加強(qiáng)檔案信息化中的建設(shè)資源共享與整合

張文波

新時(shí)代的檔案工作面臨著信息社會(huì)發(fā)展的全面挑戰(zhàn)，檔案工作正處于從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)換的十字路口，隨著《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》以及《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》的陸續(xù)出臺(tái)，檔案信息化建設(shè)工作正在全國(guó)范圍內(nèi)全面展開(kāi)。

在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里，整合檔案信息資源將成為檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)，這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有賴于全國(guó)各地檔案部門的共同努力，但這種努力必須是有序和協(xié)調(diào)的，要能形成合力。同時(shí)，在信息化的實(shí)踐過(guò)程中，電子政務(wù)的建設(shè)實(shí)踐可以為檔案信息化建設(shè)提供很好的參照。在電子政務(wù)建設(shè)過(guò)程中，幾個(gè)突出的問(wèn)題是：低水平的重復(fù)建設(shè)、缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃、由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)各系統(tǒng)間無(wú)法互聯(lián)互通導(dǎo)致形成的信息孤島。相對(duì)于整個(gè)電子政務(wù)體系的建設(shè)，作為行業(yè)性系統(tǒng)，檔案信息化工作要相對(duì)簡(jiǎn)單得多，而且也可以充分利用電子政務(wù)建設(shè)中已經(jīng)形成的成果，如網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、安全基礎(chǔ)設(shè)施、相關(guān)管理制度等，但由于檔案行業(yè)本身可支配的各類建設(shè)資源都比較匱乏，因此，目前對(duì)于檔案信息化的一個(gè)重要課題就是如何利用有限的資源、通過(guò)有效的統(tǒng)籌和資源共享與整合來(lái)推進(jìn)全國(guó)的檔案信息化工作，避免電子政務(wù)建設(shè)中出現(xiàn)的重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)現(xiàn)象，而這必須依靠檔案主管部門的強(qiáng)有力措施。從目前的檔案信息化實(shí)踐來(lái)看，筆者認(rèn)為應(yīng)在以下幾方面加強(qiáng)檔案信息化過(guò)程中的建設(shè)資源共享與整合：

一、設(shè)立專業(yè)的檔案信息化工作專門機(jī)構(gòu)

檔案工作的發(fā)展已經(jīng)走到了歷史的十字路口，檔案信息化工作對(duì)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。目前，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)都非常重視檔案信息化工作并成立了各類檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，如各地的檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組或檔案信息化項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組等，這些機(jī)構(gòu)的設(shè)立在很大程度上促進(jìn)了各地檔案信息化工作的開(kāi)展，但筆者認(rèn)為，僅靠這種非常設(shè)性的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)是無(wú)法適應(yīng)檔案信息化的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展要求的。檔案信息化應(yīng)該成為整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作體系的一個(gè)有機(jī)組成部分，因此也應(yīng)該與業(yè)務(wù)指導(dǎo)、編研、檔案法制等業(yè)務(wù)領(lǐng)域一樣有相應(yīng)的常設(shè)機(jī)構(gòu)來(lái)具體負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

筆者建議，在國(guó)家檔案局層面設(shè)立常設(shè)的專門行政機(jī)構(gòu)來(lái)加強(qiáng)對(duì)全國(guó)檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，這一機(jī)構(gòu)更多承擔(dān)的是檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理職責(zé)而不是從事技術(shù)性工作；在地方各級(jí)檔案局也應(yīng)設(shè)立專門的常設(shè)機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)檔案信息化工作，目前有些地方已經(jīng)成立了信息化處、技術(shù)與信息化科等機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)這一工作并取得了很好的工作效果。通過(guò)成立專業(yè)的檔案信息化常設(shè)行政機(jī)構(gòu)，一方面可以將檔案信息化納入日常工作，強(qiáng)化對(duì)檔案信息化工作具體實(shí)施的管理；另一方面也可以為檔案信息化建設(shè)集聚專業(yè)人才，適應(yīng)檔案信息化工作乃至檔案事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)期要求。

