奧運工程檔案業(yè)務指導工作之實踐與思考

趙麗萍

完整記錄奧運工程建設(shè)歷程，保留完整的奧林匹克文化遺產(chǎn)是檔案工作者義不容辭的歷史使命。本文擬從三個方面綜述筆者的工作體會及思考。

一、部門聯(lián)動的方式有助于規(guī)范檔案工作

北京市承擔建設(shè)任務的各類奧運工程總計一百余項，數(shù)百家參建單位管理層級極為復雜。奧運工程檔案數(shù)量浩繁，內(nèi)容龐雜，載體多樣，檔案工作政治性、科學性、服務性的特點尤為突出。面對復雜的奧運工程檔案工作形勢，改變傳統(tǒng)的建設(shè)主管單位與檔案行政管理單位各自為政、“單兵作戰(zhàn)”的檔案業(yè)務指導工作模式，整合現(xiàn)有工作資源，采取部門聯(lián)動、團體作戰(zhàn)的方法，有利于提高工作效率。

（一）構(gòu)建職責清晰的檔案工作組織管理體系

奧運工程參建方既有中央在京行政單位，也有北京市、區(qū)企事業(yè)相關(guān)單位等。針對這一特點，奧運工程檔案組織管理體系的構(gòu)建工作著重于兩個方面。一是落實奧運工程項目業(yè)主單位與項目法人負責制，逐級明確各有關(guān)單位檔案業(yè)務指導工作職責。即橫向以奧運工程主管單位為龍頭，與同級檔案管理部門溝通與協(xié)調(diào)，共同統(tǒng)籌規(guī)劃奧運工程檔案工作；縱向以各奧運工程業(yè)主單位為結(jié)點，逐級依法對工程設(shè)計、施工、監(jiān)理單位檔案工作予以監(jiān)督管理。在此管理系統(tǒng)中，各奧運工程業(yè)主單位對上接受各級主管單位檔案部門的監(jiān)督檢查，對下指導幫助工程設(shè)計、施工、監(jiān)理單位開展檔案工作。各奧運工程項目法人對檔案資料的齊全與完整擔負行政管理責任。二是以條塊結(jié)合的管理模式為基礎(chǔ)，強化檔案工作屬地管理。依據(jù)我國檔案工作法規(guī)，明晰中央在京單位、北京市、區(qū)兩級相關(guān)部門對奧運工程檔案工作的管理職責。北京市奧運工程主管部門總體負責檔案工作的組織協(xié)調(diào)與監(jiān)督管理。各區(qū)縣檔案行政管理部門對本行政區(qū)域的奧運工程檔案工作予以業(yè)務監(jiān)督指導，并納入其管理范疇。

（二）構(gòu)建完整的檔案工作法制化管理體系

一是深入研究分析國家及北京市建設(shè)主管單位與檔案行政管理部門制定的重大建設(shè)項目檔案工作規(guī)范性文件，找準它們之間的契合點，并圍繞奧運工程建設(shè)特點制定兼容廣泛、操作性強、創(chuàng)新性突出的奧運工程檔案工作宏觀指導性文件，并以之付諸實踐檢驗、校正。二是將檔案工作列入工程合同制管理，在工程設(shè)計、施工、監(jiān)理合同中明確規(guī)定工程參建方的檔案管理職責、檔案編制責任、檔案編制套數(shù)與費用等條款，使檔案工作具有法律效力。三是以突出實效性為著眼點，督促指導工程參建各方結(jié)合實際建立健全各項適用的檔案工作制度。

實踐中，《北京市奧運工程建設(shè)檔案管理指南》、《北京市奧運工程聲像檔案整編辦法》、《北京市奧運“三大理念”科研項目檔案管理指南》、《北京市奧運工程檔案工作檢查標準》等八個奧運工程檔案工作宏觀指導性文件從不同側(cè)面強調(diào)了奧運工程參建各方檔案管理職責，詳盡規(guī)定了各類載體檔案歸檔內(nèi)容與考核方法。它們既是對現(xiàn)有檔案工作規(guī)章的延伸與補充，又是對奧運工程檔案工作規(guī)律的探索。它們從源頭規(guī)范了奧運工程檔案工作程序與管理方法，促進了奧運工程檔案工作的有序開展。

