員工入職需要怎樣的背景調(diào)查

朱金輝

都是忽略背景調(diào)查惹的禍

上海萬邦廣告公司在業(yè)內(nèi)赫赫有名，為了擴(kuò)大業(yè)務(wù)規(guī)模，萬經(jīng)理計(jì)劃拓展上海周邊城市市場(chǎng)。最近，蘇州分公司注冊(cè)成立，事情一下子多了起來。萬經(jīng)理決定將自己的主要精力放在蘇州公司的開拓上，但自己最放心不下的是上海的廣告業(yè)務(wù)。因?yàn)橐郧岸际亲约河H自打理，萬經(jīng)理不得不兩頭跑。為了公司業(yè)務(wù)的順利開展，萬經(jīng)理決定招聘一位市場(chǎng)總監(jiān)來管理上海公司的業(yè)務(wù)。

在年初的一個(gè)招聘會(huì)上，萬經(jīng)理百里挑一，相中了一名業(yè)務(wù)水平及管理能力突出的張某某。入職的前6個(gè)月，張某某在工作上表現(xiàn)出色，萬經(jīng)理非常滿意。可是，讓萬經(jīng)理意外的是，6個(gè)月后，張某某突然提出辭職，原因是公司的發(fā)展不適合自己。萬經(jīng)理覺得理由很牽強(qiáng)，于是苦苦挽留，但張某某還是毅然地離開了。而令萬經(jīng)理萬萬沒有想到的是，張某某離職后的3個(gè)月，公司的幾個(gè)重要客戶流失。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，張某某被另一家廣告公司以更高的薪酬和提成挖走了，并帶走了這些客戶。公司在對(duì)張某某工作經(jīng)歷進(jìn)行了解后，這讓萬經(jīng)理更加震驚。原來張某某的應(yīng)聘簡(jiǎn)歷有假，在他工作過的3個(gè)公司中，沒有超過6個(gè)月的，這些經(jīng)歷也都沒有在簡(jiǎn)歷上體現(xiàn)出來，而是通過延長(zhǎng)其他工作經(jīng)歷時(shí)間來掩蓋這個(gè)事實(shí)，張某某在其他的公司也有過類似的行為。萬經(jīng)理后悔莫及，責(zé)怪自己面試時(shí)太大意了。一方面是重要客戶流失了，另方面是職位空缺一時(shí)找不到合適人選替代，自己采用分身術(shù)也忙不過來。

其實(shí)，如果萬邦廣告公司在招聘前進(jìn)行背景調(diào)查，張某采的虛假信息能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，也就避免了由于張某某追逐眼前利益帶走客戶的行為致使公司損失的發(fā)生。

砌超人才招聘的防火墻

“春眠不覺曉，簡(jiǎn)歷來騷擾。面試自薦中，忽悠知多少?！边@首打油詩(shī)道出了當(dāng)今企業(yè)人力資源工作者對(duì)虛假應(yīng)聘信息泛濫現(xiàn)象的無奈。

根據(jù)中國(guó)第五次人口普查資料顯示，全國(guó)持假文憑者已達(dá)60萬人，相當(dāng)于90年代一年的普通高校畢業(yè)生總數(shù)。另?yè)?jù)美國(guó)一項(xiàng)資料顯示，美國(guó)有3000萬人曾經(jīng)因?yàn)閭卧旌?jiǎn)歷被錄用。

企業(yè)人才缺乏和人才市場(chǎng)魚龍混雜的現(xiàn)狀，對(duì)企業(yè)面試官提出了極高的要求。僅憑自己的經(jīng)驗(yàn)，是無法準(zhǔn)確判斷應(yīng)聘人員虛假信息的。而招聘上的失誤不僅浪費(fèi)了公司的招聘成本，同時(shí)也可能帶來其他方面的損失。隨著勞動(dòng)合同法的實(shí)施，企業(yè)在選人用人上越來越小心謹(jǐn)慎。這時(shí)，如果掌握了一定的鑒別方法，將有利于減少這方面的失誤。

