數(shù)據(jù)整理的“一個主線、三個關鍵點”

董海濤

業(yè)界流傳很廣的一句話是“三分技術，七分管理，十二分數(shù)據(jù)”，足見數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)的重要性。

數(shù)據(jù)如人體的血液，是系統(tǒng)運行的支撐和前提；基礎數(shù)據(jù)則是系統(tǒng)信息的根源，由此構筑統(tǒng)一的信息共享平臺?？梢哉f，造成項目延期，系統(tǒng)不能順利切換或用不起來，八成是因為基礎數(shù)據(jù)不準確。

ERP系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)量大面廣，從不同角度可以有不同的分類，如靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，顯性數(shù)據(jù)和隱性數(shù)據(jù)，主數(shù)據(jù)和輔助數(shù)據(jù)。ERP系統(tǒng)就是根據(jù)這些基礎數(shù)據(jù)，按照內(nèi)部邏輯經(jīng)過運算形成各種報告報表，供人來掌握經(jīng)營生產(chǎn)狀況，從而進行分析和決策的?；A數(shù)據(jù)整理是實施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分，是一項艱苦細致的工作，要注意以下幾點：首先，要成立數(shù)據(jù)小組，確定工作進度；然后，在數(shù)據(jù)整理上要遵循自下而上、先易后難的原則；最后，要切實把好數(shù)據(jù)錄入關。

基礎數(shù)據(jù)整理工作很繁雜，沒有捷徑，但有方法。對于新上ERP的企業(yè)而言，在千頭萬緒的工作中，如果能夠抓住編碼這一主線，把握好物料主文件、物料清單（BOM）和庫存數(shù)據(jù)三個關鍵點，就可以提綱挈領、以一貫之。

* 編碼

編碼是為了系統(tǒng)識別和檢索而對數(shù)據(jù)進行唯一的標識。凡是納入系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)均要對其編碼，包括物料編碼、供應商編碼、客戶編碼、庫位編碼、工作中心編碼、計劃員/采購員編碼等。首先確立統(tǒng)一的編碼原則。一個考慮周全、成熟的編碼體系需要結合行業(yè)標準和企業(yè)特點,并且跨部門反復討論，尤其多聽取基層和系統(tǒng)使用者的意見，確定最終方案。

編碼工作中最重要的是物料編碼。規(guī)范化是準確性的前提，同一物料，不同叫法的現(xiàn)象在企業(yè)中比較常見，所以在編碼前要先規(guī)范物料名稱及描述。物料描述先描述物料主要屬性，后描述物料次要屬性，基本順序是名稱/型號或規(guī)格/尺寸/材料/顏色或表面處理/特殊要求。規(guī)范化之后再進行物料編碼，唯一性是最根本的要求。物料的編碼如同人的身份證號碼，是一一對應的。要明確，不同的物料，那怕有極微小的區(qū)別也不能用同一個編碼。一般來說，只要物料的物理狀態(tài)或化學性質(zhì)有變化，在制品在加工過程中需要入倉，半成品作為配件對外銷售或用于售后服務，就必須為其指定一個編碼。

在手工環(huán)境下為了便于記憶和識別，人們喜歡有含義的編碼。在如今計算機系統(tǒng)環(huán)境下，提倡編碼簡單化，盡可能使用無含義的編碼體系，不要將圖號反應在編碼中。不同的ERP系統(tǒng)，會有不同的編碼要求?？傮w來說，建議物料編碼采用全數(shù)字編碼，但不要使用特殊字符，避免使用易與數(shù)字混淆的字母。編碼要考慮擴展型，隨著企業(yè)的發(fā)展，要為日后新增物料繼續(xù)按照原有的編碼規(guī)則進行編碼留足空間，但另一方面編碼位數(shù)太長則錄入易錯，增加工作量。編碼導入系統(tǒng)后不要隨便修改，由于相互關聯(lián)性，一處編碼的修改，可能會導致相關聯(lián)的信息的紊亂。還要注意，即使某物料以后不再使用，其編碼也不能重新分配給其他物料使用。