二、強(qiáng)力推行全國(guó)統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個(gè)方面。近年來(lái)國(guó)家檔案局針對(duì)檔案信息化建設(shè)中的各種問(wèn)題陸續(xù)頒布實(shí)施了很多標(biāo)準(zhǔn)，與此同時(shí)，各省乃至基層檔案部門也制訂了大量地方標(biāo)準(zhǔn)，其中很多地方標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)都是重復(fù)的。一方面，各地大量制訂地方標(biāo)準(zhǔn)會(huì)占用其本就有限的人力、資金和技術(shù)資源；另一方面，多種標(biāo)準(zhǔn)的共存勢(shì)必會(huì)架空國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各地檔案信息化體系上的不匹配，最終對(duì)形成全國(guó)性的分布式檔案信息資源庫(kù)造成障礙，即使地方標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)是協(xié)調(diào)的，這也會(huì)造成資源的浪費(fèi)。

筆者認(rèn)為，對(duì)于統(tǒng)一的行業(yè)性系統(tǒng)建設(shè)，多層標(biāo)準(zhǔn)的存在不僅完全沒(méi)有必要，甚至?xí)?duì)系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)一推進(jìn)產(chǎn)生阻礙，為此國(guó)家檔案局應(yīng)該采取有力措施，盡快出臺(tái)有關(guān)政策，統(tǒng)一安排各類信息化標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作，協(xié)調(diào)各地在標(biāo)準(zhǔn)制訂上的各種探索和努力，逐步在全國(guó)范圍內(nèi)建立和執(zhí)行統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。凡是國(guó)家檔案局已經(jīng)正式頒布的標(biāo)準(zhǔn)，就不應(yīng)允許地方檔案部門另立標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于違反此原則的地方檔案部門，國(guó)家檔案局可以通過(guò)相應(yīng)的政策措施進(jìn)行引導(dǎo)和糾正。

同時(shí)，國(guó)家檔案局要加強(qiáng)相關(guān)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的宣傳和落實(shí)，對(duì)于新出臺(tái)的信息化標(biāo)準(zhǔn)要加強(qiáng)在檔案系統(tǒng)和機(jī)關(guān)企事業(yè)檔案部門的推廣，使相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)能夠切實(shí)指導(dǎo)檔案信息化實(shí)踐，避免在檔案信息化實(shí)踐過(guò)程中的盲目性，減少物質(zhì)資源浪費(fèi)和人力資源浪費(fèi)，也讓信息化實(shí)踐能夠充分利用前人和國(guó)際國(guó)內(nèi)通行的規(guī)范，提升檔案信息化的規(guī)范性和質(zhì)量。

三、建立全國(guó)檔案信息化項(xiàng)目協(xié)調(diào)與交流平臺(tái)

項(xiàng)目重復(fù)建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)過(guò)程中暴露出來(lái)的一個(gè)重要問(wèn)題，由于各地檔案信息化所面臨的任務(wù)具有同質(zhì)性，另外，目前檔案信息化建設(shè)正處于起步階段，許多新的領(lǐng)域還有待開(kāi)拓，因此在大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的背景下，各地極易在同一新領(lǐng)域紛紛上馬同類項(xiàng)目，在還沒(méi)有探索總結(jié)出相對(duì)成熟的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的情況下，這會(huì)在很大程度上造成有限建設(shè)資源的浪費(fèi)。為了在全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)籌信息化建設(shè)工作，國(guó)家檔案局和各省檔案局應(yīng)該及時(shí)掌握各地檔案信息化項(xiàng)目的狀況與進(jìn)展，協(xié)調(diào)各地在新的信息化領(lǐng)域中的工作，避免各地在短時(shí)間內(nèi)向同一新領(lǐng)域投入過(guò)多資源。為加強(qiáng)各地在信息化項(xiàng)目上的協(xié)調(diào)與交流，筆者建議：

（一）實(shí)行檔案信息化項(xiàng)目備案制。國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)省級(jí)項(xiàng)目的備案，各省檔案局負(fù)責(zé)本省項(xiàng)目的備案，通過(guò)這種方式及時(shí)了解各地的檔案信息化進(jìn)展情況，為優(yōu)化建設(shè)資源提供基本決策依據(jù)。除了備案制度的建立，這一備案體系還應(yīng)該由網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)支撐運(yùn)行，即備案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，以此來(lái)保證信息的及時(shí)性。