被稱作人才招聘“防火墻”的入職背景調(diào)查，越來越受到了企業(yè)人力資源從業(yè)者的青睞和認(rèn)同。入職員工背景調(diào)查就是通過各種正常的、符合法律法規(guī)的方法和途徑，來獲取被調(diào)查員工背景資料的相關(guān)信息。通過對(duì)獲得信息和被調(diào)查者所提供的簡(jiǎn)歷信息、面試收集的信息等進(jìn)行對(duì)比，作為企業(yè)人力資源管理者對(duì)員工聘用的參考依據(jù)。背景調(diào)查的內(nèi)容通常包括：從前的受教育背景、工作經(jīng)歷、擔(dān)任職務(wù)等等。目前，背景調(diào)查已經(jīng)成為多數(shù)企業(yè)招聘流程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。做好入職員工背景調(diào)查不僅降低招聘風(fēng)險(xiǎn)，也可以為企業(yè)選拔合適的人才提供決策依據(jù)，從而提高招聘的有效性。

背景調(diào)查怎么查

方法一：對(duì)比《應(yīng)聘人員登記表》與《個(gè)人簡(jiǎn)歷》中的信息

很多企業(yè)認(rèn)為，應(yīng)聘人員提供《個(gè)人簡(jiǎn)歷》后就不需要填寫《應(yīng)聘人員登記表》了，這是一個(gè)非常錯(cuò)誤的做法。

應(yīng)聘人員的個(gè)人簡(jiǎn)歷是可以精心炮制，甚至可以請(qǐng)人代寫的，從內(nèi)容上有許多不可靠性。我們建議，企業(yè)在應(yīng)聘者第一次來公司面試時(shí)，填寫《應(yīng)聘人員登記表》。從登記表上的字跡和填寫內(nèi)容的完整性和詳實(shí)程度上，我們可以對(duì)應(yīng)聘者基本素質(zhì)和應(yīng)聘意愿有更準(zhǔn)確的分析。更重要的是，將應(yīng)聘者在面試前填寫《應(yīng)聘人員登記表》與其早先通過郵件或郵寄投給人力資源部的《人個(gè)簡(jiǎn)歷》和信息進(jìn)行對(duì)比，可以幫助我們發(fā)現(xiàn)應(yīng)聘者在學(xué)歷、工作經(jīng)歷、擔(dān)任職務(wù)方面有沒有虛假信息。這種方法基于這樣一個(gè)原理：人在講述自己真實(shí)狀況時(shí)，無論他講述多少遍都會(huì)是一致的，而一個(gè)人在說謊時(shí)，就有可能出現(xiàn)多次說謊不一致的情況，因?yàn)橐粋€(gè)人是很難記住他每次說謊的內(nèi)容。

例如，我們?cè)趲椭鶶公司面試應(yīng)聘人員姜某時(shí)候發(fā)現(xiàn)，其《應(yīng)聘人員登記表》與其本人三個(gè)星期前發(fā)給公司的《個(gè)人簡(jiǎn)歷》有三處不一致(見表1)。即1997-2003年的職位一邊寫“副部長(zhǎng)”，另一邊寫“副經(jīng)理”；他所在的最后一家公司的起始時(shí)間一邊寫2004年“5月”，一邊寫“8月”，而職務(wù)也是一邊寫“副總”，一邊寫“總監(jiān)”。面試中，面試官對(duì)這三個(gè)矛盾之處進(jìn)行了質(zhì)疑提問，姜某雖做解釋但很牽強(qiáng)。后來對(duì)其工作過的單位進(jìn)行背景調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn)，其簡(jiǎn)歷中的不真實(shí)信息還有很多，公司遂不錄用。

我們?cè)趯?shí)際工作中還發(fā)現(xiàn)，有些應(yīng)聘者為了獲取面試機(jī)會(huì)，制作了很多版本的簡(jiǎn)歷，簡(jiǎn)歷中存在水分嚴(yán)重，有時(shí)應(yīng)聘者也忘記了最近發(fā)送的簡(jiǎn)歷內(nèi)容?！稇?yīng)聘人員登記表》有助于與應(yīng)聘者投遞的個(gè)人簡(jiǎn)歷進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)不一致的信息，在初試時(shí)進(jìn)行了解，對(duì)于信息出入比較大的，可以在初試的時(shí)候淘汰應(yīng)聘者。

方法二：通過專業(yè)網(wǎng)站確認(rèn)學(xué)歷信息的真?zhèn)?/p>

我們可以通過權(quán)威網(wǎng)站查詢學(xué)歷的真?zhèn)?。如通過全國(guó)高等學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心主辦的中國(guó)高等教育信息網(wǎng)，來查詢學(xué)歷信息的真?zhèn)?。也可以通過短信或聲訊電話獲取查詢碼，短信查詢每個(gè)查詢碼為2元。在獲取查詢碼后登陸網(wǎng)站，將應(yīng)聘者提供的學(xué)歷證書編號(hào)輸入網(wǎng)站，就可以準(zhǔn)確地檢測(cè)到學(xué)歷證書的虛假情況。對(duì)于應(yīng)屆畢業(yè)生的學(xué)歷信息可以在網(wǎng)站內(nèi)免費(fèi)進(jìn)行查詢。

