精簡會議：先梳理后治理

程榮彬

會議管理可以大致劃為兩個主題，一個是如何把該開的會開好，內(nèi)容包括梳理決策事項和會議主題，明確不同會議的前后邏輯、時間關(guān)系，做好會前準(zhǔn)備、會中控制、會后跟蹤；另一個就是精簡會議，可不開的盡量不開，可不參加的人盡量不參加，可開得簡短的盡量簡短，可低成本的盡量低成本。

關(guān)于前一個主題，AMT最新出版的《別讓會議控制你》一書從企業(yè)的角度，已經(jīng)有了體系化而細(xì)致的分析和論述，本文重點從政府部門的角度出發(fā)，用實例來分析政府部門如何精簡會議，相信對企業(yè)也會有所啟發(fā)。

談到精簡會議的話題，政府部門似乎最有發(fā)言權(quán)?！拔纳綍！痹缫呀?jīng)是個老話題，甚至有民謠曰：“管理就是收費(fèi)，干部就是開會”，可見大家對政府部門會議多、領(lǐng)導(dǎo)干部整天忙開會的負(fù)面印象之深。到底政府部門會議有多少呢?可以看一則新聞報道：

往年的3月份，機(jī)關(guān)干部忙“跑會”那是常有的事——各個領(lǐng)域前一年的總結(jié)表彰大會、新一年的工作部署大會，基本上都集中在這個月份召開，再加上各種各樣的常規(guī)會議、臨時會議，會議之多，不可勝數(shù)。在(海淀區(qū)上地街道副書記)李立憲的印象里，開會最頻繁的時候，他的會議“檔期”可以從星期一一直排到星期五。至于一天開四五個會，一個會開兩三個小時，那也不是啥稀罕事。只是個中滋味只有自己知道罷了。(京報網(wǎng)，2008年4月16日)

可喜的是，近年來從國家到省市區(qū)各級領(lǐng)導(dǎo)干部都開始關(guān)注精簡會議的話題，并且開始遵循“先梳理、后治理”的思路，采用多種方法來切實有效地精簡會議。

先梳理

在精簡會議之前，首先要進(jìn)行會議的梳理，因為如果不知道有哪些會議，不了解這些會議的類別與內(nèi)容，精簡會議也就無從談起。

那么如何梳理呢?對會議進(jìn)行收集匯總是第一步。我們來看一個案例：

關(guān)于報送2008年會議計劃的通知各黨委、黨工委(黨組)，區(qū)委各部委、區(qū)直各部門：

請今年擬主辦召開涉及全區(qū)性會議或本系統(tǒng)、跨部門會議的單位及部門，于3月20日下班前將擬召開會議的會議名稱、會議時間、會議內(nèi)容、會議規(guī)格、會議規(guī)模及會議所需經(jīng)費(fèi)預(yù)算等情況以書面形式報送上來。

中共XX市XXX區(qū)委辦公室

XX市XXX區(qū)人民政府辦公室

2008年1月18日

收集匯總會議之后，下一步就是對會議進(jìn)行分類。分類可以有多種維度，可以按照會議的目的，比如決策會、傳達(dá)會、總結(jié)會、表彰會、研討會、培訓(xùn)會等，也可以按照召開和主持會議的機(jī)構(gòu)與人員級次來分，比如下面的例子：

會議將實行分類管理：一類會議由省委、省政府召開。二類會議以省委、省政府名義召開，由省直部門主辦；三類會議由省直部門召開。一類會議和二類會議會期一般控制在1天半以內(nèi)，三類會議會期一般控制在1天以內(nèi)。各部門原則上每年只能召開一次二類會議。(《浙江嚴(yán)格省直機(jī)關(guān)會議管理》，2008-02-29，新華社稿件)

上述兩種分類方法的意義各不相同：會議目的的不同影響會議的重要性和優(yōu)先次序，同時也影響會議是否可能采取電話會議、視頻會議等形式。會議級次的不同影響會議的主持者、參與者，影響會議的規(guī)模、規(guī)格和費(fèi)用。

后治理

在梳理會議、對會議進(jìn)行分類的基礎(chǔ)上，遵循以下原則對會議進(jìn)行治理：

未經(jīng)計劃的會盡量不開

這要求政府部門提前收集、審批和制定年度計劃，并嚴(yán)格執(zhí)行年度會議編制。未列入計劃的會議必須經(jīng)最高級別領(lǐng)導(dǎo)和財政部門審批方可舉辦。未經(jīng)審批的會議，領(lǐng)導(dǎo)不參加，財政不安排經(jīng)費(fèi)，開支不予報銷。

可不開的會盡量不開

除了涉及重大決策、需要集體決策的會議之外，嚴(yán)格控制召開經(jīng)驗交流會、研討會、表彰會等會議的數(shù)量和規(guī)模，可開可不開的會議盡量不開。