（三）檔案培訓要突出科學性和實效性

所謂科學性，就是要以廣泛調(diào)研為基礎(chǔ)，針對不同培訓對象分層次設(shè)置檔案培訓課程。例如，在奧運工程建設(shè)前期準備階段，檔案工作培訓對象主要為各工程業(yè)主單位，課程內(nèi)容主要涉及與檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)知識與職業(yè)道德，同時剖析違法案例，以提高全員檔案意識。隨著奧運工程相繼開工建設(shè)，檔案培訓工作則針對奧運工程建設(shè)單位、施工與監(jiān)理單位等不同培訓群體，結(jié)合奧運工程建設(shè)各階段特點，重點培訓檔案管理職責、檔案編制程序與要求。在奧運工程竣工驗收階段，檔案培訓教育工作的重點落在竣工檔案編制與移交方法等方面。

所謂實效性，是以傳統(tǒng)與創(chuàng)新并舉、理論與實踐相結(jié)合為原則，以提高檔案工作水平為目的，將檔案工作理論與相關(guān)行業(yè)知識融為一體來確定檔案工作培訓教育內(nèi)容。既要注重檔案工作理論知識的培訓，也要關(guān)注傳統(tǒng)紙質(zhì)載體與新型載體檔案實操技能的培養(yǎng)。不僅如此，還要注重與檔案工作相關(guān)的其他技能的傳授。工作中，市“2008”工程辦公室免費主辦的八期奧運工程檔案管理專題培訓班中，曾將聲像檔案管理知識與攝影、攝像實操技能列入培訓內(nèi)容，有效地提高奧運工程參建各方的聲像檔案管理水平，受到檔案管理人員的廣泛歡迎。

（四）開展全程跟蹤式的檔案檢查工作

適時開展檔案檢查工作，可敦促奧運工程參建各方加強檔案組織管理工作、夯實檔案基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)，確保奧運工程檔案工作與工程同步驗收，并為奧運會“保駕護航”。為防止檔案檢查工作流于形式，應加強其計劃性與實效性。

第一，檔案檢查工作的節(jié)點應先于工程建設(shè)進度。為此，奧運工程建設(shè)主管單位檔案部門應及時掌握奧運工程建設(shè)計劃與進度，并于工程建設(shè)重大節(jié)點任務部署前制定階段性檔案工作檢查計劃，并及時告之于奧運工程參建各方。這樣做，能及時督促各有關(guān)單位及時自查整改檔案工作相關(guān)問題，以達到奧運工程檔案工作與工程建設(shè)同步延伸的良好效果。

第二，檔案檢查工作的內(nèi)容應于奧運工程建設(shè)不同階段有所側(cè)重。即：結(jié)合奧運工程建設(shè)的重點環(huán)節(jié)確定檔案檢查工作內(nèi)容。具體講，奧運工程建設(shè)前期階段應著重檢查檔案工作的組織管理與檔案資料同步形成、積累情況。在奧運工程施工階段則全面檢查檔案安全保管設(shè)施的配備與落實以及施工資料真實、完整與準確程度。在奧運工程竣工驗收階段重點檢查檔案編制質(zhì)量、檔案移交計劃制定與完成情況。