方法三：通過電話方式與歷任雇主核實(shí)應(yīng)聘者經(jīng)歷

歷任雇用公司電話調(diào)查是對(duì)應(yīng)聘者工作經(jīng)歷核實(shí)的重要途徑之一。它有助于全面了解應(yīng)聘者經(jīng)歷的真實(shí)性以及工作能力與業(yè)績(jī)表現(xiàn)情況，簡(jiǎn)捷方便。

背景調(diào)查誰來查

參與應(yīng)聘人員面試的人力資源面試官是做背景調(diào)查最合適的人選。人力資源面試官通過閱讀簡(jiǎn)歷、面試過程等對(duì)應(yīng)聘者有較深入的接觸和了解。

●具有針對(duì)性。人力資源部面試官經(jīng)過閱讀簡(jiǎn)歷以及面試過程，能夠?qū)?yīng)聘者有比較深入的了解，從信息的要點(diǎn)中挖掘哪些問題是需要調(diào)查的重點(diǎn)。

●具有專業(yè)性。企業(yè)對(duì)人力資源部面試官進(jìn)行背景調(diào)查培訓(xùn)后，使其掌握一定的技巧和方法，有助于提高背景調(diào)查的專業(yè)性與敏銳性。

●具有客觀性。人力資源部面試官通過閱讀簡(jiǎn)歷及面試了解應(yīng)聘者的經(jīng)歷，在背景調(diào)查時(shí)更能有效地判斷雇主提供信息的客觀性、準(zhǔn)確性。對(duì)有些雇主故意過高或者過低評(píng)價(jià)離職員工，能夠準(zhǔn)確給以判斷。

●有效降低成本。企業(yè)內(nèi)部人員參與調(diào)查可以通過電話方式，投入很

少的時(shí)間和精力就能獲取需要的信息，極大地降低了背景調(diào)查成本。

背景調(diào)查咋操作

背景調(diào)查是招聘中的一門學(xué)問，如果操作不當(dāng)不僅損害應(yīng)聘者的利益，也影響公司聲譽(yù)和形象。我們?cè)诒尘罢{(diào)查的實(shí)踐中，總結(jié)出以下幾點(diǎn)，給企業(yè)在操作中以借鑒。

要點(diǎn)一：征得應(yīng)聘者的允許和理解

在一定程度上，背景調(diào)查可能觸犯應(yīng)聘者的隱私，因此，需要在應(yīng)聘者允許和理解的情況下進(jìn)行，并且獲取他們的配合。

我們可以在《應(yīng)聘人員登記表》中設(shè)計(jì)“背景調(diào)查”一欄，讓應(yīng)聘者提供最近工作過的單位、證明人以及聯(lián)系電話，由應(yīng)聘者簽字，并聲明所填的信息真實(shí)準(zhǔn)確。這樣做的目的是告訴應(yīng)聘者公司后續(xù)可能會(huì)做這樣一個(gè)工作，應(yīng)聘者在填寫表格時(shí)，對(duì)所填的信息內(nèi)容將更加謹(jǐn)慎。同時(shí)應(yīng)聘者也能夠理解企業(yè)謹(jǐn)慎錄用人的行為，不會(huì)導(dǎo)致應(yīng)聘者因這種做法產(chǎn)生反感或投訴公司。

要點(diǎn)二：不宜對(duì)應(yīng)聘者未離職的單位進(jìn)行調(diào)查

如果你對(duì)他正在受雇用的公司了解情況的話，會(huì)給應(yīng)聘者的工作帶來不便。

例如，長(zhǎng)城商貿(mào)公司的丁某因個(gè)人發(fā)展需要想換一份工作，在沒有辭職的情況下去C公司面試，面試中丁某表現(xiàn)出色。根據(jù)公司招聘流程，如果丁某背景調(diào)查合格的話，決定錄用。然而，人力資源部對(duì)丁某未離職的公司進(jìn)行了調(diào)查。結(jié)果這件事在長(zhǎng)城商貿(mào)公司引起了很大的轟動(dòng)，部門經(jīng)理、人力資源經(jīng)理甚至總經(jīng)理幾次找丁某談話，在這段時(shí)間里，丁某幾乎成了同事中的異類。由于承受不住各方的壓力，提前辭職了。丁某最終也沒有去C公司工作，因?yàn)镃公司的做法讓她很反感。

