保障檔案有效利用的舉措

陳永生

檔案利用效益區(qū)別其他經(jīng)濟活動效益的獨特性質(zhì)，決定了檔案的有效利用程度受到兩個方面的影響：一是從檔案部門來看，檔案利用效益的實際增加；二是從社會利用者來看，檔案利用效益明朗度的增加。因為檔案利用在很大程度上既受到服務質(zhì)量和服務方式的推動和促進，同時又不同于生產(chǎn)生活必需品消費，還取決于社會意識和利用者心理因素。因此，保障檔案的有效利用，既需要從利用成本控制、利用收益增加和效果提高兩個方面思考對策，也需要從利用服務的改善和利用宣傳對需求的引導和激發(fā)角度開展工作。

一、控制檔案利用成本

降低檔案利用成本應該根據(jù)檔案工作實際情況從兩個途徑實現(xiàn)：通過科學控制檔案部門的管理成本，提高管理資源配置率，集中力量增加對與利用者滿意度直接相關(guān)的工作投入；同時提供方便高效的利用服務和方式創(chuàng)新，從整體上間接地降低利用者利用檔案的使用成本和機會成本、時間成本和資金成本。

1、控制管理者成本

在檔案利用成本中，占用比例最大也最容易計量統(tǒng)計的成本就是檔案部門投入到檔案利用過程中的管理者成本。這部分投入來自于國家社會對檔案部門的公益性投入，并與檔案信息資源的收集、整理、保管程度和提供利用服務的力度息息相關(guān)。相對于其他社會文化事業(yè)單位來說，檔案機構(gòu)的硬件設備、軟件設施和人員經(jīng)費都相對偏低，不應進一步削減，但是現(xiàn)有資源的使用效率卻存在可以提高的空間，尤其是目前館藏檔案耗資不薄。

目前，館藏檔案質(zhì)量欠佳主要表現(xiàn)在兩個方面：

第一，館藏檔案中長期保存的檔案比例過大。接收長期保存的檔案進館是造成檔案質(zhì)量欠佳的重要原因之一，同時也導致了一定程度的檔案信息冗余和重復。長期檔案進入檔案館一方面是由于政策因素客觀造成的，另一方面也是由于人員主觀判斷失誤造成的。據(jù)調(diào)查，在不少地縣級檔案館中，永久、長期和短期檔案已“三分天下”。在2005年2月對全國43個縣級檔案館進行的抽樣調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，館藏檔案的平均數(shù)量為30113卷，其中永久檔案有12049卷，占檔案館平均館藏量的40%；長期檔案有15809卷，占檔案館平均館藏量的52.5%；短期檔案有1425卷，占檔案館平均館藏量的4.7%①。長期檔案的比例已經(jīng)超過了永久保存的檔案。此外，由于基層檔案人員保管期限劃分不準確，致使不少永久檔案被劃分成長期，這也是長期檔案進館的主觀原因。但是，總體來說，國家政策規(guī)定是導致長期檔案充斥檔案館的主要原因。根據(jù)現(xiàn)行檔案保管期限表規(guī)定，本機關(guān)年度以上工作總結(jié)、報告為永久保存，半年、季度的長期保存。由此可見，長期檔案進館不可避免地導致了所收集的檔案信息內(nèi)容重復，使得檔案信息篩選開發(fā)成本也相應增加，影響了提供利用的效率和速度，也必然影響到利用者的滿意度，進而制約了檔案利用效益的整體發(fā)揮。

第二，館藏檔案重復件過多。客觀地看，館藏檔案重復是難以完全避免的，在必要條件下，適當重復對加強檔案原件的保護、加快檔案利用速度、拓寬檔案信息傳播渠道具有積極作用。但是，檔案重復一定要有“度”的限制，重復率過高必然導致利用成本的增加和無效使用，拉低了館藏檔案的總體質(zhì)量。

2、降低利用者成本

檔案利用者的利用行為本身是需要付出成本和“代價”的。利用者需要付出時間和精力、人力、物力和財力來真正實現(xiàn)與檔案信息的互動。在利用者所付出的成本中，除了較為獨特的“檔案原件”利用要耗費較大的財力和資金，絕大部分利用活動主要花費的都是時間成本，并以同樣時間內(nèi)不進行檔案利用而進行其他生產(chǎn)活動創(chuàng)造其他收益的“機會成本”形式存在。因此，檔案部門一定要在利用活動中重點考慮檔案利用的時間成本，通過各種利用方式優(yōu)化、檔案信息整合來盡力降低利用者的成本投入，從而提高檔案的有效利用度。