（二）建立全國(guó)性檔案信息化交流的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。通過(guò)這一平臺(tái)，各地檔案部門都可以及時(shí)了解其他地方檔案信息化的狀況，交流經(jīng)驗(yàn)，共享技術(shù)資源，進(jìn)行跨地區(qū)的信息化建設(shè)合作，與傳統(tǒng)的通過(guò)會(huì)議、發(fā)文、考察等進(jìn)行交流的方式相比，基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的交流將更加及時(shí)、經(jīng)濟(jì)和有效。

（三）加強(qiáng)檔案信息化項(xiàng)目的試點(diǎn)與推廣工作。作為行業(yè)性信息化建設(shè)項(xiàng)目，各地檔案信息化工作有著極大的相似性和可移植性。因此，國(guó)家檔案局可以選取一定數(shù)量的具有行業(yè)代表性的單位進(jìn)行信息化建設(shè)的試點(diǎn)并提供相應(yīng)的資金和技術(shù)資源支持，在此基礎(chǔ)之上充分總結(jié)并摸索出一套信息化建設(shè)的規(guī)律和可行的實(shí)施方案，并將這些經(jīng)驗(yàn)和方案向全國(guó)推廣，指導(dǎo)各地的檔案信息化建設(shè)，避免檔案信息化建設(shè)的無(wú)序和雜亂現(xiàn)象。通過(guò)國(guó)家檔案局的統(tǒng)一指導(dǎo)和統(tǒng)一規(guī)劃，信息化建設(shè)將更加的有序和規(guī)范，從而結(jié)束。各地各自為政、閉門造車的局面。

四、充分利用原有檔案信息化基礎(chǔ)和電子政務(wù)建設(shè)的成果

檔案信息化工作并不是一項(xiàng)全新的工作，這項(xiàng)工作的開(kāi)展不是推倒所有的一切重新開(kāi)始，而是在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行的一項(xiàng)創(chuàng)新工作。除了利用電子政務(wù)建設(shè)的成果之外，檔案信息化還應(yīng)充分利用原有的信息化基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)在檔案行業(yè)中的應(yīng)用在90年代已經(jīng)開(kāi)始，從檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)到現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用由淺入深，大大地改變了檔案的管理和利用方式。在檔案信息化過(guò)程中，要充分利用檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中已有的成果，包括檔案著錄信息、已經(jīng)掃描的檔案、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，避免重復(fù)性工作，減少不必要的浪費(fèi)。相關(guān)單位在進(jìn)行檔案信息化時(shí)，要預(yù)先分析已有的檔案信息化成果，在充分利用已有成果的基礎(chǔ)上規(guī)劃和開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。

檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的一個(gè)有機(jī)部分，要利用有限的資源高效推進(jìn)檔案信息化，就必須充分利用電子政務(wù)建設(shè)的成果，將檔案信息化建設(shè)放在電子政務(wù)建設(shè)的大平臺(tái)中來(lái)考慮。多年的電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)建立起了較為完善的硬件設(shè)施和管理制度，并摸索出了一套經(jīng)驗(yàn)，這些都為檔案信息化建設(shè)提供了良好的基礎(chǔ)，一方面，檔案部門可以充分利用本地的電子政務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施，如網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、安全基礎(chǔ)設(shè)施、管理制度等；另一方面，也可以充分借鑒其他部門的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為此，各地檔案部門應(yīng)該積極參與當(dāng)?shù)氐碾娮诱?wù)建設(shè)，成為當(dāng)?shù)匦畔⒒ぷ骰螂娮诱?wù)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位，進(jìn)入信息化規(guī)劃建設(shè)決策層，通過(guò)為政府提供有效的文檔服務(wù)來(lái)獲得當(dāng)?shù)卣闹С郑瑺?zhēng)取更多的資源來(lái)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)；同時(shí)檔案部門要深入了解本地電子政務(wù)建設(shè)現(xiàn)狀，摸清可供利用的各類建設(shè)資源現(xiàn)狀，要堅(jiān)持一個(gè)基本原則，即凡是可以利用現(xiàn)有電子政務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施完成的工作就不要再進(jìn)行重復(fù)投入。