可不參加的人不參加

這當(dāng)中最重要的是減少領(lǐng)導(dǎo)陪會，包括各級領(lǐng)導(dǎo)。一方面控制會議級別，不必要領(lǐng)導(dǎo)參加的盡量不參加，另一方面根據(jù)會議目的明確會議的重要性和優(yōu)先次序，領(lǐng)導(dǎo)選擇重要性高的會議參加，重要性低的不參加或少參加，在會議之間有沖突時，優(yōu)先參加重要性高的會議。下面是減少領(lǐng)導(dǎo)陪會的一個案例：

“從現(xiàn)在起，省直各部門召開的本系統(tǒng)年度工作會議，副省長一律不出席，各市的分管領(lǐng)導(dǎo)也不再參加會議?！痹?2月21日召開的省委工作會議上，省長李成玉言辭鏗鏘地宣布了上述決定。“要做到既立言、更立行!”李成玉提醒全省各級各部門要結(jié)合實際，制定領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭真抓實干、狠抓落實的措施，繼續(xù)保持和發(fā)揚(yáng)全省上下形成的良好工作作風(fēng)。(2005年01月04日，河南報業(yè)網(wǎng)一大河報)

縮短會議時間

縮短會議時間有很多方法，比如減少發(fā)言人數(shù)、減少單個人發(fā)言時間、減少不必要的套話，還有一些小“技巧”，比如不設(shè)主席臺。

(海淀區(qū))縮短會議時間，一般性會議嚴(yán)格控制在一小時之內(nèi)；破除繁文縟節(jié)，召開各類會議不再介紹與會領(lǐng)導(dǎo)，也不再設(shè)主席臺(區(qū)“兩會”等重要會議除外)，只設(shè)主持席和發(fā)言席，主持詞中不得再出現(xiàn)“百忙之中”、“熱烈歡迎”、“重要講話”、“重要指示”等詞語。(京報網(wǎng)，2008年4月16日)

可遠(yuǎn)程開的遠(yuǎn)程開

精簡會議的重要目的之一是降低會議成本，包括人員時間成本和費(fèi)用成本，這其中人員交通成本、住宿成本往往是主要的一塊，通過遠(yuǎn)程會議。比如電話會議、視頻會議的形式，能夠節(jié)省大量的往返時間和交通住宿費(fèi)用。

宜于采用遠(yuǎn)程形式的會議，主要是各種不需要集中討論的傳達(dá)會、宣講會、總結(jié)會、培訓(xùn)會。

可合并的會合并

在對會議計劃進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，把時間相近、主題相近、參加人員相近的兩個或多個會議進(jìn)行合并，能夠有效提升會議效率、降低會議成本。下面是合并會議的一個案例：

昨天，市委宣傳部召開了全市黨員教育工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)會、黨課觀摩會、宣傳工作例會，這三個會議以往一般是分別召開，不但費(fèi)時間、精力，而且效果不是很好。因此，市委宣傳部決定，將這三個會議合并為一個，這樣，會議的議程安排緊湊了，內(nèi)容豐富了，時間比以往縮短了，大大提高了工作效率。(2004-4-3，樂清日報)

下面我們來看綜合了以上多種原則的一個案例：

日前，我州下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步精簡會議文件和改進(jìn)公務(wù)活動的意見》，《意見》指出，除黨代會、黨委全委(擴(kuò)大)會、人代會、政協(xié)會、紀(jì)委全會外，州委、州人民政府只召開自治區(qū)黨委、自治區(qū)人民政府要求地州市黨委、政府必須召開的和事關(guān)全州中心工作及改革發(fā)展穩(wěn)定大局的會議。以部門名義召開的會議，不邀請州領(lǐng)導(dǎo)和縣市主要領(lǐng)導(dǎo)參加。

同時，按照“會期一天，講稿三千，數(shù)會并開，傳達(dá)到縣”的要求，嚴(yán)格控制會議時間和規(guī)模。以州委、州人民政府名義召開的全州性會議，只開到縣市一級，會期不超過1天，原則上會上不再進(jìn)行頒獎和簽責(zé)任書。沒有安排座談交流、集中討論等內(nèi)容的全州性會議，原則上以電視電話會議形式召開，時間控制在1小時30分鐘以內(nèi)。州內(nèi)會議不介紹到會領(lǐng)導(dǎo)。非綜合性會議和慶典性會議不設(shè)大型主席臺。會議主持語和結(jié)束語不超過3分鐘。各類剪彩、慶典活動，提倡領(lǐng)導(dǎo)即興講話。(2006-5-18，新疆巴州報社)

從精簡到高效

精簡會議是會議管理的第一步，如何讓會議高效是會議管理的下一個議題。

讓會議高效，意味著要開好精簡之后形成的那些必須開、必須參加的會議，如何讓會議在適當(dāng)?shù)臅r間開、討論適當(dāng)?shù)淖h題、作出有效的決策、得到有效的執(zhí)行。關(guān)于如何從精簡到高效，讀者可以從AMT最新出版的《別讓會議控制你》一書中尋找到滿意的答案。