首先，定期主動發(fā)布檔案信息。檔案部門作為目前現(xiàn)行文件服務的重要主體，并實際參與了政府信息的管理和服務，應該加強與國內(nèi)外政府信息發(fā)布和服務的銜接和合作，定期發(fā)布關(guān)系到國計民生的重大檔案文件信息，降低利用者獲取檔案的時間成本和機會成本。比如在美國，所有的政府公開信息以及幾百種政府表格都已經(jīng)在網(wǎng)上發(fā)布，并提供下載服務。檔案信息發(fā)布服務的基本形式應該是文件方式和數(shù)據(jù)庫方式，以文件方式組織的檔案信息主要可以由文檔文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件等四種類型。運用數(shù)據(jù)庫方式進行檔案信息發(fā)布，主要是利用了數(shù)據(jù)模型對信息進行規(guī)范化處理，利用關(guān)系代數(shù)理論進行了數(shù)據(jù)查詢的優(yōu)化，從而大大提高了檔案信息數(shù)據(jù)的可操作性。

其次，集中整合相關(guān)檔案信息。隨著社會經(jīng)濟管理活動的不斷發(fā)展，提高“效益”的思路本身在經(jīng)濟學領(lǐng)域發(fā)生了重大變化，它的最初思路是有投入才能有產(chǎn)出，降低投入提高產(chǎn)出才能提高效益。到20世紀30年代，出現(xiàn)了以提高資源配置率為核心的第二種效益觀念，即指投入不變，配置得好收益就會增加，效益就會增長。這對于檔案利用效益的提高極具參考意義。單純通過降低檔案利用成本投入來提高檔案利用有效性的方法不僅不符合檔案部門效益隱性化、社會化的具體情況，即使在可以量化的經(jīng)濟生產(chǎn)部門也是一種落后的思維定式。因此，從控制成本的投入，盡力提高管理成本的資源使用率和加快檔案信息的傳播使用速度方面來保障檔案的有效利用，是現(xiàn)實可行的明智之舉。

二、提高檔案利用收益/效果

檔案有效利用必須重視對利用者需求的研究，以檔案利用者滿意度和需求滿足程度作為衡量利用收益和效果的現(xiàn)實指標。因此，提高檔案利用收益可以重點關(guān)注利用者需要什么內(nèi)容的檔案信息，以及如何進一步正確引導和激發(fā)擴大利用者的利用需求。

1、收集與利用者需求匹配的檔案信息

檔案利用者的滿意度是檔案利用收益的客觀體現(xiàn)，直接取決于需要利用的檔案與實際提供利用的檔案之間的匹配程度。檔案部門在收集能力有限而利用者需求無限的矛盾情況下，要盡可能地提高檔案利用收益，就必須確定一個檔案信息的核心收集范圍，集中人力、財力和物力保證核心檔案信息的供應和服務。而這個核心內(nèi)容必須根據(jù)檔案利用者的需求動態(tài)進行確定，需要有針對性地進行選擇和加工，以匹配社會檔案利用需求。

首先，要分析把握檔案利用需求特點和規(guī)律，豐富檔案信息的收集內(nèi)容。檔案利用者利用什么樣的檔案以及如何利用，首先取決于他們對信息的需求。由于人們的職業(yè)、文化程度和所從事工作性質(zhì)等的不同，在獲取信息時對檔案也有不同的選擇和要求。這些不同類型的利用需求一直是檔案部門關(guān)注和分析的重點，也是檔案開發(fā)和利用的核心。但是，筆者在此需要強調(diào)的是：應該在收集階段就根據(jù)利用需求確定核心信息源的范圍，不要只在編研開發(fā)階段才從有限的檔案資源中進行挖掘，一定要改變檔案收集的傳統(tǒng)思路，強化收集與需求匹配的核心檔案信息的意識。

其次，要注意檔案信息分布規(guī)律，擴大檔案信息的收集途徑。在社會活動中，人們希望利用的信息既集中又分散，信息分布來源也呈集中與分散狀態(tài)。為了更有效地利用這些信息資源，就必須按其來源研究和分析信息資源的分布規(guī)律。根據(jù)我國利用者需求日趨多樣化的特點，核心檔案信息源也將呈現(xiàn)多渠道多來源的規(guī)律。因此，對于檔案形成單位而言，既要收集有關(guān)領(lǐng)導機關(guān)的檔案，也要收集各種其他類型機關(guān)及有代表性的基層單位的檔案。既要穩(wěn)定地收集來源于行政機構(gòu)的檔案，也要注意擴展向著名人士收集私人檔案的渠道，還要逐漸強化對科技生產(chǎn)型部門檔案的收集。

檔案部門應根據(jù)公眾對檔案信息查詢的不同需求，豐富收集內(nèi)容，擴大收集途徑，以不斷增強滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求的能力。在具體做法上，一是要突破法規(guī)限制，提前接收檔案，提高館藏的“新鮮”度。一些百姓常用的檔案，如土地承包檔案、婚姻檔案等可以提前進館。二是要突破部門界限，擴大接收范圍，提高館藏的豐富度。檔案館要努力打破部門壁壘，將土地、房產(chǎn)、公證等檔案接收進館。三是要突破實體限制，大力推進檔案信息化，提高館藏的可用度。要加快實施數(shù)字檔案館工程，切實推進檔案資源共享。

2、優(yōu)化控制利用者需求狀態(tài)