因此，在作背景調(diào)查時(shí)，不宜貿(mào)然對(duì)正在受雇的公司進(jìn)行背景調(diào)查，可以通過其他方式了解有關(guān)信息，不要給應(yīng)聘者帶來尷尬和不便。

要點(diǎn)三：在面試過程中確定背景調(diào)查的重點(diǎn)

應(yīng)聘者的很多信息可以在面試過程中收集，通過判斷，對(duì)應(yīng)聘者提供有疑點(diǎn)的信息，并在背景調(diào)查時(shí)及時(shí)核實(shí)。如工作時(shí)間、在工作中承擔(dān)的角色、工作的真實(shí)業(yè)績(jī)等，這些方面的疑點(diǎn)需要在面試時(shí)就進(jìn)行記錄，列入背景調(diào)查的重點(diǎn)。

在進(jìn)行工作經(jīng)歷背景調(diào)查時(shí)，一般重點(diǎn)對(duì)最近兩份工作的經(jīng)歷進(jìn)行了解與核實(shí)。如果最近兩次經(jīng)歷時(shí)間都不長(zhǎng)，而且受雇的公司比較多，可以重點(diǎn)調(diào)查5年內(nèi)的工作經(jīng)歷，因?yàn)樽罱墓ぷ鹘?jīng)歷能更好的反應(yīng)目前的能力狀態(tài)。同時(shí)，對(duì)于經(jīng)常換工作的應(yīng)聘者，需要更多了解應(yīng)聘者離職原因。

背景調(diào)查主要了解應(yīng)聘者提供的信息是否真實(shí)，及應(yīng)聘者未曾提到但與工作密切相關(guān)的信息。了解的主要內(nèi)容包括：工作的職位角色、工作經(jīng)歷的時(shí)間是否吻合、離職的原因、工作的表現(xiàn)如何等(見表2)。

對(duì)于表中的8個(gè)主要問題，要特別注意收集，讓信息提供者提供真實(shí)可靠的信息。應(yīng)聘者受雇某公司的背景調(diào)查記錄表由2至4份組成，相關(guān)信息一般應(yīng)在應(yīng)聘者的直接上級(jí)、工作聯(lián)系緊密的同事、直接下屬以及人力資源部中了解。特別是對(duì)公司關(guān)鍵崗位背景調(diào)查一定要全面收集信息。我們認(rèn)為，背景調(diào)查也不一定面面俱到，但是不能忽視關(guān)鍵信息的收集，如面試中發(fā)現(xiàn)的重要疑點(diǎn)問題。

要點(diǎn)四：在決定聘用之前做背景調(diào)查

從背景調(diào)查的內(nèi)容上看，每一個(gè)人的背景調(diào)查工作量很大。因此，背景調(diào)查最好安排在終試結(jié)束后，并在入職前進(jìn)行。此時(shí)大部分不合格人選已經(jīng)被淘汰，對(duì)淘汰人員自然沒有進(jìn)行調(diào)查的意義，這樣工作量就小很多了。在這里強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，背景調(diào)查一定要在下發(fā)入職通知書前進(jìn)行，如果應(yīng)聘者已經(jīng)來報(bào)到了，再因調(diào)查發(fā)現(xiàn)不合適，讓應(yīng)聘者在試用期內(nèi)離職，這樣做不僅傷害了應(yīng)聘者的利益，也加大了公司的招聘成本。

要點(diǎn)五：電話調(diào)查時(shí)把握重點(diǎn)，禮貌有效提問

調(diào)查人員在做背景調(diào)查時(shí)應(yīng)向?qū)Ψ胶?jiǎn)單的自我介紹，有禮貌、語言得體。而且還要充分考慮背景調(diào)查信息提供者的時(shí)間，把握重點(diǎn)，詢問的內(nèi)容也不必面面俱到。

把握以上幾個(gè)要點(diǎn)，背景調(diào)查工作基本上沒有問題了。注重員工入職前的背景調(diào)查，不僅為企業(yè)選擇合適的人提供了事實(shí)依據(jù)，還能減少各方面的風(fēng)險(xiǎn)，盡可能避免或減少以上案例的發(fā)生。