第三，檔案檢查工作應創(chuàng)新形式，注重信息反饋與跟蹤落實。為此，除檔案檢查工作節(jié)點與工程建設(shè)進度相銜接外，還應注重檔案檢查工作的可追溯性。一要強化檔案檢查的組織管理工作。檢查前應明確檢查人員工作職責，統(tǒng)一檢查工作標準、程序與方法。二要細化檔案檢查工作程序。檢查中采取“聽、看、記”相結(jié)合的方法，強化檢查情況記錄、整改意見的現(xiàn)場反饋與確認和存檔備查工作。三要注重檔案檢查工作成效。檢查工作結(jié)束后，檢查組應認真剖析相關(guān)問題，確定檔案業(yè)務指導工作重點，有針對性跟蹤監(jiān)督各有關(guān)單位落實檔案工作整改措施。

幾年來，北京市 “2008”工程建設(shè)指揮部辦公室在做好500余次的奧運工程檔案日常監(jiān)督指導工作的同時，還會同市檔案局、市規(guī)委和有關(guān)區(qū)縣檔案局組織開展三次大規(guī)模覆蓋式奧運工程檔案檢查工作，有效地確保了奧運工程如期竣工驗收。

二、強化檔案基礎(chǔ)建設(shè)

落實奧運“三大理念”，實施“陽光工程”是奧運工程建設(shè)的特色。與之相對應，奧運工程檔案業(yè)務指導工作也以突出檔案內(nèi)容特色為核心，監(jiān)督工程參建方強化檔案基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)工作。

一是注重管理奧運“三大理念”科研項目檔案資料。即廣泛收集體現(xiàn)綠色、科技、人文奧運理念的建筑節(jié)能、水資源利用、環(huán)境與生態(tài)保護、綠色環(huán)保建材運用、高科技信息服務基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及“四新”技術(shù)推廣和場館人文環(huán)境設(shè)計的重點科研項目檔案資料，參照國家及北京市科研項目檔案工作規(guī)章制定相關(guān)制度，并予規(guī)范整理。

二是注重 “陽光工程”檔案管理工作。將落實公開、公正、公平奧運“陽光工程”措施的各種檢查記錄，培訓教育與會議文件、各種責任書與合同及履責監(jiān)督和廉政建設(shè)文字資料等單獨分類、編目與開發(fā)利用。

三是強化聲像檔案管理工作。從奧運工程建設(shè)伊始，指導幫助有關(guān)單位全程跟蹤拍攝奧運工程建設(shè)進程，并將影像資料刻錄為光盤形成電子檔案予以備份管理。以此為基礎(chǔ)，運用現(xiàn)代化高科技手段編輯制作各類專題片、宣傳冊及電子圖集等，并使用于奧運會賽前與賽時宣傳教育等各項工作。

事實表明，奧運工程參建方形成的百萬余件的載體多樣、內(nèi)容豐富、具有特色的檔案資料不僅全面反映了奧運工程建設(shè)成就，還為今后各屆奧運會的組織籌備工作提供了翔實的參考依據(jù)。

三、分期分批移交竣工檔案有利于維護檔案的安全

按照傳統(tǒng)工作方法，竣工檔案移交工作應于工程竣工驗收后三個月內(nèi)展開。而奧運工程檔案數(shù)量多，內(nèi)容復雜，檔案整理工作浩繁，工程管理機構(gòu)多為臨時機構(gòu)，人員流動頻繁。相對于一般工程而言，奧運工程竣工驗收后檔案移交工作難度較大。因此，適應奧運工程檔案形勢需要，探索奧運工程檔案資料分期移交的工作方法成為當務之急。首先，按照奧運工程竣工驗收時間制定檔案預驗收與移交計劃。其次，按照既定的奧運工程竣工檔案移交計劃，以單項、單位工程為檔案整理單元，將已通過各項驗收的檔案資料實時分批移交有關(guān)單位集中保管。按此方法，奧運會前已有95%的奧運場館以及50%的市政基礎(chǔ)設(shè)施竣工檔案資料移交市城建檔案館。實踐證明：分期、分批地移交檔案既能減少工程總體驗收后有關(guān)單位的工作壓力，又能維護檔案的完整與安全，更利于檔案提供利用工作。

作者單位：北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室