盡管利用者需求是一種客觀存在，但對需求的認識和表達卻因人而異，存在不同的層次和狀態(tài)。如果利用者潛在的利用需求無法轉(zhuǎn)變成實際的利用行為，那么檔案利用的收益仍然無從體現(xiàn)。所以，優(yōu)化控制利用者需求狀態(tài)，宣傳引導合乎利用目的的正確的需求表達，是保證利用收益不可忽視的重要措施。

檔案利用者需求從層次區(qū)別上可以分成檔案利用需求的客觀狀態(tài)、認識狀態(tài)和表達狀態(tài)。客觀狀態(tài)的檔案利用需求不受主觀意識支配，是一種客觀存在，由檔案利用者的工作性質(zhì)、任務、社會環(huán)境等綜合決定。對客觀需求的控制只能是一種預測和了解，無法完全主觀掌控，檔案部門對其的準確把握還要依靠多方面的共同努力。因此，檔案部門要把對檔案利用需求的優(yōu)化控制重點放在可以進行主觀控制的認識需求和表達需求兩個層次之上。

第一，通過檔案宣傳激發(fā)檔案認識需求。檔案利用的認識需求是一個由需求心理活動支配的意識和思維過程。因為，利用者一般都是在特定的工作環(huán)境和檔案環(huán)境等因素刺激下開始意識到檔案利用的價值和作用的，然后在這個基礎上思考自己的工作活動與檔案利用之間的關(guān)系，從而認識自己客觀的利用需求。所以，對利用者認識需求狀態(tài)的優(yōu)化控制重點在于控制其檔案需求心理活動，即通過檔案宣傳工作有針對性地激發(fā)社會潛在利用者對檔案利用價值的認同和實施利用的必要。例如，可以通過檔案利用成果展覽以生動活潑的形式向社會展示檔案利用所產(chǎn)生的巨大社會效益和經(jīng)濟效益，必要時還可通過反面實例說明未利用檔案所帶來的資源損耗和浪費，從而強化社會利用檔案的意識，激發(fā)利用檔案的愿望，鼓勵有效的檔案利用行為。

第二，通過內(nèi)外調(diào)節(jié)引導檔案表達需求。潛在的檔案利用需求是大量而廣泛的，但是只有部分需求能夠被正確表達出來，也就是說，表達出來的需求比實際需求要少得多。而且，未經(jīng)引導的表達需求常常也無法反映利用者最確切的需要，準確性有限。因此，檔案部門需要通過內(nèi)部和外部的兩種調(diào)節(jié)方式來引導檔案需求的正確表達。內(nèi)部調(diào)節(jié)即明確不同利用群對信息的需求心理和習慣，并加以疏導和調(diào)節(jié)。如科學研究者對檔案內(nèi)容的求新和一般利用者的求快心理所產(chǎn)生的需求是不同的。檔案部門只有因人而異地加以內(nèi)部調(diào)節(jié)才能在需求順利表達基礎上實現(xiàn)更大的利用者滿意度。外部調(diào)節(jié)即通過出版發(fā)行檔案館指南和開辦檢索系統(tǒng)使用培訓等方式讓利用者接觸檔案信息或檢索工具，使利用需求有的放矢。在計算機技術(shù)和信息技術(shù)的有力輔助下，檔案部門逐漸開始提倡自助服務和個性化服務，這一舉措實際上也是從需求引導角度提高需求滿足度的有益方式。

檔案需求從客觀狀態(tài)向認識狀態(tài)的飛躍并進而產(chǎn)生的實際檔案利用行為提高了利用檔案的活動次數(shù)，為檔案利用收益的提高創(chuàng)造了更大空間；而檔案需求的正確表達和合理控制有利于檔案部門更好地為利用者提供有針對性的令人滿意的服務，直接帶來利用收益。因此，實際工作中檔案部門也常將檔案利用教育和宣傳作為提高檔案有效利用的促動力。

從檔案利用質(zhì)量的角度思考檔案的有效利用是以利用效益為衡量標準進行指標分解，并在進一步分析利用成本和利用收益/效果的思路上層層展開和逐步細化的。對于檔案部門而言，檔案利用的成本和收益往往互相影響、互相促進，控制成本和提高收益和效果常常融合在同一檔案工作舉措之中，難以絕對分離。例如館藏的質(zhì)量優(yōu)化和內(nèi)容匹配對于檔案利用成本的控制和節(jié)約、檔案利用需求的滿足都具有積極的意義。因此，探討檔案的有效利用應該以全面效益的眼光綜合考慮成本投入的有效性和收益/效果產(chǎn)生的有效性，優(yōu)化檔案利用過程和服務質(zhì)量。同時，必須結(jié)合檔案利用效益社會性、隱蔽性的特點重視外部環(huán)境對利用者的影響，發(fā)揮好檔案宣傳教育對利用者的激發(fā)和引導作用，并提高檔案利用效益的明朗度和社會認同度。

注釋：

①傅華：《國家檔案資源建設研究》，中國人民大學2005屆博士學位論文。

作者單位：中山大學資訊管理系