑒定標(biāo)準(zhǔn)去衡量十年前檔案保管期限劃分，并將十年前產(chǎn)生的檔案重新進(jìn)行整理編號(hào)，不但會(huì)破壞十年前檔案整理的原始狀況，破壞檔案的歷史原貌，還會(huì)影響目前正在歸檔的檔案整理工作；而不加調(diào)整，則易使沒有價(jià)值的檔案接收進(jìn)館，徒占有限的館藏空間，或忽略了有價(jià)值的檔案而未接收進(jìn)館，導(dǎo)致國家歷史財(cái)富的遺失。針對以上問題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取“尊重區(qū)屬單位原保管期限的基礎(chǔ)上適當(dāng)調(diào)整”的方法，進(jìn)行局部調(diào)整，即對永久、長期卷中不應(yīng)歸檔或應(yīng)調(diào)整為短期卷，與區(qū)屬單位檔案人員進(jìn)行協(xié)商，確定較為恰當(dāng)?shù)慕鉀Q辦法，適當(dāng)予以剔除；若永久的需要調(diào)整到長期或是長期的需要調(diào)整到永久，原則上為保持當(dāng)時(shí)檔案整理的原貌，不予改動(dòng)，待接收進(jìn)館，到期再行鑒定時(shí)予以處理；重點(diǎn)查看短期檔案，以保證有價(jià)值的檔案，特別是確保反映本單位主要職能活動(dòng)以及全區(qū)一段時(shí)期整體情況和反映民生問題等方面內(nèi)容的檔案調(diào)整入長期甚至永久卷接收進(jìn)館。

總之，檔案館的檔案資源建設(shè)很大一部分取決于接收進(jìn)館檔案的情況，而檔案接收前的檢查，特別是檔案接收前保管期限的檢查，正是確保進(jìn)館檔案質(zhì)量、對進(jìn)館檔案進(jìn)行把關(guān)的重要手段。因此我們要進(jìn)一步加強(qiáng)、加深檔案接收前檢查的力度，確保進(jìn)館檔案的價(jià)值，確保館藏檔案的優(yōu)化，進(jìn)而更好地建設(shè)館藏檔案資源，使館藏檔案更好地為社會(huì)公眾服務(wù)。

作者單位：北京市東城區(qū)檔案局