五、市縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)的一體化

目前，我國(guó)各綜合檔案館的信息化建設(shè)都是從頭開(kāi)始自主建設(shè)，從網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、相關(guān)設(shè)備的購(gòu)置、軟件的開(kāi)發(fā)與采購(gòu)直到制度體系的建立，所有工作都依靠各綜合檔案館的自身力量獨(dú)立完成。但是，許多基層檔案館辦公經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，人員知識(shí)結(jié)構(gòu)無(wú)法滿足檔案信息化建設(shè)要求，在這種情況下再談信息化建設(shè)就是紙上談兵。因此，要建立全國(guó)性的檔案信息資源庫(kù)就必須為基層檔案館的信息化建設(shè)找到一條經(jīng)濟(jì)可行的非常規(guī)途徑。

筆者認(rèn)為，對(duì)于檔案信息化資源嚴(yán)重不足的地區(qū)，可以嘗試進(jìn)行市縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)的一體化，即以市級(jí)綜合檔案館為中心，重點(diǎn)支持市級(jí)綜合檔案館的信息化建設(shè)，市級(jí)綜合檔案館與其所轄區(qū)域的各縣級(jí)綜合檔案館之間實(shí)現(xiàn)高度的建設(shè)資源共享，這種建設(shè)資源共享應(yīng)該是涉及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、硬件、軟件、人力資源以及制度體系等的多方位共享。通過(guò)市縣一體化的建設(shè)模式可以有效實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)資源的共享，拉動(dòng)基層信息化建設(shè)。例如，高性能的掃描和存儲(chǔ)設(shè)備價(jià)格昂貴，在這種情況下，縣級(jí)綜合檔案館就不必購(gòu)置這類設(shè)備，可以共用市級(jí)綜合檔案館的設(shè)備；再比如，目前各地都在積極進(jìn)行檔案網(wǎng)站建設(shè)，但縣級(jí)綜合館也不必都建立自己的網(wǎng)站，可以由市級(jí)綜合檔案館統(tǒng)一建設(shè)，這樣不僅能夠大大降低建設(shè)成本，而且可以提高系統(tǒng)開(kāi)發(fā)水平。

六、國(guó)家檔案局集中優(yōu)勢(shì)資源，統(tǒng)一開(kāi)發(fā)部分行業(yè)通用的軟件系統(tǒng)

在軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)上，可以考慮借鑒垂直管理部門如國(guó)稅系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，由國(guó)家檔案局集中優(yōu)勢(shì)資源開(kāi)發(fā)部分行業(yè)通用的業(yè)務(wù)軟件，統(tǒng)一下發(fā)給各地檔案機(jī)構(gòu)免費(fèi)使用，這樣做一方面可以極大地減少各地在軟件開(kāi)發(fā)上的重復(fù)投入，另一方面也可以確保業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)水平，同時(shí)也為以后全國(guó)性的分布式檔案信息資源庫(kù)體系的形成減少障礙。

在具體實(shí)施上，還可以引入開(kāi)源軟件模式，即國(guó)家檔案局不僅向各地檔案部門提供可運(yùn)行的軟件，而且還可以公布軟件源代碼和詳細(xì)的開(kāi)發(fā)文檔，以便各地檔案部門可以在有條件的情況下根據(jù)本地實(shí)際需要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，滿足各地的特殊工作需求。同時(shí)，各地的這些二次開(kāi)發(fā)的成果也可以免費(fèi)或有償?shù)靥峁┙o整個(gè)檔案系統(tǒng)來(lái)使用。由此，在一些通用的行業(yè)系統(tǒng)軟件方面將形成一個(gè)全國(guó)性的開(kāi)發(fā)資源平臺(tái)，各地檔案部門都可以通過(guò)此平臺(tái)來(lái)形成合力，從而在極大程度上減少對(duì)軟件開(kāi)發(fā)的投入、提升開(kāi)發(fā)水平和應(yīng)用效果。當(dāng)然，要管理好這樣一個(gè)平臺(tái)，國(guó)家檔案局必須提供強(qiáng)有力的管理制度和技術(shù)力量的支持。

參考文獻(xiàn)：

1 、 國(guó)家檔案局：《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》2002年11月。

2、國(guó)家檔案局：《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》2006年12月。

3、趙國(guó)俊：《電子政務(wù)教程》，中國(guó)人民大學(xué)出版社2004年。

作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院