[基礎數(shù)據(jù)整理工作，沒有捷徑，但有方法。]

* 物料主文件

物料主文件就是物料的檔案，記錄著該物料的各種參數(shù)、屬性及相關信息，如物料編碼、名稱、計量單位、物料類型（原材料、半成品、成品）、來源類型（自制件/采購件）、損耗率/產(chǎn)出率、各種提前期(運行、準備、檢驗等)、財務成本信息等等。所有要在系統(tǒng)里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，有了物料主文件才能據(jù)此建立其他相關的數(shù)據(jù)文件，所以設置物料主文件是物料編碼完成后接著要做的基礎性工作。ERP系統(tǒng)里提供了許多物料的描述參數(shù)，在實際應用中只需設置那些系統(tǒng)運行時必需的以及企業(yè)對物料管理時用到的參數(shù)。進行物料參數(shù)設置時，有些字段的內(nèi)容可以從系統(tǒng)提供的選擇項中選擇，有些必須自己先定義才能選擇使用。

* 物料清單（BOM）

BOM是制造型企業(yè)的核心文件，也是源頭文件，與每個部門都有關系。圖號亂、圖紙錯，工程變更、圖紙修改、審批、發(fā)放的隨意性在很多企業(yè)司空見慣。所以，管好研發(fā)源頭，整理BOM以達到近乎完美的準確率，是避免一物多碼、日后影響生產(chǎn)交貨等一系列問題的關鍵。BOM來自生產(chǎn)，又指導生產(chǎn)，所以整理BOM不能過分依賴工程技術部門，而必須由工程技術部門和生產(chǎn)制造部門密切配合，通過建立交叉會審和訂單評審機制，確定準確的BOM。BOM建立后，及時進行備份，同時利用BOM導入模板批量導入系統(tǒng)。值得一提的是，根據(jù)不同的用途BOM有許多種類。比如，工程BOM是設計開發(fā)用的，生產(chǎn)BOM是批量生產(chǎn)用的。通常，工程BOM在確認完成后可以直接晉級生產(chǎn)BOM，生產(chǎn)BOM也可以直接手工輸入。提高BOM的準確性同樣是個持續(xù)漸進的過程，需要在實際的生產(chǎn)中驗證，并根據(jù)生產(chǎn)工藝和工程變更不斷維護，持之以恒才能達到比較理想的水平。

* 庫存數(shù)據(jù)。

庫存數(shù)據(jù)是動態(tài)數(shù)據(jù)，是ERP系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)源之一。整理庫存數(shù)據(jù)可以從以下幾方面著手：一是建立健全倉庫管理制度，加強對倉管員的培訓、考核和激勵。二是規(guī)范各項制度的執(zhí)行，物料收發(fā)、借退補換都要按流程操作。三是下大力氣盤點庫存，對重點物料、薄弱環(huán)節(jié)重點檢查，分析差異原因，提高帳物相符率。這些是基礎性工作，也是日常性工作。注意在ERP系統(tǒng)中要設置倉庫類型和庫區(qū)庫位。庫區(qū)的設置主要以物理方位進行，或者根據(jù)實地的劃分，按序號來分區(qū)。庫位的設置要與實際情況對應一致，便于對建庫、移庫和出入庫等常用操作做出實時反映。

數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命。外界環(huán)境和生產(chǎn)情況在不斷變化，數(shù)據(jù)準確度是個相對的概念，所以對靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)都要不斷調(diào)整和優(yōu)化。基礎數(shù)據(jù)整理是個艱苦細致的工作，數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高是個漸進和求精的過程。實施ERP的企業(yè)一定要高度重視基礎數(shù)據(jù)的整理，如果基礎數(shù)據(jù)達到了及時性、準確性和完整性的要求，系統(tǒng)切換上線只是水到渠成，ERP發(fā)揮效益也將近在咫尺。